租赁业务标准流程手册

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为了规范集团商业物业的租赁经营业务，提高租赁经营管理质量，保证商业物业的稳健经营，特制定了《租赁业务标准流程手册》。

该手册详细阐述了各租赁环节的业务流程及工作要求，适用于我司从事商业物业招商的全体人员。

现特下发各地区公司，希望遵照执行。

一、招商筹备
在正式招商前，营销部应严格按照时间节点进行招商前的筹备工作，具体如下：
1.在正式招商前4个月，营销部应对商业项目进行市场调研、定位规划、制定招商策略，并形成招商运营报告。

2.在正式招商前4个月，制定租赁中心布置方案。

3.在正式招商前2个月，制定招商宣传推广方案。

4.在正式招商前2个月，制定商业物业的招商前工作计划。

5.在正式招商前2个月，制定商业项目招商培训手册及招
商现场管理制度。

6.在正式招商前1个月，制定商业物业的租赁定价。

7.在正式招商前15天，将项目资料录入明源租赁信息管
理系统。

8.上述工作具体参照商业中心下发的相关管理办法（如租
赁定价管理办法、租赁信息系统管理办法）或范本（如商业物业运营方案范本）进行。

二、物业交接
商业物业工程完工后，应按照以下要求完成物业的交接：
1.首先应明确商业建设工程的交楼标准：各项工程全面完工，在合同约定的交楼时间前完成相关验收并取得以下验收合格证书或意见书（根据当地文件要求需要）：建设工程规划验收合格证、质量监督意见书、人防验收备案表、消防验收意见书、环保验收意见书、建设工程竣工验收备案表、交楼许可证。

2.在物业交接前2个月，向总工室取得经盖章确认的交楼
装修标准。

3.在物业交接前1个月，向总工室取得商业物业的规划报
建图或竣工图。

4.在物业交接前1个月，向开发部取得《国有土地使用证》、《建设工程规划许可证》、《预售证》、《建设工程规划验收合格证》等证件。

5.在物业交接前15天，向预决算部取得该期楼宇商业部
分的成本预(决)算及面积测算表。

6.在物业交接前15天，向财务部明确商业物业是否设抵押，如有则需取得相关业务银行同意出租的承诺函。

7.在物业交接前7天，向工程部取得该期楼宇的《消防验
收合格证》、《单位(子单位)工程质量验收意见》等相关证书
复印件。

8.营销部必须在商业物业实际交接前5天内根据总工室、
预决算部、开发部、工程部提供的相关资料内建立该期楼宇商业物业台帐并进行分类。

9、营销部会按照交楼装修标准对楼宇进行验收。

工程部
需要在交楼前3天内将已经由物业公司分户验收合格的商业物业移交给营销部，由营销部将钥匙移交给物业公司保管。

10、租赁洽谈
一）租赁洽谈前的准备
在租赁洽谈前，我们需要准备好以下资料：租赁定价文件、测绘成果报告书或面积预测报告书、权属证明相关文件、商铺平面图、物业交付标准、物业管理收费标准。

二）租赁洽谈
1、主力商家定向招商
步骤一：收集商家基本信息，通过各种渠道取得商家拓展人员联系方式。

步骤二：以邀请函形式将我司概况、项目情况发至商家。

步骤三：得到商家初步意向后安排洽谈，洽谈前确定谈判思路（了解商家拓展需求，与我项目匹配度，基本租赁条件）。

步骤四：租赁洽谈（可以会议纪要形式记录）。

步骤五：分析、汇总商家拓展需求、场地要求及租赁条件，归纳总结下阶段谈判策略。

步骤六：在洽谈租赁条件的同时，会同设计院、总工室及开发部等落实商家的硬件要求、要求。

步骤七：双方达成租赁意向，签订租赁合同。

2、零散商铺非定向招商
步骤一：发布招商宣传信息，客户来电或来访。

步骤二：项目介绍（招商亮点、优惠措施），探知客户招商信息获知途径。

步骤三：了解客户需求（经营用途、意向租赁面积），刺探客户意向租金。

步骤四：确定租赁意向，按流程签署租赁合同；若暂无明确意向，则了解原因，继续追踪，再次回访。

三）工作要求
1、向总工室、开发部等落实商家的硬件要求、要求时可
向相关单位发放联系函，列明需要对方答复的内容或提交的资料等。

2、租赁洽谈前要向物业管理公司取得盖章确认的商铺物
业管理收费标准；向总工室取得物业交付标准。

3、根据商家需求，向总工室确认场地条件；对于特殊行
业需要向开发部确认要求。

四、租赁合同立项
一）进行合同立项的前提条件
如果符合以下情况之一，就需要进行合同立项：1、合同
金额超过300万元（不包括300万元）；2、未进行租赁定价；
3、不符合租赁定价条件。

二）审批流程
营销部立项报告→营销部主管领导审核→地区公司董事长审批→集团商业中心审核→投资者关系部主管领导审批→商业中心主管领导审批→集团董事局主席审批
三）工作要求
1、租赁合同立项报告须提交以下资料：《文件呈批表》、关于xx（楼盘）引入xx（商家）的请示、xx（商家）租赁意
向书、商铺平面图。

步骤五：通知物业管理处，并将盖章的新合同报送财务部和档案室留档。

步骤六：办理退保证金手续。

工作要求：
1.租户不得以出租方名义再出租给任何第三方。

个人变更
为新个人或个人变更为公司（原承租方非该公司的法人代表）一律不得变更。

2.原承租方提前终止租赁合同本不应退还租赁保证金，但
考虑到其介绍了新租户，同时也确保了我司利益，为了更好地规避转租行为，特给予原承租方全额退回保证金的优惠。

3.新租户的租赁条件至少不能低于原租赁条件，否则不予办理。

4.若承租方继续私下转租，则发送正式告知函。

若仍一意转租，由合同管理部采取法律途径进行处理。

5.原租户办理完毕退铺手续并在已缴足租金，不拖欠任何应交费用的前提下方可享受全额退回保证金的优惠。

经营用途变更：
我司原则上同意承租方变更经营用途，但变更后的经营用途必须符合权属证明书的要求，同时现有物业基础设施硬件条件必须能满足新经营用途的要求。

工作流程：
步骤一：承租方提出变更经营用途的书面申请。

步骤二：招商人员侧面调查商家实情，了解是否发生转租现象。

步骤三：了解新经营用途是否符合权属要求，硬件水平能否满足。

步骤四：营销部提出变更申请，报营销部主管领导审批。

步骤五：将审批资料留档保存。

工作要求：
1.如新经营用途无法满足权属的要求或硬件水平无法满足
新经营用途，则不予办理变更。

2.变更经营用途不给予任何免租期优惠。

租赁条件变更（我司租赁政策调整）：
租赁条件变更仅指在租赁合同履行期间，我司根据实际情况，对租赁条件作出的适当调整（如赠送租金或管理费等）。

工作流程：
营销部提出申请，营销部主管领导审核，地区公司董事长审批，集团商业中心审核，商业中心主管领导审批，集团董事局主席审批，通知财务部，将审批资料留档保存，告知承租方。

工作要求：
1.营销部可根据商家经营情况，对租赁条件作出适当调整。

2.关于租赁条件调整的申请须经集团董事局主席审批后方
能执行。

承租方中途退租：
承租方由于自身原因，在租赁期限内提前退租，导致租赁合同无法继续履行。

工作流程：
步骤一：原承租方提出提前终止租赁合同的书面申请，并上交租赁保证金收据。

步骤二：通知物业管理处清查欠费并核对租金缴纳情况。

步骤三：按租赁备案流程办理注销手续。

步骤四：向合同管理部、财务部、档案室、物业管理处发出《关于xx合同终止的函》，商铺重新放租。

步骤一：商铺管理部向承租方发出续租通知。

步骤二：双方协商确定新的租赁合同期限和租金等事项。

步骤三：签订新的租赁合同并上交租赁保证金收据。

步骤四：按租赁备案流程办理合同变更手续。

2、工作要求
1）在租赁合同到期前，及时向承租方发出续租通知。

2）双方协商确定新的租赁合同期限和租金等事项，并签订新的租赁合同。

3）按租赁备案流程办理合同变更手续。

二）承租方不续租
1、工作流程：
步骤一：商铺管理部向承租方发出不续租通知。

步骤二：清查商铺内物品，退还承租方租赁保证金。

步骤三：按租赁备案流程办理合同注销手续。

步骤四：商铺重新放租。

2、工作要求
1）在租赁合同到期前，及时向承租方发出不续租通知。

2）清查商铺内物品，退还承租方租赁保证金。

3）按租赁备案流程办理合同注销手续，商铺重新放租。

六）带租约发售
商业物业带租约发售的，须按以下要求办理合同变更手续：1、工作流程
步骤一：商铺发售前书面通知承租方。

步骤二：营销部部须将租赁情况告知买受人。

步骤三：在商铺交付日期当天办理合同变更手续（承租方上交保证金收据，我司退还承租方保证金，并由承租方交保证金给买受人；若有预收租金的，需退还买受人）。

步骤四：前往租赁备案处办理注销手续。

步骤五：向合同管理部、财务部、档案室、物业管理处发出《关于xx合同终止的函》。

2、工作要求
1）租赁期间转让房屋时，须提前书面通知承租方。

承租
方在同等条件下享有优先购买权（通知书中须规定乙方接受或放弃优先购买权的期限）。

2）在商铺交付日期当天办理合同变更手续。

从该日起，
我司与原承租方的租赁关系终止。

3）承租方上交保证金收据，我司退还承租方租赁保证金；以买受人办理完收楼手续的时间为准，计算应转让给买受人的租金，填写《资金审批表》报公司领导审批后由财务部负责结算工作。

4）前往租赁备案处办理注销手续。

工作流程：
1.在合同到期前90天，询问租户是否有续租意向。

2.如果承租方表示有续租意向，双方重新洽谈租赁条件。

3.按照一般签约流程重新签署并报批租赁合同。

4.承租方必须补齐保证金差额。

5.按租赁备案流程进行租赁备案。

6.通知物业管理处，并将盖章的新合同报财务部、档案室留档。

工作要求：
1.在同等租赁条件下，原租户享有优先续租权。

2.承租方必须按照最新的租赁条件进行续约。

3.签约及报批流程按照一般签约及报批流程进行。

4.续约不再给予免租期。

5.承租方必须补齐因租金上升产生的保证金差额。

6.我方发出收铺通知书后，需立刻书面通知物业管理处。

如果承租方无意续约，合同终止的工作流程如下：
1.在合同到期前90天，询问租户是否有续租意向，如果承租方表示无续租意向。

2.通知物业公司在合同到期日前30天内不定期对物业使用状况进行检查。

3.在合同到期日前3天内会同财务部、物业公司核查承租人是否已交齐租金、管理费、水、电、煤气等费用。

4.营销部于验收日会同物业管理处、承租方办理交接验收手续。

5.如果承租方无违约情况，则双方前往办理注销手续，营销部向合同管理部、财务部、档案室、物业管理处发出《关于xx合同终止的函》，并办理退还保证金手续；如果承租方有违约情况，则由营销部向合同管理部、财务部、档案室、物业管理处发出《关于xx合同终止的函》，没收承租方租赁保证金，对于造成我司额外损失的，由合同管理部采取法律途径进行处理。

工作要求：
1.营销部在租约到期前15天督促承租方如期搬迁。

2.验收日为合同终止之日。

如承租方拖延交铺，则我司按租赁合同约定收取延期费用。

3.营销部对租金缴付情况进行核查；物业管理处对物业管理费、水、电、煤气等费用的缴付情况进行核查。

双方应按合同的约定验收无误。

4.营销部、物业管理处、承租方三方在验收表上签名，由物业管理处收回钥匙。

5.向合同管理部、财务部、档案室、物业管理处发出《关于xx合同终止的函》。

6.承租方在所有租金、物业管理费等相关费用结清后，我司方可退还租赁保证金。

7.承租方搬离时，须通知物业管理处现场监督。

须恢复商铺原状的，要监督落实，否则不予退还租赁保证金。

8.退保证金时，原租户必须提交保证金单收据至我司；若租户遗失保证金单收据，则需登报公示后方行办理。