学员版-管理五项之时间管理

会后纪 要跟踪
分析
会上有 议有决
会后分析： 1、会议纪要有无？是否发放？ 2、决议的执行情况 3、会议必要性评估
会见管理
自我 管理
会议 管理
会见 管理
计划 授权 拒绝
准备 举行 主持
时间 时限 目标 窗口
小 结：“四非”原则
为什么 非做不可
为什么 非要这种方式 为什么 非在此时
为什么 非我不可
课程结构
一、公务活动 1 上下班 2 开会 3 打电话 4 阅读文件、整理通信 5 帮助下属 6 接待宾客 7 向上级汇报
次数
单项合计
二、个人活动 11 整理仪容 12 饮食 13 睡觉
次数
单项合计
8 公务出差
9 拜访客户 小计 三、家庭活动 14 煮饭 15 洗熨衣服 16 打扫房屋 17 杂务与家事 18 卖杂物 次数 单项合计 小计 四、休闲活动 26 听广播与音乐 27 看电视 28 休闲阅读 29 嗜好 30 观看比赛 次数 单项合计
目标决定对的事成为各行业的专业人士社会的中下层面安稳地生活与工作社会的最底层抱怨整个世界10有清晰但较短期的目标60目标模糊27没有目标哈佛大学11整理仪容12饮食睡觉20缴款21看孩子22宗教活动23家庭外出14煮饭15洗熨衣服16打扫房屋17杂务与家事个人活动家庭活动时间使用清单13睡觉24家庭沟通25其它家庭活动18卖杂物19其它的逛街活动26听广播与音乐27看电视28休闲阅读29嗜好30观看比赛6接待宾客7向上级汇报8公务出差9拜访客户10其它活动1上下班2开会3打电话4阅读文件整理通信5帮助下属31运动32休闲旅游33聚会与社交34其它休闲活动35其它活动休闲活动公务活动时间估计花费a实际花费b两项差额占总时比例个人活动个人活动填写好填写好时间使用清单家庭活动填写好休闲社交填写好公务活动填写好时间编号活动时间编号活动时间编号活动07
如何发邮件？
主题 前三行 第一段 编号 最晚答复时间和缘由 （回复时，修改主题）
自我管理-授权
普通人的时间安排 成功人士的时间安排
I
II
下君,尽已之能；
I II
25%-30%
III
IV
中君,尽人之力；
III IV
15%
20%-25% 60%-80%
50%-60%
15% 2%-3% 上君 ,尽人之智
13 睡觉
26 听广播与音乐
27 看电视 28 休闲阅读 29 嗜好 30 观看比赛
31 运动
时间
19 其它的逛街活动 1 上下班 2 开会 3 打电话
32 休闲旅游
33 聚会与社交 34 其它休闲活动 35 其它活动
4 阅读文件、整理通信 9 拜访客户 5 帮助下属 10 其它活动
休闲活动
公务活动
19:00 25 其它家庭活动 19:30 26 听广播与音乐 20:00 27 看电视 20:30 28 休闲阅读 21:00 29 嗜好 21:30 30 观看比赛 22:00 31 运动 22:30 32 休闲旅游 23:00 33 聚会与社交 23:30 34 其它休闲活动 24:00 35 其它活动
会见 管理
计划 授权 拒绝
准备 举行 主持
时间 时限 目标 窗口
自我管理-计划
耗用时间
不 好
C D P 好 耗用时间
A
定目标 做计划 常检查
自我管理-计划
A写—写下任务（第一个词） L估—估算所需时间 帕金森定律 P留—预留弹性时间 50-50 E舍—果断做出取舍
N验—检验实施效果
日计划
自我管理-计划
具体说明
目标决定“对”的事
25年后调查发现 ：
成为社会各界的顶尖人士
3％有清晰且长期的目标
成为各行业的专业人士
10％有清晰但较短期的目标
社会的中下层面安稳地生活与工作
60%目标模糊
社会的最底层，抱怨整个世界
27%没有目标
哈佛大学
时间使用清单
个人活动
11 整理仪容 12 饮食
家庭活动
14 煮饭 15 洗熨衣服 16 打扫房屋 17 杂务与家事 18 卖杂物 20 缴款 21 看孩子 22 宗教活动 23 家庭外出 24 家庭沟通 25 其它家庭活动 6 接待宾客 7 向上级汇报 8 公务出差
自我管理-拒绝
停下来想一想
将你的计划告诉
不必说“不” 学会拒绝
重新排序
会议管理
自我 管理
会议 管理
会见 管理
计划 授权 拒绝
准备 举行 主持
时间 时限 目标
会议管理
制定 决策
介绍 情况
头脑 风暴
会议的三种类型
安排会议的时间
周一是 最重要 的一天， 尽量安 排素食
15-17：00星期四 以规划下一周作 为结束。为下星 期一做准备
时间使用清单
估计花费 A
实际花费 B 两项差额 占总时比例
个人活动
家庭活动 休闲社交 公务活动
填写好
填写好 填写好 填写好
一周清单及分析表24*7
时间 编号 活动 时间、编号、活动 13:00 13 睡觉 13:30 14 煮饭 14:00 15 洗熨衣服 14:30 16 打扫房屋 15:00 17 杂务与家事 15:30 18 卖杂物 16:00 19 其它的逛街活动 16:30 20 缴款 17:00 21 看孩子 17:30 22 宗教活动 18:00 23 家庭外出 时间、编号、活动
星期一
星期五
会议管理
会议策划者清单 会前分析： 1、有无计划、目标、议程？ 2、时间和地点是否恰当？ 3、参会人是否适当和必须？
作好会 前准备
准时出 席会议
会中分析： 1、是否准时？为什么？ 2、跑题？3、按计划？ 4、秩序正常？5、中途有人 退出？6、按时结束
明确开 会目的
会 议
严明会 场纪律
.
树立“要管理”意识
定位“重要性”标准 掌握“高效能”方法 持续“日月年”改进
职业发展目标
不同阶段
探索阶段 15-24岁 尝试子阶段 确立阶段 24-44岁 稳定子阶段 职业中期危机阶段 维持阶段 下降阶段 45-65岁 66岁以上，临近退休时 25-30岁 30-40岁 30多-40多岁的某个阶段
19 其它的逛街活动
23 家庭外出 小计
31 运动
35 其它活动 小计
168
一周清单及分析表24*7
估计花费 A 实际花费 B 两项差额 占总时比例
个人活动
已填写
填写好
=A-B
=B/168*100%
家庭活动
已填写
填写好
休闲社交
已填写
填写好
公务活动
已填写
填写好
一周清单及分析表24*7
每星期时间统50 两项差额 -5 占总时间% 29.80%
管理N项之 时间管理
贾晓菁
2014年7月27日
课程结构
树立“要管理”意识
定位“重要性”标准 掌握“高效能”方法 持续“日月年”改进
想一想
重要
紧急
不
不紧急
不
不重要
盲点和现状
A
B
习惯难移
管理无用
苦恼
C
D
身不由己
忙着就好
课程结构
树立“要管理”意识
定位“重要性”标准 掌握“高效能”方法 持续“日月年”改进
3 4
自我管理、会议、会见管理
四“非”
贾晓菁
主讲课程：
高效沟通-从异议到共识 时间管理-员工版、经理版 项目管理-系列课程 QQ：845935604 邮箱：845935604@ 手机：188 013 71971
4
审核日期和截止日期
5
讨论的纪要
自我管理-拒绝
背景资料1：日本学者关于时间浪费的调查
“人们一般每8 分钟会受到1 次打扰，每小时大约7次，
即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天 大约4小时，也就是50%。 其中约3小时的打扰是没有意义,或者极少有价值的。 同时 人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就 是2.5小时。” 结论：每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8 小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。
<1%
自我管理-授权
11个月
测试
30天
先花时间，再省时间
自我管理-授权
1 有意义的任务 2 有利于提高你 的能力或绩效 3 有利于下属成 长
授权
1、界定不清晰、 很可能失败 2、需要管理层的 参与或需要决策
你仍对最终结果负责
自我管理-授权
1 2
任务被委派的日期 任务被委派给了谁
3
授权及跟踪
任务的详细描述和你的期望
重要的 少数事物
20% 时间
80% 成效
判断优先次序
还剩多少时间 你的精力如何 最重要最紧急
15分钟？ 150分钟？
精力最旺盛？ 精力最低迷？
A类？ B类？ C类？
完成一项任务后，如何选择新任务？
课程结构
树立“要管理”意识
定位“重要性”标准 掌握“高效能”方法 持续“日月年”改进
自我 管理
会议 管理
自己喜欢的
容易的 不费时间的 感兴趣的 有干扰就去做
自己熟悉的
重要的 任务 或事情
小任务 别人的 根据习惯 领导交办的
讨 论
重要性？
判断优先次序
When
Why
判断优先次序
Text 必须完成 inA here 类
应该、但 不必今天 B类
想做的事 C类
判断优先次序
琐碎的 多数事物
80% 时间
20% 成效
个人活动小时
家庭活动小时 休闲活动小时 其它活动 时间总计
45
32 40 6 168
40
32 40 6 168
5
0 0 0 0
23.80%
27.40% 16.40% 2.60% 100%
生活的平衡模型
健康
人生意义及价值
平衡生活
事业与成就
家庭与社会交际
1
合适的时间做合适的事
2
时间管理
提升自己、影响他人
07:00
07:30 08:00 08:30 09:00 09:30 10:00 10:30 11:00 11:30 12:00 12:30
1
2 3 4 3 5 10 6 9 7 12 11
上下班
开会 打电话 阅读文件 打电话 帮助下属 其他活动 接待宾客 拜访客户 向上级汇报 饮食 整理仪容
18:30 24 家庭沟通