建立统一会议管理流程,提高会议质量和效率

建立统一会议管理流程，提高会议质量和效率
摘要：公司会议是公司领导、各专业部门围绕公司经营发展等各类议题，进行
商讨、交流的组织活动。

规范高效的会议管理是会议顺利开展、达成共识的重要
保障，建立统一的会议管理流程，从会议的发起、组织到结束对会议进行全过程
标准化管理，能有效提高会议的质量和效率。

1.导言
会议是公司领导、各专业部门围绕公司经营发展等各类议题，进行商讨、交
流的组织活动，是公司领导安排部署工作的重要平台，是部门间交流沟通的有效
手段。

会议管理负责会议的统筹、调整和组织工作。

随着中央关于“精简会议，改进会风”工作的要求，如何在更少更短的会议上达到会议的目的，需要我们建立一套科学、高效的会议管理体系。

2.加强会议管理的主要做法
2.1 提前谋划，确保会议准备工作周密全面
2.1.1审核五个W。

为减少数量、提高会议质量，确保会议能取得实效，办公室从会议目的（WHY）、讨论的话题（WHAT）、参加者（WHO）、会议时间（WHEN）、会议地点及会议设备（WHERE）五个方面加强对会议必要性进行审核管理，合并相同
议题的会议，统筹相同节点的会议，压缩时间过长的会议，确保会议开地精，办
地实。

2.1.2考量三个成本
为节约办会，杜绝浪费，我们从时间成本，直接成本，效率损失成本三个方
面来衡量会议成本与会议目的之间的得失，杜绝公司管理工作浪费在无谓的内耗上。

（1）时间成本等于参加会议的人数*（与会者的准备时间+与会者的旅行时间）+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间。

时间成本是公司为此次会议所耗费
的时间总和，为减少时间成本，我们主要采取了以下措施：一是尽可能开小会，
压缩会议人数。

二是精简会议议程，压缩会议时间。

三是不开异地会，压缩路途
时间。

四是减少不必要的服务，压缩服务时间。

（2）直接成本是指会议布置、印刷品、住宿、餐饮等直接发生的费用。

我们通过“三个不”控制此项成本：不布置会场，严禁花草条幅。

不过量印刷，必要材
料双面打印；不搞铺张浪费，如需就餐以自助餐为主。

（3）效率损失成本为主管人员必须离开自己的工作岗位，造成的公司整体管理效率的下降。

为避免此类损失，正常情况下部门只需一名负责人参会。

2.1.3检查会前准备
在开会前，秘书要准备好相关的文件，有关的规章制度，相关的数据图表，
充分准备相关问题的材料，要确保会场环境卫生，桌椅排放整齐，签到单、笔、
话筒、投影、电源等设备均准备就绪。

2.2 精简提效，有序推进会议议程顺利完成
2.2.1严格控制会议规模，尽量采用电视电话会议。

为提高会议效率，公司不开大会，除非特别需要，不开异地会，尽可能多地
采用电视电话会议等快捷、节俭的形式办会，减少路途往返带来的食宿成本和时
间上的浪费。

2.2.2严格控制会议时间，尽量采用多会合一模式
严格控制会议时长，不搞长篇大论，要求会议开门见山、直奔主题。

对于周
期性会议，相同时间节点的会议，以多会合一的形式进行合并，一是减少会议次数，二是压缩了会议时长，对提高会议效率，降低会议成本成效显著。

2.2.3严格控制会场服务，贯彻落实厉行节俭之风
坚决执行厉行节俭，反对铺张浪费，会场布置简洁大方，严格按照中央要求
不拉条幅，不放花草，公司内部会议不安排服务人员。

2.3 加强跟踪，持续提炼会议管理提升措施
2.3.1整理完善会议记录，提炼会议精神
会议记录人员要做好会议记录，记录要反映实际情况，会后进行整理完善，
并拟定会议纪要呈领导审阅，再进行传阅存档，确保会议内容提炼准确，上级精
神传达到位，从而夯实会议成果，形成档案资料。

2.3.2分析总结管理过程，对会议进行闭环管理
强化会议闭环管理，每次会议之后，要进行会议组织全过程进行分析总结，
查找会议准备、会议控制、文字材料、会场环境等方面存在的不足，针对性地采
取整改措施，并进行提升效果的长期跟踪和动态调整，促进会议管理水平的持续
提升。

3.特色亮点
本实践结合时代背景，把握形势要求，从会议管理源头抓入手，引入5W1H、会议成本等先进理念，强化会议审核与管理，通过电视电话会议、多会合一的方式，压缩会议规模和时间，降低会议成本，提高会议效率。

4.实践效果
科学统一的会议管理，规范了会议管理的各环节，为公司组织活动的高效开
展起到了积极作用，它不仅降低了员工的劳动强度，减少了会议准备的时间和资
源的浪费，提高了会议的效率和质量，更是公司决策执行的重要保障工具，是公
司集体头脑风暴的平台，有效避免公司在经营决策分析中“拍脑袋、拍桌子、拍大腿”等随意行为，为公司健康稳定发展提供可靠支持。

参考文献：
[1]任韵蓁唐群浅谈改革企业会议管理的措施。