业主委员会档案资料管理规定

业主委员会档案资料管理规定
1. 背景介绍
业主委员会是由业主代表组成的民主管理组织，主要负责社区的日
常事务管理和协调各方利益关系。

业主委员会的档案资料管理是重要
的组织管理工作，对于加强社区管理和维护业主权益有着重要的意义。

2. 档案资料的管理范围和归档要求
2.1 管理范围
业主委员会的档案资料管理范围主要包括以下内容：
1.组织机构和业主名册
2.业主议事会议题、决议和会议记录
3.业主委员会工作和财务报表
4.社区规章制度和相关文件；
5.社区工程项目和合同；
6.社区活动、公益事业和文化活动资料。

2.2 归档要求
1.档案资料采用电子化管理，所有文件按年度归档。

每年的
12月31日前完成当年所有档案资料的整理、归档和备份工作。

2.避免同一文件重复存档和多次打印。

为了方便长期保存、
开展业主知情权义务发包文件、社区委员会会议纪要等重要档案，一般实行酸化加密保护。

3.根据档案的保密、保管、开放、转移等需求采取相应的保
全手段。

长期保存文件采取数字签名处注意保卫特殊善后文件等手段。

3. 档案资料的查询、借阅和调阅
3.1 查询
1.档案资料库采用个人申请的方式，业主可以通过社区工作
人员向业主委员会提出申请。

申请时需要提供有效身份证明和查询
材料。

2.档案资料库的浏览需要得到申请的业主的同意。

3.2 借阅
1.业主可以向业主委员会提出借阅申请，申请时需要提供有
效身份证明和借阅材料。

2.档案资料借阅人必须对所借资料小心保管，不得随意折叠、擅自加标记等损坏纸猫。

如有遗失或损坏，需向业主委员会赔偿或
按规定赔付。

3.3 调阅
1.业主委员会工作人员在履行职责所需的情况下可以向档案
库预约调阅资料；
2.业主委员会工作人员如果需将资料借出时应在资料上附上
调阅人的姓名、业主委员会的监管信息以及所调用的时间和用途。

4. 档案资料的销毁要求
1.对于已经电子化保存的档案资料，可以根据规定进行数字
化销毁；
2.对于无需保存的文件，根据要求在销毁前进行预审或审批；
3.对于存放时间超过规定期限的档案资料，应根据相关规定
进行销毁。

5. 后续管理
1.业主委员会应定期对档案资料进行清理和整理，增加资料
归档的及时性和完整性。

2.业主委员会还应做好档案管理工作的督促和检查以确保规
定的实施程度。

6.
业主委员会档案资料管理规定的建立，对于实现社区保障工作方针和保护业主权益有着重要的意义，同时也为保护以后社区工作提供了坚实的基础。

维护良好的档案管理，不仅有利于业主委员会的健康发展，也是提高社区管理水平和工作效率的重要途径。