样品申领和发运程序

1 目的
1.1 本程序的目的是规范在样品申领各环节各部门的职责；
1.2 减少样品准备时间和向客户寄送样品所需的时间。

2 范围
2.1 本程序适用于所有批准向客户寄送的样品；
2.2 本程序包含：
2.2.1 用现有成品制作或改制的样品；
2.2.2 用已开发图纸并处于生产状态的产品来制作样品；
2.2.3 用公司已有样品或客户提供的样品但还未开发的产品待开发结束后制作的样品。

2.3 样品包含减振器和其他批准给客户报价的减振器零件。

3 定义
3.1 样品：指公司提供给现有客户或潜在客户并按照客户要求制造的合格产品。

4 涉及部门
4.1 销售部
4.2 研发部
4.3 计划部
4.4 物流部
4.5 生产部
4.6 质量部
4.7 行政部
5 一般原则
5.1 寄送样品的质量：给客户寄送的样品必须符合有关技术文件的要求和客户的特殊
要求；
5.2 样品寄送的数量：除有特殊试验要求外，用于备件市场的，一般同一个客户要求
的同一个零件号样品的数量应尽量控制在4支以内；
5.3 样品制作的费用：对于用于售后市场的样品，样品制作的费用通常由公司承担，
对于按OEM要求制作的特殊样品，则需要根据客户的情况作具体分析，由销售经理做出收取还是不收取的决定。

如果一次订购样品数量较大，如每个型号大于
10只，除非销售副总同意，否则需要客户支付样品制作费用，该费用为通常该
产品价格的1.3倍以上；
5.4 样品寄送的费用：如果样品寄送的目的地是国内，费用可以由公司承担，如果样
品寄送的目的地是国外，则需要和客户协商运费的问题（特别是需要空运的费
用）；
5.5 样品的寄送
5.5.1 所有样品的申寄都必须填写样品申领和发运单并得到相关批准后由成品储运课提
供产品。

未经批准，任何人不能在成品储运课领取样品；
5.5.2 样品的领取必须得到部门以上经理的签字；
5.5.3 一般情况下，样品寄送由销售部统一进行，除非有总经理的特别批准，其他部门
不能对客户样品进行寄送；
5.5.4 对于客户要求寄送的样品，由销售部安排寄送；
5.5.5 对于现有客户在订单完成后要求寄送样品确认的情况。

由成品储运课安排发运到
客户指定的地址（由销售部提供）。

并向销售部业务人员出具发货清单。

销售部
按实际销售价格收取费用；
5.5.6 如果样品用于装车测试，在寄送样品的同时附上装车测试报告（Shock Absorber
On-Vehicle Test Report）；
5.6 样品寄送费用的结算
5.6.1 样品寄送费用的结算由行政部负责。

每月行政部负责费用结算的人员必须与销售
部样品寄送人核对样品寄送次数及费用；
5.6.2 样品寄送人要及时与业务人员沟通，以确保样品寄到客户手中；
5.6.3 如果出现样品在规定的日期没有到达、中途遗失、损坏的情况，样品寄送人必须
做好记录并上报经理，由经理做出对快递公司的赔偿决定（包括赔偿金额）。

5.7 对于关键客户要求的样品（由销售副总决定），必须由技术副总或总经理对样品
和报告进行审阅并批准后，才能给客户寄送样品，由销售部保存有关报告。

如果
有必要，同时给客户寄一份样品的测试报告；
5.8 样品需要制作的，数量原则上按下表进行；
在填写样品申领和发运单（附件A）之前，销售部必须明确客户的特殊要求，如字模、颜色、包装，样品的用途等。

业务人员和客户协商是否需要性能测试报告和尺寸检验报告。

一般情况下，样品采用无字模，黑、半光。

5.9 样品状态可分为：
5.9.1 仓库有相同产品，只需作微小修改如产品标识等或不作任何更改，销售部填写
XXX编号和有关图纸编号，由成品库确认是否有现成产品。

一般情况下，成品
仓库需在接到销售部查询后一个工作日内做出是否有样品的答复。

若有，则需在二个工作日内把样品找出并通知销售部样品管理人员申领样品；
5.9.2 已经开发该产品，但需要订购（若必要）有关零件才能制作；
5.9.3 公司有样品，但没有开发；
5.10 每根（支）寄送给客户的样品都必须有客户的反馈。

反馈意见至少包含可接受还
是不可接受的结论，如果结论为不可接受，则需要获得不可接受的原因。

如果是装车测试，要追踪客户的测试结果并要求客户填写减振器装车测试报告（Shock Absorber On-Vehicle Test Report）。

6 程序
6.1 业务人员和客户联系，确认客户所需的样品用途、颜色、包装后，填写样品申领
和发运单，交到计划部。

由计划部签收样品申领和发运单并下达样品生产指
令，及时发放到相关部门；
6.2 样品制作人员必须对样品的整个生产过程、制作进度进行监控；
6.3 样品制作人员在接到样品制作指令后开始领取零件制作样品或从仓库提取现存样
品。

零件或产品的外观和其他特性必须满足要求。

装配完毕后将样品提到试验室
进行性能测试，并保存性能曲线以便核对；
6.4 性能试验后，由质量部对样品进行尺寸检验并出具尺寸检验报告；
6.5 对于需要进行补漆或需要先去掉原来的滚字再喷漆的样品，由样品制作人员对这
些样品进行返工、测试后送到喷包车间；
6.6 若有必要，研发部要配合提取样品以保证将到仓库提取样品的次数减少到最低限
度，从而提高效率；
6.7 样品性能试验后必须出具性能测试报告并由试验室负责人签字。

性能测试报告必
须和样品一一对应（零件号和序号）；
6.8 对于从仓库提取样品的情况（样品的油漆完好）测试人员在测试样品的过程中，
应尽量对样品的油漆进行保护，并对产品样品的整体质量进行评价。

产品质量合格且不需要重新喷漆的样品，重新包装并标识后入库。

需要重新喷漆的，由样品制作人员将产品标识后送到喷包车间进行喷漆并包装；
6.9 若有必要，由销售部样品负责人员提供有关标签并在样品运送到喷漆包装车间前
给样品制作人员；
6.10 喷包车间在上挂样品前，需要对样品进行合适标识。

喷漆后对喷漆质量进行检查，
合格的产品包装并标识后入库。

6.11 样品入库后，仓库管理人员通知销售部领取样品。

6.12 对于需要开发后才能制作样品的情况，在研发部新产品开发后通知销售部，并由
销售部填写样品申领和发运单重复以上过程。

6.13 样品在发运前，由销售部副总决定，是否需要技术副总或总经理对样品进行发运
前的最后判断。

6.14 多余的样品必须退回成品仓库并作相应的仓库记录更改。

6.15 除非客户特殊要求，否则样品包装采用无任何标识的中性包装进行，包装必须适
合空运或公路运输的要求。

6.16 成品仓库内的样品必须按照公司统一的编号规则进行编号，包装后储存在仓库。

标明为样品的产品一般不能作为正常产品进行出售。

成品仓库要每三个月一次对所有库存样品进行审阅，并和销售部沟通尽量将剩余的样品在做出适当处理后出售给客户。

7 职责与权限
7.1 销售部/ 业务人员/ 订单处理人员
7.1.1 接受客户样品的请求并填写样品申领和发运单；
7.1.2 填写样品申领和发运单并提交给样品管理员；
7.1.3 和客户就时间和费用进行沟通；
7.1.4 对发运给客户的样品进行跟踪并确认客户收到样品；
7.1.5 和客户确认样品是否可以接受；
7.1.6 若要求，需要获得客户的有关试验要求。

7.2 销售部/ 样品管理员
7.2.1 将批准的样品申领和发运单交计划部和样品制作人员；
7.2.2 样品入库后，从仓库领取样品，并运送到销售部；
7.2.3 就样品的进展与样品制作人员进行沟通；
7.2.4 寄送样品；
7.2.5 对发运给客户的样品进行登记和相关报告的保存；
7.2.6 需要时，打印有关标签并给样品制作人员；
7.2.7 需要时，对通知技术副总或总经理对样品在发运前进行最后检查；
7.2.8 需要时，对样品进行重新包装；
7.2.9 需要时，与快递公司沟通赔偿问题。

7.3 样品制作人员
7.3.1 及时对样品进行制作确保在规定的时间内给客户提供合格的样品；
7.3.2 对整个样品制作过程进行监控；
7.3.3 对样品总体质量负责；
7.3.4 将产品性能试验报告提交给销售部样品管理人员；
7.3.5 将标识好的样品和标签提交喷漆包装课。

7.4 研发部/ 试验室
7.4.1 及时对样品进行性能测试并出具有效报告；
7.4.2 对报告进行标识。

7.5 生产部/ 喷漆包装课
7.5.1 按要求对样品进行喷漆、包装。

7.5.2 对样品进行合适标识，并注意样品序号；
7.5.3 当样品准备完毕后，入库。

7.6 成品仓库
7.6.1 确认仓库是否有现成样品可供直接发运或改制。

7.6.2 如果用库存样品进行改制，及时找出样品并通知样品制作人员。

7.6.3 如果用库存样品直接寄送，及时找出样品并通知样品管理人员；
7.6.4 当样品入库后，通知销售部
7.6.5 对多余的样品进行管理并在适当时候对过期的样品进行处理。

7.6.6 需要时，发运样品到指定地址。

7.7 质量部
7.7.1 及时对样品进行尺寸和外观检验，并做出相应的检验报告交销售部样品管理人
员。

7.8 研发部经理，技术副总，总经理
7.8.1 需要时，对样品是否符合要求做出合格与否的判断。

7.9 销售经理
7.9.1 对是否向客户收取费用做出决定。

7.9.2 需要时，对快递公司做出赔偿决定。

7.10 销售副总
7.10.1 对样品申请单进行审批；
7.10.2 决定是否需要技术副总或总经理对样品进行发运前的最后判断。

7.11 行政部/ 费用结算人员
7.11.1 与销售部样品寄送人员核对样品寄送次数及费用；
7.11.2 样品寄送费用的结算和支付。

8 流程图
8.1 见附件
9 表格和附表
9.1 XXX-PCD-SD-005.F1W：样品申领和发运单
9.2 XXX-PCD-SD-005.F1E：Shock Absorber On-Vehicle Test Report
10 参考文件
10.1 《质量记录控制》
11 修改注明
11.1 新程序第零次修改。