公司经济合同管理办法

经济合同管理办法
1 目的
为了加强公司经济合同管理，实现经济合同管理规范化、程序化，确保公司利益不受损失，根据国家相关法律规定，结合公司实际情况，制定本办法。

2 适用范围
2.1 本办法适用于公司对外签订的各类经济合同或协议（以下简称合同）。

本办法不适用于劳动聘用合同。

2.2 本办法所指的合同管理包括合同调查与拟制、合同审查与签订、合同履行与变更、合同履行分析、合同纠纷解决、合同文档管理、履行责任等相关内容。

2.3 公司建立主管领导负责、经办部门及人员专管、财务部监督、人事行政部综合管理相结合的管理体制。

3 职责
3.1 总裁
3.1.1 对经济合同负有全面领导责任。

3.1.2 负责批准项目申请。

3.1.3 必要时，主持合同的洽谈。

3.1.4 负责签发、签署或授权相关人员签署合同。

3.1.5 负责检查、督促所签合同的履行情况、存档情况。

3.2 分管总监
3.2.1 负责审批分管职能范围内项目申请。

3.2.2 根据职责分工和权限、或总裁委托主持合同洽谈。

3.2.3 负责审批分管职能范围内的合同。

3.2.4 负责审批分管职能范围内的合同款的支付。

3.3 公司法律顾问
3.3.1 宣传、贯彻国家相关法律、法规和规章，总结推广经济合同管理工作经验，讲解经济合同管理中出现的问题。

3.3.2 负责办理公司经济合同法律咨询和司法审核；在有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜中给予合同经办部门法务指导。

3.3.3 参加重大合同的谈判、起草、审理工作；负责办理重大经济合同的公证、鉴证和见证。

3.3.4 定期向公司总裁或其代理人提交合同履行分析报告。

3.3.5 负责解决合同纠纷，依法参与办理合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼事务。

3.4 合同经办部门
3.4.1 具体负责合同谈判，合同草案起草。

3.4.2 按照合同管理办法及会签流程，签订合同。

3.4.3 认真执行签订合同并检查合同的履行情况。

3.4.4 及时向总裁和法律顾问通报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的建议。

3.4.5 依法参与办理合同的索赔、纠纷、调解、仲裁和诉讼事务。

3.4.6 负责审核合同款项的支付/结算，办理付款/结算审批。

3.4.7 负责将履行完的合同及时移交人事行政部，人事行政部负责对履行完的合同分类、汇总整理、建档、存档。

3.5 财务部
3.5.1 财务部依据财务要求和规范负责审核合同有关条款，以及按合同条款规定进行款项支付、收取等相关财务手续，并建立专项财务台帐。

4 管理内容
4.1 合同谈判
4.1.1 合同经办部门组织合同谈判，并提供商务资料及技术资料，包括但不限于请购单、图纸、资质审查结论等文件，供合同谈判使用。

4.1.2 除因条件所限采用电话、传真或电子邮件等方式商谈签订的合同外，合同谈判必须有监审人员监督，并以《会议记录》的形式做好书面记录。

4.1.3 金额在20万元人民币以下的工程/物资类合同，金额在10万元人民币以下的服务类合同谈判由招标工作小组组长主持，使用部门及其他相关部门参加，
监审人员参与监督。

合同经办人拟合同谈判纪要并会签。

4.1.4 金额在20万元人民币及以上的工程/物资类合同，金额在10万元人民币以上的服务类合同谈判由总裁或总裁委托的其他领导主持，招标工作小组组织使用部门及其他相关部门参加，监审人员参与监督。

合同经办人拟合同谈判纪要并会签。

4.1.5 合同谈判纪要必须写出商谈时间、地点、主持人和参加商谈人员，记录商谈形成的决定和理由，要求文字严谨完整。

4.1.6 有技术要求的合同项目应由技术质量部组织与对方洽谈并签订技术协议。

4.2 合同起草与拟定
4.2.1 工商、建设等国家行政机关制定有标准或参考合同文本的，应当采用或参照标准文本或参考文本，但应注意合同文本的有效性。

4.2.2 自行拟制的合同，应争取由我方拟写合同文本，并做到符合《合同法》相关规定。

4.2.3 合同主要条款必须做到内容完备，权利义务明确，双方责任分明，文字含义确切。

经济合同必须注明当事人的名称或姓名、住所及通信地址、联系人及联系电话、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点、履行方式、违约责任、解决争议的方法、生效条件等通用条款。

4.2.4 工程合同条款主要应包括以下内容：工程范围、建设工期、开工竣工时间、工程质量与施工管理、工程造价、材料设备供应责任、付款与结算方式、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方协作事项、安全文明施工事宜、违约责任、合同应明确的其他事宜。

4.2.4.1 为保证资金的安全，合同中应严格控制预付款，合同的预付款一般控制在合同总额的 20％范围以内。

工程造价 20万元及以下的原则上不设置预付款。

4.2.4.2 进度款视项目情况而定。

4.2.4.3 质量保证金一般应预留合同总价的5％-10％。

4.2.5 物资采购合同条款主要应包括以下内容：名称、规格、型号、图号、品种、等级、花色、材质、牌号、包装、技术协议或商标、数量和计量单位、技术标准、包装标准和包装物的回收、交货地点、收货单位、交货方式、运输方式、到货地点、接（提）货单位或接（提）货人、交货期限、验收的方法、价格、结算方式、
开户银行、帐号、税号、结算单位、违约责任、合同应明确的其他事项。

4.2.
5.1 产品的技术标准按国家有关标准或部颁标准和行业标准执行。

合同中必须写明标准的代号、编号和名称。

虽有上述标准但如有特殊要求的，则供需双方按商定的技术条件、样品或补充的技术要求签订技术协议，作为合同的附件。

4.2.6 其他合同项目的合同条款参照上述内容和项目实际情况起草、拟定。

4.3 合同评审
4.3.1 合同评审时需填写《合同评审表》，并随附相关支持性材料，如：合同谈判纪要、招标（询价）材料、投标（报价）资料等。

4.3.2 合同评审的主要内容包括：
4.3.2.1 合同的合法性。

包括合同当事人有无签订、履行该合同的权利和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和公司的有关规章规定；合同表达是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。

4.3.2.2 合同的严密性。

包括合同应具备条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。

经办人提供的调查资料文件是否真实、完整。

4.3.2.3 合同的可行性。

包括当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险，合同是否完整体现和维护公司利益；合同非正常履行时可能受到的经济损失。

4.3.3 合同的审批程序如下；
4.3.3.1 申报。

合同经办人填写《合同评审表》，随同合同初稿及有关资料、附件等，向相关部门负责人提出合同评审申报。

4.3.3.2 审查。

合同应首先交由公司聘请的顾问律师进行合法性评审。

法律事务负责人在合同评审表上签字确认。

如合同使用的是范本合同，法律事务负责人可根据范本合同要求，对合同进行合法性评审并签字确认。

法律事务负责人评审后再由相关部门负责人评审。

相关部门负责人对合同初稿认真审阅，必要时可进行调查研究，并作出批准、不批准、通知申报人补报材料或进一步谈判等意见。

审查通过后报分管总监审批，最后由总裁批准。

4.3.3.3 司法审计审查。

总裁如认为必要，可委托公司法律顾问进行司法审查。

审查后应提供书面审查意见。

4.3.3.4 终审。

合同的终审由签约人负责。

签约人对合同订立过程中的调查材料、合同稿、《合同评审表》、审计意见书、司法意见书等全部过程文件资料逐一审查，并在《合同评审表》上填写批准意见、签名和签署日期。

4.3.4 评审通过的，应在合同评审表上签字确认；评审未通过的，应在合同主件或附件上批注评审意见并退还经办人或经办部门。

4.3.5 经办部门原则上应根据评审人的意见修改合同。

经办部门不接受评审人的意见或因客观情况而无法按照评审人的意见修改合同的，经办部门应做出书面解释，评审人再在合同评审表上写明意见并签字。

4.3.6 总裁认为必要时，可开会讨论决定。

4.3.7 特殊情况，经特别批准或授权的经济合同可不受审批程序的约束，但必须有公司总裁的特别批注。

合同经办人应在特别合同签订后10日内，补办各类相关手续。

4.3.8 经评审批准后的合同文本不得再作修改。

如遇特殊情况，应重新办理评审手续。

4.4 合同签订
4.4.1 公司法定代表人是唯一的法定合同签署人，公司其他员工根据授权委托书的授权范围签署合同。

4.4.2 合同经签约方加盖合同专用章（或单位公章）并由法定代表人（或授权代表）签章后生效。

对方由授权代表签署合同的，需提交法定代表人授权委托书。

4.4.3 合同文本每页应小签。

单份合同文本达二页以上的，必须加盖齐缝章。

正式合同文本出现涂改处必须盖章。

4.4.4 合同签订地点除特别约定外，一般应在公司所在地签订。

签订合同必须有签约人盖章或签字，必须填写签约日期。

4.4.5 订立合同凡需要对方提供履约担保，除要求对方提供经济担保书，还必须审查担保人法律资格和担保能力，必须采取可控制的措施确保责任落到实处。

依法需要公证的，由合同经办部门、经办人会同对方向法定公证。

4.4.6 严禁未经授权的公司员工签署合同；严禁持有授权委托书的公司员工超越授权范围签署合同。

4.4.7 严禁在合同上加盖公司合同专用章、法人章或公章外的其他印章。

4.4.8 附生效条件的合同，自条件成就时生效。

附解除条件的合同，自条件成就时失效。

附生效期限的合同，自期限届至时生效，附终止期限的合同，自期限届满时失效。

4.5 合同履行与变更
4.5.1 经济合同签订后，必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的履行。

4.5.2 合同履行过程中应加强合同履行管理。

合同履行管理是指通过收集、分析、整理合同的各种信息，对合同履行情况进行监督、分析、总结的管理，主要包括：4.5.2.1 对合同文本删除、修改、增加的条款分析其合法性及变更原因；
4.5.2.2 对合同文本执行情况进行分析；
4.5.2.3 对履行中存在问题的合同提出整改措施；
4.5.2.4 违约情况及原因分析；
4.5.2.5 经验与教训。

4.5.3 合同的支付按下列程序进行：
4.5.3.1 合同履行后，合同执行部门根据合同执行情况提出申请支付请求，报签约人审批；
4.5.3.2 审批后，由执行部门报财务部门稽核、并办理付款手续。

4.5.3.3 合同结算时，一般应预留5％-10％的质量保证金，待保证期满后视情况支付，保证期一般为 12个月。

支付质量保证金时必须有合同实施部门出具证明。

质保期满，质量问题解决，质保金结清后，合同终结。

4.5.3.4 在合同履行后，合同结算价超出原合同价10%以上的应另行签订补充合同。

4.5.4 合同履行过程中发生补充、增项、变更甚至终止时，应与对方单位签订补充协议，补充协议应按照原合同评审流程送审。

补充协议签章后，应作为原合同附件与原合同一起归档保存。

4.5.5 经公证机关公证的合同，其补充、增项、变更的内容，必须经公证机关重新公证。

4.6 合同文本和有关资料的保管使用
4.6.1 合同正本由经办部门保管，待合同履行结束后，定期移交人事行政部归档。

副本根据需要另行分送各相关部门。

4.6.2 合同实施部门应对合同相关材料进行整理。

合同的谈判、签订及履行过程中，凡与合同有关的来往文书、电报、传真等资料，都应作为合同的相关材料留存。

根据公司档案管理标准规定应归档的相关材料应按要求及时归档。

4.6.3 合同经办部门负责合同履行过程中的各类合同的文件、资料的汇总、整理工作。

做好台帐管理工作，做到准确、及时、完整。

4.6.4 应注意做好合同的保密工作。

参与合同签订和接触到合同的人员，都应保守合同所涉及的国家秘密和商业秘密，未经公司领导书面批准，不得随意提供、转借合同原件、复印件或统计汇总等资料。

4.6.5 合同的存档、保管、借阅依照《公司档案管理办法》相关规定执行。

4.7 合同纠纷的解决
4.7.1 合同纠纷的解决、仲裁、诉讼事务由法律顾问负责，合同经办部门及其它相关部门应积极配合工作。

4.7.2 合同发生纠纷时，合同执行部门要及时处理并即时上报公司领导，并及时同法律顾问研究对策，维护公司的合法权益。

4.7.3 发生合同纠纷时，要先通过协商解决。

调解不成的应在法律规定的有效期内向合同仲裁机构申请仲裁或向人民法院起诉。

4.7.4 处理合同纠纷应坚持以事实为依据、以法律和合同条款为准绳，以双方协商解决为基本办法，保障我方合法权益不受侵犯。

4.7.5 我方依据合同主张权利必须以书面形式，采取送达、传真发送并须取得对方文字回复及有法律效力的材料。

4.8 奖罚
4.8.1 对严格执行本办法，在合同订立、履行管理过程中积极维护公司利益做出显著成绩的，应依据公司有关奖励办法给予表彰和奖励。

4.8.1 有下列情况之一的，对直接责任者或有责任的领导人进行批评教育并扣发奖金；情节严重的，给予相应的行政处分或移交司法机关追究刑事责任，并可以要求其赔偿损失。

4.8.1.1 应当签订书面合同而未签订，给我方造成经济损失的；
4.8.1.2 合同内容不全、条款不齐、文字不清发生纠纷造成经济损失；
4.8.1.3 未取得授权或不检验对方的授权证明而签订合同，或者使用公章不当，造成经济损失的；
4.8.1.4 合同签订或履行过程中未尽职尽责，导致合同纠纷并造成经济损失的；
4.8.1.5 履行过程中，因部门、单位之间相互推诿、扯皮而影响合同的履行，并造成经济损失的；
4.8.1.6 不依法变更或解除合同，而发生纠纷造成经济损失的；
4.8.1.7 合同承办人员丢失或擅自销毁合同造成经济损失的；
4.8.1.8 应追究但不追究对方的违约责任，造成重大经济损失的；
4.8.1.9 利用合同进行贪污、受贿、诈骗或其它非法活动的。

5 附则
5.1 本办法由采购部负责修订和解释。

5.2 本办法自公布之日起施行。

6 相关文件
6.1《中华人民共和国合同法》
6.2《采购管理程序》
6.3《公司采购管理办法》
6.4《公司招标管理办法》
6.5《公司供应商管理办法》
6.6《公司档案管理办法》
7 附件
7.1 附件1：《授权委托书》
7.2 附件2：《会议记录》
7.3 附件3：《合同评审表》
7.4 附件4：《合同付款审批表》
附件1
杭州和壹基因科技有限公司
授权委托书
兹委托姓名性别职务代表本企业为的代理人，具体负责办理该项相关事宜，其授权权限为
，授权时效为。

委托单位（盖章）：
授权人（签名或盖章）：
年月日
附件2
杭州和壹基因科技有限公司
会议记录
附件3
杭州和壹基因科技有限公司合同评审表
附件4
杭州和壹基因科技有限公司
合同付款审批表
（受控编号）。