物业管理服务项目的接管与进驻方案

物业管理服务项目的接管与进驻方案
物业管理服务项目的接管方案
本文旨在制定一份科学严谨的物业管理接管方案，以规范物业的接管工作，确保接管物业的质量合格，严格制定项目接管方案，指派专业技术人员及相关接管人员对物业进行全面接管，确保物业按时顺利交接，平稳过渡。

1.1 目的
本物业服务项目的特点在于提供一个洁净、舒适、优美、安全的研究环境。

为了实现完善管理、节约投资、确保设备设施持续稳定运行、日常工作有序进行的目标，制定完善的物业管理接管方案，为今后的物业管理服务工作提供有效的依据。

1.2 适用范围
本接管方案适用于我公司接到的本物业服务项目的接管工作。

1.3 职责
1）项目经理负责指定主管人员、各智能部门负责人及专
业的技术人员组成验收小组。

2）接管小组负责对物业原设计图纸、设计变更、竣工图
和设备出厂合格证书及设备设施运行、巡检、维保记录、档案资料等技术检验资料的验收。

3）验收小组按移交设备清单的要求对清单上的设备，按
名称、规格型号、数量、基地及要求进行验收。

4）验收小组对物业按运行系统验收，主要验收供配电及
照明系统、电梯系统、给排水系统、有限电视系统、土建工程、空气通风系统及综合布线系统等。

5）项目经理跟XXX办理物业管理接管手续。

1.4 工作程序
1）接管验收的准备工作
1）接管前的准备
接管工作开始之前，接管验收小组应做好以下准备工作：
①与各方面接口人、原物业接口人联系好交接事项、日期、进度、验收标准等；
②派出先头技术人员了解现场；
③与原物业管理接口人协商，并组织人员同原物业管理人员进行并列上岗，熟悉岗位制度、操作规范及设备设施的操作方法；
④准备好接管验收记录表格：
安全岗接管表
技防系统设备接管表
公共设施设备接管验收表
资料接管登记表
绿化项目接管验收表
仓库接管登记表
接管问题整改建议表
2）确定接管验收方式
①与前物业公司协商并拟定的接管计划进度及做好室内外物品的移交及验收工作；
②接管时采取房间逐一清点，验收完一个区域清场一个区域的做法，清点完后即接管，包括岗位、钥匙等，确保接管验收工作正常有序进行；
③环境维护部、安保部、综合管理部等部门接管进驻时，依据接管验收标准，同时做好物品的清点以及物品的观感识别检查，并做好相关记录。

接管阶段
在接管后，首先需要对基地内的相关问题进行严格检查，将验收中需要整改的问题以书面形式列出并及时上报。

同时，还需要做好各种钥匙的清点移交、整理编号及分类管理等工作，更新标识及电话通讯，建立服务热线，制定接管时间安排计划。

为了配备现场物业管理人员，需要根据物业现场和《物业服务项目招标文件》要求进行配置。

同时，还需要做好物业管理物资工具的配备，并补充备品备件。

针对员工的培训也是必不可少的，进行人员的理论与实操相结合的培训，使员工了解并掌握各项规章制度、《物业服务项目招标文件》相关达标准备、岗位职责、操作及应急处理流程、礼仪礼节等。

后勤服务也需要落实员工生活安排及其他事宜。

接管验收阶段
按既定计划，分项目、分专业进行接管。

首先是资料接管，需要系统化、管理化、电脑化地建立物业档案与管理，将收集的管理资料细分，做到分类整理，易于查阅。

使档案管理真正为管理服务。

其次是钥匙、工具接管。

物业公用工具和钥匙的交接完成质量的好坏，将直接影响到今后物业各项工作的顺利展开。

在接管中，工程技术人员需要仔细对照相关区域位置和钥匙编号，确保交接钥匙与门牌编号一一对应，防止钥匙、工具损坏、丢失等。

同时，接管的绝缘工具和手持或电动工具，必须符合电气安全规程的有关规定，交接前必须仔细检查，确保安全。

在接管公用工具和钥匙时，同时做好交接记录在表格上签字确认，后期分类造册登记，并设专人负责管理。

如果检查发现由公用工具和钥匙损坏的情况，必须由交付方修复后再接收，不能修复的报废处理并报业主监管，按交接前三方约定，申请重新配置。

5.物业交接
为确保物业交接过程中，基地教学及办公不间断，交接人员应先办理运行人员钥匙和工具交接领用手续。

交接完成后，后续管理方运行人员可办理钥匙和工具借用手续后开始进行运行管理。

借用人应承担设施设备安全责任，并注意钥匙禁止外借。

若交付方或其他人员需进入交接区域，必须报主管同意后，由管理责任人员全程陪同进行。

交接后的设施设备应定期检验，并由专人负责保管。

同时，应做好钥匙交接一览表、钥匙领用归还登记表和工具领用登记表。

3.物业用房其他物业接管
在按照新老物业服务方及业主三方商榷的接管标准执行时，如发现问题，应直接记录下来，并汇总后由三方签字确认。

召开遗留问题讨论处理会议，确定整改方案和限期整改日期。

要跟进遗留问题整改，并定期向业主方监管汇报工作进展情况，直到问题彻底解决。

4.岗位接管
在岗位交接时，应做好岗位移交登记表，使各项工作平稳过渡，做到无缝交接。

同时，还应做好各种卡证的办理及管理。

5.其他交接
在接管前，应与前物业公司及业主监管协商接受相关问题，如交接双方的人员、各分类的时间、注意事项等。

在接管过程中，要认真清点物业内的各种设施设备、公共物品、图纸资料、绿化、杂品等数量和类型，并经交接双方在交接报告上签字确认。

对于交接查验中发现的问题，应形成书面报告。

如果是无法整改的项目，应与相互协商达成一致意见，并形成备忘录备案。

为保证整体物业服务的正常运行，对接受后的所有设施设备及相关工具进行试运行测试，并要求第三方人员在场。

接管期后，工作重点应逐步由交接向正常运行转移，要注意人员的衔接和培训。

5.1 进入运行阶段
在人员到岗交接后，应认真按照流程操作，担负起岗位职责。

按预先制定的日常工作计划，规范操作规程操作。

分专项制定工作计划，如做好安保服务、保洁服务、仓库管理服务、秩序维护服务、应急预演等工作计划方面，做好各不同项目的运行服务工作。

以招标文件要求及业主要求为标准，建立阅读
考核制度。

组建义务消防队，并建立义务消防队培训制度。

做好各方面的工作检查，做好定期检查和整改。

建立健全各类文档，认真做好各种记录报告。

优化制度、工作流程，并持续改进。

2.1 工作流程
在进驻前，需要进行一系列的准备工作，以确保项目的顺利开展。

首先，收集整体分布，建立主要人员联系电话并与其沟通。

其次，收集报纸、杂志发放清单，建立甲方车辆登记表，以及市政部门电话，并编制管理处通讯录。

最后，需要与协调有关事宜。

进驻前需要确定项目服务人员，并由管理处各部门确定人员到位，编制服务工作计划，并组织实施。

同时，需要对仓库内品种、数量及情况进行普查，制定管理、维护、整改计划，并组织实施。

各种设施设备的接管和情况登记，制定维护、维修和整改计划。

2.2 进驻前工作计划
在进驻前一周内，项目经理需要跟踪落实人员到位，并分组现场跟踪，分清服务要点和细节。

修订岗位职责，编制服务流程程序、标准，并进行岗前培训。

同时，需要拟制筹备、接管进驻计划和进驻后的工作/排班计划，并参加承接查验工作。

在进驻前三天内，需要将管理物资、装备到位，并妥善安排工作人员。

与协调有关事宜，并确保各专业人员到岗。

2.3 项目进驻前期工作计划
1）进驻前期工作计划
在进驻前一天内，管理处各专业组人员需要统一着装进场，并对基地内整体环境进行了解。

按不同区域、出入口，设置配置人员到岗。

对机保楼、军基楼、教研楼、体育馆、9栋教学
楼配置安保人员，24小时值班、白天配合教学保障、每夜巡
逻不少于1次。

在进驻后一天内，卫生保洁及增派人员需要对建筑物、设施、道路、设备、沟、渠、垃圾清运池，所有室内室外进行全
面彻底清洁，垃圾清运。

在进驻后一周内，需要普查绿化状况，作好绿化现状记录，并制定绿化管养护、整改计划，作好绿化管养实施，统计绿化品种数量等。

在进驻后两天内，仓库管理需要进行仓库相关物品及登记表和资料的交接，制定相关管理制度及标准。

与此同时，还需要妥善安排工作人员，并与协调有关事宜。

保安部6：在进驻后两天，我们需要进行相关资料的交接
和存档工作。

这些资料包括技术资料、图纸资料、设备设施说明书等。

我们需要认真完成这项工作，以确保后续工作的顺利进行。

综合服务部7：我们需要向主管部门汇报工作进展，并听
取建议。

我们会根据需求进行改进和调整方案，以确保项目的顺利进行。

此外，我们还会每周召开会议，总结当日工作，制定相关工作计划，并对物业管理内容和具体措施进行培训。

安全管理9：我们需要排查安全防范重点部位，修改巡逻
路线和频次，排查安全隐患并提出整改方案。

此外，我们还需要结合现场情况修订应急预案，并落实岗位技能培训和训练。

内部管理10：我们需要统一考勤、排班、考核的表格，
统一交接班、夜间报岗的时间次数，集中受理。

此外，我们还需要统一维修材料的入库、发放的控制方法，并现场跟踪修订各岗位作业文件，统一、落实工作汇报制度。

现场标准化11：我们需要将制度上墙（值班室、设备房），统一记录及签到本的挂放、归档、存放。

此外，我们还需要进行机房、设备房管理标准化，完善消火栓、防火门标签，挂保洁卡，并统一材料、工具、清洁用品的分类、集中摆放。

设备设施承接查验12：我们需要与甲方单位一起对设备
设施进行普查交接，并登记设备设施数量，验收设备设施运行状况，编制承接查验资料，以及进行档案技术资料交接和钥匙交接。

档案资料13：我们需要制定制度、表格领取、分发、登记，以及收集、整理、归档承接查验资料。

维修养护14：我们需要进行室外井盖、管道、设施、停
车线油漆，并制定设备设施、器材器具巡视路线、点检部位、保养计划。

此外，我们还需要制定接管问题整改计划，并分步实施。

标识完善15：根据现场状况统计和上报标识标牌和上墙
制度，以确保标识完善。

项目经理16：我们需要总结完善项目管理工作，包括前
期培训内容要求，如仪容仪表与言行规范、客服维修岗位礼仪、物业项目基本情况等。

我们会根据业主的要求进行修订完善，以确保项目的顺利进行。

4）客服类：员工的职责包括接待业主、解答业主疑问、
处理业主投诉等。

主要工作程序包括接听电话、记录业主需求、安排工作人员处理等。

表格的填写需要按照规定格式填写，确保信息完整准确。

5）环境管理类：员工的职责包括清洁作业、绿化作业、
垃圾清运等。

清洁作业流程包括清扫、擦拭、消毒等，注意事项包括使用安全、环境保护等。

绿化作业流程包括浇水、修剪、施肥等，注意事项包括植物保护、施肥量控制等。

垃圾清运工
作流程包括分类、收集、运输等，注意事项包括垃圾分类、垃圾桶清洗等。

各类表格填写需要按照规范填写，确保信息准确完整。

6）消杀服务标准和监管程序：员工需要按照标准程序进
行消杀服务，确保消杀效果。

各类表格填写需要按照规范填写，确保信息准确完整。

7）安保服务类：员工需要接受保安相关知识、消防知识
培训，确保安全工作质量。

治安重点位置防护包括门禁管理、巡逻检查等，重点物资管理包括钥匙管理、物品保管等。

员工的岗位职责包括保安巡逻、门禁管理等。

应急突发事件处理和流程需要员工掌握，确保应对突发事件的能力。

8）仓库管理类：员工需要按照岗位职责及注意事项进行
仓库管理，确保物资管理制度及物资管理要求及标准得到落实。

备注：具体的培训记录和考核记录会详细列入《培训记录》中。

3）关于进驻当天的有关要求：
1）进驻当天上午，管理处需要准备好联系电话一览表，
明确管理处电话、联络人，并上交甲方领导。

2）承接查验小组需要提前准备检查工具及承接查验表格，分为设备、环境、安全查验组分别查验。

查验结束后，将记录、图片整理、装订后交甲方签收并存档。

3）管理处负责人需要检查保安员、保洁员、维修工的仪
容仪表是否符合公司要求，个人的工具、装备、服务、工牌是否配齐。

4）管理处人员必须按商定的时间提前到达，确保人员、
物资全部到位。

2.4常规期物业管理方案
1）甲方物业管理需求说明：
1）管理范围为区域内所有隶属于本单位管理的网页及周
边10米范围内（正门到侧门见的人行道及车辆辅导）的物业
管理及相关服务，合计室外面积11.4万平方米，室内面积2.4
万平方米，附属设施若干。

2）配套设施设备、器材、器具的维修、养护、运行和管理。

物业管理范围内的机电设备设施（包括配电系统、给排水系统、强弱电、消防系统、室内外照明、空调）的运行管理、日常维护保养、定期维护、故障维修。

具体包括：
a、负责检查、维护和修理教学训练场地的运动器材，包
括篮球架、单双杠和健身器械等。

同时，收集各教室、实验室设备的故障情况，接受报修并进行现场勘验和登记。

每半天向主管单位汇报一次，紧急情况立即汇报。

主管单位负责聘请专业人员进行维修，物业人员负责现场配合和检查。

确保教学场所保持良好运行状态，整洁、通风，无跑冒滴漏和鼠害等。

b、定期检查维护教学楼和训练场地的顶墙面、开关、水
龙头、水管和分体空调等设施。

确保消防设施器材、应急灯及安全标识的安全检查，做好防火、防电、防冻、防雷等防护措施。

对可能发生的各种突发设备故障制定应急预案。

恶劣天气情况下，每日定时组织巡检，夜间不少于两次。

c、每日按时开关灯，巡查室内关灯、多媒体设备关机情况，及时处置，杜绝长明灯、长流水现象；每日开关、检查楼内热水器。

确保公共区域和室外训练场设施设备有明显警示标志和防范措施，对可能危及人身安全的设施设备制定应急预案。

3）包括室内、室外、墙体的清洁卫生，垃圾的收集、清运，以及四害消杀、化粪池清理、白蚁防治、补给清洁用品、室内办公用品及训练器材等的保洁。

每日上午07:30前、下午14:10前完成保洁服务，其它时间巡回保洁。

具体保洁内容包
括大厅、公用卫生间、楼层通道、灯具、训练场环境以及公共
教室的清洁。

每年对所有室内窗帘进行拆卸、清洗和安装。

及时清理楼顶、楼台等垃圾，维护灯箱等附属设施。

1.室外绿化的养护和管理工作包括对东校区运动场、器械
场和西校区障碍场等场地的草坪养护整理、垃圾杂草清除以及树枝修剪清理。

2.24小时秩序维护员和安防值班及公共秩序管理（保安值班员）工作包括秩序维护、巡逻、人员管理、应急处突、完成基地交办的其它事项等。

3.秩序维护员要穿着统一的制服，工作规范、作风严谨；
按照业主单位要求完成临时性勤杂工作。

4.常规物业管理工作计划包括保安管理、消防及安全管理、13栋教学场所秩序管理及24小时值班巡逻、各类应急事件的
处理、仓库管理、门岗、车辆行驶和停放、本体及相关公共设施维修养护、机电设备设施运行管理和养护、教学设备设施的检查报修、场所管理检查等。

5.完成公司品质安保部服务标准、维修组服务标准，达到
甲方满意。

6.机电设备设施的工作包括基础资料管理、设备的运行管理、设备维修养护、节能和环保等。

7.对教学楼和教学训练场地顶墙面、开关、水龙头、水管、分体空调等进行定期检查维护；对消防设施器材、应急灯及安全标识进行安全检查。

8.做好防火、防电、防冻、防雷等防护措施，确保容易危
及人身安全的设施设备有明显警示标志和防范措施；对可能发生的各种突发设备故障有应急方案；在恶劣天气情况下，采取措施保障场所安全。

见调查，及时反馈和解决问题，提高服务质量。

3.定期组织员工进行培训和考核，提高岗位技能和服务意识，确保服务标准达到甲方要求。

4.加强与委托方的沟通和合作，共同举办各项文化活动，
提升业主满意度和社区文化氛围。

5.对各项管理工作进行量化评估和绩效考核，及时发现问
题并采取措施加以改进，提高管理效率和服务质量。

6.严格执行成本管理制度，控制费用开支，保证财务账务
的准确性和合规性。

7.建立档案管理制度，规范各种资料和信息的管理和发布，提高工作效率和信息透明度。

8.针对智能化设施的维护和管理，加强操作培训和预防故
障措施，确保设施的正常运行和使用效果。

9.对公共区域的照明、水电管理和热水器等设施进行每日巡查和维护，及时处理问题，杜绝长明灯、长流水现象。

10.对室内外的清洁、保洁、维护和四害消杀等环境管理工作进行规范化管理和定期检查，保证环境卫生和业主健康。

11.按照ISO9001和ISO质量体系管理标准进行质量检查和品质管理，确保服务标准达到甲方要求。

12.建立绩效考核和行政管理制度，包括办公、培训、考核、薪酬等方面，提高员工工作积极性和工作效率。

以上是我们物业管理的主要工作措施，我们将按照公司品质要求和甲方标准，全力以赴完成各项管理工作，达到甲方满意。

根据调查结果，我们需要及时调整和改进管理服务方案。

为此，我们制定了以下措施：
1.严格按照ISO9001质量保证体系实施日常管理，控制有效投诉率低于3%。

同时，我们将对使用人总人数进行统计，确保有效投诉率不超过3%。

2.设立24小时值班室，受理投诉。

所有投诉信息在3分
钟内完成登记，并按投诉内容传递至相关责任部门。

我们将统一编号所有投诉，以便跟踪检查。

3.责任部门接到投诉后，应立即采取补救措施，并在预定
事件内向客户回复。

我们将确保所有持证上岗人员100%合格，并进行专业培训。

4.我们将对公共配备的5套设施进行完好状况普查，制定
达标整改计划，确保设备状况达到品质管理标准。

同时，我们将对设备实行分级管理，编制设备维修保养计划和工作标准，严格考核目标责任制。

5.我们将建立24小时巡查制度，实行点线结合，固定岗
与伏击岗结合的巡查，建立车辆档案和登记制度，确保安全和管理的有效性。

同时，我们将建立停电、停水、水浸、暴管、设备故障的应急处理预案，避免意外的发生，损坏设备。

1.实行三级检查制度，定期和不定期检查保安值班情况，
落实考核。

2.制订消防安全管理制度，组建消防应急分队。

每天检查
消防设施，发现问题及时汇报。

每月进行消防泵试运行和消防全面检查。

确保消防设备设施完好率达到100%。

3.明确责任区，要求具体、严格操作规程，确保环境卫生、消杀、绿化达标率达到95%。

管理处环境主管严格按作业规
程检查，发现问题立即纠正，考核结果与服务方经济利益挂钩。

公司定期抽查工作，严格考核。

4.利用现代化手段对物业管理进行自动化软件管理，实施
文件管理、材料管理、认识管理和账务管理。

利用内部管理网络系统，实现信息交流和资源共享。

运用自动化监控系统、自动化消防系统、自动化节能降耗系统，实施科学化的管理。

5.实施工程维修、质量跟踪与验收，严格按ISO9001质量
保证体系操作。

对客户提供的维修材料进行检验，确保合格方可实施维修。

对难度大、复杂系数高的维修工程，由公司技术部门现场指导、监督与质量控制。

确保零修合格率达到100%。