九级秘书
03832_九段秘书工作法ppt课件
2024/1/28
7
02
一段秘书：发通知与准备
2024/1/28
8
通知内容与方式
通知内容
清晰明确地传达会议主题、时间、地 点、参会人员及会议背景等信息。
通知方式
根据紧急程度和重要性，选择合适的 通知方式，如邮件、电话、短信或即 时通讯工具等。
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9
准备事项与流程
01
02
和计划。
对于重要邮件、电话、信息等， 第一时间提醒领导关注并处理。
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29
给予合理建议和意见
根据领导的工作需求 和目标，提供有针对 性的建议和意见。
在领导决策前，提供 全面的分析和评估， 帮助领导做出更明智 的决策。
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结合自身专业知识和 经验，为领导提供有 价值的参考和启示。
利益不受损害。
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03
防范商业风险
加强商业风险防范意识，关注市场动态和竞争对手情况，为公司决策提
供有力支持。
39
THANKS
感谢观看
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40
2024/1/28
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01
九段秘书概述
2024/1/28
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九段秘书定义与特点
2024/1/28
定义
九段秘书是指具备高度专业素养 和综合能力，能够协助领导高效 处理各类事务的秘书人员。
特点
具备扎实的专业知识、高超的沟 通协调能力、敏锐的洞察力、优 秀的组织能力和卓越的执行力。
5
九段秘书重要性
提高领导工作效率
23
06
五段秘书：巧沟通与善协调
2024/1/28
九段秘书工作法培训(2024)
快速响应
在突发事件发生时，能够迅速做出反应，及时采取措施控制事态 发展。
冷静分析
保持冷静的头脑，对突发事件进行深入分析，找出问题的根源和 解决方案。
灵活应对
根据突发事件的性质和严重程度，灵活调整应对策略和措施，确 保问题得到妥善解决。
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04
三段秘书：会议筹备与记录整理
2024/1/28
初稿、修改完善等环节。
公文语言表达
运用准确、简练、明确的语言 表达，避免使用模糊、歧义或
过于专业的词汇。
公文审核与校对
具备对公文进行审核和校对的 能力，确保公文内容准确、无
误。
2024/1/28
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领导演讲稿撰写及演讲辅导
演讲稿撰写技巧
了解演讲稿的基本结构和写作技巧， 能够根据不同场合和需求撰写领导演 讲稿。
九段秘书工作法培训
2024/1/28
1
目录
• 九段秘书概述 • 一段秘书：基础技能与职业素养 • 二段秘书：沟通协调与团队协作 • 三段秘书：会议筹备与记录整理 • 四段秘书：商务旅行安排与外事接待
2024/1/28
2
目录
2024/1/28
• 五段秘书：高级文秘技能提升 • 六段秘书：项目管理能力培养 • 七段秘书：领导决策支持能力提升 • 八段秘书：个人品牌塑造与职场影响力提
5
九段秘书的职场价值
01
02
03
提高工作效率
九段秘书能够合理规划工 作流程，提高工作效率， 减少领导的工作压力。
2024/1/28
促进团队协作
九段秘书擅长沟通协调， 能够促进团队成员之间的 合作，提高团队凝聚力。
提升企业形象
2024年九段秘书心得体会模版(2篇)
2024年九段秘书心得体会模版所谓“九段秘书”是指秘书在安排一次工作会议时，要做到发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、作记录、发记录、定责任，最后将整个会议过程做成标准化会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，形成不依赖于任何人的会议服务体系。
每段流程凸显的价值不同，圆满完成全部九个阶段流程的秘书方可称为“九段秘书”。
____年____月____日，____仲裁委金融仲裁院按照制定的年度学习计划如期安排了第三季度学习内容，____开展了“学习姜汝祥的《请给我结果》—争创九段秘书水准”专题读书交流活动。
此次读书交流活动由金融仲裁院院长苏勤同志主持，金融专业委员会主任、仲裁员张杰和金融仲裁院全体工作人员共同参与了学习探讨。
姜汝祥的《请给我结果》一书传达的核心观念是：完成任务≠结果，也就是“结果导向”。
该书通过寓言、身边的故事和生动的企业案例，层层剖析告诉我们一个看似简单但又意义深远的道理：不要只完成任务，重要的是要结果。
其中，关于“九段秘书”的案例非常生动诠释了这一理念。
所谓“九段秘书”是指秘书在安排一次工作会议时，要做到发通知、抓落实、重检查、勤准备、细准备、作记录、发记录、定责任，最后将整个会议过程做成标准化会议流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，形成不依赖于任何人的会议服务体系。
每段流程凸显的价值不同，圆满完成全部九个阶段流程的秘书方可称为“九段秘书”。
在交流会上，大家结合本部门和自身工作实际，以“确立‘结果导向’行为准则和争创九段秘书水准”为主题，积极沟通交流读书感想和心得。
通过交流思想、碰撞智慧，增强了对结果导向的内涵和重要性的认识，转变了旧的思维和观念，激发了大家提高工作效能和争做优秀秘书的热情。
王婷同志则认为仲裁的效率理念要求秘书在办案过程中应追求快速而有力的执行，不应找借口把今天的工作堆积到明天去做，时刻记住“结果第一，理由第二”。
徐书华同志从仲裁秘书的工作职能出发，认为仲裁秘书不仅负有仲裁案件程序管理和监督执行的职能，也肩负着机构建设和仲裁事业发展的责任，仲裁事业的发展壮大需要打造一支优秀的秘书队伍，因此每一位秘书都应当以“九段秘书”的标准自我激励，以最优结果的实现来实践自我价值。
九段秘书培训课件
一旦企业决策制定，九段秘书需要负责执行这些决策，协调各个部门和团队之间 的合作，确保决策得到有效实施。
企业内部沟通的协调者
协调内部沟通
九段秘书需要协调企业内部各部门和员工之间的沟通，以确 保信息的畅通无阻和工作的协同高效。
建立沟通渠道
九段秘书需要建立多种沟通渠道，以方便员工之间和部门之 间的信息传递和交流，从而避免信息堵塞和误解。
清晰表达与简练
用简洁明了的语言表达自己的意思，避免冗长和 复杂的表述。
积极倾听与反馈
善于倾听对方的意见和建议，给予积极的反馈和 回应，推动沟通的顺利进行。
04
九段秘书在企业管理中的作用
企业决策的参与者和执行者
参与企业战略决策
九段秘书在企业管理中扮演重要角色，他们需要参与并协助制定企业战略，以确 保公司的长期发展和成功。
商务礼仪与职业形象
商务礼仪
掌握商务场合的礼仪规范，如着装、言谈举止、职业微笑等，展 现职业素养。
职业形象
保持整洁、大方的职业形象，注意个人卫生和仪态，树立良好的 个人形象。
商务场合应对
在商务场合中保持冷静、礼貌应对，学会与他人保持良好的沟通 和合作。
高效率的沟通技巧
明确目的与对象
明确沟通的目的和对象，了解对方的需求和心理 ，做到有的放矢。
九段秘书需要具备扎实的现代办公自动化技能，能熟 练地使用各种办公软件，包括Word、Excel、 PowerPoint等。此外，九段秘书还需要具备良好的英 文听、说、读、写、译能力，能够处理各种英文商务 函件和文件。同时，九段秘书还需要具备较强的沟通 协调能力、办事能力和服务意识，能够妥善处理客户 的来访接待和电话接待工作。
3
处理文件与资料
九级秘书
递资料, 把 领导每周、 每天的工作 行程和时间 安排好，按 照每周、每 天行程的时 间表提前提 醒领导，比 较重要的事 项提前一天 提醒、特别 重要的事项 提前一周提 醒领导并且 协助领导做 好充分的准 备
递资料,排行 程、做提醒， 并且帮助领 导审核资料， 如何错的或 者不知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了
解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会 者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。
六级秘书的做法： 做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会
议性质？提供相关会议资料，还应该在会议过程中详细做好会议记 录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并 把记录发给相关人员。
助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建 议。
六级秘书的做法： 帮汇总——递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分
析下属工作结果、给出自己的建议，并且帮助领导把自己本周、本月 的工作结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排。
七级秘书的做法： 追措施——递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分
• 秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副总裁的重要性!因为他的 存在,才使我专注于思考和决策。有人说我事半功倍,那么至少一半 是我的秘书的贡献。 • 在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀的秘书最少为我节约了一 万多个小时。 ——全球第一CEO杰克.韦尔奇
• 年薪1200万的“打工皇后”，和黄集团总经理洪小莲说：“我之所 以有今天的成就是因为我有过18年的秘书工作的经历”。
九级秘书的做法： 做流程——把上述过程做成标准化的“秘书”工作流程，让任何
职业素养之九段秘书工作法精美PPT课件
整理会议纪要内容
提炼要点
将会议记录中的重要信息进行分类、归纳和提炼，形成清晰的纪 要框架。
明确责任
在纪要中明确各项任务的责任人、完成时间和跟进方式，确保工作 有效推进。
校对核实
对整理好的纪要内容进行校对，确保信息准确无误，避免产生歧义 。
及时传达会议纪要
及时性
在会议结束后尽快整理 并传达纪要，确保信息 及时传递，避免延误工 作进度。
落实。
记录检查结果
02
在检查过程中，详细记录每项工作的完成情况，包括存在的问
题和需要改进的地方。
及时反馈问题
03
在发现问题的第一时间，及时向相关人员反馈，确保问题得到
及时解决。
汇总检查结果
整理检查结果
将检查结果进行整理，分类汇总存在的问题和需要改进的地方。
分析问题原因
针对存在的问题，深入分析原因，找出问题的根源，为后续改进 提供依据。
核实相关数据和细节 ，避免传达错误信息 。
选择合适通知方式
根据通知的紧急程度和重要性 ，选择合适的通知方式，如电 话、短信、邮件等。
考虑接收者的习惯和偏好，选 择最容易被接收和关注的方式 。
确保通知方式可靠且及时，避 免因传达延误而造成损失。
确保通知及时传达
提前规划好通知时间，确保在合适的 时间点进行传达。
制定责任追究制度
建立健全的责任追究制度，对 于工作中出现的失误、延误等 问题，要依法依规进行责任追
究。
根据问题性质和严重程度， 制定相应的处罚措施，如警 告、记过、降职、开除等。
同时，也要建立奖励机制，对 于在工作中表现突出、做出重 要贡献的人员给予相应的表彰
和奖励。
加强责任意识和培训
九级秘书(初入职场必学)
九级秘书总经理要求秘书安排一个在明天9点召开的重要会议。
如果您是这位秘书, 请用5个W问问自己, 想想您将怎样组织这场会议?WhatWhenWhoWhereHow•一级秘书：发通知――用电子邮件或在公告栏上发会议通知，然后到会议室，准备相关会议用品，并参加会议。
•二级秘书：抓落实――发通知之后，再打一通电话与参与的人确认，确保每一个人被及时通知到。
•三级秘书：重检查――发通知，落实到人后，第二天在会议前三十分钟提醒与会者参会。
确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉会议的缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须为会议重新安排时间。
•四级秘书：勤准备――发通知与总经理沟通定出会议议程，落实到人，会前通知，也测试了设备，投影仪，电脑等工具。
并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
•五级秘书：细准备――发通知以及会议议程，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这会议的性质是什么？然后给与会者发出过去与这次会议议题相关的资料，供大家参考。
领导通常都很健忘，记不得相关背景。
•六级秘书：做记录――发通知，落实到人，会前通知，会议议程，测试设备，也提供相关资料，还会在会议中详细做好会议记录（在允许的情况下，做个录音备份）。
•七级秘书：发记录――会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理是否做任何修改，然后发给与会人士或者未参与会的人士。
•八级秘书：定责任――将会议上确定的各项任务，一对一落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理及当事人一人一份，并定期跟踪各项任务完成的情况，并及时汇报给总经理。
•九级秘书：做流程――把上述过程做成标准化的“会议”流程，然后教会其他秘书，确定其他秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖任何人的会议服务流程体系。
•请问你会给一级和九级秘书同样的钱吗？。
2024版九段秘书培训课件(PPT)
根据任务的紧急程度和重要性，合理分配时间和精力，优先处
理重要且紧急的任务。
合理利用碎片时间
03
充分利用等待、休息等碎片时间，进行简单的任务处理或学习
提升。
16
工作效率提升策略
2024/1/24
保持专注
避免多任务处理，专注于当前任务，减少干扰和打断，提高工作 效率。
制定工作流程
优化工作流程，减少不必要的环节和浪费，提高工作效率和质量。
九段秘书培训课 件(PPT)
2024/1/24
1
contents
目录
2024/1/24
• 九段秘书概述 • 日常事务处理 • 商务礼仪与职业形象 • 时间管理与工作效率 • 沟通协调与团队合作 • 保密意识与信息安全 • 情绪管理与压力应对
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2024/1/24
01
CATALOGUE
九段秘书概述
3
2024/1/24
24
信息安全基础知识
2024/1/24
信息安全的定义
解释信息安全的定义，包括信息的保密性、完整性、可用性等要 素。
信息安全威胁
列举常见的信息安全威胁，如黑客攻击、病毒传播、网络钓鱼等。
信息安全防护技术
介绍信息安全防护技术，如防火墙、入侵检测、加密技术等。
25
防止信息泄露的措施
加强物理安全 通过门禁系统、监控摄像头等措施， 加强物理层面的安全防护。
强化网络安全
采用网络隔离、访问控制等手段，确 保网络安全。
2024/1/24
数据加密与备份
对重要数据进行加密处理，并定期进 行备份，以防数据泄露或损坏。
员工培训与监管
定期开展信息安全培训，提高员工的 安全意识；同时加强对员工的监管， 防止内部泄密事件的发生。
九段秘书工作法培训PPT课件
会议记录技巧与要点
参会人员名单和职务
重要决策和行动计划
会议议程和讨论内容
会议后续跟进与落实
01
跟进措施
02
整理会议记录，形成会议纪要
将会议纪要发送给参会人员，并征求反馈意见
03
会议后续跟进与落实
• 对1
落实方法
02
03
04
制定具体的行动计划和时间表
信息收集与分析
负责收集、整理、分析各类信息，为领导提供全 面、准确、及时的信息支持。
沟通协调
协助领导进行内外部沟通协调，促进公司各部门 之间的协作与配合。
参谋助手的职责与能力要求
职责：协助领导处理日常事务，提供工作 建议和支持，参与制定和执行工作计划。
具备良好的职业素养和团队协作精神，能 够承担工作压力和挑战。
激励措施设计
根据团队成员的需求和动机，设计合理的激励措施，如物质奖励、晋 升机会、荣誉表彰等，激发团队成员的积极性和创造力。
授权与信任
给予团队成员适当的权力和信任，让他们参与决策和管理，提高其责 任感和归属感。
及时反馈与辅导
领导者应及时给予团队成员反馈和辅导，帮助他们发现问题、改进不 足，提升个人和团队绩效。
九段秘书工作法培训 PPT课件
CONTENTS 目录
• 九段秘书概述 • 一段秘书：接待与礼仪 • 二段秘书：日程管理与时间规划 • 三段秘书：文件管理与信息整理 • 四段秘书：会议筹备与记录 • 五段秘书：商务旅行安排与协调
CONTENTS 目录
• 六段秘书：项目协助与推进 • 七段秘书：高级决策支持与参谋助手 • 八段秘书：团队建设与领导力培养 • 九段秘书：卓越成就与未来展望
解和认同。
2024版九段秘书工作法课件
2024/1/28
1
目 录
2024/1/28
• 九段秘书概述 • 一段秘书：发通知 • 二段秘书：抓落实 • 三段秘书：重检查 • 四段秘书：勤准备
2
目 录
2024/1/28
• 五段秘书：细准备 • 六段秘书：做记录 • 七段秘书：发记录 • 八段秘书：定流程 • 九段秘书：做传承
3
2024/1/28
01
CATALOGUE
九段秘书概述
4
九段秘书的定义与特点
定义
九段秘书是指具备高度专业素养和综合能力的秘书人员，能够 协助领导高效处理各类事务，提供全方位的工作支持。
2024/1/28
特点
专业性强，具备丰富的行业知识和工作经验；综合素质高，具 备良好的沟通协调、组织策划、应变处理等能力；服务意识强， 能够主动为领导排忧解难，提供个性化服务。
容易产生歧义的词汇。
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确认相关人员对记录内容的理解和认可
2024/1/28
01
在传达记录后，及时与相关人员进行沟通，确认他们是否完全 理解记录的内容。
02
对于重要或复杂的记录，可以要求相关人员复述或概述记录内
容，以确保他们真正理解。
如果相关人员对记录内容有任何疑问或不同意见，应及时进行
03
解释和讨论，确保双方对记录内容的理解和认可。
设立服务监督机制和反馈渠道，及时收集和处理参与人员的意见和建议，持续改进服务质量。
2024/1/28
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2024/1/28
07
CATALOGUE
六段秘书：做记录
28
做好会议或活动记录
准确记录
确保会议或活动的关键信息、讨论内容和决策结 果等被准确记录，避免遗漏或误解。
九段秘书培训课件-2024鲜版
定义
九段秘书是指具备高度专业素养和 综合能力，能够协助领导高效处理 各类事务，提供全方位、多层次支 持的优秀秘书。
特点
具备扎实的专业知识、高超的沟通 协调能力、敏锐的洞察力、优秀的 分析判断能力和卓越的执行力。
4
九段秘书重要性
提高领导工作效率
九段秘书能够协助领导高效处理 各类事务，减轻领导工作负担，
信息化手段应用
积极应用信息化手段，如办公软件、 数据分析工具等，提高工作准确性和 效率。
2024/3/27
团队协作与沟通
加强团队协作和沟通，促进信息共享 和资源整合，形成工作合力。
持续学习与提升
保持持续学习和提升的态度，关注行 业动态和最新技术趋势，不断提高自 身专业素养和综合能力。
26
THANKS FOR WATCHING
关注行业动态 关注所在行业的最新动态和趋势，及时为企业提 供有价值的信息和建议。
3
拓展业务领域 积极寻找和拓展新的业务领域和市场，为企业创 造更多的商业机会和价值。
2024/3/27
22
CHAPTER 06
九段秘书实践案例分析
2024/3/27
23
案例一：成功策划并执行重要会议活动
会议策划
资源协调
2024/3/27
档案整理与归档
掌握档案整理方法，学习 如何对档案进行编号、装 订、归档等操作。
保密意识培养
加强保密意识，确保文件 和档案的安全性和机密性。
9
会议筹备与记录
2024/3/27
会议筹备
01
学习如何协助领导进行会议筹备，包括会议通知、场地布置、
设备检查等。
会议记录
02
掌握会议记录技巧和方法，能够准确、全面地记录会议内容和
九级秘书
协理名言分享：
放心---放权 放心 放权----放钱 放权 放钱
工作意义与工作价值
任务与结果的差别
大家似乎都在工作，企业却拿不到结果 员工充满疑惑：我这么努力，完成了任务， 为什么上级还是不满意 关键在于，我们没有把重点放在结果上！
以董事长的思维，来看待自己的工作
如果你是董事长，你需要什么样的秘书？
ห้องสมุดไป่ตู้
模拟测试： 模拟测试： 总经理要秘书安排会议
总经理要求秘书安排隔天上午9点召开会议。 在这件事情中，什么是任务？什么是结果？ 通知所有需要出席会议的人员然后秘书自己 也参加会议来做服务，这是【任务】 请问：假如你是主管，你想要什么样的结果 呢？
三级秘书的做法： 三级秘书的做法：
重检查-----发通知，落实到人，第二天在会 前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动， 对临时不有急事不能参加会议的人，立即报 给总经理，保证总经理在会前知道缺席情况， 也预留时间给总经理确定缺席的人，是否必 须参加会议。
四级秘书的做法： 四级秘书的做法：
勤准备-----发通知，落实到人，会前通知后， 去测试可能用到的投影、电脑等工具是否运 作正常，并在会议室门上贴上小纸条：此会 议室明天几点到几点有会议。
五级秘书的做法： 五级秘书的做法：
细准备------发通知，落实到人，会前通知， 测试仪器，提供相关会议资料，还先了解这 个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？ 然后发给与会者过去与这个议题相关的资料， 供她们参考。
六级秘书的做法： 六级秘书的做法：
做记录----发通知，落实到人，会前通知， 测试仪器，提供相关会议资料，还在会议中 做好记录，【在得到允许的情况下，做一个 录音备份】
九级秘书的做法： 九级秘书的做法：
九级秘书
一级秘书的做法：发通知
用电子邮件或在公告栏上发会议通知，然后预定会议室，准备相关会议用品，并参加会议
二级秘书的做法：抓落实
发通知之后，再打一通电话与参与的人确认，确保每一个人被及时通知到。
三级秘书的做法：重检查
发通知，落实到人后，第二天再会议前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有争事不能参加会议的人，立即汇报总经理，保证总经理在会前知悉会议缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须为参加会议重安排时间
四级秘书的做法：勤准备
发通知与总经理沟通定出会议议程，落实到人，会前通知，也测试了设备，投影仪，电脑等工具。
并在会议室门上帖上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五级秘书的做法：细准备
发通知以及会议议程，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这会议的性质是什么，然后给与会者发出过去与这会议议题相关的资料，供大家参考。
领导通常都很健忘。
六级秘书的做法：做记录
发通知，落实到人，会前通知，会议议程，测试设备，也提供相关资料，还会在会中详细做好会议记录。
在允许的情况下，做个录音备份。
七级秘书的做法：发纪录
会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理是否做作任何修改，然后发给与会人士。
八级秘书的做法：定责任
将会议上确定的各项任务，一对一到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理及当事人一人一份，并定期限跟踪各项任务完成情冲服，并及时汇报给总经理。
九级秘书的做法：做流程
把上述过程做成标准化的“会议流程”，然后任何秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖任何人的会议服务流程体系，。
工作方法之九段秘书
5
九段秘书进阶
发通知 发通知 发通知 发通知 发通知 发通知 抓落实 抓落实 抓落实 抓落实 抓落实 抓落实 重检查 重检查 重检查 重检查 重检查 重检查 重检查 二段 800元 800元 勤准备 勤准备 勤准备 勤准备 勤准备 勤准备 提前量 提前量 提前量 提前量 提前量 做记录 做记录 做记录 做记录 发记录 发记录 发记录 定责任 做流程 定责任
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【小寓言】3300万与“滴答” 小寓言】3300万与 滴答” 万与“
有这样一则寓言：一只新组装好的小钟放在两只旧钟当中。两 只旧钟“滴答” 只旧钟“滴答”、“滴答”一分一秒地走着。 滴答” 其中一只旧钟对小钟说：“ 其中一只旧钟对小钟说：“来吧，你也该工作了。可是我有点 担心，你走完3300万次后，恐怕便吃不消了。” 担心，你走完3300万次后，恐怕便吃不消了。” “天哪！3300万次。”小钟吃惊不已。“要我做这么大的事？ 天哪！3300万次。”小钟吃惊不已。“ 办不到。”它非常失望的站着。另一只旧钟见了说：“ 办不到。”它非常失望的站着。另一只旧钟见了说：“别听他胡说八 道，不用害怕，你只要每秒钟‘滴答’摆一下就行了。” 道，不用害怕，你只要每秒钟‘滴答’摆一下就行了。” “原来这样简单！”小钟高兴地叫起来。“只要这样做，那便 原来这样简单！”小钟高兴地叫起来。“ 好极了，好，我现在就开始。 ”小钟很轻松地每秒钟“滴答”摆一 小钟很轻松地每秒钟“滴答” 下，不知不觉中，一年多过去了，它摆了3300万次。 下，不知不觉中，一年多过去了，它摆了3300万次。 启示： 启示：在一个大目标面前，我们常常会因目标的遥远和艰辛感 到气馁，甚至怀疑自己的能力。而在一个小目标面前，我们却往往会 充满信心地完成。 文员工作就是一项非常枯燥的工作，可简单的工作仍然可以产 生巨大的成就！
九段秘书(ppt版)10441
技能要求
具备较强的组织协调能力和资源 整合能力，能够高效地安排和管 理各项工作。
不断学习和提升自己的专业知识 和技能，以适应不断变化的工作 需求。
2024/1/26
高效沟通能力 组织协调能力 保密意识 学习能力
具备良好的沟通技巧和表达能力 ，能够清晰、准确地传达信息。
严格遵守保密规定，确保公司机 密不被泄露。
2024/1/26
6
02
九段秘书的职责与技能
Chapter
2024/1/26
7
职责划分
01
02
03
日常事务管理
负责安排和组织会议、接 待来访者、处理邮件和电 话等日常事务。
2024/1/26
信息收集与整理
搜集与公司业务相关的信 息，进行整理、分析和汇 报，为领导决策提供支持 。
行程安排与协调
协助领导安排出差、会议 等行程，协调内外部资源 ，确保行程顺利进行。
质量。
24
积累经验拓展视野
2024/1/26
多岗位锻炼
通过在不同岗位上的工作经验，积累丰富的职业经历和人际关系 资源。
参与项目实践
积极参与公司或团队的项目实践，了解项目运作的全过程和各个 环节。
拓展国际视野
参加国际会议、交流活动等，了解国际前沿的理念和做法，拓宽 视野。
25
培养领导气质和影响力
2024/1/26
9
工作流程与规范
明确工作目标和计划
根据领导的要求和公司战略，制 定明确的工作目标和计划。
及时汇报工作进展
定期向领导汇报工作进展和成果 ，及时反馈问题和挑战，寻求支 持和指导。
2024/1/26
01 02 03 04
九级秘书
-你是哪一级
中英人寿江苏分公司
您是否有过类似的经历？
• 秘书总会说：我忘记了！ • 秘书总会说：我通知了！ • 秘书总会说：我不知道！ • 秘书总会说：我不会做！ • 秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！ • 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后领导变 成了秘书的助理！ • 秘书换了很多，却没有一个让你满意……
• 秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副总裁的重要性!因为他的 存在,才使我专注于思考和决策。有人说我事半功倍,那么至少一半 是我的秘书的贡献。 • 在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀的秘书最少为我节约了一 万多个小时。 ——全球第一CEO杰克.韦尔奇
• 年薪1200万的“打工皇后”，和黄集团总经理洪小莲说：“我之所 以有今天的成就是因为我有过18年的秘书工作的经历”。
三级秘书的做法： 重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参
会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇 报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参 加会议留下时间。
四级秘书的做法： 勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使
用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴 上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况并给出自己的建 议。
六级秘书的做法： 帮汇总——递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分
析下属工作结果、给出自己的建议，并且帮助领导把自己本周、本月 的工作结果汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排。
七级秘书的做法： 追措施——递资料,排行程、做提醒，审资料，汇下属工作，分
递资料 , 排 行程、做 提醒，审 资料，并 且每周、 每月和每 季把领导 直接下属 的工作结 果和计划 汇总起来
工作方法之九段秘书ppt课件
2024/1/26
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05 四段秘书：勤准备
2024/1/26
20
了解会议背景与目的
深入研究会议主题
仔细研读会议通知和相关文件，确保对会议议题 有全面深入的理解。
明确会议目标
与会议组织者或上级沟通，明确会议的具体目标 和期望结果。
了解参会人员
熟悉参会人员的背景和需求，以便更好地为他们 提供服务和支持。
提高工作效率。
2024/1/26
促进团队协作
九段秘书作为团队中的重要角色， 能够协调各方资源，促进团队成员 之间的协作，提升团队整体绩效。
提升企业形象
九段秘书作为企业对外的重要窗口 ，其专业素养和综合能力直接体现 了企业的形象和实力。
6
九段秘书培养目标
专业知识与技能
培养九段秘书具备扎实的专业知识，包括文秘、管理、法 律、财务等方面的知识，以及高超的办公技能和良好的外 语能力。
03
根据检查计划和清单，合理安排检查时间和人员，确保检查工
作能够顺利进行。
17
实地查看工作现场
观察工作现场
深入工作现场，仔细观察员工的 工作状态、工作流程、设备设施
等情况，了解实际工作情况。
询问员工意见
与员工进行沟通交流，了解他们 对工作的看法和建议，收集员工
的意见和反馈。
记录现场情况
将观察到的现场情况和员工意见 详细记录下来，形成完整的现场
03
强化跨部门协作
促进部门间沟通与合作，确保流程顺畅进行。
38
推动新流程实施并持续改进
制定实施计划
明确新流程的实施步骤和时间表，确保按计划推进。
监督执行过程
密切关注新流程的执行情况，及时发现问题并解决。
九段秘书培训课件
定期检查实施计划的效果，并根据实际情况进行 调整和评估，以确保职业发展顺利进行。
如何提升个人能力
学习与培训
参加相关的培训课程和学习活动，不断提升专业技能和知识水平 。
实践与反思
在工作中不断实践和反思，总结经验教训，持续改进个人能力。
寻求导师指导
寻找有经验的导师或职业顾问，寻求指导和建议，帮助解决个人 能力提升过程中的困惑和问题。
控制会议进程
九段秘书需要掌握会议进程，合理安排每个议程的时间，确保会议按照预定计划进行。
会议记录技巧
01
快速记录会议内容
九段秘书需要具备快速、准确记录会议内容的能力，包括与会人员的
发言、讨论的重点等。
02
整理会议纪要
在会议结束后，九段秘书需要及时整理会议纪要，将会议内容、讨论
的重点、决策等整理成文档。
耐心倾听
认真听取客户的问题和意见， 理解客户的立场和需求，以便 更好地为其提供解决方案。
专业解答
用专业知识和经验解答客户的 问题，提高客户满意度和信任
度。
九段秘书的沟通原则和注意事项
保持积极态度
无论面对何种沟通挑战，保持积极的态度和心态，以促进良好的 沟通和合作关系。
遵循公司文化
遵循公司的文化和价值观，避免因个人行为或言语不当导致的问 题。
工作协调与安排
能够有效地协调各项工作，合理安排时间，确保工作的高效执行 。
工作总结与反馈
在完成工作任务后，能够对工作进行总结和反思，及时发现问题 并改进。
06
九段秘书的职业发展与提升
如何规划职业生涯
明确职业目标
制定明确的职业目标，并考虑目标的可行性和实 现路径。
制定实施计划
九段秘书告诉你什么是执行力
九段秘书告诉你什么是执行力题记：我认为是在执行之前首先要明确手段和目的的关系。
总经理安排会议是手段，将任务分配、落实（包括期间的反馈）才是最终的目的。
前几段的秘书基本上都是将手段当成目的。
另外，执行力和责任心有很大的关系，有时候是想到了，但懒得去做。
我们很多新同学都加入了学生会、社团，有些同学还加入了好几个，但给我的感觉绝大多数都是在混，缺少一颗将事情做到极致的心。
九段秘书的提法是源于一个总经理要秘书安排会议的一个案例，总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事下，什么是任务?什么是结果?通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。
但我们想要的结果是什么呢?针对同一个会议，一段秘书到九段秘书给出了不同的答案。
下面是一至九段秘书的不同做法，大家不妨边看边对照，如果你是这位秘书，你会做到第几段呢？每段后面的数字是指该段位秘书的月薪。
一段秘书的做法：发通知。
用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
这是大多数人的做法，而这恰恰是“一段秘书”完成任务的方式。
800二段秘书的做法：抓落实。
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
1000三段秘书的做法：重检查。
发通知，落实到人后，在第二天在会前30分钟提醒与会者参与，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，为总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
1200四段秘书的做法：勤准备。
在三段秘书基础上，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
1500五段秘书的做法：细准备。
在四段秘书做好的情况下，还要先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考(领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。
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八級秘書
定責任
將會議上確定的各項任務，一對一的落 實到相關責任人，然後經當事人確認後， 作成書面備忘錄，交給總經理與當事人 一人一份，並定期追蹤各項任務的完成 情況，並及時彙報總經理
把上述過程作成標準化的“會議”流程， 讓任何一個秘書都可以根據這個流程， 把會議服務的結果做到九級，形成不依 賴任何人的會議服務系統
秘書的九種分級
9種分級
一級秘書 三級秘書 五級秘書 七級秘書 二級秘書 四級秘書 六級秘書 八級秘書
九級秘書
9種秘書的做法
一級秘書
發通知
用電子郵件或在公佈欄上發會議通知，然 後準備相關會議用品，並參加會議
二級秘書
抓落實
發出通知之後，再一一打電話給參加會議 的人做確認，確保每個人都被及時通知到
三級秘書
重檢查
2014/7/29
發通知落實到人後，第二天在會議前30分 鐘提醒與會參與者，確定有沒有變動,對臨 時有急事不能參加會議的人，立即彙報給 總經理，保證總經理在會前知悉缺席情況， 也預留時間給總經理確定缺席的人是否必 須參加會議
3
四級秘書
勤準備Biblioteka 發通知，落實到人，會前通知後，測試設 備是否運作正常(例如:可能用到的投影機 或電腦等)，並在會議室門上貼小紙條提醒 此會議室明天幾點到幾點有會議
5
九級秘書
2014/7/29
作流程
你是哪一種人?
2014/7/29
6
發通知，落實到人，會前通知，也測試了 設備，還先瞭解這個會議的性質是什麼？ 總裁的議題是什麼？然後提供議題相關的 資料給與會者，供他們參考
五級秘書
細準備
六級秘書
作紀錄
發通知，落實到人，會前通知，測試了 設備，也提供了相關會議資料，還在會 議過程中詳細做好會議記錄
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2014/7/29
七級秘書
發紀錄
會後整理好會議記錄給總經理，然後請 示總經理是否發放給參加會議的人員或 者其他人員