【2018最新】档案管理作业指导书-实用word文档 (11页)

本文部分内容来自网络整理，本司不为其真实性负责，如有异议或侵权请及时联系，本司将立即删除！
== 本文为word格式，下载后可方便编辑和修改！ ==
档案管理作业指导书
篇一：档案管理作业指导书
档案管理作业指导书
为进一步强化集团公司档案管理工作，使档案管理向程序化、规范化方向迈进，
便于档案管理人员进行实际操作，特制定本作业指导书。

1.0适用范围：
本规定适用于集团公司总部、控股公司、子公司及各专业市场。

（以下简称各
单位）
2.0定义：
本作业指导书所称的档案，是指公司在项目开发、市场营销、行政管理、工程
改扩建、安全、设备维修保养、市场接管、财务管理等活动中形成的，对公司
具有参考保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的信息载体。

3.0作业内容：
3.1集团公司档案由办公室档案室统筹管理，分类分级科学保存、使用、销毁。

目前档案可按以下内容分类
3.1.1由集团公司办公室直接管理或者因工作需要由总裁特别授权人暂时持有
的档案资料，包括但不限于集团公司对外的大宗合同、地籍资料、房屋产权证、不动产、股权债权凭证与各类证照原件、各单位物业原始租赁合同、各单位新
改扩建资料原件档案等。

由总裁特别授权人暂时持有的档案资料原则上为复印
件必要时可为原件，同时必须亲自按照《档案管理规定》办理借用手续，期满
后续借，如遇其他单位需借用时，应该先行归还，再由办公室档案室另行为其
他借用单位办理借用手续。

3.1.2由集团公司办公室档案室直接存档的资料，主要是具有历史参考价值的
和涉及法律法规、制度等方面的资料，具体包括公司的可行性研究、申请、批
准材料、公司章程、公司内部发文、综合性行政事务、法律事务、外事等方面
的资料。

3.1.3由集团公司各职能部门定期移交集团公司办公室存档和由部门自行存档
的资料，具体明细见《职能部门移交公司归档文件类别表》、《总部及各职能
部门归档文件明细表》。

3.1.4各专业市场需存档的相关资料由办公室档案室委派人员在各专业市场独
立立卷归档。

具体明细见《市场归档文件明细表》。

3.1.5集团公司下属子公司上交集团公司办公室存档的资料。

3.2归档文件整理规则：
3.2. 1将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，
使之进入有序化的过程。

3.2. 2归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件。

文件正本与定稿为一件，定稿过厚不宜装订的也可单独作为一件。

3.2. 3重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定
稿等）的，可将正本与历次稿本各为一件；正文与附件为一件，如附件数量较
多或者太厚不宜装订的也可各为一件。

3.2. 4正文与重要的文件处理单、发文稿头纸、签批条等应作为一件；原件与
复制件应作为一件。

3.2. 5转发文与被转发文作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件。

3.2. 6同一问题的来文与复文（包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通
知与报告等）可作为一件；会议记录应以每次会议作为一件。

3.3 整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

3.4 质量要求：
3.4.1 归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文
件应予复制。

文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

3.4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

3.5 整理方法：
3.5.1 装订：
3.5.1.1归档文件应按件装订。

3.5.1.2装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复
制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，
来文在后。

3.5.1.3方式与用材的选择：根据件内文件的厚薄而定，件内文件较厚的，可
延用原来三孔一线的装订方式；件内文件较薄的，可采用不锈钢钉装订等方式。

装订时以文件的左侧1CM为装订边。

3.5.1.4分类：归档文件的分类采用年度—单位（问题）--保管期限的方法进行，如单位较小，形成文件数量较少，可采用年度--保管期限的方法进行分类。

同一全宗应保持分类方案的稳定。

3.5.2 分类：
3.5.2.1按年度分类将文件材料按其形成年度分类。

A.跨年度时，一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。

B.对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉
及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。

C.跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度处理案件形成的文件归入结案年；跨年度办理的文件归入办结年。

D.几份文件作为一件时，"件"的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。

3.5.2.2 按规定保管期限分类。

3.5.2.3 按单位（问题）分类。

A.将文件按其形成或承办单位（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。

B.会议由几个单位承办的，可选择一个主要的承办单位进行归档。

3.5.3 排列：
3.5.3.1归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由进行排列。

A.分类方案的最低一级类目是指"保管期限",同一事由内的归档文件，可按文件形成的时间或重要程度进行排列。

B.已采用计算机管理档案的单位，可按不同事由形成时间的先后顺序依次排列；未采用计算机管理档案的单位，应按事由具有的共同属性分别集中排列，以便
于手工检索。

C.同一保管期限内的会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

D.由于特殊原因未及时归档的零散件，可采用将其排在同一年度、同一单位
（问题）、同一期限的最后，并在备考表中加以说明（在实际工作中应尽量避免）。

3.5.4 编号：
3.5.
4.1 全宗号：档案部门给立档单位编制的代号。

3.5.
4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。

3.5.
4.3 保管期限：
A.归档文件保管期限为"永久、30年、10年"。

B．各部门、各专业市场也可根据部门实际情况，对一些诸如集团公司内部联络单等时效性的资料进行定期清理，对已失效的文书材料也可在保存一年以上后
组织人员进行监督销毁。

3.5.
4.4 件号：文件的排列顺序号。

A.件号包括单位（部门）编件号和公司档案室编件号，分别在归档文件整理和
档案移交进公司档案室时编制。

B.单位编件号由各立档单位编制，编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注，有几个类目编几个流水号。

3.5.
4.5 单位（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简
称。

3.5.5 编目：
3.5.5.1归档文件应依据分类方案和编目件号顺序编制归档文件目录。

3.5.5.2 归档文件应逐件编目；来文与复文为一件时，只对复文进行编目；归
档
文件件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

A.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文单位或署名者。

填写时，使
用全称或通用简称。

B.文号：文件的发文字号。