物业公司行政管理制度(10)

物业公司行政管理制度(10)
物业公司行政管理制度（十）
第四章印章使用保管规定
第三十七条为了明确公章及其它代表公司名义的印章保管责任，规范用印，特制定本规定。

第三十八条所有能代表公司名义的印章，坚持谁保管谁负责的原则，行政、党支部印章由办公室主任保管、登记、使用，法人代表印章由会计保管、使用。

未经总经理、支部书记批准不得随意交由他人管理和使用，因故需临时交接，须经总经理、支部书记批准并严格办理交接手续。

第三十九条使用或借用公章，须填写《物业公司公章使用登记表》或《物业公司公章借用登记表》（见附件），办理审批登记手续。

第四十条以公司名义发的文件由总经理签发用印；例行公事的便函、行政事务证明，报经总经理或分管领导签字批准后用印。

第四十一条各类报表及报送有关部门的材料，报经总经理或分管领导签字批准后用印。

经签字的文件、合同、协议、报表等材料用印，不再登记。

第四十二条异地使用等因工作需要借用公章的，必须经公司总经理批准后方可借用。

借用的公章，使用时必须要有两人在场，特殊情况必须电话征得总经理同意。

借用者必须高度负责，做到章不离人。

借用者回到公司后必须及时归还公章。

第四十三条严禁在空白介绍信上用印，因工作需要开具介绍信，需报经总经理或分管领导签字批准后用印。

用便函开出的各类证明须一式两份，其中一份留存备查。

第五章局内网发稿办法
第四十四条为促进上网稿件管理规范化，加强信息交流，结合实际，特制定本办法。

第四十五条注重信息时效性，原则上在事件发生24小时内发布信息。

第四十六条凡公司发布或报送局办公室通讯须填写《物业公司稿件上网签发单》（见附件）。

通讯公司所发通讯由职能部门或主要职能部门撰稿，行政综
合性的稿件经总经理或党支部书记签字同意，业务性的稿件经总经理或分管领导签字同意，党务工作稿件经党支部书记签字同意后，统一由办公室发布。

涉及局领导活动的稿件由办公室填写《局稿件上网签发单》（见附件）并报送到局办公室网站管理员统一编辑上传。

第四十七条新闻稿件的格式要求：
（一）大标题：三号宋体加粗；副标题：四号宋体。

（二）正文：四号宋体、行间距1.5倍。

（三）上传图片宽不低于600像素，图片清晰、主题突出。

（四）稿件末尾需署作者名。

第六章固定资产管理办法
第一节总则
第四十八条为进一步加强和规范固定资产管理，明确管理职责和程序，维护固定资产安全和完整，特制定本办法。

第四十九条固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在1000元以上（其中：专用设备单位价值在1500元以上），并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。

单位价值虽未达到规定标准，但是耐用时间在一年以上的大批同类物资，也作为固定资产管理。

第五十条固定资产管理必须坚持合理配备、规范管理，资产管理和财务管理相结合的原则。

第二节职责
第五十一条固定资产管理实行“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人”的管理责任制。

第五十二条办公室为固定资产管理部门，内设资产管理员和资产采购员。

管理部门主要职责：
（一）负责建立固定资产卡片和管理台账；
（二）负责职责范围内增加固定资产申请的提出和对使用部门增加固定资产申请的审核；
（三）负责固定资产的采购、验收、入库、领用、维修和保养等日常管
理工作；
（四）负责办理固定资产配置、内部转移、处置、出借等事项审核、申报手续；
（五）负责固定资产清查盘点，编报固定资产信息报表；
（六）负责收集、整理、建立资产档案，妥善归档保管。

第五十三条公司各部门为固定资产使用部门，部门负责人是部门固定资产管理的第一责任人，对本部门使用和保管的固定资产负总责；固定资产使用或保管责任人，负责固定资产的合理使用、安全及完整。

公司领导使用保管的固定资产由办公室资产管理员负责管理。

第五十四条财务为公司固定资产监督管理者，其主要职责：
（一）协同管理部门拟定固定资产管理办法，并组织实施和监督检查；
（二）负责固定资产总账和分类明细账的核算。

负责职责范围内固定资产购置、处置事项的审核、报批工作；
（三）负责固定资产购置资金落实、申购审核、资金结算支付等工作。

第三节日常管理
第五十五条账务设置。

财务应设立“固定资产总账”和“固定资产分类明细账”，实行价值控制。

管理部门应设立《固定资产登记簿》和《固定资产转移单》，对固定资产实施动态管理。

第五十六条按物设卡。

管理部门应对每件固定资产统一分类编号，建立固定资产卡片，做到一物一卡。

第五十七条账账核对。

管理部门和财务应按季度核对固定资产价值，确保账账相符。

第五十八条账实核对。

管理部门每年牵头组织一次实物全面清查盘点，与使用部门进行账实、账卡核对。

盘查结果应由盘查人员与使用部门负责人等相关人员签字确认。

第四节购置
第五十九条使用部门按需提出固定资产购置
计划、填写《物业公司固定资产购置申请表》（见附件），管理部门结合资产配置标准、资产存量状况以及资产调剂和资源共享等条件，会同财务提出意
见，经领导审查同意后方可购置。

第六十条经批准购置的固定资产，由管理部门按规定统一组织采购。

第五节验收
第六十一条固定资产的验收由固定资产管理部门负责组织实施。

第六十二条验收内容包括设备、器材的名称和规格型号等信息与设备购置计划是否相符、配件是否齐全、设备、器材的质量是否合格等。

第六十三条验收合格后，管理部门填写《物业公司固定资产验收单》（附件2）一式三联，管理部门执一联、财务执两联。

第六十四条管理部门根据验收、领用情况，填写固定资产卡片，并对固定资产进行统一编号。

第六节申领
第六十五条固定资产申领是指使用部门因工作需要申请领取固定资产，管理部门予以配置的行为。

第六十六条申领固定资产需在管理部门按规定办理登记手续。

第六十七条使用部门领取固定资产时，应检查资产状态、数量、品质，确定符合使用要求后领取，发现申领资产故障、破损等情况，及时告知管理部门，进行调整、维修、补充。

第七节转移
第六十八条固定资产转移是指变更固定资产使用部门或使用保管人的行为。

固定资产转移包括部门内资产转移、部门间资产转移。

固定资产转移时，由转出部门填写《物业公司固定资产转移单》（见附件），经管理部门批准后，资产管理员监督资产转移。

《物业公司固定资产转移单》一式三联，管理部门、转出和接收部门各执一联。

第六十九条资产转移后应及时办理转移登记，更新固定资产卡片，转移后固定资产编号保持不变。

第七十条因人员调动、工作调整、退休、挂职锻炼、外出学习等情况引起的长时间离职，离职人员使用保管的固定资产及相关资产材料应实施转移，使用部门负责人指定使用保管人或者交还给资产管理部门。

（一）人员离职时，移交使用保管的固定资产及相关资产材料后，还应
填写《物业公司固定资产转移单》，管理部门监督。

（二）领导离职时，对所使用保管的固定资产及相关资料进行移交，由管理部门填写《物业公司固定资产转移单》，确认签字后，管理部门监督转移。

（三）使用部门需要留用离职人员使用保管的固定资产，应指定新的管理使用人，并办理转移手续。

若不需留用，应移交管理部门。

第七十一条各部门闲置固定资产应及时交回固定资产管理部门，统一调剂使用。

第八节清查盘点
第七十二条固定资产应每年进行一次清查盘点，一般结合年度财务决算进行。

第七十三条清查盘点工作由办公室负责组织实施，使用部门配合进行。

第七十四条清查盘点后，使用部门主要负责人和资产管理员应对本部门存量固定资产进行签字确认。

第七十五条管理部门应对清查盘点结果形成资产统计报告，对资产占有、使用、变动、处置等情况做出文字分析说明。

对盘盈、盘亏情况查明原因，提出处理意见，按规定权限办理审批手续后及时处理。

统计报告一式四份，公司分管领导、财务、档案、管理部门各一份。

第九节档案管理
第七十六条固定资产归档资料主要包括：涉及资产购置、验收、领用、处置等审批手续；每年的资产统计报告；每次盘点进行账账、账实核对的记录等。

第七十七条固定资产归档资料由管理部门统一整理、装订成册，每年编造清册归档保管。

第七章机动车辆管理办法
第七十八条为加强对机动车辆的管理，确保行车安全，保障公务用车需要，根据公司实际，特制定本办法。

第七十九条公司车辆由办公室负责管理，办公室指定车辆管理员负责车辆的调度、日常管理、定期保养、维修、年检、油卡领用登记、车况检查、保险和理赔工作。

第八十条公务用车须填写《物业公司派车登记表》（见附件），实行派车登记制度。

严禁公车私用，未经批准的非专职驾驶员一律不得驾驶公车。

第八十一条车辆驾驶人员完成工作任务后原则上应将车辆停放在公司内。

第八十二条车辆驾驶人员应保持车况良好、车容整洁，若有故障，及时通知车辆管理员安排维修。

对使用的车辆要精心保养，要自觉遵守交通规则，不违章驾车，严禁酒后开车。

第八十三条汽车维修按要求填写《物业公司车辆维修申请单》（见附件），原则上到指定修理厂进行修理，车辆大修须经公司总经理同意。

第八十四条车辆外借，须经公司总经理同意，由办公室负责车辆管理的人员安排，途中过桥、过路费用由用车单位（用车人）自付。

第八章经济合同管理办法
第一节总则
第八十五条为了在公司经营工作中认真贯彻执行党和国家的方针、政策，保护本公司的合法权益，维护良好的工作秩序，坚持按合法程序办事，特制定本办法。

第八十六条本办法适用于技术合同、买卖合同、租赁合同、建设合同、委托合同等经济合同。

第八十七条签订合同应当遵循“公正、公平、协商一致、等价有偿和诚实信用”的原则，必须符合《中华人民共和国合同法》之规定，按照约定履行自己的权利和义务。

第八十八条公司内部各部门不得以部门的名义对外签订合同，任何部门不得利用合同进行违法行为，损害本公司的利益。

第二节管理职责
第八十九条经济合同在总经理领导下实行归口管理制度。

第九十条公司办公室为公司经济合同归口管理科室；公司各部门在各自职责范围内负责或参与经济合同的洽淡、拟订、审核、履行和监督管理工作。

第三节合同的承接
第九十一条合同洽谈过程中，承办部门要把握合同的性质、内容、进度、合同额及合同的法律程序。

在订立合同前，必须认真了解、审查对方当事人是否
具有法人地位、支付合同经费能力及其资信资格情况等，必要时应要求对方提供工商营业执照、资格证书等相关材料，并存查备案。

第九十二条对某些重大合同，在洽谈前应当由承办部门负责人向
公司领导汇报。

对较大项目或技术难度较大的项目应征得公司领导的同意。

第四节合同的签订
第九十三条合同签订实行合同会签制，公司所有经济合同签订均须经总经理签发，具体按照《经济合同流转单》（见附件）要求。

第九十四条所有合同原则上应采用国家统一制定的示范合同文本，承办部门及经办人员对于合同的条款须有全面、正确的理解，对于选择的条款和不采用的条款应明确标注，以免产生误解。

无示范合同文本的应按经济内容性质签订相应合同。

第九十五条合同签订须由法定代表人或其委托代理人签字，委托代理人签订的合同，“合同流转单”视为书面授权委托证书，委托代理人必须对本单位负责，在授权范围内行使签约权。

第五节合同的履行
第九十六条合同一经双方当事人签字盖章后即生效。

各承办部
门应当按照约定全面履行自己的义务，并按照约定及时向对方催促履
约，对方履约有困难的，应及时向公司领导汇报，以便采取相应的措
施。

第九十七条合同履行过程中若合同有变更、解除及增添内容的，应仍按经济合同流转单要求流转，续订补充合同，经双方签字盖章纳入主合同范畴进行管理。

第九十八条合同履行过程中，承办部门应注意质量与进度的把
握，同时也应主动接受公司领导、有关部门对质量及进度的监督检查。

第九十九条终止合同后二个月内应按本公司有关资料、档案管理办法资料归档，资料包括双方往来信件、传真、函电、票据、单证等。

第一〇〇条合同履行过程中若出现问题，根据问题大小及性质的严重性，承办部门应及时向公司领导报告。

第一〇一条非我方因素，而使合同无法正常履行或中止的合同，由承办部门书面说明情况，并报公司有关领导审核，总经理审批。

第一〇二条双方当事人通过协商方式不能解决纠纷的，承办部门应及时寻找法律依据，并向公司领导汇报，以便通过法律程序妥善解决。

第六节合同的管理
第一〇三条合同由办公室统一编号后按合同的流程规定签字、盖章和归档。

合同文本在两页及以上须加盖骑缝章。

第一〇四条合同文本正本经双方签约后存办公室壹份，承办部门、财务等执副本若干份。

第一〇五条公司财务要做好合同收、付款统计和汇总与各业务部门进行对帐。

每季度及年度付款情况须向公司领导汇报。

第七节责任及附则
第一〇六条公司不允许部门或个人以部门或私人名义（职务技术成果）对外签订业务合同，若有违规违纪行为的，按有关规定追究责任，严肃处理。

第一〇七条在管理工作中玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊，损害单位利益而谋取个人或小团体利益的，按有关规定追究责任，给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第九章复印机使用管理规定
第一〇八条办公室为复印机管理部门，办公室指定专人负责复印机管理工作。

第一〇九条管理员负责复印机清洁、维护、保养等日常管理工作；霉雨季节或雨天要尽量保持室内空气干燥；下班时切断电源，关好门窗。

第一一〇条外来人员未经管理员同意不得擅自使用复印机。

第一一一条复印时应严格按照操作规范进行，纸张摆放平整，做到节约用纸，根据实际需要复印。

第一一二条勿让曲别针等金属件掉入机内；不得将重物、装有液体的容器等物品摆放在复印机上。

第一一三条复印机出现异声、异味、外壳过热、卡纸等故障时，切不可自行处置，以免造成机器损坏。

应关掉电源并及时向管理员说明情况，由管理员
负责处理或请维修人员修理。

第十章员工理发室管理规定
第一一四条为改善员工生活条件，解决员工理发难问题，公司特设立员工理发室。

第一一五条本理发室为公司内部服务机构，以服务公司员工及直系亲属为主，其他家属及外来人员均不接待。

第一一六条理发室每两周开放一次，时间为周五下午12︰30-16︰00，非开放时间不安排理发服务。

第一一七条本理发室采取有偿服务，理发的员工须按告示的价目付费。

第一一八条为保证个人卫生和健康，理发用毛巾由员工自带。

第一一九条理发师负责搞好理发室内的环境卫生，及时清除地面水渍和碎发等杂物。

第一二〇条使用后的理发工具、物品，按规定清理消毒，并摆放整齐。

第一二一条做好安全防范工作，定期检查水电设施，离开时切断电源，关闭水阀，关好门窗。