项目资金使用与报销制度

项目资金使用与报销制度
1. 背景介绍
为了规范公司员工在项目中资金的使用和报销流程，确保项目经费的合理使用和财务管理的规范性，特订立本《项目资金使用与报销制度》。

2. 适用范围
本制度适用于公司全部项目，包含研发项目、市场推广项目、生产项目等。

3. 权责明确
3.1 项目负责人
项目负责人是项目资金的使用与报销的重要责任人，负责确保资金的合理使用和报销流程的规范性。

具体职责如下：—订立项目资金使用计划并报经理层批准；—监督项目资金的使用和报销情况；—确保项目经费依照预算和实际需求进行使用；—提交完整、准确、合法的报销申请料子；—如有特殊情况需要超预算使用资金的，必需提前向经理层提出申请并经批准。

3.2 资金管理部门
资金管理部门负责监督项目资金的流转和报销流程的执行情况，并在必需时予以项目负责人供应相关的帮助与引导。

具体职责如下：—审核项目资金的使用计划；—监督项目资金的支出与报销情况；—对报销申请料子的真实性、准确性进行审核；—供应项目资金使用和报销的咨询服务；—定期向经理层汇报项目资金使用情况。

3.3 财务部门
财务部门是项目资金的管理和核算主体，负责执行项目资金拨付和报销的具体工作，并对项目资金的使用情况进行定期核算和总结。

具体职责如下：—依据项目负责人的申请，依照预算计划进行资金拨付；—对项目资金的使用情况进行核算和记录；—对报销申请料子的合法性、准确性进行审核；—定期向经理层汇报项目资金使用
和报销情况；—帮助项目负责人和资金管理部门做好项目资金的账
务处理。

4. 资金使用流程
4.1 项目负责人的职责
•编制项目资金使用计划，包含各项目阶段的预算和资金需求；
•依照计划提出资金申请，包含预算、使用理由、使用金额等；
•如有特殊情况需要超预算使用资金，必需提前向经理层提出申请；
•使用项目资金时应与实际需要相符，并确保合理用于项目相关的活动；
•做好收据和凭证的保管工作，确保资金使用的合规性。

4.2 资金管理部门的职责
•审核项目资金使用计划，确保其合理性和合规性；
•监督项目资金的支出情况，与项目负责人进行沟通和协调；
•核实项目负责人提出的资金申请，确保申请金额的准确性；
•将资金使用情况及时记录和报告给财务部门。

4.3 财务部门的职责
•依据项目负责人的资金申请，及时拨付项目所需资金；
•对项目资金的使用情况进行核算和记录；
•审核报销申请料子，确保其真实性和合规性；
•定期向经理层报告项目资金使用和报销情况。

5. 资金报销流程
5.1 报销申请
•项目负责人依据资金使用情况，填写报销申请表格，认真列明报销事由、金额、项目阶段等信息；
•随申请表格一同提交相关凭证，如发票、收据等；
5.2 报销审核
•财务部门对报销申请料子进行审核，核实凭证的真实性和合法性；
•如有问题，财务部门将与项目负责人进行沟通，要求供应增补料子或解释。

5.3 报销支出
•审核通过的报销申请将由财务部门进行支出；
•支出方式一般采用银行转账的形式，项目负责人需供应正确的银行账户信息。

6. 监督和矫正措施
6.1 监督措施
•资金管理部门对项目资金的使用情况进行定期检查和核实；
•定期召开项目经费使用情况的会议，对项目的资金使用进行评估和总结；
•不定期进行随机抽查，核对资金使用和报销的真实性和合规性。

6.2 矫正措施
•对违反规定的项目负责人，可以采取口头警告、书面警告、扣款等惩罚措施；
•对有意违反规定、严重损害公司利益的项目负责人，可依法追究相应的法律责任；
•经济损失造成的，项目负责人承当相应的赔偿责任。

7. 附则
本制度经公司经理层批准后生效，并适用于公司全部项目，如有需
要修改的部分，需要经过经理层的批准后方可执行。

以上为《项目资金使用与报销制度》，请各项目负责人严格依照制
度执行，确保项目资金的合理使用和财务管理的规范性。