病案借阅管理中存在的问题与对策

病案借阅管理中存在的问题与对策
病案借阅是病案管理工作的重要组成部分，是开发病案信息资源的前提条件。

方法通过对住院病案日常借阅工作的总结，结合文献查阅法对病案借阅管理进行分析。

结果目前病案借阅中存在病案库存放位置分散，借阅效率低，病案科的配备人员、专业技术水平不够，病案信息检索局限。

结论提高病案管理人员的专业技术，并加强计算机数字化管理，优化借阅流程，充分体现病案的利用价值。

标签：病案借阅管理；病案价值利用
病案是医院对患者诊疗过程详细记录的档案资料，对于临床实践、科研教学有着重要的作用。

病案借阅是病案信息利用和体现病案的价值的过程。

随着社会对病案重视程度不断提高，病案被利用程度也随之提高，为了做好既满足病案借阅者对病案的使用，又能将病案借阅管理做到规范、合法、高效。

基于此，本文针对病案借阅相关制度，归纳出病案借阅工作中存在的问题，对影响病案借阅工作因素进行分析，总结如下。

1 存在的问题
1.1 查找病案时间过长近几年来病案不断增加，固定库房存放空间有限。

造成病案存放位置比较分散，现共存放病案70多万份，出院病案逐渐增加，大约每年出院病案共七万多份以上。

库房的问题已迫在眉睫，每隔一段时间都要花费很多人力物力、时间来搬运病案。

一般是将近期出院病历，存放在办公室最近的库房，一旦固定库房装满，又将旧的病案大批量搬到较远的库房。

在操作病案搬运过程中，又难免将病案的顺序放错。

如果急需查阅、复印这一批病案之中的其中一份，就要花费很长的时间查找。

其二由于人手不足，工作滞后来不及疏理，查找时间过长，近期归档出院病案，不被立即归入病案库房，置于临时病案台上，或者被终未质控占用，在借阅、复印病案时，病案管理人员会根据经验，从可能性最大病案的存放地查找，如果没有找到，会逐个架上，台上查找。

给申请借阅、查阅、复印的人带来不满，给人感觉没有头绪现象，工作效率低。

1.2 病案借阅管理难以控制尽管医院对病案借出的时间有明确的规定，但由于病案借阅是采用传统的手工登记和部分病案计算机借阅登记，病案科人员配备不够，病案信息检索局限。

每天接待大量复印、借阅、查阅人员，对借出的病案未积极的落实归还。

也有医护人员对专业性、技术性较强，特殊病例的病案长借不还，也有个别借阅者以个人名义将病案借出，但借出后转借，或者为他人代替，但在借阅时未说明，这些现象都是影响了病案借阅的规范化管理。

借阅者没有合理安排好使用病案，遗忘导致借阅期限到来，还未归还的，影响借阅、复印整体秩序。

病案借阅管理系统不完善，使得对病案的借出、归还、催还、到期未还病案，催还后病案仍未归还。

各种借阅工作量的统计均由人工完成，给病案管理带来很大的工作量，病案借阅效率低。

当前很多临床医师对病案的借阅、查阅是非常困难的，诸多规定限制了临床医师对病案更好利用与研究，这就失去病案
保存意义。

加之病案工作操作流程繁杂，人员配备少，病案堆积，借阅病案增加了工作量，因此病案为临床专业服务的水平价值有限。

1.3 病案信息检索局限我院是一所集临床、教学、科研于一体大型综合医院。

对病案的利用，绝大部分用于临床科研教学。

多篇文献报道病案利于主要用于医疗质量管理和感染控制、统计、科研课题立项、新技术、新项目的开展、新药临床使用、医技科室检查前后对批，医务人员进行总结临床经验、撰写论文、临床教学等用途[1]。

目前病案检索只能按疾病分类，病案编号进行平面检索，检索结果也缺乏高效精确的分析。

加上历史的病案，更无效分类索引病案的信息检索就耗费很大的精力，提供数据效率低下。

2 对策
2.1 改善储存条件将病案库房合理利用新的移动密集架，改变病历滞后的存放模式以及存放空间、搬运数量的问题，不可能一次性把所有病案集体下架装箱，一次性拆除病案架去新库房安装。

合理的空间布局，尽可能多地腾出空间，同时在搬运中又要应付急需人查找病案，不出什么纰漏，又不影响搬运工序。

根据病案利用情况，将近5年的病案列为活跃病案，为了便于查找，将部分病案存在于易取、易放、易查找的位置，以提高工作效率。

完善病案管理制度，严控病案去向，定期催还外借病案，减少病案外流时间。

定期清查库房在架病案，纠正错号归档病案。

随着病案信息开发和利用，病案使用数量日益增多，病案进出的库房频繁越来越高，完善病案库房管理将给病案的借阅、医疗质量检查与医疗费用核对带来很大的便利[2]。

2.2 病案借阅权限并非所有人都有权使用病案，除了病人就诊使用外，病案的使用权属于医疗、教学、研究工作的医务人员，进修医师、实习医师无权借阅病案。

病案借阅使用的范围主要包括：病人来院就诊及再次住院；临床病例讨论；医院领导对医疗事故及其他有关问题的处理；科研、临床教学；病人本人及其家属复印病案；医疗单位以外的因公复印病案，如公检法部门、医疗保险等部门。

2.3 病案借阅秩序和归还时限凡病案需借出病案科使用或病案科内无阅览条件的，在病案离开病案科前必须办理借阅病案手续。

首先病案借阅登记，电脑录入，抽出病案的位置放入示踪卡。

无论采取何种借阅的方式，均由病案科人员负责管理。

病案管理人员应按有关规章制度严格办理借阅手续，并限制一次性使用病案的数量，较大量的借阅病案可在病案科的阅览室进行查阅，采取分批供应的办法。

对医护人员借用者要求认真保管和爱护病案，不得在病案上标柱、涂改、污损。

对外来使用病案者要查阅、复印病案时，必须持有效证明、证件到医务处，经审核同意后，再到病案室查阅、复印或摘录，复印或摘录内容由病案科主任复核后签名，加盖公章。

本院医师调离工作单位时均需到病案科核实所借病案是否全部归还，方能办理离院手续。

对超出借阅时间和遗失病案应给予一定的经济制裁[3]。

2.4 应用病案借阅系统并不断升级病案管理系统中，病案借阅系统模块的
作用是非常重要的，它可使病案管理人员高效地进行病案借阅工作。

如将几套借阅系统化整并升级为一套版本，開发多层次的检查查询系统。

根据借阅目的，可以将借阅系统划分为借出、阅鉴、复印，分别对其流程及计算机管理程序进行有针对性的设计。

病案的信息化管理为医院的各项决策提供及时、准确的数据分析，病案信息的网络化管理可以将随时收集的数据传递到各级管理部门。

作为病案人员主动深入一线，了解一线医师对病案信息的需求情况，对所提供的病案资料做到及时、准确、有针对性[4]。

其二应用条形码技术，通过医院HIS系统将条形码ID号与病案号、患者姓名建立有效关联，病案回收后用条形码标签打印纸打印出回收病案的病案号和姓名，然后粘贴到病案封面，病案在入库、借阅、复印、归还等流通环节中通过归码器扫描条形码识别病案信息，不需要手工输入。

病案借阅管理的作用是让病案信息得以高效、规范化利用，以便让病案价值得到更充分地体现，为此，应加强病案借阅管理，使病案借阅工作更加规范化，提高病案利用效率，更充分地体现病案价值。

参考文献：
[1]雷秀美.病案利用情况分析.2008.15（1），86-87，中国病案统计.
[2]徐晓兰，周传军.谈病案借阅管理中存在的问题与对策.2012.13.5，中国病案.
[3]郑金龙.病案借阅管理办法实施.2010.11.4，中国病案.
[4]温小玲.新形势下医院档案信息的利用2009.15.19，国防医药卫生导报.
[5]薛文玲.病案借阅存在问题及应对措施2009.10.6，中国病案.。