浅析供水服务中心提升档案管理水平的方法措施

浅析供水服务中心提升档案管理水平的方法措施
李三军
摘㊀要：在供水服务中心发展过程中，档案管理工作起着十分重要的作用㊂因此，供水服务中心必须转变传统的档案管理方式，以此来促使单位实现更好发展㊂基于此，文章将主要研究目前供水服务中心档案管理工作中存在的问题，并在此基础上提升其档案管理水平的策略㊂
关键词：供水服务中心；档案管理水平；提升；方法措施
一㊁供水服务中心档案管理工作中存在的问题分析（一）档案管理信息化水平不高
在社会不断发展的过程中，对单位档案进行信息化管理是必然的发展趋势㊂但是从当前的实际情况来看，大部分供水服务中心的档案管理信息化水平都不高㊂在搜集㊁整理㊁保管㊁统计以及使用等多项工作开展过程中，依然采用的是人工的处理方式，对信息化技术的使用非常少，致使整体的工作量变得非常庞大，而且在这个过程中涉及的信息量非常多，档案管理部门只能对这些数据进行逐一整理和归纳，然后才能获得自己想要的信息㊂在这个过程中，总会有许多重要信息被忽略，致使一部分纸质档案的实际价值不能被最大化地发挥出来㊂此外，不仅供水服务中心的纸质档案数量庞大，而且还包含了一部分通过手工绘制的图纸，随着时间的推移，一部分图纸逐渐老化，从而可能导致部分重要信息丢失㊂因此，为了能够更有效地管理和保存纸质档案，供水服务中心必须要改变这种传统的保管方式㊂
（二）档案资料信息不全面
传统的档案管理工作主要依靠的是人工管理，这种管理方式存在很多弊端，一旦信息获取不及时和不全面，就会导致档案管理工作中的管理内容也变得不完整㊂对于供水服务中心自身来说，在档案管理工作方面的要求是比较严格的，对数据真实度的重视程度也比较高㊂但是由于在传统的档案管理工作中，没有健全和完善的规章制度，因此，在一些特殊情况产生的时候，也不能及时采取有效的措施来应对和解决，从而导致问题逐渐恶化㊂此外，还有一些部门对档案资料的搜集与整理工作的重视度很低，经常会为了方便部门的工作而对档案记录方面过于简化，因此，导致后期的核查工作难以顺利开展，从而致使部门原始档案产生数据丢失，相关资料也就不够全面和完整㊂
（三）档案管理多个归口缺少统一管理平台
从目前来看，一部分供水服务中心的档案管理部门较为闲散，会议等资料会主要归于行政部门，工程文件主要归于施工部门，当时这两个部门的信息与文件只是在固定的一个范围内进行传递，并不能实现全单位共享，从未导致 信息孤岛 现象的产生㊂因此，供水服务中心必须把一些重要的信息进行集中管理与复制，统一规划与共享，以此来促使综合性管理平台的形成㊂
二㊁提升供水服务中心档案管理水平的策略（一）加强档案的信息化管理
信息化管理是推动供水服务中心档案管理进程的必要举措㊂在信息化的时代，必须充分意识到这一点，在现阶段档案管理的基础上，改善各个不足的地方，使其能尽可能地满足要求，解决管理中存在的问题㊂实现无纸化管理㊁网络化办公也是现阶段的重点㊂例如：单位针对每台供水机电设备建立一份单独的电子档案，电子档案的内容主要包括该设备的运行状况㊁具体参数㊁换油保养情况和使用情况等各方面的数据，这些数据都是可以直接在档案中查阅得到，人们也可以时时了解设备的工作情况，后期针对设备进行功能改进的时候，也可以以此为依据进行参考㊂自来水表检查鉴定站对我县供水服务中心多块不一样型号的自来水表用户户名㊁地址㊁口径㊁自来水表名字㊁装卸人㊁修检时间㊁修检情况㊁修表员㊁检查鉴定事情状况㊁检查鉴定员和备注等事项进行记录，对供水地区范围内的每一只自来水表的运用㊁保护等事情状况责任到人，逐笔登记㊂供水服务中心在管理过程中出现的问题，可以及时地从数据中发现问题，同时也便于采取对应的解决措施，减少问题带来的损失㊂
（二）加强对档案数据的挖掘
目前，供水服务中心的档案管理都主要侧重于对资料数据的整理和收集，然而对于数据的归纳和分析相对比较缺乏，在一定程度上降低了信息资料的使用率，然而受到专业范围的限制，部分档案管理人员只能对档案进行整理和收集，归纳和分析的能力就比较弱㊂所以供水服务中心可以加强对档案管理人员的管理能力进行培训，让他们清楚地了解档案管理的工作流程，提高和拓展他们的管理能力，在能够整理档案信息的同时也可以对档案资料进行归纳和分析，同时也能学会用科学合理的方法对档案进行分类和保管㊂（三）提高档案管理的使用效率
一般情况下，供水服务中心的档案管理工作涉及许多复杂的内容，因此，要想提高档案的使用效率，必须要对这方面进行有效改进㊂近年来，我国的城市化水平不断提高，城市人口数量也不断增加，与此同时，城市的供水规模也在不断扩大，这些为供水服务中心的进一步发展奠定了良好基础㊂目前，许多基础工程在建筑过程中已经积累了大量的档案资料，供水服务中心提高对这部分资料的利用率，以此来促使档案管理水平的有效提高㊂
三㊁结语
综上所述，档案管理工作对于供水服务中心的发展来说意义重大㊂因此，供水服务中心必须及时发现自身目前在档案管理工作中存在的问题，并采取一些有效的措施来解决这一系列问题，促使单位的档案管理水平得到有效提高，供水服务中心也可以实现进一步发展㊂
参考文献：
［１］潘玲玲，韩轶，李雪莲．城市自来水行业发展面临的主要问题与对策［Ｊ］．中国商论，２０１３（２６）．
作者简介：
李三军，河北省涞源县供水服务中心㊂
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