秘书接待工作(杜)ppt

（四）会见座次安排示意图
记录 德 客人 翻译 中 主人
大门
俄罗斯总统普京访华期间访问北大，由国 务委员唐家旋陪同。那么在他们到达北大， 首先要进行宾主间的介绍。这个时候的介 绍顺序就应该是？？？
先向普京介绍北大前来接见的人员，按照 职务由高至低。这一顺序体现了宾客优先 权（地位高）。（其实按照事务的逻辑事 理来说，是很容易想清楚介绍顺序的，而 不必死记硬背，试想一下，普京要访问北 大，北大的领导层或者说负责此事的相关 人员对普京此次访问的相关事宜，比如时 间、地点等等是非常清楚的，而普京不可 能说对谁是北大校长、书记等等清楚掌握） 一般来说，先把地位低的一方向地位高 的一方介绍，同一方的由高向低介绍。

对等接待是最常用的接待方式。
高规格接待固然能表现出重视、友好， 但它会占用主陪人过多的时间，经常使用会 影响主陪人的正常的工作。
低规格接待有时是因单位的级别造成的， 有时是另有原因，用得不好，会影响与对方 的关系；
2.影响到接待规格的还有如下一些因素 （1）对方与我方的关系。当对方的来访 事关重大或我方非常希望发展与对方的 关系时，往往以高规格接待。 （2）一些突然的变化会影响到既定的接 待规格。 （3）对以前接待过的客人，接待规格最 好参照上一次的标准。 接待规格的最终决定权在上司里，秘书 仅提供参考意见。
2、相关术语 （1）接见、召见 （2）拜见、拜会 （3）谒见、觐见 （4）回拜 、回访 (5) 拜访
（二）会见的类型
1、礼节性会见（一般时间较短，通 常在半小时以内，属于礼貌性的应酬） 2、实质性会见
（三）会见的组织和安排（主方提出会见）
1、确定主方参加人员
会见规格（即会见出面人员的身份）的确定： a 来访人的身份：一般来讲，会见出面人员的 身份应当同来访人身份相当或高于对方。 b 双方的关系和利益：双方关系密切且事关重 大可派身份较高的领导人出面，反之。 c 对方的求见要求
答案要点： 从上例可以看出，会谈中环境、桌子和座次安排 的重要性。 多边会谈时，可采用椭圆形桌或圆桌，座位摆成 圆形、方形或T形等. 座次排定后，秘书人员应按 双方人员的姓名制作名牌。如果是多边会谈，名 牌的两面分别用英文和会谈者本国文字书写，并 仍将本国文字书写的一面朝向会谈者本人。 涉外会见时，如果双方身份相当，可在宾主就座 的两侧放置两国国旗。可以是落地旗架悬挂，也 可以用小旗架放置在主人和主宾之间的茶几上。 但如果双方身份不同，则不挂国旗或只挂主方国 旗。涉外会谈一般都要求悬挂或放置国旗。
新秘书小文工作努力，但难免不够老练。 上午，主管想约见x公司经理B，要秘书小文代他邀请， 小文迅速和对方约定大后天上午。 下午，对方秘书来电:经理B因要事出差，不知会谈能否 改在明天上午？小文不能做主，搁下电话去主管，主管 说明天上午要开会，下午行吗？ 小文告知对方秘书，但对方秘书说下午B与别人约好了， 建议后天上午行吗？小文没办法有去问主管。几经折腾， 终于定在后天下午。可是，小文一下午的时间过去了， 小文不禁纳闷了:对于约会时间自己要反复问，而对方秘 书为什么不用问，难道她未卜先知吗？ ？？？
企业的发展历史、产品特点、规格、 种类、各部门设置及领导职工的情况； 较完备的资料，如当地宾馆名胜古迹、 游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系 方式，本市的政治、经济、文化等情况。
提示： 最好每天下班前把所有的办公用 品都整理好，第二天就不会手忙脚 乱。上班能提前10分钟到达，就有 时间把接待环境再清洁整理一遍， 良好的接待环境会使自己和客人都 愉快。
?9会见拍照?10会见结束?11整理会见纪要?拜访示例四会谈的组织和安排?1明确会谈目的?2确定会谈议题?3收集和分析信息?4统一口径?5确定参加人员主谈人其他谈判人员?6确定会谈时间地点?7通知对方?8会谈现场布置会谈现场布置?9会谈结束?10整理会谈文件三会见与会谈的区别?一身份的要求不同?会见时双方的身份可以是不同的但会谈时双方的身份除特殊情况外通常应为对等
【示例分析】： 某公司接待了一个英国贸易代表团。这次 接待活动的主陪人是公司的王总经理。在 英国公司抵达的当晚，王总经理带领手下 接待人员去拜访对方。他们到英国代表团 团长的房间门口敲门，团长穿着睡衣开门 一看，脸上露出非常意外和尴尬的表情。 团长请他们等一等，然后关上了门。王总 经理感到很不理解，我们主动拜访，为什 么对方却如此冷淡？
1 接待工作
（4）了解来宾的基本情况。
包括来宾的人数、姓名、性别、年 龄、 民族、职务等。
（5）确定接待规格。
高规格接待； 对等接待； 低规格接待

思考题
1. 2. 3. 4. 什么是高/对等/低规格接待？ 最常见的接待规格是什么？为什么？ 影响接待规格的因素有哪些？ 三天后某国商务部长率团前往南鸿集团参 观，请拟定接待规格并说明理由。

3 准备会见的材料，帮助领导拟订会见谈话的话题及内容。 4 安排座次（已右为尊） 5 约妥会见时间 6 安排具体会见事务 7 会见迎接 8 引见介绍 ： 9 会见拍照 10会见结束 11整理会见纪要 *拜访示例
（四）会谈的组织和安排
1、明确会谈目的 2、确定会谈议题 3、收集和分析信息 4、统一口径 5、确定参加人员（主谈人、其他谈判人员） 6、确定会谈时间、地点 7、通知对方 8、会谈现场布置 会谈现场布置 9、会谈结束 10、整理会谈文件
请问秘书初萌有什么不妥的地方？秘书接 待应做好哪几方面的准备工作？
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接待工作
① “诚恳”的心情
②合作的精神
1.1 接待前的准备工作
（1）、心理准备
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接待工作
（2）、物质准备 ①、环境准备 包括前台、会客室、办公室、走 廊、楼梯。
②、办公用品的准备
包括前厅和会客室
1 接待工作
（3）业务知识和能力的准备
接待工作
1.制定接待计划 2.会见会谈的具体事宜
教学目的
通过学习，能够掌握：接待工作 的内容、种类和要求；熟悉交往群体 的礼仪要求；区分接待对象，确认接 待规格；按照行动规范做好接待的准 备工作。
教学重点与难点
1、教学重点
接待工作的程序、方法和礼仪
2、教学难点
接待计划的拟定
案例导入：
天地公司的初萌是一个新员工，她在前台负责接 待来访的客人和转接电话，还有一个同事小石和 她一起工作。每天上班后一到两个小时之间是她 们最忙的时候，电话不断，客人络绎不绝。一天， 有一位与人力资源部何部长预约好的客人提前20 分钟到达。初萌马上通知人力资源部，部长说正 在接待一位重要的客人，请对方稍等。初萌转告 客人说：“何部长正在接待一位重要的客人，请 您等一下。请坐。”正说着电话铃又响了，初萌 匆匆用手指了一下椅子，赶快接电话。客人面有 不悦。小石接完电话，赶快为客人送上—杯水， 与客人闲聊了几句，以缓解客人的情绪。
技能实训
请根据陈娴主任的安排，参照必备知识， 与宁俐一同拟写这份初步的接待计划。
陈娴主任：“下周要接待合肥天达公司8位客人， 本公司计划与这家公司在合肥合作开发房产和旅 游。对方此行一是了解我公司实情，二是洽谈合 作细节。因此总经理非常重视，要求本办公室务 必做好接待工作。因此我们需要一份接待计划。 1，规格：对等接待2，拟定一份日程安排表格， 对方来去共3天，住2晚，费用由对方负担。四星 级酒店；3，经费预算8万，需列经费开支表。4， 刘副总接机，李总、刘副总、我、部门经理5人 主陪，办公室8人是工作人员。客人飞机11月18 日下周一12时到达。”
ห้องสมุดไป่ตู้
2、确定会见时间和地点
（1）会见时间的确定： a 主方会见人员的工作日程 b 客人的来访日程 c 会见的性质 d 会见的先后顺序
（2）会见地点的确定 会见的地点要根据会见的性质来选择 a 政治性会见和工作性会见一般情况下安排 在主人的办公地点举行。 b 召见必须安排在主人的办公室或会客室，以 体现召见的性质。 c 如果是礼节性会见或回拜，则安排在客人的 住所进行。 d 会见下属的地点比较灵活，可在室内，也可在 室外，也可在工作现场。

1. 2. 3.
结合以上案例，说说如何做好商务接待参 观
至少做到以下几点： 充分了解来访人员情况：身份、目的、人数等 制定好完善的接待计划，接待周全。 从严控制参观对象，做好参观地点的选择、线 路的设计
会见和会谈中的事务
（一）会见的含义及相关术语 1、会见的含义 会见指与别人会面、相见，多指外交场合，亦 称会晤。
接待的工作程序？
了解来访者情况
确定接待规格 制定接待计划
接待工作总结
接待计划的实施
做好接待准备工作
安排接待具体事宜
1. 商务参观的意义？ 2. 商务参观的注意事项有哪些？
1.扩大企业的知名度，提高社会美誉度； 加大企业的业务拓展空间； 与相关企业及社区形成和谐关系； 增强员工对企业的认可度和归属自豪感。 2.做好接待的准备工作，特别要注意参观中 的保密问题。
【点评】拜访应该事先约定，不应该作不 速之客，让主人猝不及防。当外国人穿着 睡衣的时候，他们是不能接待来访者的。 宾馆的房间虽然是主人方面替他们订的但 是当客人入住之后，房间就是他们的私人 领地，一般不会在房间里接待访客。更不 会穿着睡衣接待访客，所以在拜访前应该 预约地点和时间。
对方的秘书未卜先知？
三、会见与会谈的区别
（一）身份的要求不同 会见时，双方的身份可以是不同的，但会谈时双方的 身份除特殊情况外通常应为对等。
（二）目的不同 会见的目的较广泛，不要求达成书面协议。但会谈的 目的是通过交换意见达成共识或书面协议。 （三）约束力不同 会见一般是以口头的方式达成谅解或共识，且无严格 约束力。而会谈达成的书面协议具有严格的约束力，受 法律保护。
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接待工作
（6）、制定接待工作计划
主要内容：确定接待规格、人员、拟定日 程安排、提供经费列支。 1）主要陪同人员； 2）主要工作人员； 3）住宿地点、标准、房间数量； 4）宴请时间、地点、标准、人数； 5）会见、会谈时间、地点、参与人员
形成的文件：
1、人员安排表 2、日程安排表 3、接待经费列支 （1）工作经费 （2）住宿费 （3）餐饮费 （4）劳务费 （5）交通费 （6）参观、游览、娱乐费用 （7）纪念品费 （8）宣传、公关费用 （9）其他费用 *分摊比例