精装修工程电子档案管理制度

精装修工程电子档案管理制度
1. 目的
为了加强精装修工程电子档案的管理，确保电子档案的真实性、完整性、及时性和可用性，提高工程管理效率，根据国家相关法律
法规和公司内部规定，特制定本制度。

2. 适用范围
本制度适用于公司所有精装修工程电子档案的收集、整理、归档、保存、查询和销毁等管理工作。

3. 职责与分工
3.1 档案管理部门
- 负责制定电子档案管理的具体实施细则；
- 负责对电子档案进行分类、整理、归档、保存、查询和销毁；
- 负责对电子档案管理人员进行培训和监督；
- 负责对电子档案的安全性和完整性进行定期检查。

3.2 工程部门
- 负责在工程实施过程中及时、准确、完整地收集和整理电子
档案；
- 负责将工程过程中产生的电子档案提交给档案管理部门归档；
- 负责按照档案管理部门的要求对电子档案进行更新和维护。

4. 电子档案管理流程
4.1 收集
工程部门在实施过程中应按照档案管理部门的要求，及时、准确、完整地收集和整理电子档案，包括工程设计文件、施工图纸、
工程量清单、合同协议、工程进度报告、质量验收报告等。

4.2 整理
档案管理部门对收集到的电子档案进行分类、编号、命名，确保档案的有序性和可追溯性。

4.3 归档
工程部门将整理好的电子档案提交给档案管理部门，档案管理部门对电子档案进行归档，确保档案的安全性和完整性。

4.4 保存
档案管理部门应采用专业的电子档案存储设备，对电子档案进行长期保存，并定期进行数据备份和恢复测试。

4.5 查询
档案管理部门应为内部用户提供电子档案的查询服务，确保内部用户能够快速、准确地获取所需信息。

4.6 销毁
对不再需要的电子档案，档案管理部门应按照相关法律法规和公司内部规定进行销毁，确保档案不被非法使用。

5. 安全与保密
5.1 档案管理部门应建立健全电子档案安全管理制度，确保电子档案不被非法访问、篡改和泄露。

5.2 电子档案的访问权限应按照公司内部规定进行设置，确保只有授权人员才能访问和使用电子档案。

5.3 对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的电子档案，应按照相关法律法规和公司内部规定进行保密管理。

6. 培训与监督
6.1 档案管理部门应对工程部门的电子档案管理人员进行定期培训，提高其电子档案管理能力。

6.2 档案管理部门应对电子档案的管理工作进行定期监督和检查，发现问题及时整改。

7. 附则
本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

本制度的解释权归公司所有。