疾控中心人事档案管理模式创新途径

档案保密
疾控中心人事档案管理模式创新途径
文/衡阳市疾病预防控制中心 阳静
随着当前经济发展速度加快，传统的人事档案管理模式难以满足当前社会发展的需求，在这个过程中，疾控中心管理人员未能重视人事档案的管理工作，同时制定合理的人事档案管理制度，充分地利用人事档案信息，导致人事档案管理工作长期处于弱势地位。

为了改变这一现状，疾控中心管理人员需要对人事档案管理进行高度重视，并且制定相关的人事档案管理制度，提高管控力度，保证人事档案发挥其应有的价值。

一、疾控中心人事档案管理模式的创新意义
（一）提供优质的档案管理服务，释放人力资源效能。

人事档案是疾控中心人力资源管理的重点内容之一。

疾控中心的可持续发展离不开人力资源发挥效用，当前，医疗人才已经成为当今疾控中心的核心竞争力之一，只有利用好人事档案这一基石，才能实现对人员的合理调动与安排。

疾控中心人员流动性较强，每年随着人事调动，都会产生大量的人事档案。

传统的管理模式更多依赖人力，因此效率低下。

繁杂且琐碎的档案需要大量时间统计整理，保管也极其不便。

人事档案管理的服务能力无法得到充分发挥，因此限制了人力资源效能的释放。

（二）提升档案管理的规范化与高效化水平。

只有对人事档案管理工作进行充分的创新，才能保证档案管理工作的规范化与高效化[1]。

传统的管理模式下，许多档案闲置角落、无人问津，其价值随着时间流逝不断降低直至消失。

等到想要利用之时，发现很多信息已滞后且偏离实际，信息的实效价值大打折扣，利用率难以提升。

创新的人事档案管理模式能帮助人员梳理清楚工作思路，深入挖掘信息资源，对档案价值进行充分提取，实现收集、管理和运用工作的有机衔接和配合。

二、疾控中心人事档案管理模式的现状与不足
（一）档案内容失真，利用率不高。

由于部分疾控中心管理者对档案管理工作缺乏正确认知，导致人事档案管理工作的资金投入和人员配备不足，档案工作效率低下。

由于缺乏必要的基础设备与技术更新，导致档案管理人员搜集、整理档案信息的难度增大。

档案内容造假、缺失和滞后等现象屡见不鲜，大大降低了档案信息的可靠性。

同时，疾控中心档案利用率不高。

一方面，档案内容质量不高阻碍其发挥效能；另一方面，疾控中心信息获取意识较为匮乏。

部分医疗系统管理者缺乏信息获取能力与整合能力，信息获取途径相对较少，且获取信息相对缺失，大大制约了疾控中心管理水平的提升。

（二）人员专业素质匮乏，管理模式滞后。

部分疾控中心将档案管理工作简单等同于文件保管，忽视档案管理人员专业素质的提升，在人员遴选、考察和培养方面把关不严格。

这些工作实践经验、专业知识和管理能力匮乏的人员进入岗位后常常因为对人事档案工作不够了解而出错，导致档案收集归类和整理工作效率低下。

随着信息技术的发展，档案管理工作的方法和技能也在不断更新，部分中心忽视对人员的常态化培训，导致新技术、新理念的引入程度不够。

一旦从业人员的知识结构和能力水平得不到更新，自然跟不上时代的步伐，不能保质保量地完成人事档案管理工作。

传统的档案管理多采用静态管理模式，虽然目前不少疾控中心进行了信息化管理建设，但只是简单的联网，无法将现代医疗信息技术和互联网深度融合，“互联网+人事档案”管理的系统化体系构建困难。

这种相对滞后的信息化管理，削弱了信息资源的安全性和可靠
【摘要】当前，部分疾控中心人事档案管理仍沿用旧的人事档案管理模式。

随着社会经济的快速发展，陈旧的档案管理模式逐渐暴露出问题来，导致档案管理工作的开展受到阻碍，从而对疾病中心的人事相关工作造成影响。

因此，发展新形势下疾控中心人事管理模式进行创新就显得十分必要。

【关键词】疾控中心；人事档案；档案管理
第 52 页2024/2 （上） 总第428期
档案保密
性，资源的收集、布局和整理难以实现高效集成化，无法满足信息时代医疗事业高速发展的要求。

三、疾控中心人事档案管理模式的创新路径
（一）树立人事档案管理观念，建立领导责任制。

树立对人事档案管理的正确认知，能起到事半功倍的效果，在潜移默化中扭转人员的行为偏差。

疾控中心管理人员要积极组织员工大会，在大会上向档案管理人员传达人事档案管理的重要作用和价值，帮助从业人员正视工作内容和意义。

平时，疾控中心可组织档案管理人员到其他疾控中心交流学习，在不断地对外沟通中使其对工作性质产生更加深刻的认识。

医疗机构管理者的重视程度对人事档案管理工作的开展具有极大的影响。

因此，要建立领导责任制，用领导的影响力带动全员重视人事管理，在疾控中心营造重视档案管理工作的氛围。

对人事档案管理工作的内容进行具体划分，每一个方向分配一位总负责人，对全局把关，定期督导，对工作进行严格的检查。

制定并落实阶层制度，每一层级安排组长统筹工作，组长要落实对组员的日常监管。

领导责任制能将档案管理工作人员全部纳入规范化的管理体系中，实现上下联动紧密配合，保证人事档案管理的稳定运行。

一旦发现问题，这种严密的管理制度能及时识别，并追究责任到个人，实现风险的及时处理和应对[2]。

（二）加强培训和考核，提升人员专业水平。

首先，要扭转传统、滞后的人事招聘方法，重点关注人员的系统结构化逻辑思维能力。

从源头把关档案管理人员质量，优选各方面能力突出的应聘者。

入职培训时要让新人快速了解人事档案管理工作的流程和制度等，为其岗位胜任力的提升奠定基础。

入职培训结束后，实行人事档案管理人员轮岗制度，让人员在各个方向都能得到充分的锻炼和磨合，深入了解工作内容，并结合个人特征确定自身岗位匹配度，识别人才的优势，能者上，不能者下，将合适的人才安排在合理的岗位，充分发挥人才效用。

在日常工作中，要定期开展培训，提升人员综合素养。

设计合理的课程结构，或邀请人事档案管理专家来开讲座授课，或组织部门人员对外定点观摩学习，在内外联动中进行系统化的培训。

引入现代技术后，档案管理工作日益复杂，涉及的知识范围十分广泛，这也对从业人员能力提出新的挑战。

一些从业人员对信息系统的应用、开发、维护和风险防范等内容知之甚少。

因此，必须不断引入更多先进的管理技术与管理理念，重点加强对此类人员的培训。

培训完成后，要及时对人员进行全面的考核，通过考核结果了解档案管理人员的学习状况，依据个体化差异，有针对性地制定改进和提升方案，将具有整体性和针对性的培训相结合。

只有这样多维的评估反馈才能充分发挥培训的作用与价值。

为了调动档案人员学习的积极性，可将考核结果和薪资绩效挂钩，制定合理的奖惩体系，达到提升人员学习效果的目的。

培训结束后，档案人员的继续教育和学习活动仍将持续。

比如，可以定期举办业务知识竞赛，以多元化、趣味高的答题方式构建良性竞争氛围，激发档案管理人员不断提高自身综合素质。

（三）构建人事档案多元化管理模式，提升档案归集利用水平。

要构建多元化的管理模式，在全中心创建人人参与档案管理的工作氛围。

传统的档案管理工作侧重于人事信息收集，通常繁杂且没有技术含量的收集工作占据了档案管理人员大量的时间和精力，导致其专业素质和组织管理运作水平得不到提升。

因此，要转移档案工作的重心，清晰定位岗位职责，深度挖掘档案管理工作的价值。

疾控中心部门较多，光靠档案管理一个部门难以承担庞大的数据收集处理工作，需要其他部门的协助才能提高档案工作的效率。

疾控中心各部门可安排一至两名人员，专门负责本部门的人事档案资料收集工作，检查汇总后提交给人事档案部门。

由于各部门已经预先检查过本部门的人事资料，能大大减少档案管理人员核对的工作量，加快工作进程。

这种跨部门双重交叉检查的方式能更快地识别出信息遗漏、错误等情况，及时纠正问题，保证资料的准确、翔实，大大减少档案内容失真的问题。

为了激励其他部门参与人事档案的收集和管理工作中，可以建立弹性灵活的考评制度，给予积极搜集资料的人员以物质或精神奖励，将部门外的多元主体作为档案部门的辅助力量[3]。

人事档案管理人员应将工作重心放在信息筛选、整理、利用和分析上，从业人员要有主观能动性，不能被动等待领导指示，要主动探索适合自身的工作方法，形成资料总结和问题分析的框架。

比如，根据过往的工作经验判断、评估哪些资料能提供最为关键的信息，抓住主要矛盾、重点开展整理分析，按照模块次序有
第 53 页
2024/2 （上） 总第428期
档案保密
主有次、井井有条地开展工作。

资料的梳理要紧扣逻辑脉络，围绕线索和重点依次展开，一旦发现某个环节缺失或有问题，应及时寻找相关人员跟进补充，最终将完整的信息汇集成闭环。

档案管理人员要注重汲取相关人员的经验成果，构建创新型的管理程序和规章制度，针对实际工作中出现的问题开展全面梳理、分析问题与反思，找到问题的根源所在，有选择性地补充、改进和完善管理制度。

不仅如此，档案管理人员的考评指标要侧重资料梳理分析能力，突出应用成果，通过合理的指标设置对人员产生引导，不仅要强调规范工作流程，更要重视工作的创新性，工作效率和质量并重兼顾。

设置合理的奖惩制度，奖励积极参与档案管理和利用制度改革的人员，在全中心起到正面示范的作用。

同时，可补充、借鉴其他疾控中心先进的管理经验与管理制度，结合本中心实际情况，因地制宜做出策略性调整。

（四）提升人事档案管理信息化水平，充分发挥资源优势。

信息时代，各种信息资源更迭速度显著加快，依赖传统的人力应对信息的归集处理，已无法满足现实需求。

同时，各行各业与互联网技术的连接与融合日益紧密。

在新形势的要求下，着力提升人事档案管理信息化水平刻不容缓。

当前，一些疾控中心智能化档案信息管理平台建设仍处于初级阶段，未来需要更多资金投入，购置先进的配套硬件设备和升级软件技术。

首先，疾控中心要完善并更新已有的计算机设备，将部分纸质档案转化为电子资料，便于后期实现档案资料的自动化、智能化管理，减少人为的不当干预，规避出现恶意篡改信息的情况。

在引入新设备的同时，可以聘请专业技术人员，进行设备安装与运行管理，为其提供必要的技术支持。

有条件的疾控中心还可以探索自主研发方式。

其次，要健全相应的档案信息化管理平台，利用中心局域网实现数据资源的动态流动和一定权限范围内的共享。

档案管理人员能更加方便地在平台上对档案信息进行归类整合和方案编目，大幅提升资料的保管效率。

不仅如此，管理平台能对员工的操作留痕，便于监管，前后信息都具有关联性，一旦发现不规范的操作，能及时报错预警，帮助档案管理员纠正偏误，给予其工作提示和工作指导。

负责人也能随时调取管理员的工作流程记录，便于分析、判断资料是否妥善处理，提高监管效率和准确性。

在平台的帮助下，如果需要查找相关人员的人事档案，只需输入关键词，系统就能自动根据关键词对信息进行识别和抓取，在最短的时间内提供最为匹配的人事资料，实现资源的高效契合。

当人员出现变动时，平台电子化数据能实现自动更新和补充，减少人力调整时间，保证信息的完整性[4]。

平台的海量数据也能为相关管理部门决策提供参考依据，便于制定更贴合实际且具有针对性的管理措施。

与此同时，疾控中心要着力建设专业型干部人事数据库。

专业人才升职、转岗程序相对复杂，平台的系统化流程化操作能降低出现错误的概率。

专业人才数据库相当于人才蓄水池，便于领导对人才各项信息进行综合评估，及时掌握员工的最新动态，在信息更全面的基础上识别具有专长的、更符合岗位要求的人员，制定出合理的人才任用计划。

四、结语
科学的人事档案管理是疾控中心绩效考核的重要指标，只有充分发挥人事档案的效用，才能顺利推动各项工作有序开展。

为了顺应时代要求，疾控中心必须不断创新人事档案管理工作，提升疾控中心人事档案服务水平。

目前，人事档案管理存在诸多问题，针对现存的问题，疾控中心要树立科学合理的人事档案管理观念，营造重视档案管理工作的氛围，建立领导责任制和多层级的监察制度，提高工作的规范性和效率。

同时，加强培训和考核，提升管理员专业水平，构建人事档案多元化管理新模式，提升档案归集利用水平，号召人人主动参与档案管理工作。

只有提升人事档案管理信息化水平，优化硬件设备、升级软件系统，搭建专业技术人才队伍，才能保证档案信息化的顺利推进，帮助疾控中心不断向前发展。

【参考文献】
[1]李文清,韩宝海.浅谈提高医院档案管理科学化水平的创新路径[J].兰台内外,2022(02):25-27.
[2]沈晓容.事业单位人事档案管理创新与服务模式改革探讨[J]. 办公室业务,2022(18):165-167.
[3]张宁.疾控中心档案管理发展路径探析[J].办公室业务, 2021(12):142-143.
[4]姜异楠,孙雪莹.疾控中心档案管理加强信息化和科学化建设的策略[J].新丝路,2022(07):250-252.
第 54 页2024/2 （上） 总第428期。