报表子系统应用方法

第四节报表子系统应用方法
会计核算的根本目的在于提供对经济决策有用的财务信息，一方面用以揭示企业整体经营目的的完成情况，促进企业积极改善经营管理，另一方面也可以为投资者和债权人以及潜在投资者和债权人确定投资政策和方针，为评价企业高级管理人员的经营决策和管理能力提供重要的参考依据。

同时，这些财务信息也为企业不断挖掘自身潜力、降低成本、合理运用资金、提高经济效率服务。

各会计核算主体提供财务信息的手段主要就是编制和提供会计报表，因此，会计报表是会计核算的最终成果。

在手工会计处理方式下，取得原始凭证、填制记账凭证、登记帐簿、编制会计报表时一个完整的账务处理程序。

在这种业务流程中，会计报表是会计信息系统的最终输出结果。

在会计软件中，电子表格采用嵌入式通用电子表格软件的方式，使用会计报表系统功能得到了极大的改善。

在各种会计软件中，基本均参考了excel的操作模式，应用起来十分方便。

会计报表系统可使用户在不需要软件设计人员的帮助下，生成会计工作中所需的各种会计报表。

对于报表的大小、格式都可以自由定义，而报表中的数据来源更是多种多样一一可以从帐表数据库中也可以从其他数据库中取数据。

例如，可以从其他报表中取数据、从计划数据库中取数据、从日常的业务资料中取数据等。

一、报表编制
在手工记账的情况下，编制报表是一项非常复杂的工作。

在会计信息化下，编制报表就变得简单多了。

会计软件提供了非常丰富的报表模板，只需要利用系统提供的报表模板，对相应的参数进行设置，便可完成报表的编制工作。

通过报表模块来编制报表，具体软件在操作上有一些差异。

（1）确定报表数据来源帐套
这一步是对目前进行编制的报表数据来源及操作人员权限的定义。

①帐套
指明所要编制的报表，其数据是来自于哪个帐套，也就是由哪个帐套的数据来加工产生目前的这张报表，可以通过浏览功能进行选择。

②日期
系统默认的是计算机的当前日期，报表编制中会根据这一日期进行相关会计期间的报表编制。

因此，在实际工作中，要根据编制报表的会计期间对这一日期进行修改。

例如，要编制2011年1月份的利润表，就要将日期修改为2011-01-31。

③操作员
指明是由谁来编制生成的这张报表，这里的操作只能是在前面指定的帐套中出现过的，对此类报表有操作权限的操作员。

④口令
即操作员的口令，这样设置可以避免没有相关操作权限的人员通过电子表格来查看帐套中的数据。

（2）定义报表
1.会计报表的构成
页眉表头：页眉是指报表上部的描述部分，如表名、编号、单位、日期等。

表体：标体是报表的主要组成部分，包括列标题、项目说明和数据。

行、列坐标均从表体开始计算。

附注：附注是报表的补充资料，报表的附注始终在表体于页脚之间。

页脚表尾：页脚是指报表底部的描述部分，如制表人、审核人等。

2.定义报表
报表项目：指明编制的报表所包含的经济项目。

行次：指明当前项目在报表中所处的行次。

数据来源：指明当前项目所表示的经济数据的来源。

（3）定义计算公式和钩稽关系公式
1.定义计算公式
让报表软件来生成一张符合实际需要的报表。

事实上，利用电子表格制作报表格式是一件较为简单的工作，关键在于报表的数据来源，即如何让电子表格自动、快速、准确的生成报表中每个单元的数据。

取数公式就是从哪里把数据取来，如取出科目发生额余额的某个数据。

计算公式就是将有关数据进行加减乘除等运算，然后将计算获得的结果放入某单元。

在具体定义公式时，取数和计算往往是放在一起的。

公共函数则包括了数据转换函数、日期函数、文件系统函数、财务函数、系统信息函数、系统交互函数、数学函数和字符串函数等，其应用方法相似。

2.定义钩稽关系公式
钩稽关系公式，也称为审核公式。

报表审核就是通过事先定义的审核公式，对相关数据进行自动核对的验证报表数据正确性的一种方法。

其中又分为本表内的数据审核和表间数据审核。

报表计算与报表审核的差别是，计算按照定义的报表取数和计算公式改变报表中的数据，而报表审核只是进行相关的验证，对不符合审核公式的进行提示，但不改变数据本身。

（4）生成报表
如果电子表格生成的报表的格式与实际所要求的格式不一致，或为了让报表更便于阅读和美观，可以对报表的格式进行设置。

这需要通过对相关单元的属性进行调整修改，是最后打印出来的报表与实际要求相符。

除需要增补的内容外，应严格使用自动生成的数据，保证数据的一致性。

（5）调整报表
对报表项目、行次、数据来源、取数公式定义修改完成后，系统将根据所指定的帐套、会计期间以及相关公式，自动计算出报表各项目的数据。

（6）完成报表编制
进行报表的查询、打印等工作。

对于一些常用的报表，一般在报表软件中事先设定了模板，并定义了相关的公式。

因此，对于这部分报表，如果不需要修改就可直接使用，一般称为“自动制表”。

即便如此，具体应用时也应该仔细检查，以防止错误发生。

二、报表子系统的日常应用
（1）报表计算
报表的计算依赖于报表的计算公式，报表计算公式分为取数公式和计算公式。

当定义完数据来源公式之后，报表单元格内会自动根据公式定义，从相应的数据来源中进行数据加工并显示出来。

当数据源变化时，就要进行运算。

（2）报表审核
通过钩稽关系公式审核，可以防止不必要的错误。

（3）数据保护
为了防止不小心对数据进行例如修改或者数据被恶意篡改，可以再报表软件中设置对数据的保护。

保护一般分为三种：一是对工作簿进行保护，就是对本工作簿的全部报表进行保护；二是对工作表进行保护；三是对报表中的某一个区域进行保护。

（4）报表打印输出
报表的打印是用于打印上报或者存档，日常查询就直接在计算机上进行。

（5）数据备份
对定义的报表模板、公式等进行备份存档，以便需要时查验。

第五节应收应付子系统应用方法
一、往来业务应用的流程
往来业务信息化管理的方法大致分为以下三种。

（1）直接将往来和客户作为往来科目的明细科目设置来进行管理。

适用于往来业务较少的企业。

（2）采用账务系统中的往来业务辅助管理模块来进行管理。

适用于往来业务较多并且变化频繁的企业。

（3）采用独立的往来业务管理系统，账务系统只进行总分类核算。

适用于往来单位多、变化频繁，而且还需要进行如账龄分析这一类高层次管理需要的企业。

不同的管理方法管理往来业务的方法不同，但其管理的流程基本一致。

总的说来，往来业务信息化管理的流程大致有五个步骤：往来客户管理、期初往来业务管理、日常往来业务管理、往来业务核销、往来客户和业务查询，
二、往来客户管理
往来客户管理就是要管理每一个往来客户的基本信息。

在系统中，往往采用往来客户表来记载往来客户的具体情况。

在往来客户表中，必须为每位客户设置独一无二的客户代码，客户代码就像人的身份证一样，代表着每位客户的身份，所以必须是唯一的。

同时还需要记录客户的名称、通讯地址、邮政编码、开户银行、联系电话、联系人等。

往来客户设置，就是使用往来客户管理功能录入往来客户的单位编码、单位名称等相关信息。

三、期初往来业务管理
期初往来业务及启用账套前还没有撤销的业务往来，在系统中，使用期初往来业务管理登记企业发生的每一笔往来业务的信息，并不断进行往来业务的核销。

核销后的往来业务将消失，没有核销的将等待核销。

所以，对于期初的往来业务，必须在系统初始化阶段输入往来业务，以便以后开展正常的核销工作。

同时，还必须注意往来业务的金额与账务系统数据的关系。

期初往来业务设置，就是往来业务表中录入每一笔期初往来业务的往来单位、发生时间、摘要、金额信息。

四、日常往来业务管理
企业日常运作中会频繁地发生各种往来业务，所以，系统需要进行日常往来业务的管理工作。

主要是往来业务表中登记各种往来业务，如发生时间、对象、业务情况、金额等。

在一些单一账务系统的软件中，主要通过凭证记账的方式来登记往来业务；而在独立的往来业务管理中，主要通过生产业务往来的业务单据登记往来业务。

在企业的各种业务中，产生往来业务的主要由采购业务（产生应付性质的往来业务）、销售业务（产生应收性质的往来业务）、其他业务（个人欠款、保险公司赔偿款等业务）。

1.采购产生往来业务
企业通过采购，购买企业经营生产需要的各种原材料、商品、办公用品等，由此也产生了应付性质的往来业务。

系统将依据录入的采购业务原始单据，自动登记往来业务。

2.销售产生往来业务
企业通过销售，将企业的产品转变为资金，从而完成企业的再生产过程。

与采购相对应，由此也产生了应收性质的往来业务。

在系统中，将依据录入的销售业务的原始单据，自动登记往来业务。

3.其他往来业务
除采购和销售产生往来业务以外，企业在生产经营中也常常产生其他的往来业务，如保险公司赔偿、往来款项的划转等业务。

这些业务的处理就不能使用采购和销售模块，而必须使用单独的应收应付模块，即单独的应收应付模块就是用来处理这些采购和销售以外的往来的模块。

五、往来销账
在企业的日常业务中，除了不断产生往来业务以外，也不断地进行往来业务的冲销工作。

例如，企业支付款项给采购的对方单位，销售的对方单位支付款项给企业等。

这些业务都是以前往来业务的反方向业务，对以前往来业务有抵减和冲销的作用。

在企业的往来业务管理中，往来业务的冲销也是一项非常重要的职能。

在软件中，一般使用出纳模块进行款项的应付管理，系统依据出纳系统的收付款项业务的原始单据自动进行往来业务的购销存管理。

六、往来查询
往来业务管理中，往来信息的查询时一个重要的部分。

企业的各个部门、各级领导都经常需要了解各种信息。

如往来客户的名称、地址；或者需要查询每位往来客户还欠企业多少钱以及企业还欠每位往来客户多少钱；或者查询每笔往来业务的发生、发展、结束的情况等。

1.往来客户查询
往来客户查询，主要是了解与企业发生往来业务的客户的基本情况，包括客户的名称、地址、通信方式等。

即在往来客户设置中输入的信息。

2.往来业务查询
往来业务查询，就是查询每笔往来业务的执行全过程。

包括该笔往来业务发生的时间、原始业务单据、金额、是否核销的金额等信息。

3.往来明细查询
查询每位往来客户与企业发生往来的情况，发生了哪些往来业务，期初是多少往来业务，期末还有多少往来业务等信息。

4.往来余额查询
查询每个往来科目下有哪些往来客户，各有多少往来金额，以及一共有多少往来金额等。

5.账龄分析
账龄分析法的主要依据在于坏账的发生同应收账款余额直接相关，客户欠款的时间越长，收回账款的可能性越小，发生坏账的可能性越大，与应收账款的余额相对应的坏账准备余额就应该越大。

根据应收账款账龄分析表中各帐龄断应收账款的余额，乘以相应的坏账损失估计率，以估计期末各账龄段应收账款上可能发生的坏账损失。

各账龄段应收账款余额是一个时点数字，与之相应的坏账损失的估计数也是一个时点数字，将这一时点数字与“坏账准备”账户的余额相比较，其差额才是当期计提的坏账准备数。

第六节工资核算子系统应用方法
一、工资核算子系统的内容
工资核算子系统具有计算量大、计算方法固定、数据处理重复性强等特点，因此采用计算机进行处理，一方面可以大大提高系统的运算速度和运算的准确性，另一方面可以减少手工计算的工作量，减轻会计人员的工作强度。

具体地讲，工资核算子系统主要具有以下功能。

（1）根据国家和单位的工资政策设置工资种类和各类工资的项目结构。

一般企事业单位有多类工资体系，如职工工资有计件工资和计时工资体系等。

不同的工资种类有不同的工资项目结构，每种工资项目结构均有其计算公式、工资发放特征、是否进行
尾数结余、银行代储等要求。

（2）根据职工的人员变动、考勤记录和扣款等信息，自动计算员工的工资，包括应发工资合计、工资扣款项目合计、实发工资合计等，最后生成工资结算单。

（3）工资数据编辑，包括对某种工资体系的工资明细的增加、删除，固定项目和变动项目的修改以及根据定义的计算公式自动计算。

（4）自动按职工的工资类别和部门进行汇总，生成工资结算汇总表，如工资部门汇总表、工资类别汇总表等。

对于现金发放的工资种类及项目自动进行票面分解一览表，以便到银行提取现金进行工资发放。

（5）自动编制工资费用分配汇总表和职工福利计提分配表等，并生成转账凭证传送给账务处理子系统和成本核算子系统。

此外，工资核算子系统还要能够进行各种灵活多样的统计、查询和打印，以满足实际工作的需要。

二、工资核算的基本流程
工资核算的子系统的应用，其主要流程是初始化工作、每月的数据变化录入、计算汇总后进行相关的查询打印和凭证结转，
下面就主要的功能进行说明。

（1）组织机构设置。

组织机构设置时根据单位的组成情况，设置相应的二级部门组成机构、职工的岗位类别分类及职工的基本信息。

他实际上是人力资源管理系统的部分模块，一般在系统初始化时同时完成。

（2）工资初始化。

根据国家和单位的工资政策设置工资种类和各类工资的相对应项目结构，对每种工资项目结构定义其计算公式，根据工资发放要求，确定是否进行工资尾数结余、银行代发等。

（3）工资数据编辑。

首先是对上月工资数据进行修改和增删。

在编辑时，一方面需要根据人力资源部门或其他部门提供的人员变动或工资补贴调整资料、职工工资变动等信息，对相应工资的固定项目进行修改。

另一方面还应根据本月生产、后勤等部门的考勤记录、代扣款项等信息，对工资表中相应的变动项目（如奖金、房租、水电气）进行修改。

（4）根据工资数据变动情况及计算公式计算工资，生成工资发放明细表。

如果在工资初始化阶段定义了尾数结余，则要计算工资尾数。

（5）按职工类别和部门类别进行汇总，生成工资结算汇总表。

如果是现金发放工资，应计算出每一部门实发工资的票面分解值，生成票面分解一览表，以便向银行提款发放工资；对实行工资代储的工资种类及项目，一般自动产生银行储蓄存条、储蓄明细表及汇总表等。

（6）按工资的用途对工资费用进行分配，形成工资费用分配汇总表，为成本计算提供资料。

（7）按职工费用类别、规定的工资组成和规定计算比例。

计算本月应提取的职工福利等费用，并生成职工福利费计提分配表等。

（8）根据工资汇总数据、工资费用分配汇总表、职工福利费计提分配表等内容，自动生成汇总转账凭证，传送给账务处理子系统和成本核算子系统，作为账务处理子系统和成本核算子系统登记总账和明细账的依据。

三、工资核算子系统的功能
1．系统初始化
在使用工资核算子系统进行工资数据编辑、处理之前，首先应对系统进行初始化定义，即系统初始化。

主要包括设置职工基本信息、设置工资类别、设置职工类型、设置部门、设置工
资项目、定义工资计算公式、设置个人所得税率和定义工资转账凭证等功能。

（1）设置工资类别
设置工资类别是根据单位具体地工资类别（如在职职工工资、离退休人工资、临时人职工资等）分别定义和设置的。

（2）设置部门
设置部门用于定义单位的不同部门，一般直接使用其他子系统的部门编码。

（3）设置职工类型
设置职工类型用于单位中各个不同工资类别的职工，如在职职工工资类别中有管理人员、生产工人、其他人员。

（4）设置职工类型
设置职工基本信息功能主要用于定义职工的基本人员和其他信息（如职工号、姓名、性别、参加工作日期、职称、职务、职工类型、岗位等），建立工资核算子系统同其他系统之间的数据联系。

这需要保持职工基本信息和工资数据之间的一致性。

（5）设置个人所得税率
设置个人所得税率用于完成目前国家个人所得税率计算表的分级定义和相关设置。

（6）设置工资项目
设置工资项目主要是用于根据不同类别的工资分别定义其所具有的工资项目，如在职职工工资包括基本工资、补助工资、其他工资、收入合计、储蓄扣款、其他扣款、扣款合计、实发工资等工资项目。

在前面的工资项目中，有一部分工资项目是不变的，如基本工资、补助工资、另外一部分工资项目是要经常发生改变的（相对每个月而言），如其他工资、水电费扣款、其他扣款等。

因此在“设置工资项目”时应分别说明每一工资项目是固定工资项目还是变动工资项目，从而为工资数据的结转和汇总做准备。

（7）定义工资计算公式
定义工资计算公式主要用于在对工资项目进行处理时，定义不同项目之间的相互联系，如“基本工资”+“补助工资”+“其他工资”=“收入合计”，“储蓄扣款”+“水电费扣款”+“其他扣款”=“扣款合计”，“收入合计”—“扣款合计”=“实发工资”。

某些计算项目还与职工的类别等因素有关，如病假扣款与工作年限有关，补贴与职位有关等。

在定义中还需要定义相应的计算条件。

（8）定义工资转账凭证
定义工资转账凭证主要用于定义工资项目同账务处理子系统的联系。

在工资核算子系统中一般通过“工资转账凭证”，自动取数生成转账凭证，传送给账务处理子系统。

2.人力资源数据转入
工资核算子系统与人力资源管理系统紧密相关，数据转入主要应有两个方面的功能。

一是人力资源基本信息数据转入功能，如劳资信息、离退休信息、考勤信息、工时信息、劳动保护及工伤鉴定信息、社会养老保险、公资序列及级别、工资调资有关的人员信息条件、工资变动历史数据信息及工资调资处理数据等；二是定义工资核算子系统同人力资源管理系统之间的数据接口，实现工资和算子系统与人力资源管理系统的数据资源共享。

3.工资数据编辑
“工资数据编辑”是工资核算子系统中使用最频繁的模块,类似账务处理子系统的凭证输入模块，他应在每月发放工资之前使用。

考虑到工资数据记录条目多，对大多数职工的工资，每月要修改的工资项目（栏目）相对集中（如水电气、房租等），只有少部分职工（新增职工、调离）才需要对所有工资项目（栏目）进行添加或删除。

故工资数据编辑功能，一般采用多种数据编辑处理方式，如按项目选择编辑、按条件批量修改、固定工资项目修改和变动工资项目修改等，重点在于减少差错，
提高效率。

4.工资计算
一般情况下，工资数据修改后，“工资数据编辑”会自动按定义的计算公式进行相关工资项目的自动计算。

但对整个管理信息系统而言，某些工资项目（主要是代扣款项目）数据就可以从管理信息系统的其他子系统转入（如从后勤管理系统转入水电气代扣数据），这时，就可以通过专门的“工资计算”功能完成工资的相关运算。

5.工资查询、打印
“工资查询、打印”功能提供各种形式的、满足单位实际需要的工资数据查询，如工资明细数据查询、部门或类别工资汇总数据查询、票面分解一览表查询，如果单位实行银行转储，还应提供银行储蓄凭条查询、储蓄明细表及储蓄汇总表查询等。

同时根据相应的工资数据查询结果实现数据打印，如部门工资汇总表、类别工资汇总表、工资发放明细表、工资存档明细表等。

6.工资转账凭证生成
“工资转账凭证生成”根据工资核算子系统初始化功能中“工资转账凭证”所定义的会计科目、摘要、数据来源、取数公式进行自动取数，并生成转账凭证，向账务处理子系统和成本子系统传输。

7.系统结转
“系统结转”将工资核算子系统中所使用的工资计算文件、工资费用分配文件、职工福利费计提文件等在每月结束之后进行存储，并在下一个月份开始时，重新生成新的所需文件，做好处理新数据的准备。

第七节固定资产核算子系统应用方法
一、系统使用前的准备工作
固定资产核算子系统在投入使用前要认真细致地做好系统使用的准备工作，这是因为企业固定资产的管理与核算由设备和会计部门分别进行，而固定资产的使用几乎与企业的所以部门均有关系，数据来源分散。

由于固定资产的特殊情况，同一固定资产的数据在不同部门归口收集、汇总、使用，数据重复多，各部门往往难以得到必要的相关数据，造成各部门提供的数据遗漏、脱节、重复、交叉现象严重，产生较大的差异，各部门都无法提供完整的信息。

其次，限于手工处理能力，对固定资产核算的处理一般单位都采用简化的方法，这些方法远远不能满足现代企业的管理要求。

例如，固定资产的计提折旧是固定资产核算的核心工作之一。

手工条件下限于人得处理能力，多数企业采用按固定资产类别计提折旧的方式，这种方式对成本核算到班组甚至到岗位的企业则远远不能满足需要。

企业固定资产的管理从手工向计算机过渡，其基本目的是细化固定资产的核算、规范固定资产的管理。

因此，固定资产核算子系统使用前的准备工作主要是围绕这两方面进行。

另外，信息化后会计业务处理与手工业务处理在处理方法上有很大区别。

因此在做使用前的准备工作时，必须充分考虑这些区别和要求带来的影响。

固定资产核算子系统使用前的准备工作主要应从以下几个方面进行。

1、规定固定资产数据的收集
根据企业管理的需要对现有手工系统数据的情况进行调查分析，搞清楚存在的数据冗余、遗漏、脱节的原因。

制定制度规定数据收集的方式、内容、凭证格式；优化数据传递的渠道；规定数据管理的责任部门，从而保证固定资产的数据的完整、系统和及时。

3.规定固定资产的基础数据和历史数据
（1）固定资产的基础数据主要是进行计算机处理必不可少的各种编码和为了管理需要而制定的各种控制指标数据。

数据编码是系统高效运行的基础。

手工条件下固定资产。