关于规范会议纪要行文的通知

关于规范会议纪要行文的通知

各部门：

为进一步加强公司会议纪要管理，落实行文规范，提高会议纪要的质量和水平，结合公司实际情况，现将会议纪要行文规范作如下要求：

一、行文要求

（一）纪要红头

总公司的会议纪要统一使用“XXX公司会议纪要”红头。

子公司的会议纪要使用“子公司名称+会议纪要”的红头，如“XXX公司会议纪要”红头。

（二）纪要文号

总公司的会议纪要文号为：XXX+部门简称+纪要+年号+会议纪要文件序号，如：XXX纪要〔2020〕1号。

子公司的会议纪要文号为：子公司简称+纪要+年号+会议纪要文件序号，如XXX公司的会议纪要文号为：XXX〔2020〕1号。

（三）纪要导言

导言部分包括会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、列席人员、记录人、核发人、会议内容记录如下等信息内容。该部分内容为固定内容，不能随意删，会议记录人按照会议实际情况进行填写即可。

（四）纪要正文

1.会议概述。会议概述部分主要描述“会议主要讨论/审议/

通报XX（主要是议题罗列的内容）内容，并形成以下会议纪要”，此部分内容为格式模板，不能随意删减。

2.议题。每个议题逐个进行描述，议题名称用“黑体三号字加粗”。若只有单一议题的，可以不用呈现该内容，直接描述纪要正文内容。

3.纪要正文内容要求。会议纪要内容一是要求客观、真实、完整，如实反映会议内容，不得离开会议实际再创作，不得随意对会议内容进行评论，会议中形成的重要话语可进行原话描述并加以双引号着重提醒。二是抓中心、抓重点。抓中心就是抓住会议中心思想、中心问题、中心工作；抓重点就是要抓住会议主要内容，围绕议题、与会人员的一致性意见、重要领导的总结发言，取其精华、言简意赅，切忌流水账。

4.常用段落开头语。会议指出：会上汇报人针对汇报内容指出的问题、待解决/决议内容、以及汇报人员的解决方案等内容。会议认为：会上参会人员对该议题内容的意见、个人观点、问题点等。会议决定：会议形成的对该议题的决议。会议要求：会议形成的对该议题的工作要求和下一步的工作安排等，并填写具体负责完成决议或工作要求的责任部门、责任人和完成时间。

（五）纪要会签

重要会议形成会议纪要后，除需要设置OA公文阅件外，还需纸质版打印给参会人员亲笔签名确认。

其他会议的纪要通过OA公文阅件即可，不需要纸质版会签，特别情况除外。

（六）纪要结尾

1.公开方式。公开方式包括：不公开、依申请公开和主动公开三种；不公开是指该文件只能由呈、发和抄送对象可以查看，其他人员不能申请查看；依申请公开是指除了呈、发和抄送对象可以查看外，其他人通过申请，经核发人审批后可以查看；主动公开是指公司员工都可查看。公开方式由会议纪要核发人评估会议内容后确定。

2.呈、发、抄送对象。呈送对象：公司领导，若没有公司领导参会，可不写。发送对象：现场参会人员。抄送对象：没有现场参会，但是会议决议内容涉及到需要该抄送对象完成的人员；有外部人员/单位参会，也需抄送外部人员/单位。

3.印发单位和时间。主要填写印发该会议纪要的部门和印发时间。

二、其他要求

1.要求各部门召开会议均需形成会议纪要，在会议开始前需要制定会议议程或会议通知，明确会议记录人员。

2.公司总经理召开或者参与的会议，相关会议记录人须将经会议纪要核发人审核定稿后的会议纪要发送总经办。

3.会议纪要文件命名规则为：（会议纪要文号）+会议名称+会议纪要+会议召开日期，如“（XXX纪要〔2020〕1号）2020年XX 会议纪要-20200304”。

特此通知！

XXXX公司2020年3月17日