客户出库档案管理制度范本

第一章总则
第一条为规范公司客户出库档案的管理工作，确保客户出库档案的真实性、完整性和安全性，提高客户服务质量和效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有客户出库档案的管理，包括出库单、产品信息、运输记录、售后服务等相关资料。

第三条客户出库档案管理应遵循以下原则：
1. 依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规。

2. 实用性：确保档案内容真实、完整、准确，便于查询和使用。

3. 保密性：保护客户隐私和公司商业秘密。

4. 系统性：建立完善的档案管理体系，实现档案管理的规范化、制度化。

第二章档案管理机构与职责
第四条公司设立档案管理部门，负责客户出库档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条档案管理部门的主要职责：
1. 制定本制度，并组织实施。

2. 组织档案管理人员的培训，提高档案管理人员的业务水平。

3. 负责客户出库档案的收集、整理、归档工作。

4. 负责档案的保管、查询、借阅和销毁工作。

5. 定期对档案进行清理、检查和鉴定。

第三章档案收集与整理
第六条客户出库档案的收集：
1. 出库单：包括客户名称、产品名称、数量、规格、型号、单价、总价、出库日期等。

2. 产品信息：包括产品名称、规格、型号、产地、生产日期、保质期等。

3. 运输记录：包括运输方式、运输日期、运输费用、运输途中情况等。

4. 售后服务记录：包括客户反馈、问题处理、维修记录等。

第七条客户出库档案的整理：
1. 按照档案类型进行分类，包括出库单、产品信息、运输记录、售后服务记录等。

2. 按照时间顺序进行排列，确保档案的连续性和完整性。

3. 对档案进行编号、登记，方便查询和管理。

第四章档案保管与利用
第八条客户出库档案的保管：
1. 档案应存放在通风、干燥、防火、防盗、防潮、防虫的专用档案室。

2. 档案柜应配备防盗锁，并由专人负责管理。

3. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。

第九条客户出库档案的利用：
1. 客户出库档案仅限于公司内部使用，严禁外借。

2. 查询档案需填写查询申请，经批准后方可查阅。

3. 查阅档案时，应遵守档案保管规定，不得随意涂改、损毁档案。

第五章档案销毁
第十条客户出库档案的销毁：
1. 档案销毁前，需经公司领导批准，并填写销毁清单。

2. 档案销毁时，由档案管理人员和监督人员共同监销。

3. 销毁后的档案，应妥善处理，确保无任何泄露。

第六章附则
第十一条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十二条本制度自发布之日起施行。