文件制度台账模板

文件制度台账模板
一、目的
为了加强公司文件的管理，确保文件的安全、准确和及时传递，提高工作效率，特制定本台账制度。

本制度适用于公司各部门所有文件的收发、传递、阅办、保管和存档等工作。

二、职责
1. 各部门应指定专人负责文件的管理工作，确保文件台账的准确性和完整性。

2. 办公室机要文书负责文件收发登记台账的建立和保管，以及对文件台账的定期检查和维护。

三、文件收发登记台账内容
1. 公司来文、来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文件以及公司的请示、汇报、通知等公文。

2. 文件收发时间、编号、密级、发送单位、接收单位、发送人、接收人等信息。

3. 文件传阅、审批、反馈等情况的记录。

四、文件收发登记台账管理要求
1. 文件收发
（1）收到文件和信件要及时启封，并按密文和一般文件管理规定，进行分类、编号、登记。

（2）向下发文时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。

2. 文件传阅
（1）文件登记后，及时按规定程序呈送领导审批，并根据领导批示，进行传阅。

（2）急件、会议通知或时间性较强的文件，必须随收随送，尽快送到有关领导和部门；其他文件亦要及时传递。

3. 文件保管
（1）各部门、年组取的文件要有专人保管，并按要求定期交回。

（2）借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。

4. 文件存档
（1）对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该销毁的销毁。

（2）对存档的文件，要确保档案柜的安全、干燥、整洁，防止文件损坏。

五、检查与考核
1. 办公室不定期对各部门文件台账进行检查，发现问题及时指出，并督促整改。

2. 对不按照规定进行文件管理，导致文件丢失、损坏、泄露等后果的，公司将依法追究相关责任。

六、附则
1. 本制度自发布之日起实施。

2. 本制度的解释权归公司办公室。

通过以上文件制度台账模板，公司可以更好地管理各类文件，确保文件的安全、准确和及时传递，提高工作效率。

各部门应严格按照本制度执行，共同维护公司的文件管理秩序。