采购作业流程

活动名称 导入申购单
判断是否是旧产 品 判断是否有合格
活动内容及描述 由《申购流程》或 PMC 流程后输出已核准的【申购单】或【物料需求计 划】，由申购部门或生管转交到物料部门，物料部门接单后分配工作并执 行 接到各部门的【申购单】后，首先判断此申购的物料是新物料还是旧物 料，再根据类型选择不同的采购业务流程。 1、若属已经采购过的物料，即旧物料类型，则直接进入制作订单过程。 2、若属于新物料类型，则应该查询是否有合格的供应商可供选择。 若是新物料类型时，必须再判断在【合格供应商名录】中是否有合适的
1、审核不得超过半个 工作日。2、研发部主 管、制造工程部主管 提供技术咨询和保证
《采购订单》
跟催及跟踪所订购物料
物料部
收料
N
进料检验
Y
物料部 质量部
之前因采购所需而提 供的图纸、样品等同 时收回
《不合格品控制程 序》/当即
入库
《搬运、贮存Βιβλιοθήκη 包装、物料部防护和交付控制程
序》/从入库到出库
5、采购业务作业流程描述及说明
6.1《采购审批流程》
6.2《供应商开发与评估流程》
6.3《价格评审流程》
6.4《不良品处理流程》
6.5《采购预付款流程》
6.6《采购应付款流程》
7、使用单据
4
7.1【采购申请表】 7.2【采购合同订单】
5
出具（采购订单）
N
审核、批准
Y
向供方订购
物料部
有合格供方的，一个 工作日内完成。暂时 还没有合格供方的一 个半工作日内完成
物料部
管理者代表对采购订 单价格、保密条款等 进行全面审核。总经 理对审核后的采购订 单进行审批。
物料部
下订单之前先要确认 库存量，避免重复采 购和多批次采购
《采购订 单》、 《库存表》
2
供应商可供选择 供应商开发与考 察 价格评审流程 制作订单 订单审批
发送订单与确认
跟催到货
到货监控
供应商选择： 1、若有合适的供应商，则进入《价格评审流程》即可。 2、若无现有合适的供应商，则应该进入《供应商开发与评估流程》。 由物料部门主导，按公司《供应商开发流程》严格执行。
若供应商开发完毕后，严格按照《价格评审流程》来进行询价、比价、 核价、议价及制定报价单 当接到有效的【采购申请表】或【物料需求计划】和有效的报价单时， 按公司统一的格式来制作【采购合同订单】，分两种模版，人民币与美金 版 按《订单审批流程》进行签字审批盖章，并跟踪各环节的时效性 当订单审批后，冉在第一时间传送给供应商接口人，与之确认备货、交 货等各项事宜，并要求对方在 2 个工作日内回传确认后的有效订单，并 保存归档（存档至少为 3 年）。 注： 1、若合同总金额在 1 万元人民币以下，此有效订单至少是双方盖章签字 确认的复印件或回传件。 2、若合同总金额在 2 万元人民币以上（含 2 万元人民币），此有效订单 则必须是双方盖章签字确认的原件。 当收到供应商订单确认后，根据各供应商对交期等的回复，按生管的物 料需计划电子档格式填写供应商名称、订单号、订单数、到货进度等内 容，在 3 个工作日内回复给生管到料进度。 根据双方达成一致的交货日期来制定出相应的到货跟踪方法，主要是跟 供应商在计划安排、备料、生产、检验、包装、出货与运输等各方面进 行详细的确认与沟通，并做好记录。当有异常出现时，应及时反馈给部 门主管及相关部门，并共同协调与解决。 一般从订单生效日后的当前日期起至约定的交货日期为一个 T（天）时间， 此时间是在不断地变化的，则对应的采购监控频率为以下： 1、当 T 大于 60 天时，应按月单位来做采购到货跟踪与监控，即可每月 跟供应商至少做一次以上书面确认与沟通。 2、当 T 大于 30 天且小于 60 天（含 60 天）时，应按半月为单位来进行 跟踪与监控，即每月至少有两次以上的书面确认与沟通。 3、当 T 大于 7 天小于 30 天（含 30 天）时，应该按周为单位来进行跟踪 与监控，即每周至少有一次以上的书面确认与沟通。
采购作业流程
1、目的
为规范公司采购人员能够正确地、有效地进行采购业务各环节的工作流程，
以保证提高各自的工作效率。
2、范围
适用于所有采购人员。
3、定义
无。
4、采购作业流程图
流程
采购申请
N
审核、批准
Y
批准生效的采购申请
供方选择
部门、职责
工作及依据
表单
《设计评审计划》
研发部、制造工程部 生产《物料需求计
划》
3
供应商送货
收货与报检 退货 入库 生产 不良品处理
对账与付款
6、相关文件
4、当 T 小于 7 天时（含 7 天），应按天为单位来进行跟踪与监控，即每 天至少有一次以上的书面确认与沟通。 5、对一些紧急的、特殊的采购到货物料跟踪与监控，必要时应去供应商 处现场安排生产、跟踪与监控。 供应商在送货前，应该确认物品是否合格，是否按照要求包装完好，是 否已通知相应的采购人员和报关公司人员安排收货，已确保顺利办理报 关手续。 供应商应提供对应的【送货单】，仓库收料人员给予清点与签收，并在 4 小时内进行报检。在一个工作日内完成检验。 对于特殊的、紧急的物料 到货应该即时处理。 品质部门判断来料不合格时，应提供【来料不合格单】给到采购对应人 员，经采购人员与品质部人员、供应商共同确认后，才可安排退货。 若来料检验合格，则仓库应该立即办理入库手续。 生产部门根据生产计划按需领用物料生产，采购人员应该对所采购的物 料的质量与数量实行关注（【每日生产报表】或邮件或电话），对异常问 题应该及时处理。 对来料不良应该严格按照《不良品处理流程》来执行 根据采购订单上约定的结款方式采取对应的付款，预付款应在到货前办 理（具体跟供应商沟通来定），应付款则必须先与供应商进行对账确认（在 每月 10 日前跟供应商对完上个月的账，并通知供应商开对应票据），并 收到合同中要求的正确票据以及有效的【入库单】才能按合同规定的结 算方式来办理付款。
部门主管审核并提供需购
物品的技术要求、管理者 审核过程不超过一
代表审核采购过程中的经
个工作日
济、法律等事宜。总经理
对已经通过审核的采购申
请进行批准。
供方签订合作协 《采购申请
议、承诺保密义务 单》
物料部
有合格供方的，首
先选择合格供方，
物料部
同时咨询其他供方
进行比价
供方报价
供方
须有书面报价
1
询价、比价、议价