美国阿波罗计划信息沟通管理对我国科技重大专项的启示

美国阿波罗计划信息沟通管理对我国科技重大专项的启示白万豪;张义芳
【摘要】This paper examines the Apollo program ICM in terms of management process, mechanisms and informatization, and gives some useful suggestions for ICM of major science and technology projects in China.%以阿波罗计划为例,从流程、方式、相关制度以及信息化的视角对该计划信息沟通管理进行分析和研究,并在此基础上提出加强我国科技重大专项信息沟通管理的建议.
【期刊名称】《科技管理研究》
【年(卷),期】2013(033)003
【总页数】5页(P10-13,19)
【关键词】信息管理;科技重大专项;信息沟通管理;阿波罗计划;管理信息系统
【作者】白万豪;张义芳
【作者单位】中国科学技术信息研究所,北京 100038;中国科学技术信息研究所,北京 100038
【正文语种】中文
【中图分类】G311;C39
信息沟通，是指人或组织与其他的人或组织之间进行的信息的传递和交换的过程，是一个信息不断传播和反馈的过程。

在项目管理尤其是复杂的大型项目管理中，信
息沟通贯穿于项目管理工作的始终，直接影响项目的过程控制，而良好的信息沟通管理对确保信息传递渠道的畅通和信息质量的稳定至关重要。

美国项目管理协会在其出版的《项目管理知识体系》中指出，项目经理90%的时间应用于传递和获取
信息［1］，由此强调了信息沟通在项目管理中的重要性。

我国2006 年颁布的《国家中长期科学和技术发展规划纲要(2006—2020)》确定
实施核高基、大型飞机等16 个国家科技重大专项，这些重大专项的实施对我国提升经济竞争力乃至综合国力有着重要的战略意义。

较之一般的国家科技计划，科技重大专项实施中信息生成量大、信息沟通频繁、信息沟通主体多样且关系错综复杂，信息沟通管理的重要性显得更为突出。

构建良好的信息沟通管理流程和机制，确保各种信息以最小的成本和最高的效率在正确的时间传递给需要的人或部门，使整个专项的推进不会因信息沟通不畅而产生阻滞，成为专项管理部门必须解决的问题。

美国国家宇航局(NASA)20 世纪60 年代实施的阿波罗登月计划是人类历史上划时代的重大科技工程，该计划在实施过程中高度重视信息沟通管理，建立了一套行之有效的信息沟通机制，有效保证了计划的顺利进行以及最终的成功。

虽然该计划已经结束40 年，但它在信息沟通管理方面的宝贵经验对我国正在实施的科技重大专项仍具有重要的借鉴意义。

1 阿波罗计划信息沟通流程
阿波罗计划作为一项巨型科技工程，其管理分为5 级。

0 级是NASA 的载人航天
办公室，它是阿波罗计划的最高行政指挥部门，是阿波罗计划等所有载人航天计划的主管部门和决策机构;1 级是阿波罗计划办公室，负责阿波罗计划所有环节的日
常集中管理;2 级是阿波罗计划办公室的各个职能部门以及三大航天中心，3 级是
航天中心下设部门及主承包商企业，4 级是主承包商企业的下属部门以及大量的从承包商企业。

这种多层级管理架构决定了该计划实施过程中信息沟通流程的3 种
不同流向:
第一，下行沟通。

下行沟通是阿波罗计划高层对低层进行的自上而上的信息沟通，是领导者向被领导者发布指令和指示的过程，通常包括指令、政策、计划、规定等形式的信息。

阿波罗计划中有关总部政策指令、管理指导、通知通告、管理手册等都是经过NASA 信息发布系统自上而下传递的。

第二，上行沟通。

上行沟通是指下级的意见(包括项目实施过程中的各种反馈信息
和遇到的问题)向上级反映，有层层传递和越级反映两种渠道，主要通过正式报告
和汇报会的形式。

在阿波罗计划管理过程中，灵活的信息反馈机制必不可少，各层级需要不断向上级反馈项目执行情况以及遇到的问题，使上级管理部门及时掌握计划的执行情况，进行综合平衡，并根据评估结果对计划做出及时调整，然后将调整信息通过自上而下的渠道向下传递。

第三，平行沟通，又称横向沟通，指的是与平级间进行的与完成计划任务有关的交流。

在阿波罗计划实施过程中，经常需要围绕项目和任务进行跨组织的交流和协调，比如围绕重大技术问题，三大载人航天中心成立了若干中心间技术协调小组，以确保在重大技术问题上进行充分的交流和沟通，共同解决关联性的技术问题。

上行沟通、下行沟通以及平行沟通构成了阿波罗计划完整的信息沟通系统，形成信息流闭环，如图1 所示。

图1 阿波罗计划信息沟通流程
2 阿波罗计划信息沟通方式及相关制度
阿波罗计划信息沟通管理的主要目的是保持计划进展、识别潜在问题、征求反馈意见以改进计划绩效。

一方面要以原定计划为依据推进项目进展，使政令畅通，各项工作有条不紊;另一方面通过项目推进中的问题反过来调整计划，保证计划的灵活
性和适应性，使项目的发展不断逼近整个计划目标。

为了将整个计划的推进情况及时清晰地纳入管理层的视野，使整个计划的推进始终在掌控之中，阿波罗计划将信息沟通管理建立在其工作分解结构基础之上，并采取了多样化的信息沟通方式，建
立了相应的制度，以保障信息沟通渠道的畅通以及信息沟通的及时性和质量。

(1)将信息沟通建立在工作分解结构基础之上
采用工作分解结构进行计划管理是阿波罗计划的一大特色，也是计划成功的关键。

所谓工作分解结构(WBS)就是在大型项目中，按一定原则将整个计划项目逐级分解成易于管理和控制的部分，并将之交予能胜任的部门，同时标记出关键节点和里程碑事件，从而使得整个复杂的计划变得结构清晰、分工明确，同时使每个最小工作单元更加易于控制，将风险降到最低［2］。

阿波罗计划信息沟通管理是在工作分解结构基础之上展开的。

阿波罗计划涉及大量的组织和机构，不但有政府部门、科研机构、大学，还有大量的企业，实施周期又长，因而要求的综合信息和信息沟通的数量相当大，这就要求所有的参与主体必须有一个共同的信息沟通基础和可靠的信息沟通工具，而工作分解结构就扮演了信息沟通连接器的角色，成为各参与主体进行信息交流的共同基础。

以工作分解结构为主线编制预算、安排进度，自上而下传达信息和自下而上反馈信息，就能够使所有的与项目干系人明白自己所需要做的各项工作，同时管理层也能及时掌握项目的进展信息等。

(2)制度化的报告体系
书面报告是阿波罗计划信息沟通的一种主要形式，其内容多样，涉及计划组织实施的各个方面(见表1)，有定期报告，也有不定期报告。

定期报告以日、周、月、季度、年等为时间节点，而不定期报告则根据计划推进进度以及工作单元的生命周期灵活上报。

报告可以从简单的状态报告到详细的描述报告，格式除文字外，还包括大量的条形图、曲线、表格等涉及项目范围、进度、成本、质量、风险和采购等各个方面。

报告往往由下级部门呈交上一级部门，上一级部门根据报告内容及其他相关信息对报告内容进行评审，然后汇总各种信息形成新的报告呈交更上一级。

表1 阿波罗计划报告一览表［3］管理功能报告名称进度管理NASA 月度状态报
告阿波罗计划周状态报告阿波罗宇宙飞船项目办公室管理报告土星V 号周备忘录…肯尼迪航天中心PERT 状态报告阿波罗计划月度状态报告阿波罗宇宙飞船计划季度状态报告载人航天中心PERT状态报告采购管理载人航天月度变更及状态报
告合同及拨款状态报告载人航天采购里程碑状态报告…数据管理阿波罗数据管理
系统数据(磁带)…技术状态管理技术状态标识指数和修改状态报告…土星IB 号S－IB 阶段技术状态管理报告设备管理NASA 设备一期工程实施报告马歇尔航天中心一期工程报告载人航天一期工程报告…NASA人员管理NASA 人员季度统计报告
人力资源使用报告人力资源信息摘要
续上表管理功能报告名称资金管理计划财务状态报告成本信息报告可靠性与质量管理阿波罗计划可靠性与质量保障季度状态报告(包含失败项目)测试管理阿波罗土星火箭飞行准备状态评审飞行器飞行评价报告飞行器最终飞行评价报告土星IB 号
飞行器测试报告载人航天中心发射后报告载人航天中心飞行后报告飞行结果报告地面系统评价报告飞行任务管理发射前任务执行报告载人航天中心失败及异常报告日常工作报告飞行轨迹预测初步鉴定报告阿波罗轨迹修正报告发射后任务执行报告
24 小时跟踪报告失败及异常月度报告飞行轨迹预测报告…
阿波罗计划各种报告的形成过程非常完善和严谨，以可靠性与质量保障季度状态报告为例，信息从底层输入开始，经过层层评审和分析，最终将最有价值含量且准确的信息以报告的形式及时传递到需要信息的管理部门。

图2 阿波罗可靠性与质量保证项目季度状态报告流程图
(3)健全的会议沟通制度
对于阿波罗计划，会议沟通是最为普通的管理沟通方式，其目的主要是检查项目的进展，了解项目存在的问题，协商解决问题的办法，明确下一阶段的工作任务，保证计划不断朝着既定目标逼近。

这些会议包括评审会、总结会、动员会、汇报会等，其中既有定期的例会，也有不定期会议和一些临时会议。

通过这些会议，阿波罗计
划各参与主体之间可以进行充分的信息沟通，及时发现问题并解决问题。

以阿波罗计划承包商会议为例，每次会议都会有NASA 人员参加，在会议上，除了做出一
些技术性决策外，承包商还要向载人宇宙飞船中心、马歇尔中心、肯尼迪中心和NASA 的管理层汇报项目的执行状态、进度及遇到的问题。

与会人员可以畅所欲言，也可以互相讨论，甚至还可以针对一些具体的技术和硬件问题提出解决方案［4］。

由于会议沟通是一种成本较高的沟通方式，沟通的时间一般比较长，常用于解决较重大、较复杂的问题。

表2 列举了阿波罗计划的部分主要例会。

表2 阿波罗计划主要会议会议名称周期阿波罗计划主任会议每天阿波罗计划办公室评审会每月载人航天计划工作情况评议会及管理委员会会议每月载人航天副局长评审会每月NASA 局长评审会每年
(4)严格的信息评审保障信息的质量
从阿波罗计划开始论证，直到阿波罗计划最后成功完成使命，信息评审始终贯穿着计划的整个过程。

所谓信息评审，就是集中一定数量的相关人员对信息的真实性和价值进行评价，以确保信息的客观性和准确性。

阿波罗办公室每年接收大量的的定期或不定期的各种各样的报告，这些报告使得阿波罗计划办公室掌握了大量的关于计划进展的信息。

但直接信赖和利用这些上呈的报告的信息是不可取的，原因在于一方面这些信息由下一级管理层搜集整理，信息来源多种多样，存在某种程度的信息失真或缺失。

另一方面，这些进度信息的提交和呈现一定会在某种程度上掺入提供者的一些主观判断，降低了信息的客观性和真实性。

因此在阿波罗计划信息沟通过程中，不可避免地存在一定程度上的信息失真。

作为这些信息交流的接收者，为了避免错误信息导致错误决策，就必须对各种信息加以认真的评议和甄别，并对信息失真进行判断和纠正，从而保证信息的准确性和真实性。

3 采用新兴计算机技术优化信息沟通管理
在阿波罗计划信息沟通管理中，计算机技术扮演了重要的角色。

随着计划的推进，如何有效管理阿波罗计划过程中生成的越来越多的关于评价、决策、行动和反馈等信息和数据很快就成为了管理者们亟待解决的问题。

项目规模越大、复杂性越高，信息的传递、加工和使用就需要更加规范和精确，这些信息和数据传递的及时性和准确性则是计划顺利推进的关键和基础，很显然传统的手工信息管理方法已经远远不能满足如此大规模计划的需要，而解决这个问题的唯一方法就是采用计算机管理系统来处理数据和信息。

在当时，计算机信息管理技术还处于萌芽时期，用不太成熟的计算机技术来处理和管理数量如此多、关系如此复杂、重要性如此之高的数据和信息确实是一次大胆的尝试，幸运的是，最终试验成功了。

除此之外，在引入管理信息系统的同时还保证了原有的工作状态没有受到任何干扰。

NASA 在对多种改进方案进行研究和论证之后，数据管理技术成为优化计划信息流和减少计划文件管理成本的首选，同时辅助以结构管理和逻辑管理的改造以利于改进数据流的搜集和加工工作，从而实现更有效的管理控制［5］。

从某种意义上来说，整个计划管理其实就是对项目日常运作状态和进展的控制。

正是这一点要求信息管理自动化技术不仅仅要确保信息的严谨和精确，更重要的是保证灵活性，以便于来适应各种各样的不确定的情况。

阿波罗计划管理过程中采用了大量的信息处理和检索系统，其中比较成熟的有:阿波罗文件管理系统 (ADMIS)、阿波罗管理信息检索系统(AMIRS)、重要信息查询系统(REINS)、单文件管理系统 (UNIFILE)和高级信息系统 (ADVISE)等。

其中ADMIS 和UNIFILE 属于固定格式信息管理系统，而REINS 和ADVISE 则是可变格式信息管理系统。

REINS 和其高级系统ADVISE 具有强大的信息检索能力。

与固定格式信息管理系统相比，可变格式信息管理系统在数据输入和输出方面有着极大的灵活性，数据输出与输入完全不再相互依赖，可以不用重新编程，只用改变几个简单的参数，就可以快速按要求输出理想格式的文件。

这些系统的大量投入使用
的意义不仅加快了复杂数据的处理，而且为其他系统的开发提供了宝贵的经验。

在信息呈现方面，遵循“数据包尽量小、格式尽量简单、数据特征和用户需求相结合决定最终形式”的原则，以使数据信息便于传送，降低系统负荷，同时便于接收端理解。

例如，在阿波罗管理信息检索系统中，所采用的模块集成就是今天软件工程学科里面的模块设计思想的雏形，并且保留了较强的扩展能力。

通过使用独立的描述文件结构的数据字典，用户可以轻易查询到系统资料库中所有与之相关的信息。

该系统资料库包含了阿波罗计划中所有的关于任务执行和操作的日常数据信息，包括可靠性、技术状态管理和里程碑管理等，这些信息和数据有专门人员进行维护和管理。

除了信息搜索和检索功能之外，该系统还具有分类、计算、生成简单报告的功能。

4 对我国科技重大专项信息沟通管理的启示
我国正在实施的16 个国家科技重大专项类似于美国的阿波罗计划，均是举国家之力实施的大型的复杂科技工程。

信息沟通管理作为大型专项和计划管理体系的重要组成部分，是专项和计划得以有效运行的基础和前提，直接关系到专项的顺利运转。

我国的科技重大专项主管部门充分认识到信息沟通管理对专项实施的重要意义，近年提出要大力加强专项管理信息系统建设。

通过对阿波罗计划信息沟通管理的研究，我们可以得到一些有助于我国科技重大专项管理信息系统建设的启示:
(1)制定专项信息沟通管理计划、流程和制度框架
信息沟通管理计划、流程和制度框架是专项实施信息沟通管理的组织与制度基础。

由于科技重大专项涉及人员和组织众多，相互间关系非常复杂，要求所有的沟通管理活动必须在一个严格和统一的计划、流程和制度框架下进行，以确保相关信息能被及时、准确地搜集和处理，并在第一时间传递给需要的人和部门。

制定信息沟通计划和流程需要确定干系人的沟通信息需求，包括谁需要何种信息，何时需要以及如何向他们传递，同时，还要详细规定报告、数据、技术资料的发布形式和流向，
也就是说，应当通过什么形式，向谁汇报，由谁执行以及使用什么方法来发布等等。

为保障信息沟通的高效运行，应建立一套科学的管理制度，包括明确信息沟通相关组织和人员的职责、信息审批和签署程序、密级的设定等，使所有的信息沟通有章可循，避免推诿扯皮现象。

信息沟通管理计划、流程和制度框架应以手册的形式呈现出来，并且作为管理要求在专项相关部门和组织中强制推行，以提高专项信息沟通的科学化、规范化和制度化。

(2)确立完善的信息沟通机制
完善的信息沟通机制是进行专项信息沟通的主要形式和内容。

该机制主要包括三个方面:一是建立完善的会议制度。

根据不同科技专项自身的特点，如研发周期、技
术路线等，针对不同的管理部门形成高效的会议机制，并以制度的形式固定下来，遵循“例会与临时会议相结合、规定性与灵活性相结合”的原则，内容包括会议规格、与会人员、会议主题以及会议周期等，主要目的是协调各方关系、审查项目进展、探讨发现的问题并提出解决方案。

除此之外，还应该做好会议记录管理，注意会后的跟踪反馈，充分发挥会议的作用。

二是健全项目报告制度。

在我国，这点没有得到管理者的充分重视。

在专项的实施过程中，需要哪些方面的报告、报告由谁提交、提交给谁，怎么生成报告、报告的数据来源以及报告的评审等都应该包含在提交内容之列，并形成固定的流程和模式，以制度的形式固定下来。

三是重视信息评审，提高信息质量。

信息评审主要是通过会议或专家咨询等形式对下级提交的信息的真实性、准确性和客观性进行核实和评判，对有问题的数据和信息进行校正和修改，确保向上级呈送的信息尽可能客观、准确，最大程度避免上级因信息失真而做出错误的决策。

(3)重视信息沟通管理信息化建设
应用信息技术促进信息沟通管理是信息沟通管理的主要发展方向。

在阿波罗时代，计算机技术还是一门新兴技术，但阿波罗计划的管理者大胆尝试，付诸实践并取得
了成功。

对于国家科技重大专项这种项目地域跨度大、项目参与单位分布广、实施周期长的项目，推动信息沟通管理信息化、建设管理信息系统应成为提高专项科学化管理水平和提高管理效率的一项重要的基础性工作。

近年来，我国的科技重大专项管理部门致力于推动管理信息系统建设，把管理信息系统作为重大专项相关信息综合管理的数据支撑服务平台，但由于尚处于启动建设阶段，现有的管理信息系统的内容和功能还比较窄，信息收集检索系统、文件管理系统、电子文本数据库、专家支持系统、检索技术文件资料系统、课题管理系统、预算编报系统等还没有纳入管理信息系统的范畴。

同时，在信息系统建设的顶层设计过程中，如何充分结合不同专项自身的特点，设计出最能满足专项管理需求的系统;在子系统建设过程中，如何尽量按照统一的技术标准设计系统，重视不同子系统之间的接口建设，避免后期系统集成或信息共享时互不兼容的现象，有效消除“信息孤岛”，以及如何做到信息系统建设与应用并重，避免出现系统建好后搁置不用或不能充分利用的现象等问题，都有待深入研究。

参考文献:
［1］美国项目管理协会.项目管理知识体系指南［M］.4 版.王勇，张斌，译.北京:电子工业出版社，2009
［2］魏永涛.工作分解结构WBS 技术［J］.中国高新技术企业，2011 (25):50－52
［3］National Aeronautics and Space Administration.NASA－Apollo program management ［R］.1967
［4］National Aeronautics and Space rmation Processing Resources management ［R］.NHB 2410.1D，1985
［5］GALLOWAY B.Apollo Experience Report Data Management For Postflight Engineering Evaluation ［R］.National Aeronautics and Space
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