会议食宿管理制度

会议食宿管理制度
一、总则
会议食宿管理制度是公司规范会议食宿服务的管理规定，旨在提高会议服务质量，保障参会人员的舒适度和安全。

二、会议食宿预订
1. 会议宴会预订
1.1 会议宴会预订应提前至少一个月向餐厅或酒店预订，预订时应提供会议时间、人数、餐标等信息，餐厅或酒店需及时反馈预订情况。

1.2 餐厅或酒店应根据实际情况合理安排会议宴会场地，并确保宴会服务质量。

2. 住宿预订
2.1 参会人员住宿预订应提前至少两周向酒店预订，预订时应提供参会人员姓名、入住离店时间、房型等信息，酒店需及时反馈预订情况。

2.2 参会人员在酒店入住期间如有特殊要求，应提前告知酒店，酒店根据实际情况协助安排。

三、会议食宿服务
1. 会议宴会服务
1.1 餐厅或酒店应按照预订情况准备宴会菜品和餐具，并在宴会开始前按时摆好餐桌、点燃蜡烛。

1.2 宴会服务人员应礼貌热情地接待参会人员，及时为参会人员提供饮食服务，确保宴会的顺利进行。

2. 住宿服务
2.1 酒店应提前做好参会人员的房间准备，确保房间内设施齐全、整洁干净。

2.2 酒店应提供24小时热水、空调、无线网络等基本服务，确保参会人员的居住舒适度。

四、会议食宿费用支付
1. 会议宴会费用支付
1.1 公司应安排财务人员提前与餐厅或酒店协商好宴会费用，并提前支付预付款。

1.2 宴会结束后，公司应按照实际消费情况和餐厅或酒店开具的发票结算宴会费用，并及时支付余款。

2. 住宿费用支付
2.1 参会人员住宿费用原则上由公司垫付，参会人员在离店时应填写住宿费用报销单，并提供相关发票，公司财务部门审核后进行报销。

2.2 如有特殊情况下，参会人员个人支付住宿费用的，应提前向公司财务部门请假报备，并填写住宿费用报销单进行报销。

五、会议食宿服务监管
1. 餐厅或酒店监管
1.1 公司应派专人对餐厅或酒店的宴会和住宿服务进行跟踪监管，及时解决出现的问题。

1.2 合作过多次且服务质量良好的餐厅或酒店可纳入公司的长期合作伙伴名单，持续享受合作优惠政策。

2. 参会人员监管
2.1 参会人员对宴会和住宿服务如有不满意之处，应及时向公司负责人反馈，公司负责人应及时督促餐厅或酒店进行整改。

2.2 参会人员应按照公司规定合理使用宴会和住宿服务，不得恶意挥霍浪费。

六、处罚措施
1. 餐厅或酒店服务质量差，影响公司形象的，公司有权取消其长期合作伙伴资格，并通知同行业公司不再合作。

2. 参会人员因过度浪费食宿资源，公司有权进行相应处罚，并不再安排参加相关会议。

七、附则
1. 本制度自颁布之日起正式施行，如有调整或补充部分，须经公司领导讨论通过。

2. 公司各部门应严格执行本制度，确保会议食宿服务的规范性和高效性。

3. 本制度由公司人力资源部门负责解释和管理。

会议食宿管理制度经过公司领导的讨论通过，将对公司会议服务的规范性和管理水平有所提升，确保公司各项业务工作的顺利进行。