数字校园背景下高校文书档案在线归档模式与实践探索——以中国矿业大学档案馆为例

数字校园背景下高校文书档案在线归档模式与实践探索——
以中国矿业大学档案馆为例
李月娥;周晓林;贾玲;李真;陆江
【摘要】随着高校办公自动化程度的不断提高,科学合理地实现文书档案在线归档成为高校档案信息化建设的一个重要课题.文章以中国矿业大学档案馆为例,详细介绍了文书档案在线归档的软件环境及归档模式,以及该模式实践过程中遇到的重点问题及解决办法,为高校文书档案在线归档工作的推进提供了参考实例.
【期刊名称】《档案与建设》
【年(卷),期】2016(000)004
【总页数】4页(P28-31)
【关键词】高等学校;数字校园;办公自动化;文书档案;在线归档
【作者】李月娥;周晓林;贾玲;李真;陆江
【作者单位】中国矿业大学档案馆,江苏徐州,221116;中国矿业大学档案馆,江苏徐州,221116;中国矿业大学档案馆,江苏徐州,221116;中国矿业大学档案馆,江苏徐州,221116;徐州市档案局,江苏徐州,221116
【正文语种】中文
【中图分类】G271
［分类号］G271
随着数字校园建设的推广，国内许多高校已采用办公自动化系统（OA系统）进行
办公信息的收集与处理、流动与共享，基本实现了数字化办公。

在数字化办公环境下，通过文书档案在线归档模式，实现OA系统流转的电子文件和非OA系统流转的电子文件同时在线归档，不仅可以适应高校数字校园建设的要求，而且可以有效保障文书档案归档的安全性和完整性，提高文书档案归档的效率。

按照归档电子文件的传输方式，电子文件归档方式分为在线归档与离线归档。

所谓在线归档是指通过计算机网络，将电子文件及其元数据向电子文件管理系统（档案部门）移交［1］。

本文探索的高校文书档案在线归档模式是指立档单位将OA系统中流转的电子文书和非OA系统流转的电子文件（包括扫描文件）均通过计算机网络向档案管理部门进行线上移交。

该模式的实现离不开基本的软件环境。

1.1 功能完备的网络版档案管理系统
通过大量的走访调研和精心规划，根据学校的档案管理流程和实际的工作需求，中国矿业大学档案馆与专业的软件公司合作，定制开发了个性化的网络版档案管理系统。

为了实现文书档案在线归档，该系统除了具备一般的信息管理、整理编目、查询检索、借阅利用等功能外，系统注重强化了以下几项功能：
（1）OA系统流转电子文件的自动分发
（2）非OA系统流转文件的预著录与全文挂接
（3）兼职档案人员在线提交归档申请
（4）档案馆业务指导人员在线审核待归档文件
（5）档号的自动生成
（6）数据的批量维护
（7）档案库管理和权限设置
（8）标准的数据接口
1.2 实现档案管理系统与学校OA系统的无缝链接
目前诸多高校中，电子文件生成系统与归档管理系统独立开发、单独运行，因此为
了实现OA系统电子文件在线归档，必须将电子文件纳入档案管理范畴，对OA
系统和档案管理系统的数据结构和格式进行统一规定，实现档案管理系统与OA
系统的无缝链接。

我校的档案管理系统与OA系统通过WebService接口（收文/发文/请示）来实现数据对接。

即OA系统通过调用档案管理系统提供的WebService接口传递相应的电子文件和数据项，档案管理系统根据预先定义的规则解析数据存入本系统中的“OA信息缓存库”，从而实现有关数据互用互通的双向衔接，达到OA数据的在线实时收集和利用。

在实现过程中，系统双方都不开
放各自的数据表，从而更好地保证了各自系统的独立性和安全性。

档案管理系统与OA系统实现无缝链接后，文书档案归档包括两个部分，一是OA 系统流转的文件，二是非OA系统流转的文件，因此我校文书档案在线归档模式
综合考虑了这两部分文书档案在线归档的实际情况，按图1所示设计了归档流程。

从文书档案归档流程可以看出，档案管理系统内部分别设置了OA信息缓存库、
各归档单位立卷库、各归档单位归档库和正式库等多个不同档案整理库。

系统管理员预先为兼职档案人员和档案馆业务指导人员分配不同档案库的操作权限，从而通过分库分权协作完成在线归档全流程。

（1）档案管理系统采集OA系统的电子文件信息
电子文件完成OA系统处理流程后，文书处理人员可以点击“归档”按钮，通过
预先提供的WebService接口将待归档文书档案的题录信息和全文一同传送到档
案管理系统的OA信息缓存库，自动生成待归档文书目录及电子全文。

（2）档案管理系统将采集到的OA系统电子文件批量自动分发至各归档单位立卷库
档案管理系统根据OA信息缓存库中的收文、发文、请示所对应的承办单位、拟
稿部门、请示部门和各归档单位预先设定好匹配规则，从而实现批量自动分发数据的功能。

通过该功能将数据自动分发到各归档单位的立卷库，该过程可以由档案管
理系统定期自动完成，也可以由档案管理系统管理员随时随地手动完成。

（3）兼职档案人员在立卷库中完成非OA系统流转的纸质文件的预著录，并与全文挂接各归档单位兼职档案人员在本单位的立卷库中手工录入非OA系统流转的待归档文件目录并正确挂接电子全文。

预著录时不录入档号。

（4）兼职档案人员对待归档文件实施初始鉴定
通过流程1-3的信息采集和录入，归档单位立卷库中的数据包括了系统自动分发的OA系统流转的电子文件和人工录入的非OA系统流转的纸质文件的目录和全文。

兼职档案人员对OA系统流转的电子文件进行鉴选，剔除无保管价值的文件（非OA系统流转的纸质文件在预著录前已完成文件鉴选），并同时根据文件的价值确定所有归档文件的保管期限。

文件价值的大小是一个很难预先精确判断的问题，因此为了防止兼职档案人员因判断错误删除有保存价值的文件，我们在OA 信息缓存库中对已删除的OA文件设置删除标识以备后查。

（5）兼职档案人员在立卷库中点击“申请归档”按钮提交归档申请信息
兼职档案人员对本单位待归档文件完成初始鉴定后，点击档案管理系统中的“申请归档”按钮，从而将本单位申请归档数据的查看权限授予档案馆业务指导人员；同时立卷库中的申请归档数据处于“待审”状态，不可更改，从而有效保证了数据的一致性。

（6）档案馆业务指导人员在线审核申请归档的文件数据
档案馆业务指导人员根据归档要求核查兼职档案人员初始鉴定的结果是否合理，即该归档的文件是否归档（若被误删除，则可以从OA信息缓存库中恢复），不该归档的文件是否删除，归档文件划分的保管期限是否正确。

系统支持对不合格的归档文件提出修改意见并返回给兼职档案人员进行再修改后，重新提交归档。

档案馆业务指导人员对待归档文件审核通过后，点击按钮确认归档。

（7）系统自动生成档号将审核通过的文书档案归档至对应单位的文书归档库
根据《归档文件整理规则》、《中国矿业大学档案实体分类方案》等要求，系统内部设计了灵活的选项，并对生成档号必备的保管期限、档案门类等字段强制赋予初始值，以便支持系统实现自动生成档号的功能。

档案馆业务指导人员点击按钮确认归档后，系统自动生成档号。

①实体分类号的生成
根据本校文书档案类目表可知，实体分类号由“档案门类—年度—归档单位—保
管期限”4个部分组成。

如文书档案2014年人事处永久件的实体分类号为“W-2014RSC-Y”。

因此，在自动分发OA数据至立卷库和人工录入数据至立卷库的
过程中，系统均强制赋予档案门类字段值为“文书档案”，年度字段值为“归档年份-1”，归档单位代码字段值为“当前立卷库对应的部门单位”，保管期限字段
值默认为“长期”，最终取值可由归档人员根据实际情况调整，从而自动合成在一个字段中，便自动生成了对应文件的实体分类号。

②档号的生成
本校文书档案档号由“实体分类号-件号”2个部分组成，如文书档案2014年人
事处的永久第1件的档号可标识为“W-2014RSC-Y-1”。

由于计算机技术的发展，目录检索不再受限于传统的组卷、文件排列顺序等因素的影响，因此系统目前采用文件录入的先后顺序来自动分配件号。

如需调整排列顺序，可由档案馆业务指导人员进行手工调整。

（8）档案馆业务指导人员与兼职档案人员共同校对归档库文件信息
兼职档案人员根据归档目录整理好纸质文件、加盖归档件号章后与本单位领导审核签字后的备考表一起送交档案馆；档案馆业务指导人员对照纸质文件再次校对电子目录（如页数、档号等），检查电子全文是否一致，批量维护数据（如批量添加盒号等），最后打印该单位的归档文件目录。

通过校对，确认归档信息无误后，档案馆业务指导人员点击按钮将电子文件批量归
档至正式库，在线归档完毕。

目前，本馆对文书档案在线归档的实践很大程度上变革了传统的文书归档模式。

自动采集OA流转的电子公文数据、自动分发OA数据至各归档单位立卷库、携带式录入、在线申请归档、在线审核、自动生成档号等功能均为档案工作人员提供了更多的便利，提高了工作效率。

但在实际归档过程中，也发现了一些初始设计和代码实现中的不足，现将其中的重点问题及解决办法分述如下，以求教于同仁。

（1）OA信息缓存库的设置问题
该模式的初始版本中，我们不仅利用WebService接口接收OA系统的电子文件及数据项，同时设置了匹配规则，直接将解析后的OA信息自动分发到各个归档单位的立卷库。

虽然这种方式缩减了文件流转的节点，但却无法有效地防止归档文件的丢失。

为此，本馆在档案管理系统中新创建了OA信息缓存库，并在它和各单位立卷库之间设置匹配规则。

本馆首先利用WebService接口接收OA系统的电子文件及数据项，直接将解析后的OA信息存入到OA信息缓存库中，随后再自动分发至各单位立卷库。

这样不仅实现了数据的自动分发功能，而且有效保证了所有OA 待归档文件的完整性。

（2）自动分发规则设定问题
通过大量调研和不断梳理，本馆采用收文的承办单位、发文的拟稿部门、请示的请示部门3个字段和各归档单位名称进行规则匹配。

实际归档中，我们发现下列原因将导致部分OA数据无法成功匹配：（1）字段值缺失：OA系统中没有将该规则下的匹配字段全部设定为必选项，特别是收文的承办单位时常为空；（2）字段值不唯一：不同版本的组织机构名称有些许差异，OA系统将收文的承办单位设置为文书人员手工填写的文本框，从而导致同一个单位的名称不唯一。

为此，本馆的OA系统更改了初始设置，将用于规则匹配的字段设定为必选项，
且在OA系统中导入学校最新版本的组织机构名称及代码，同时更改收文的承办单位为下拉框选择模式，从而保证了系统成功实现自动分发的功能。

（3）实体分类号的问题
因为档号由“实体分类号+件号”组成，所以实体分类号的正确与否直接影响到档号自动生成的结果。

在实际归档过程中，自动分发OA数据至立卷库和人工录入数据至立卷库的过程中，都有可能存在保管期限或档案门类等字段值的缺失问题，从而导致实体分类号的合成有误，最终导致无法正确自动生成档号。

因此，不论是OA数据自动分发还是人工录入的方式，我们均在各单位的立卷库中强制赋予了档案门类、保管期限、归档单位、归档时间等字段的初始值，从而有效防止了实体分类号为空或不全的问题。

（4）自动生成档号的问题
分析档号的生成规则可以发现，归档单位待归档文件的档案门类、年度、归档单位代码都是相同的，并且计算机检索的便利性突破了传统文书档案整理的顺序性。

因此，本馆考虑根据保管期限的不同类别随机生成件号。

但是在实际归档过程中，这种随机性给档案整理带来了一定的混乱和操作的不习惯。

为此，本馆在原有的保管期限分类基础上，增加了以录入文件目录的先后顺序为依据依次生成件号。

这样不仅可以利用计算机系统自动生成档号，而且可以让纸质文件的存放具有传统归档逻辑的顺序性。

本校文书档案在线归档模式的实践优化了文书档案管理的业务流程，给全校文书档案管理带来了质的变革。

由于该项工作尚在开展，在实践应用中仍有许多值得改进的地方。

但笔者坚信，只要在实践中不断探索，不断发现问题、解决问题，终将达到我们预期的目标。

*本文系国家档案局科技项目“智慧档案馆特征及其建设内容研究”（项目号：
2015-X-06）研究成果之一。

【相关文献】
［1］冯惠玲.电子文件管理100问［M］.中国人民大学出版社，2014.
［2］李学广.在线归档与利用的难题探索［J］.中国档案，2014（1）.
［3］高瑛.高校智慧校园建设电子文档管理模式分析［J］.档案管理：2013（11）. ［4］董巧仙.档案管理信息化［M］.郑州：大象出版社，2008.
［5］周晓林.档案初始鉴定的内容及组织实施［J］.上海档案，2000（2）.
李月娥，女，中国矿业大学档案馆馆员，主要研究方向为档案信息化建设。

周晓林，女，中国矿业大学档案馆馆长，研究馆员，主要研究方向为档案管理。

贾玲，女，中国矿业大学档案馆副研究馆员，主要研究方向为档案信息资源管理。

李真，女，中国矿业大学档案馆副研究馆员，主要研究方向为档案信息资源管理。

陆江，女，徐州市档案局副局长，研究馆员，主要研究方向为社会学。