高效会议管理技巧教材PPT37页课件

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第5講 會議中的溝通與反饋技巧
4.如何建立信任 找共同點. ❖在別人困難時給予幫助. 別人出錯時給予善意的提醒. 適當表達自己對別人的關心. 適當展示自己的能力和水平. 實事求是,不夸大,不說慌. 暴露自己一定的脆弱之處 保持適合自己的優雅儀表和風度
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第5講 會議中的溝通與反饋技巧
➢會議中的反饋技巧
必須參加者、可以旁聽者和可選擇參加者幾類.
主持人的技能
選擇具有親和力、影響力的人擔任主持人一職.
議 參會者的技能 會議的準備工作
參會者一定要具有傾聽能力. 一定要提前做好具體的準備工作.
開會的原因、目 的和結果
在會議舉行之前將開會的原因、目的和結果通知
所有的參會者.
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第2講 會議效率不高的原因及解決方案
要平等,不要有優越感.
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第六講 主持人的會議管理技巧
➢傾聽的技巧
1.傾聽的禮節 聽聽別人的故事. ❖聽聽別人完整的故事. 先聽聽別人完整的故事. 2.傾聽的具體方法
Nod & smile(點頭且微笑) ❖Eye contact(眼神接觸) Listening voice(傾聽的“聲音”)
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第6講 主持人的會議管理技巧
1.反饋的兩種類型
正面指導反饋---積極的反饋是一種正面的強化指導,即表揚.
❖建設性反饋是一鐘勸告指導,即批評.
2.如何接受反饋.
仔細傾聽,試圖以別人的觀點來看問題.
❖弄清所有的問題以確定你的理解.
承認你聽到的和懂得的而不去爭論.
整理你聽到的,然後決定你同意什麼.
要開明,不要防衛性太強.
要包容,不要獨斷專橫.
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第4講 成功會議的五種策略
➢如何達成決議---決策方式
1.主导者決策方式---全面，公平，公正
▪用“足夠多”的時間檢視困難所在,並使參會者達成共識. ▪列舉或圖示各提案並開始討論之. ▪客觀比較各提案的優劣,避免意氣之爭. ▪評估有無採集更多參考資料的需要. ▪征求反對意見. ▪以中立角度檢視正反意見. ▪尋求與會者對各提案之認同. ▪對提案做適當的修整與妥協. ▪確認議事結果. ▪組成或指定議案執行的監督單位.
有約在先,根本不能出席,這使得會議討論很難進行.
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第2講 會議效率不高的原因及解決方案
2.會議效率不高的原因及具體表現
項次 原因
具體表現
(1) 時間
會議按排在即將午餐的時間,每個人都饑腸轆轆,無心開會
(2) 地點
會議地點設在經理辦公室,致使會議被頻繁打斷,無法正常 進行.
(3) 開會對象 必須出席會議的人未到,通知來的是一些可有可無的參加者. 的選 擇
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第1講 當今會議面面觀
➢會議的種類
按人数分类
1.团队会议 2.一对一会议
按开会方式分类
1.面对面会议 2.电话会议 3.视频会议
按开会目的分类
1.宣布人事安排、讲解政策的会议 2.当众表扬或批评别人的会议 3.临时处理突发事件的会议 4.固定的团队会议 5.集思广益的会议
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第1講 當今會議面面觀
主持人對策:面對這樣的發言者, 要---
▪突出他的貢獻 ▪重復問題 ▪短暫沉默
➢與“Rabbit Tracking兔子般 追蹤”
“兔子追蹤”癥狀： ▪質疑正在使用的程序 ▪總是提議不同的程序或建議
“兔子般追蹤”的人,總是挑踐現有 程序.因此,主持人對策:面對這樣 的發言者,要--▪肯定他的貢獻 ▪重申可以先試用現在的程序,如
2.主持人的發言時間應掌握的20/80;要盡量保証每 個人發言機會均等;盡量開成一種互動的會議氛 圍.
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第4講 成功會議的五種策略
➢如何掌握議事進度
1.語言方式 語言方式是指主持人用一些比較有技巧的話
語來控制會議的議事進度. 2.非語言方式
更有效的掌控議事進度的方式是用非語言 性的方式,即通過眼神、手勢等面部表情告訴發 言人說多了或者別說了,或者是說得不夠接著說等.
環境 話題
5%~20%工作層面
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第5講 會議中的溝通與反饋技巧
2.有效溝通原則 有明確的溝通目標（公司利益最大化） ❖有明確的時間約束 重視每一個細節 積極傾聽 努力達成目標
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第5講 會議中的溝通與反饋技巧
3.造成溝通困難的因素
▪缺乏自信,主要因為知識和信息掌握不夠. ▪重點強調不足或條理不清. ▪不能積極聆聽,有偏見,先入為主,判斷錯誤. ▪按自己的思路思考,忽略他人的需求. ▪失去耐心,造成爭執. ▪準備不充分,沒有慎重思考就發表意見. ▪時間不充分. ▪情緒不好. ▪語言不通. ▪記憶力差.
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第3講 開會前的準備工作
➢主持人的準備工作
1.主持人的4個準備工作 設定溝通目標 ❖制定行動計劃 預備可能的爭執 進行SWOT分析 2.SWOT分析
自身
Strength 優勢
Weakness 劣勢
環境 Opportunity 機會 Threat 威脅 11
第四講 成功會議的五種策略
➢如何做開場白
因、目的 和結果
致使會議毫無意義、宣告失敗.
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第2講 會議效率不高的原因及解決方案
3.預防性管理
效率不高的原因
預防性管理措施
時間
會議一般應安排在周二至周四上午或是下午兩點 半之後,避免安排在周一或周五.
會 地點
地點盡量設置在一個封閉的會議室內,而且最好圍 著圓桌進行.
開會對象的選 擇 事先通知必須出席會議的人,將出席會議的人分為
➢會議的頻率
1.固定的部門會議:至少每月一次 2.全体会议：至少每两月一次 3.小组會議:至少每周一次 4.處理突發事件的會議:隨時 5.一對一會議:按需要
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第1講 當今會議面面觀
➢會議成本的計算
1.會議的時間成本
2.直接的會議成本
3.效率損失成本
會 議 成 本=人數 x 時間 x 薪資單價
举例：CIP会议成本
1.定義:3~5分鐘的談話,系統、簡潔及有明確宗旨. 2.內容:開會目的,時間安排,議事方式,紀律規則等. 3.程序: 概括會議進行程序; ❖提供與討論有關的資訊; 規范議程; 指定會議記錄者; 征求對議程設計的意見.
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第4講 成功會議的五種策略
➢如何分配發言時間
1.會議主持人的會議中所佔的發言時間較多,主要 有以下原因: 原因一,對議題較熟 原因二,地位高,聲音大 原因三,負擔較多的行政責任
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2.群體決策思考方法 頭腦風暴法 ❖思路转换法 易地思考法 3.群體決策 權威決策 ❖少數服從多數決策 共識決策 無異議決策
第4講 成功會議的五種策略
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第4講 成功會議的五種策略
➢如何圓滿結束會議
1.預留5~7分鐘做總結 2.確定工作分配妥當（责任人，完成时间） 3.签订会议记录---与会人员签字 4.準時結束會議
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第七講 如何對待會議中的意外情況
➢與“Cicada蟬”相遇
“蟬”癥狀: ▪講故事(和討論的主題無關) ▪講了很長才進入主題 ▪講得太模糊,沒有具體事例 ▪拒絕傾聽別人的主要觀點
主持人對策:面對這樣的發言者, 要---
▪非語言性暗示 ▪探詢、總結、測試其理解程度 ▪善意提醒關於程序及時間限制 ▪帶入別人發言
➢會議的目的
◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作 进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 ◆达成协议与解决问题 ◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构 思，使其具有可行性。 ◆激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力。 ◆巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协调会议，以此来 强化自己的地位。
▪會議規范
1.出席會議時一定要事先準備 2.提前5分鐘到達現場 3.如遲到要事先通知 4.如不能來需安排代理人出席 5.配合會議進行 6.發言原則上不可過長 7.不要打斷對方說話 8.會后要做好相關匯報及工作安排
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第三講 開會前的準備工作
➢会前準備工作
1H5W Why:會議的目的 ❖What:討論的話題 Who:參會者(確認與否、事先準備) When:日期及開始、結束時間 Where:地點及設備 How:相关资料准备
第一講 當今會議面面觀
➢會議的意議
1.會議是一個集思廣益的渠道
2.會議顯示一個組織或一個部門的存在 3.會議是一種群體溝通的方式
甲
想法
乙
会议
想法
好创意 好点子
丙
想法
通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而
产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相 互碰撞的产物。
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第1講 當今會議面面觀
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第8講 主持人與參會者的守則與責任
➢參會者的守則與責任
1.參會者10大守則
组别
人数
薪资单价 （H）
改善前
时间
费用
改善后
时间
费用
日节省费 用
月节省费 用
AUO
10
17.05元/H
1H
170.46
0.5H
85.23
85.23
1875.06
SESL CMO
10
17.05元/H
1H
10
17.05元/H
1H
170.46 170.46
0.5H 0.5H
85.23 85.23
85.23 85.23
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第五講 會議中的溝通與反饋技巧
➢會議中的溝通
1.3種溝通圖畫
溝通漏鬥
溝通
漏鬥
你心裡想的 100% 你嘴上說的 80% 別人聽到的 60% 別人聽懂的 40% 別人行動的 20%
Байду номын сангаас
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❖溝通金三角
第5講 會議中的溝通與反饋技巧 設身處地
自已
對方
溝通的冰山模式
工作層面---說出的內容 事實,信息
個人關系層面---如何說 80%~95%關系層面 過程,感覺
Lean forward(身體前傾)
Repeat/summarize(重復/總結)
Make notes(做記錄)
3.傾聽的誤區
別人說話時,你在想自己的事.
❖邊聽邊與自己的不同觀點對照.
經常打斷別人的談話.
為演講者結束他的演講.
忽略過程隻要結果.
僅聽自己想聽或願聽的東西.
精力不集中,易被其它東西幹擾.
➢與“Shark鯊魚”相遇 主持人對策:面對這樣的發言者,
“鯊魚”癥狀： ▪有攻擊別人的傾向 ▪總是給予消極的、否定的意見
要--▪理解對方的想法或情緒 ▪重申會議中無論什麼意見都可以 提,但正面的建議會更受歡迎
▪非語言性打斷
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第7講 如何對待會議中的意外情況
➢與“Donkey驢”相遇
“驢”癥狀： ▪過於敏感 ▪防衛性很強,心中有面“牆” ▪不能站在別人的立場看問題
不秦效,則馬上按他的方法實施.
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第7講 如何對待會議中的意外情況
➢與“Crab螃蟹(跑題者)”相遇
螃蟹癥狀: ▪開會的同時一並做別的工作 ▪私自進入小團體討論 ▪時常接電話 ▪瞌睡 ▪其它:以筆敲桌,背對發言者,故意看別處等
主持人對策:
對開小會者
▪主持人停止說話或者示意發言者暫停,使會場突然靜下來,
(4) 主持人的 會議主持人缺乏影響力、說服力,被參會者牽著鼻子跑,無
技能
法達到會議意圖.
(5) 參會者的 參會者發言混亂,既不知如何表意,又不知如何引退,致使會
技能
議失敗.
(6) 會議的準 開會前沒有通知與會者相關事宜,致使會議拖沓而無成效. 備工作
(7)
開會的原 開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確,
私下談話的人就會警覺.
▪主持人問他們能不能把他們正在討論的事告訴大家.
▪問他們是不是覺得應該分組討論,然後集中討論.
對瞌睡者
▪休息5分鐘
▪把會議議程加快.
▪短暫沉默.
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第八講 主持人與參會者的守則與責任
➢主持人的守則與責任
1.具體的守則與責任
▪營造和諧氣氛 ▪按照議程進行 ▪正確總結討論內容 ▪引導發言者解釋使人因惑的發言 ▪幫助參會者理清不假思索的想法 ▪尊重別人,避免會中意見一邊倒的情況 ▪減少與議題無關的爭辨和討論 ▪保持中立態度
1875.06 1875.06
IVO
5
85.23元/H
1H
合计节省费用
日节省 （总计）
85.23
0.5H
302.31元
42.62
月节省 （总计）
46.62
1025.64
6650.82元
5
第二講 會議效率不高的原因及解決方案
➢會議效率不高的原因及預防性管理
1.會議的通病---效率不高
公司的主管都不知道何時是開會的最好時機 ❖許多主管對於何時開會幾乎都不征詢員工的意見 有些“必須到會”的員工,因為已經與重要客戶或 主管