工贸企业档案管理制度范文(4篇)

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工贸企业档案管理制度范文
第一章总则
第一条为规范工贸企业档案管理工作,保护工贸企业档案的安全和完整性,提高档案利用效益,制定本制度。

第二条本制度适用于工贸企业的档案管理工作。

第三条工贸企业应当按照国家、省(自治区、直辖市)的有关法律、法规和工贸企业档案管理规定,建立档案管理制度,并按照本制度的规定,制定工作规范。

第四条工贸企业档案的管理依据原则为:合法、公正、准确、安全。

第五条工贸企业应当建立健全档案管理机构,明确档案管理人员的职责,完善档案管理体制。

第六条工贸企业应当加强对档案管理人员的培训和教育,提高档案管理水平,保证档案管理工作的专业性和高效性。

第七条工贸企业应当建立档案室或档案专门机构,并按照统一规划,建立完善的档案管理系统。

第八条工贸企业应当定期对档案管理制度进行评估,及时调整和完善制度。

第二章档案的归档和整理
第九条工贸企业应当按照国家、省(自治区、直辖市)的有关规定,对各类档案实行分类归档。

第十条工贸企业对档案应当按时采用封存、密封、封面垂等措施进行保护,保证档案的安全和完整性。

第十一条工贸企业应当按照规定,对档案进行定期整理,确保档案的规范、有序。

第十二条工贸企业应当建立档案保管制度,明确档案的保管责任和权限。

第十三条工贸企业应当加强对档案的盘点和审核,做到账实相符。

第三章档案的借阅和利用
第十四条工贸企业建立档案借阅制度,明确档案的借阅条件和程序。

第十五条借阅档案应当向档案管理机构提出借阅申请,并明确借阅的目的和范围。

第十六条档案管理机构应当在规定的时间内办理借阅手续,并记录借阅情况。

第十七条借阅档案应当经过授权,并按照规定的期限归还。

如有需要,可以提出延期归还的申请。

第十八条工贸企业应当加强对档案的利用和开发,提高档案的使用价值。

第三十九条工贸企业档案管理人员应当保守档案的秘密,不得泄露档案的内容。

第四十条工贸企业应当建立档案的备份和存储制度,确保档案的安全性。

第四十一条工贸企业应当加强对电子档案的管理,确保电子档案的安全和可持续利用。

第四十二条工贸企业应当定期对档案管理工作进行检查和评估,查找问题,及时整改。

第四十三条工贸企业档案管理人员应当履行职责,做好档案管理工作,保证档案的安全和完整性。

第四十四条工贸企业档案管理工作由有关部门定期进行评估,评选和表彰优秀的档案管理机构和个人。

第五十五条工贸企业应当根据档案管理的需要,制定档案管理制度和档案管理规范,确保档案管理工作的规范和高效。

第五十六条工贸企业应当加强对档案管理机构的培训和教育,提高档案管理人员的专业技能。

第五十七条工贸企业应当建立档案管理工作评估制度,定期对档案管理工作进行检查和评估。

第五十八条工贸企业应当确保档案的安全性和可持续利用性,切实做好档案管理工作。

工贸企业档案管理制度范文(2)
一、综述
工贸企业档案管理制度是为了规范企业档案管理的流程和作业,确保档案管理的安全、高效性和有效性,保障企业档案的可追溯性和长期保存性的基本要求,遵循相关法律法规和规范,制定而成。

二、档案管理职责
1. 企业档案管理员
企业档案管理员负责全面组织和管理企业档案,包括归档、检索、借阅、销毁等工作,负责档案的安全和完整性。

2. 单位负责人
单位负责人负责对企业档案管理工作进行指导、监督和检查,确保档案管理制度的实施和落实。

3. 部门负责人
部门负责人负责本部门档案的归档和管理,确保档案的及时归档和完整性。

4. 员工
员工负责按照档案管理制度规定的流程和要求履行相应的档案管理义务,包括及时归档、借阅、归还等。

三、档案的分类和归档
1. 档案分类
根据企业的业务性质和档案的具体特点,将档案分为电子档案和纸质档案两大类。

电子档案包括电子文件、图纸、照片、录像等电子形式的档案,纸质档案包括纸质文件、报表、合同等纸质形式的档案。

2. 档案归档
(1)电子档案归档
电子档案归档前需要经过数字化处理,包括格式转换、元数据添加、电子签名等步骤。

归档后的电子档案需要按照一定的分类和目录结构进行保存,确保档案的安全和可检索性。

(2)纸质档案归档
纸质档案归档前需要按照一定的分类和编号规则进行整理和装订。

归档后的纸质档案需要按照一定的规范进行保存,确保档案的安全和完整性。

四、档案的检索和借阅
1. 档案的检索
(1)电子档案的检索
电子档案可以通过文件名、关键词、属性等信息进行快速检索。

检索过程中需要注意关键词的选择和搜索范围的限定,以提高检索的准确性和效率。

(2)纸质档案的检索
纸质档案的检索需要根据档案的分类和编号进行手工检索,需要参考档案目录和相关记录,确保检索的准确性和及时性。

2. 档案的借阅
(1)电子档案的借阅
电子档案的借阅需要经过授权和审批程序,通过分发或共享方式提供给借阅人。

借阅人需要按照档案借阅协议和保密要求进行使用和保管,借阅期限到期后需要及时归还。

(2)纸质档案的借阅
纸质档案的借阅需要填写借阅申请单,并经过上级审批后才可以借出。

借阅人需要按照档案借阅规定和保密要求进行使用和保管,借阅期限到期后需要及时归还。

五、档案的销毁和归档期限
1. 档案的销毁
(1)电子档案的销毁
电子档案可以通过删除、格式化或加密等方式进行销毁,销毁前需要经过授权和审批程序,确保档案的安全和完整性。

(2)纸质档案的销毁
纸质档案的销毁需要经过统一的销毁规定和程序,包括档案清理、销毁审批、销毁记录等环节,确保档案的安全和彻底销毁。

2. 归档期限
根据档案的价值和用途,确定不同档案的归档期限,包括永久保管期、长期保管期、中期保管期和短期保管期。

归档期限到期后,根据档案管理制度的规定进行相应的处置和归档操作。

六、档案管理的安全和防护
1. 档案安全
(1)电子档案的安全
电子档案的安全包括数据备份和恢复、用户权限管理、数据加密等措施,确保档案的机密性、完整性和可用性。

(2)纸质档案的安全
纸质档案的安全包括密封、盖章、限制借阅等措施,确保档案的完整性和不被意外损坏。

2. 档案防护
(1)电子档案的防护
电子档案的防护包括防病毒、防黑客攻击、防系统故障等技术和设备措施,确保档案的安全和可靠性。

(2)纸质档案的防护
纸质档案的防护包括防潮、防火、防破坏等设备和管理措施,确保档案的安全和长期保存。

七、档案管理的监督和评估
1. 档案管理的监督
档案管理的监督由上级主管部门和内部审计机构进行,包括定期检查、不定期抽查和专项审计等方式,确保档案管理制度的实施和落实。

2. 档案管理的评估
档案管理的评估通过档案管理质量评估、档案利用效益评估等方式进行,以评估档案管理的有效性和效率,为档案管理的改进和提升提供依据。

八、附则
1. 本档案管理制度的修改、解释和补充由企业档案管理部门负责,并经过上级主管部门批准。

2. 本档案管理制度的实施日期从批准之日起生效,并适用于企业的档案管理工作。

工贸企业档案管理制度范文(3)
是指在工贸企业中根据国家法律法规和企业实际情况制定的用于管理和保护企业档案的一套制度和规范。

该制度主要包括档案管理的基本原则、档案管理的组织架构、档案的管理流程和操作规范等内容。

具体来说,工贸企业档案管理制度应包括以下内容:
1. 档案管理的基本原则:包括法律性原则、历史真实性原则、管理性原则、服务性原则和保密性原则等。

2. 档案管理的组织架构:明确档案管理部门的职责和权限,设立档案管理员,确保档案管理工作的专业化和规范化。

3. 档案的管理流程:包括档案的建立、采集、整理、归档、借阅和销毁等环节,规定了每个环节的责任人和具体操作方式。

4. 档案的操作规范:明确档案的编号、分类、装订、记录和储存方式,规定档案的保存期限和档案借阅的手续和要求等。

5. 档案保密规定:明确档案的保密级别和保密期限,规定涉密档案的管理措施和安全保障措施,防止档案泄密和不当使用。

6. 档案的电子化管理:根据企业实际情况,在档案管理中引入信息技术手段,实现档案电子化管理,提高档案管理的效率和安全性。

此外,工贸企业档案管理制度还应包括档案管理的培训和考核、档案管理的监督和评估等内容,保证档案管理工作的落实和有效性。

工贸企业档案管理制度范文(4)
一、目的
安全生产管理文件使用及档案管理的失控将会给安全生产管理工作带来重大的影响。

为加强对档案资料的管理,明确责任部门/人员、流程、形式、权限及各类安全生产档案及保存要求等,确保资料保存的完整性、连续性、真实性和准确性,以便后续借鉴;使档案管理工作进一步规范化、制度化、科学化。

二、适用范围
本制度适用于本公司的安全生产管理文件使用及档案管理。

三、机构与职责
____公司设立档案室,隶属于办公室,并设置档案管理员,负责档案资料的归档督促和日常管理工作。

公司制定明确的档案管理员岗位职责,档案管理员必须严格履行职责,根据档案的重要性和保密程
度分为公司级和部门级,公司级档案应按标准规范进行分类,有规范的档案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。

3.2各部门资料管理:所属各部门必须设兼职的资料管理员,制定明确的资料管理员岗位职责,规范部门档案管理,实行部门档案与公司档案归口管理。

档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。

四、档案管理程序
4.1安全生产档案归档范围包括:
(1)安全生产管理委员会人员名单及变动记录,安全标准化体系各类文件。

(2)安全机构设置情况及专职、兼职安全员名单;
(3)特种作业人员操作资格证件及人员名单;
(4)特种设备清单及有关档案资料;
(5)危险源(点)资料及三级危险源(点)管理清单;
(6)作业环境监测资料(地压监测、岩石移动观测、粉尘浓度监测、风速、风量监测、环境监测、噪声测定等);
(7)职工健康档案及健康监护资料;
(8)职业病人档案及监护资料;
(9)安全生产检查记录及整改情况;
(10)安全例会及安全日、月活动记录。

(11)职工代表大会关于安全生产的提案及整改落实情况;
(12)安全生产事故记录和统计资料;
(13)职工伤亡事故登记表等有关伤亡事故管理的档案资料;
(14)安全生产管理制度及岗位操作规程及作业安全规程,并汇编成册;
(15)安全措施费用的提取和使用情况;
(16)安全教育培训记录;
(17)事故应急救援预案,事故应急救援演练及实施记录;
4.1.1档案质量
4.1.2档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

4.1.3档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。

破损的档案文件要进行修复处理。

4.1.4档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。

4.1.5档案盒表面为《档案目录》,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。

4.1.6档案盒封面应注明立卷人,审核人,立卷时间。

4.2立档
4.2.1档案文件材料按照批复在前,请示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

4.2.2跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷。

4.2.3档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前,收文在后;内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸,发文底稿。

4.3归档类别
4.3.1企业安全生产档案整理应根据自身实际情况设立类目。

安全生产档案类目设置要层次分明,概念明确,案卷排列应反映本企业安全生产档案的分类体系,便于科学管理与利用。

企业安全生产档案按档案的范围宜设置以下类别:
(一)安全组织
(二)安全规章制度
(三)监督执法检查
(四)安全检查
(五)教育培训
(六)安全投入
(七)工伤保险
(八)职业病防治
(九)劳动防护用品
(十)“三同时”管理
(十一)安全防护设备管理
(十二)安全用电管理
(十三)特种设备管理
(十四)事故管理
4.3.2特殊载体安全生产档案(录像带、照片、磁盘等)可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目。

4.3.3特殊载体安全生产档案要遵照有关照片、声像、电子档案的标准,按其载体形式分别保存,并注明与相关纸质档案的互见号。

4.4档案编号
4.4.1档案分类各级名称经确定后,应编制《档案登记目录表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

4.4.2档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。

____公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理,按照《档案登记目录表》条款“对号入座”,各部门要积极配合公司档案管理工作。

4.5归档及保存年限
4.5.1归档的文件资料,应按自然形成,保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档,在一个卷内要按问题或者文件形成的时间,系统的排列并填写《卷内目录》。

4.5.2归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订,保存期限分为定期和永久。

企业档案的保管期限定为永久、定期两种,定期一般分为____年、____年。

4.5.2.1永久
安全技术管理制度、办法、总结,自然灾害、生产安全事故抢救、调查、处理文件材料;
4.____年
安全技术管理规划、计划、通报、会议记录、安全体系建设文件材料等
4.____年
安全、消防教育、应急演练活动文件材料
____公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。

4.5.4归档的文件资料种类,份数以及每份的页数均应齐全完整,每份文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复,转发文件与原件,多种文字形成的同一文件,均不得分开。

4.5.5按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。

全部档案组成后,要对档案做统一排列并编写档号。

4.6档案日常管理
4.6.1借阅
4.6.1.1借阅手续:
(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅,经办人必须在公司借阅登记表上签字。

(2)档案员接到借阅条,经核查后,取出该项档案,并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期,以备及时催还。

(3)档案归还时,经档案员核查无异后,档案即归入档夹,填写归还日期,在记录上写明“已还”字样。

4.6.1.2借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、画线和涂改,未经批准不得复印和摘抄档案。

4.6.1.3借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需借阅部门负责人书面请示,经办公室主任批准。

4.6.1.4借阅人应于规定期限内归还。

如有其他人借阅同一档案时,应变更借阅登记,不得私自授受。

4.6.2销毁
4.6.2.1每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》,报公司负责人审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁。

《档案销毁清册》需注明:销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。

4.6.2.2销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。

《档案销毁清册》需永久保管。

4.6.2.3保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种:未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。

应单独抽出立卷,直到事项完结时为止。

4.6.3移交
4.6.3.1需要进行移交的档案,需由档案员编制《档案移交登记表》,报公司负责人审核批准并指定其监交人后,方可进行移交。

《档案移交登记表》需注明:
移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。

4.6.3.2移交前,按照清册清点;移交后,在清册上签字,《档案移交登记表》一式两份,移交方和接收方各一份并永久保管。

4.6.4保密
4.6.4.1档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案,维护档案的完整和安全,主动做好档案的提供利用工作。

任何无关人员未经许可不得入内。

4.6.4.2档案员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服务的思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。

4.6.4.3爱护档案室的一切设施设备,任何人未经许可不得使用及随意翻动。

4.7档案库房管理
设置专门的档案库,对上述要求档案管理的资料进行管理,档案库要按照防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等库房安全管理要求,配备防盗门窗、灭火器材、温湿度调控设施、遮光窗帘、防虫药品等档案安全保管设施和用品。

应关注电子媒体文件和档案的管理,确认是否有规定,能否及时修改等。

4.8附则
在本制度框架下,公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则,但不得与本制度发生冲突,经报办公室备案后,与本制度具有同等效力。

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