信息化条件下的档案管理与服务创新

信息化条件下的档案管理与服务创新
摘要全球经济化加快了信息技术的发展，我国档案管理近年来表现出非常迅猛的发展势头，为了适应新形势，需要提升互联网和计算机技术，推动科技档案管理工作势在必行。

本文针对目前档案信息化管理的现状和问题，提出创新思路与管理办法，信息化条件下的档案管理与服务创新实现了资源共享，可以增加企事业单位的核心竞争力。

关键词信息化；档案管理；服务创新
1 信息化条件下的档案管理的现状和问题
信息化条件下的档案管理，是利用现代化网络信息技术，对档案信息进行搜集整理、开发利用的过程。

它是一个系统的工程，不仅仅是几台新设备就可以实现的，需要多种因素、多个方面相互协调、相互制约，从理念上认同信息化档案管理，加强对计算机档案管理系统的维护，才可以确保档案数据安全，实现电子化档案管理。

1.1 档案管理的现状
上世纪末全球经济化进程加快，由此衍生的社会信息化运动带动了各行各业的发展，档案管理也是其中之一，它以计算机技术、网络技术、数据库技术等多项技术为基础，表现为是纸质档案向数字化档案的转移。

我国最早的数字档案馆建立在2005年，至今档案管理的信息化工作已经开展多年，档案管理已经从保留资料发展成为基于信息化条件下的档案管理，一方面实现了档案数字化和资源共享，另一方面提高了档案的综合运用能力。

但是仍然可以看到信息化下的档案管理，依旧任重而道远。

1.2 档案管理的问题
（1）档案信息化观念落后
大多数单位的档案管理人员年龄都比较大，计算机及互联网水平都比较低，对于复杂的信息系统不熟悉，大多数人只是掌握一些基本操作，对于复杂的情况应变能力不足，也不能对档案管理信息化管理优化开发，档案信息化管理往往流于形式，难以发挥它的优势。

（2）缺乏总体部署
目前我过大范围档案信息化管理还没有展开，主要原因是数字化技术不足，国家没有明确的规划，覆盖至全国范围的信息采集工作受到阻碍，因此无法建立健全信息资源数据库，让档案部门之间、档案部门与政府机构中间、档案部门与
企业之间档案信息沟通不良，
（3）标准化程度不足
不同地区、系统的档案信息管理往往缺少统一的标准，每个档案管理单位都依自己内部规定制定范围，不具有通用性，每当遇到新的问题就需要進行一次调整，持续下去只能让档案信息化管理系统局限在有限的范围使用[1]。

2 信息化条件下的档案管理的意义
2.1 提升档案利用的效果，实现资源共享
信息化条件下的档案管理是一项重要的基础工作，在企事业单位的建设与发展中有着不可替代的作用，一方面它是记录了活动中直接形成的资料，另一方面记录了通过实践检验总结的重要数据，动态更新档案资源。

搭建数字化档案平台，不仅实现了档案的数字化、网络化，还将档案数据的输入、传递、利用进行全面同意的管理，提升了档案利用的效果，达到资源共享的目的。

2.2 是实现社会信息化建设和发展的关键
档案的本质就是数据，而数据是一切的根源，推动现代化进程需要从根本上整合数据，避免大量的数据冗余。

由于各种原因许多单位的档案管理系统并不兼容，很多单位的数据是放在自己的服务器上，不仅增加了数据被攻击的可能性，容易引发档案安全问题，也不利于后期升级、整合，因此档案信息化管理是社会信息化建设和发展的关键[2]。

3 实现档案管理服务创新的思路
信息化条件下的档案管理，用计算机代替档案管理人员，不仅信息存储量更大，而且搜索、整理更加迅速准确，可以避免人为在档案整理、服务过程中造成的失误，同时还能加速档案归档的进度和服务的效率，因此我们必须充分利用信息化的优势创新我们的服务手段。

3.1 建立信息资源数据库
将数据分类是档案信息化管理的基础工作，档案数据库之所以可以完成各个系统之间的信息检索，是由于数据库能将信息资源整合，能够将众多电子信息储存、分类、检索和查询。

建立信息资源数据库的最终目标，是当使用任何一台计算机与网络连接的时候，就可以快速轻松地实现档案信息资料的检索、查询和使用。

数据库的建立还需要专业的技术人员，一方面熟悉档案管理，另一方面懂得软件开发，才能建立开放式的档案管理系统，保证数据的保密性、安全性、齐全性、有效性，让数据与操作更好地融合为一个整体，提升整个系统的工作效率。

3.2 加强各部门之间沟通
为了让档案管理部门为更多部门服务，需要加强各部门之间的沟通，在档案部门之间、档案部门政府机关之间建立信息网络互连，实现电子文件信息资源共享。

满足特定部门的特定信息需求，提高信息的利用效率。

档案部门还可以建立自己的网站，通过网站为社会提供公开信息服务，方便各个部门在第一时间获得最新资讯。

3.3 提高创新服务能力
信息化条件下的档案管理，需要掌握先进技术的人来控制，因此要坚持以人为本的用人机制，积极倡导提升档案部门的服务能力，完善基础设施建设，从而能为单位和社会提供更多的信息服务。

要努力提高档案管理队伍的素质，建立“优胜劣汰”的竞争制度，通过多种途径选拔、培养、引进人才，培养精通档案管理和计算机技术的复合型人才，才可以提升档案部门的服务效率、服务质量。

现代化科技实现了档案管理的信息化和网络化，为服务创新和以人为本奠定了基础，不仅可以提高单位的经济效益，甚至可以提高整个国家的核心竞争力，因此我们应该注重管理理念的更新，积极推动管理机制更新，努力提升档案管理服务水平。

参考文献
[1] 张虹，姬瑞环.档案管理基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005：213.
[2] 孙卫华.档案信息化建设的两个主要问题[J].山东档案，2005，（02）：33.
刘昆（1977-），女，重庆潼南人；学历：硕士研究生，现就职单位：重庆市计量质量检测研究院，研究方向：档案管理及人力资源。