《秘书培训》PPT课件

承担责任 乐于助人 积极主动 擅于沟通 渴望学习 接受挑战
个人发展
• 了解自己：
- 你知道两、三年后你会在做什么？ - 有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？ - 你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？ - 你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会？ - 跟你的同龄人相比，你算成功吗？
用适合的方式表示“拒绝”
• 仔细听清对方的请求，并表示同情和理解 • 讲明原因，说出不能立即去做的理由 • 为对方出主意，找到其它解决办法 • 永远不说“不”
Question
• 你需要与你的领导讨论以下这些问题
[有关电话]： - 当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？ - 当领导外出时，有客户因急事找他/她，你可以将他的联络电
• Secret
密的人）
Secretary ( 保守机
• 不向任何人透露所见所闻的公司机密信
息：如财务报表、人事变动、内部策略、
销售数据等, 包括自己的家人和朋友。
良好的文字处理能力
• 熟练使用电脑 • 掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint • 中、英文文字使用能力 • 熟悉各种办公文案格式
与领导相处
• 了解你的领导 • 与领导沟通他的期望 • 每天工作前，与你的领导碰个头 • 常向领导征求意见和对你工作的评价 • 如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效
防止你做错事的好方法
与其他主管和同事
• 当你同时支持两个或以上人（部门）时，可以遵循以下原则做好
你的工作： - 自己的领导优先 - 先来后到原则 - 共同商量 - 良好的沟通永远是第一的 - 工作安排和工作计划表
话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？
Question
[ 有关时间安排]： - 谁来安排领导的工作时间表 - 如果你的领导自己安排他/她的工作时间表， 请他/她给你一个复印件，以便了解你领导的 工作行程 - 每天花一些时间确认领导的时间表 - 事先将你的休假和不在办公室的时间告诉你的 领导，并提前做好安排
作细节 E、 她已成为领导的得力助手，能帮助领导管理好一切“后勤”支
持工作
秘书工作服饰规范
• 服装质地要更讲究 • 款式端庄大方、稳重高雅，不要太时髦 • 更多地选择职业裙装 • 服装色彩不能太艳 • 上下班服装有别 • 袜子的搭配要注意颜色 • 避免平底和超高跟鞋
秘书工作形象
• 必要的化妆 • 化妆的高明与否会直接影响外界对你的评价 • 学会微笑
时间管理办法
• 列出当天必须完成的每一项工作 • 排出每项工作的优先顺序 • 每项工作争取一次性处理完毕 • 每天中午将已完成的工作从“to-do-list”划去，看余下的工作是
否可以做完
• 寻求伙伴、分工合作 • 有效地委托给别人 • 多问问自己，“我这样安排时间合理吗？”发现问题及时调整
时间管理
准确无误
• 我们工作的准确性会影响：
— 工作的进程 — 领导对我们工作能力的评估 — 领导和同事的信任 — 工作效率
随机应变
• 寻找不同的方法去适应成长中的变化 • 不断改进个人的工作习惯以适应工作需要 • 对不期而至的改变要有充分的思想准备
认同不同个性
• 学会与各种个性的人打交道 • 尊重他人的观点及工作态度 • 与人和睦相处 • 不要对别人要求苛刻 • 容忍别人的不足
处事原则
• 始终保持平和的心态 • 勇于面对困难和挫折 • 从不以喜、恶示人 • 乐于助人 • 一件事情有始有终 • 跟综事件的进程和结果
你想成为怎样的秘书？
A、“打印这个文件”、“复印那个文件”、 “把这些文件存档”； B、“这个文件要打印吗？”“需要我去复印吗？”“需要我去复印
吗？” C、“我准备去打印这个文件”、“我要改变这种存档方式” D、 她已完全知道怎样安排自己的工作，领导已 不用去过问她的工
秘书培训
一名出色的秘书
• 具有良好的专业技能 • 提高公司的工作效率 • 减轻领导的工作负荷 • 享受更多的工作乐趣
秘书的日常工作职责
• 接待来访客人 • 文档资料管理 • 起草或协助起草各类文件 • 帮助领导安排工作行程，并及时记录和提醒 • 各种会务安排及会议记录 • 处理往来信函和传真 • 领导和部门同事出差安排 • 督导各项业务的执行和各项决定的执行
秘书举止规范
• 站立 • 行走 • 就座 • 回头 • 下蹲 • 见面 • 握手 • 介绍 • 交谈
处理往来信函
• 注意事项：
- 将每天收到的传真、信件和内部文件按重要和紧急性分类呈送给领导 - 所有往来信函除机密信件外，应大致了解内容，并提醒领导及时回复
待客礼仪规范
• 仪容整洁，并先整理好接待环境和接待用品 • 重要客人应提前在门外迎接 • 介绍和名片的使用 • 引导客人就座 • 茶、水 • 接待客人时，不要经常看手表 • 当客人起身告辞时，再起身相送 • 送客送到电梯口或大门口，代按电梯，
出差安排
• 提醒领导勿忘应带的物品：
- 身份证件 - 入住酒店的名称及地址 - 使用的的各类文件资料
如何与你的领导及同事相处
• 成功秘书的共同优点：
- 知道如何将对立转为合作 - 永远知道自己的领导和同事下一步需要什么，将要做什么 - 合理安排时间，懂得轻重缓急处理领导或同事交待的工作 - 会控制自己的情绪，在工作时间内永远保持专业的形象
秘书的素质
• 保守机密 • 良好的文字处理能力 • 时间管理 • 个人形象 • 主动性和可靠性 • 准确 • 随机应变 • 认同不同个性 • 冷静处事
秘书的重要性
• 现今社会, 一名出色的秘书不再仅限于做领导的助手, 而是已经承
担着一个部门沟通、协调的任务，成为整个机构中不可缺少的角 色。
保守机密
会议安排
• 会议中：
- 提前到达开会现场，仔细检查是否按计划准备好 - 检查现场投影、麦克风效果 - 照顾签到处客人入座，并确保提供客人饮用水 - 带好开会所需的文件，当需要时及时提供 - 做好会议记录 - 协调开会时可能发生的紧急事件
会议安排
• 会议结束后：
- 检查现场，确保公司的财产和物品都带回公司 - 准备会议记录，并将由领导签字认可的会议记录发送给有关人 员 - 将开会所用任何文件及资料存档，方便以后查询
B
A
Hale Waihona Puke 紧 急DC
重要
时间管理的“黄金法则”
• 了解时间的价值 • 设定每一天的工作目标 • 个人的长、短期目标 • 列出“to-do-list” • 合理分配每天的时间 • 随机应变 • 学会“拒绝” • 做好工作计划 • 不要吹毛求疵 • 请求帮助
个人发展
• 职业技能+积极的工作态度 • 积极的态度包括：
时间管理
你一直都觉得很忙吗？ 你能在被要求的时间内准时完成工作吗？ 你怎样去处理紧急与重要的事情？
个人形象
• 员工所制造的印象就是公司的广告 • 外人会从雇员的表现对机构下判断 • 每个人只有一次机会给人第一印象 • 个人形象内容：容貌、声音、衣着、动作、表情
主动性和可靠性
• 主动完善与工作相关的各种技能：如电脑、速记、写作等 • 主动承担更多的工作责任 • 不断寻求更有效的工作方法 • 面对困难和问题，能独立思考并找到相应的解决方案 • 把自己的时间、想法和精力贡献给团队
文档资料管理
• 文件夹：
- 普通型（厚/薄）：对每个文件夹名略作注释 - 悬挂式文件夹
• 首先应与你的领导商量选用哪种文件夹存档
出差安排
• 机票预定
- 联系订票点预定最佳路线及价格的机票 - 与领导确定一个后备的订票时间，以防第一选择时间的机票已满 - 特价机票的限制条件要告诉你的领导和同事，在得到确认后再出 票 - 如果是出国旅行，切记时间差问题 - 在行程确定的最后一刻出票，以防行程改变 - 拿到机票后，仔细核对航班号、姓名及舱位情况
电梯关闭或客户上车后再离开
会议安排
• 会议前的准备：
- 会议日程表 - 场地的勘查和准备 - 准备会议所需一切设备与物品：
文具、白板、白纸、笔、投影系统、音响系统。多备一些会议 日程表，如是月/季的会议，应备有上次会议记录 -来宾签到处的安排
会议安排
• 会议日程表：
- 会议的日期、地点、目的和内容，必要的地方还要有文字说明 - 会议涉及的讲座和发言内容需在日程表中列明 - 有时需将与会人的名单列于日程表中 - 会议日程表应于开会前两周通知让与会者有充分的时间准备 - 如是公开报名性质的会议，除将日程表发送外，应同时附有报 名表或回执