2018年春季学期办公室管理形成性考核册答案

作业 1
一、单项选择选择题
1、级别高的办公室一般称为( B 办公厅 )
2、中央机关风别采纳分理制和宗理制设置部下机构，其办公厅属于分理制
的是？（ D 国务院）
3、办公室的中心功能是（ A 塑造出组织文化及价值观）
4、办公室的实质属性是（ C 服务性）
5、办公室工作的第一要义是（ A 服务）
6、常用办公用品中属于办公函具的是（ A 中性笔）
7、发主办公用品的人员要求是（ D 发放人员要提示使用部门和人员节俭办
公用品）
8、办公用品库存管理中的再订货量是指（ C判断需要订购新的办公用品的库
存余额）
9、正确选择办公设施和易耗品供给商不用考虑的因素是（ B 名牌和高档）
10、有权对政府采当重同进行监察和管理的是(A.国家级或省部级财政部门)
二、判断题
1.任何办公室 ,都是指的单位里的综合做事机构。

( √)
2.省府的办公厅比其余厅的行政级别要高。

( √)
3.信息调研是办公室的一项详细职能。

( √)
4.办公室的工作拥有综合性特色。

( √)
5.办公室管理要严格按既定条条框框做事,不可以引用弹性原理。

( X )
6.发放办公用品的时候 ,不需要对用品库存进行记录。

( X )
7.办公电话应按期检查并查对电话账单以控制开支。

( √)
8.办公用品的最大库存量是指库房最多能容纳的数目。

( √)
9.办公用品的库存管理和监察中 ,出货卡即是申请领用单。

( √ )10办公设施使用权的获得只好是经过购置。

( X )
三、简答题
1、简答办公室的主要特色。

（ l）辅助性：
办公室差别于其余职能部门的第一个特色是它的辅助性。

办公室工作应当
在服务和听从于领导工作的前提下，充足发挥自己的辅助管理职能，当好领导
的顾问和助手。

（ 2）综合性：
办公室是各样专业知识和技术互相交错运作的部门；办公室工作也是一项
综合性的工作．办公室工作是多元化的。

（ 3）服务性：
服务性是办公室工作的实质属性。

办公室的建立与工作的展开，第一是为
了适应各级各种机关领导工作的需要，为领导工作供给辅助性的服务，同时也
2、说说你对办公室人员应具备的职业素质中“善谋”的理解。

善谋：
能够正确理解领导的企图，替领导过滤重要的事务；要“参”到点子上，“谋”到要点处，着重谏言技巧，学会掌握职场环境的运作方法，一是个性与共性协调一致，二是滕胧与委婉的工作技巧相联合。

3.简述办公室设施使用规范。

（l）一定明确每台设施的详细用途，熟习掌握其操作程序，严格依照使
用说明书的要求进行操作。

（2）一定明确专人专责的专管束度，禁止任何人任意使用，除非是配置
给个人专用或指定公用的办公设施。

（3）注意安全，注意节电，注意卫生，注意按期养护。

（4）未经领导允准，任何人禁止擅自使用办公设施，特别是用于办理个人
事务．
（5）办公设施的使用环境温度为 5℃至 35℃，相对湿度为 20％至 85%，温度过低时需用加温器，湿度过高时需用除湿器，并放在距办公设施 5 米左右的有效影响距离内。

（6）假如办公设施不处于工作状态，应实时切断电源。

（7）使用电脑时要做到；不要让阳光照耀电脑，免得机壳老化，不要任
意搁置茶水，免得碰翻杯子弄温电脑，造成短路；不要在开机状态下插拔各样
电缆，免得烧坏接口；不要使用来历不明的软件，防备病毒浸入，而且要装备
必需的杀毒软件，按期或常常地对电脑进行保护性杀毒；不要在病毒入侵时使
用电脑，除非有特别的自我防备错施．不要自己任意办理电脑硬件故障．不要
将电脑交给非专业人士维修，若有必需应全程监察。

4,简述在储蓄间储存办公用品时的注意事项。

①储蓄间或物件柜要上锁，xx。

② 储蓄间需要的面积取决于单位面积的大小。

③ 在储蓄间或物件拒搁置物件时，一定清楚地加标签，以便快速找到物
件和注明新物应搁置的地方；新物件置于旧物件的下边或后边；先来的物件先
发出，体积大、重量重的物件搁置在最下边，以减少危险，小的物件、常用的
物件应放在前方，易于搜寻和领取；办公耗材和打印机用品，一定保留在安全
的地方，以便在需要时能轻松找到．
④ 储蓄办公用品的地方应有优秀的照明，以便于找到所需物件。

⑤ 办公用品应保留在干燥和通风优秀的房间中。

若寄存在湿润环境中，将有可能致使纸张不可以正常地送入打印机或复印机中。

作业 2
一、设计题
调研工作大概上可分为三个阶段，即准备阶段、实行阶段和达成阶段，请对换研工作的三个阶段进行详尽设计。

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1．调研工作的准备阶段
（ l）准备调研内容：
① 确立调研课题：
领导提出、有关部门确立、检查者自选。

② 选题要求：
既要着重现实意义，又要拥有前瞻性．既要着重领导和民众关注的目前工作和社会生活中的要点、热门、难点问题，又要着重易被民众忽视而又十分重要的冷门问题。

③ 选题原则；价值原则、可行原则、适当原则、新奇原则。

（ 2）调研课题的鉴定：
一般调研课题由机关单位或许受权调研部门的领导鉴定同意．要点调研课题能够采纳申报、拜托或招标等形式，经专家评审、领导同意来确立。

（ 3）成立调研小组，确立调研人员：
成立调研小组时要考虑的因素包含，成员应具备优秀的政治业务素质；有调研需要的专业能力或专家成员．有丰富的调研经验；注意新老搭配，以便成员互相扬长避短．少而精，防止僧多粥少。

（ 4）调研任务前的准备工作：
学习和掌握与课题有关的党和国家的目标、政策、规定等；查阅与课题有
关的研究成就和文件资料；学习与课题有关的自然科学和社会科学知识；认识
与课题有关的背景资料。

（ 5）明确调研各阶段的任务和要求：
① 调研的早期，要求明确调研对象的性质和发展方向。

② 调研的成长久，应当明确如何使调研对象进一步发展，主假如理清
思路、摆明举措。

③ 调研的成熟期，应当讲清楚如何使事物进一步完美提高。

④ 调研的末期，制定调研纲要。

调研纲要的内容，主要包含调研的目的
要求，调研的对象、范围和方式方法，调研的时间、步骤和过程，调研的人员
组织与注意事项，调研经费的估算等。

2．调研工作的实行阶段
实行阶段是调研工作的中心阶段。

其实行步骤为：
确立检查方法，收集、整理调研资料，综合剖析调研资料。

卷检查法、观
察法、试点检查法、开会检查法、访谈法、网络检查法、 BS（Brain-storming 脑筋风暴）法、专家检查法、哥顿法等。

小提示：
各检查方法常综合、交替使用。

（2）收集、整理调研资料，要求全面、系统、丰富、充足、多多益善。

（3）仔细剖析调研资料，综合提炼调研成就。

3．调研工作的达成阶段
本阶段的主要工作是撰写调研报告，此中包含确立主题、采纳资料、拟写
纲要、按纲写作，改正定稿五个步骤。

（ l）确立主题：
主题要正确、新奇、鲜亮、集中、有必定高度。

（2）采纳资料一：
资料要拥有典型性、生动性、新奇性，多样性和正确性等特色。

（3）拟写纲要：
注意看法和资料，纲领和详目的一致，如“导引事例一事例1”。

（4）按纲写作：
如表 3-1 所示。

（5）改正定稿：
检查所用资料能否有误、看法能否明确、语言能否流利、有无错别字、标点使用正确与否等。

表 3-1 调研报告版面构造模式
标题分单标题和双标题（即正副题）
序言也叫导语，介绍调研目的，原由，时间，地址，对象范围，检查方法等
正文开头有直截了当、结论先行、提出问题等方式：
阐述构造有纵式、横式、纵横式等
结尾归纳全文，形成结论，提出看法和建议
附件包含数居汇总表、原始资料、背景资料、必需的工作技术报告等调研时间（略）
二、事例剖析题
办公室的李敏每天一上班和下班前都将自己的工作地区洁净整理得干洁净净、井井有条，同时她也主动洁净整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、
档案柜、公用书架等。

每当她看到复印纸抽拿凌乱，公用词典扔在窗台，废纸
桶满了没人倒，都实时做些洁净整理工作，以保护办公环境的整齐。

秘书小王每天都仔细洁净整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订
书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。

下班前，她也将办公桌整理得洁净
齐整，从不把文件、物件乱堆乱放在桌面上。

但小王极少参加清理和保护公用
地区，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，
使他人找不到。

办公室的小刘上班急忙忙忙，招待室的窗台充满尘埃，办公桌上堆得满满
当当，电脑键盘污迹斑斑，上级要的文件老是东查西翻，每天常用的“访客招待本”也老是
你如何评论这三位工作人员的行为？
***评论：
经过上述事例，能够看出办公室工作环境的洁净、有序，直接对组织的形
象和绩效产生必定的影响。

一个优秀的工作环境，有益于组织的对外形象塑
造，有益于提高秘书的工作效率。

可见，李敏切合要求；小王的工作存有误
区；小刘工作不合要求。

***工作程序
增强对平时环境的管理，创造一个令人神静心怡的工作环境，是企业秘书
一项常常性的工作，也是一份责任和义务。

秘书对平时环境的管理包含 3 个方面的内容，即个人工作区的环境管理，
上级办公室的环境管理，平时公事活动区的环境管理。

**1. 保持你所参加的公共地区整齐
(1)要保持上级会客室和会议室的洁净，在来访客人走开及会议结束后要实
时通知保洁员进行打扫和清理。

(2)正确使用并注意保护复印机、传真机等办公自动化设施，保持周边的整齐，发现问题自己着手或实时找人维修。

(3)对文件柜、档案柜、书架、物件柜等公用资源要常常注意清理，对报刊、文件及公用的办公用品，用后要实时放归原处，保持整齐有序。

(4)注意发此刻办公设施、室内光芒、温度、通风、噪音、通道等方面存在的有碍健康和安全的隐患，并实时提出建议或通知有关人员进行整顿。

2.保持你的上级的工作环境的整齐
(1)常常整理上级办公室和办公桌，将文件和物件摆放齐整，文件柜、书架、博古架和各样摆设要保持洁净。

(2)每天要准时开窗通风，保持空气的自然清爽，并准时测温、测湿，保持合适上级习惯的温度和湿度。

(3)经上级受权后，按期对上级的文件柜进行清理，将文件资料归类保留寄存，将一些无用的文件实时清退或销毁。

(4)对上级办公室的花卉、盆景，要实时浇水、施肥、剪枝，保持其雅观和活力 ;对办公室内的金鱼，要实时喂食、清排鱼缸内的浊物，保持水质的洁净。

(5)上级招待客人后，要实时对烟缸、茶具等进行冲洗和整理。

(6)常常对安全、卫生等情况进行检查，发现问题实时通知有关人员进行办理，时辰保持优秀的状态。

3.整理个人工作环境
办公桌是每一位秘书人员的直接工作空间，所以在部署自己的办公桌时，既要使自己感觉舒坦，又要保持桌面上井井有条。

有了齐整洁净的办公环境，不单能够提高工作效率，还有助于提高专业形象，甚至还会所以而遇到同事欣羡的目光，并成
(1)办公桌的必备物件及其整理
摆放在办公桌上的物件都应是常常使用的。

比方记录纸、铅笔、文件夹、剪刀、订书机、胶水、回形针、信封以及其余一些工作上需要的用品，应将它们齐整地摆放在你的办公桌上。

① 电话。

② 电脑。

③ 参照书。

④ 文具用品盒。

⑤ 文件夹。

⑥ 办公桌抽屉。

(2)整理办公桌的技巧要想快速治理办公桌的杂乱场面，创造出高效率的办
公环境，能够采纳以下 5 个步骤：
① 将不常用的东西转移到其余的地方。

② 清理过期的文件。

③ 注意你的电脑显示器。

④ 充足利用办公空问。

⑤ 清理旧的阅读资料。

作业 3
一、单项选择选择题
1.下画属子文书的是 ( A.书信 )。

2.在公函行文中 ,下级向上级行文时 ,错误的选项是 (C.抄送下级机美 )。

3.公函写作的规范要求 ( C.異有规范体式 ,行合公函橋式标准 )。

4.向上级做请示时 ,下边哪个做法不当 ( C.地级市政府超出省政府直接向国务院行文请示 )。

5.意愿书的特色不包含 ( C.的東性 )。

6.在办剪发文时 ,经复核 ,关于不切合要求的公函应当 ( B.退交草拟部门增补成修正 )。

7.在收文过程中 ,能够由办公室人员启封的信函是 ( D.公然第一版的杂志的贈阅信函 )。

8.“四分四注意”立卷方法不包含 (D.分纸型 ))。

9.电子公函的属性是 ( C.拥有规范格式 )。

10.电子公函的办理 ( C.能够印制成纸质文件散发办理)。

二、判断题
1.狭义的文件即指公函。

（X ）
2.公函行文时越级行文是广泛現象。

（X ）
3.办文能力就是指写文能力。

（√）
4.意愿书柬单而言就是传递意愿的文书。

（√）
5.协议书籍身与合同的法律效劳是同样的。

（√）
6.上行发文的主送机关一定为上级机关,而不是上组领导个人。

（√）
7.收文时应逐件盘点 ,并以署名成盖印的方式签收。

（√）
8.档案保留限期就是对档案划定的存留年眼,它与档案自己的价值大小无美。

（X ）
9.档案库房要牢固、安全、专用 ,适宣保留档案 ,和阅览室 ,办公室推行三分开。

10.电子文档不存在销毁问题 ,。

（ X ）
三、简答题
1、简要回答公函写作的五部曲。

公函说什么→意会中心思想→内容是在什么背景下产生的→内容是怎么表达的→能否切合国家公函格式标准。

第一步，公函说什么，意会领导企图；要求正确、全面地提炼领导企图，
增添“切近度”。

第二步，意会中心思想，站在领导角度考虑问题。

第三步，内容是在什么背景下产生的，要点掌握常用思想方法：
模式化思想方法，对象化思想方法，辩证思想方法，散点思想方法，求同
存异思想方法。

第四步，内容是怎么表达的，要点是切记拟写公函的因素及要求：
格式，公函的包装；主题，公函的灵魂；资料，公函的血肉；构造，公函的骨骼；语言，公函的细胞。

目的明确，行文有据；要旨单调，内容合法；文字表达正确、鲜亮、精练、得体。

第五步，切合国家公函格式标准―《党政机关公函格式》（ GB/T9704一2012）。

总之，找好角色定位与行文角度；清楚拟写公函是受领导之命，代机关立言。

代拟公函：
要认准领导的身份和职位特色；对外发文：
要考虑收发文机关的地位特色，差别文稿应用范围，内外、上下有别。

2、简要回答草拟请示的“五步棋”。

草拟请示的思想模式――沿着以下“五步棋”思路走
（l）由于什么请示――关于原由、目的的说明。

（2）请示什么问题――提出请示的主题内容。

（3）如何解决问题――提出解决问题的建议或方案。

（4）恳求上级答复――结尾用语的使用。

（5）有无附件需要说明――依据需要确立附件的使用与否。

3、简述公函校订工作要求。

答：
校订 .增补全部与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等：
解决统行、倒版等排版方面的问题和正文、注码、与注文之间衍接以及页码编排问题：
进一步审鉴定稿中的疏忽，发现问题实时提交有关领导人或撰稿人办理：
需要使用标准校订符号：
关于重要的或许大批印制的公函，应实行三校、四校，以保证公函的正本
不出差错。

4.简答电子公函办理过程的五个环节。

P143
答：
电子公函办理过程可分为五个部分（电子公函的生命周期）
（2）办理：
经过计算机系统对电子公函进行收发、批阅等有关操作。

（3）互换；按始发者企图进行跨系统的公函传达。

（4）归档：
依照国家或本部门档案管理规定对办理完成后的电子公函予以储存。

（5）销毁：
依照有关规定将电子公函从储存介质上物理删除。

作业 4
一、填空题
常用礼貌用语七字诀：
与人相见说“您好”问人姓氏说“尊姓”问人地址说“府上”敬慕已久说“久仰”长久未见说“久违”求人帮忙说“屈驾”向人咨询说“请问”请人辅助说“操心”请人解答说“讨教”求人做事说“拜托”麻烦他人说“打搅”求人方便说“借光”请改文章说“匡正”接受好心说“承情”求人指点说“见教”得人帮助说“感谢”祝人健康说“珍重”向人庆祝说“恭贺”老人年纪说“高寿”身体不适说“不佳”探望他人说“拜见”请人接受说“笑纳”送人照片说“惠存”欢迎购置说“光顾”希望照料说“关照”赞人看法说“卓识”
送还物件说“归还”请人赴约说“赏脸”对方来信说“惠书”自己住家说“寒家”需要考虑说“商酌”没法知足说“对不起”请人谅讲解“海涵”言行不当“对不起”慰劳他人说“辛苦”迎接客人说“欢迎”来宾到达说“莅临”等待他人说“恭候”没能迎接说“失迎”客人入坐说“请坐”陪同朋友说“奉陪”临分别时说“再会”半途先走说“失陪”请人勿送说“停步”送人远行说“安全”
二、简答题
1、简述公共关系的三大组成因素及其原则。

P167
（ 1）公共关系的三大组成因素包含：
社会组织――主体；民众――客体；流传――手段。

（ 2）公共关系的原则：
民众利益至上，脚踏实地，互惠互利，双向交流，有始有终，开辟创新，
整体一致。

2、提高会议质量的主要方法和举措。

P148
（l）严格履行会议审批制度，不符合条件的会议一律不开。

（2）成立健全并严格实行包含会议规则在内的一整套会议制度。

（3）科学、有效、充足地做好会议准备工作。

（5）保证会场次序，禁止没关人员任意入场、与会人员半途散场。

（6）议题应集中，日程重要凑，尽量缩短时问，保证与会者精力集中。

（7）充足运用现代化的技术手段。

电话、录音、录像、电脑等设施有助
于提高信息传达的效率和质量，能节俭时间、缩短会期、提高会议效率。

（8）提高会议主持人和与会者的开会水平。

（9）拟订确实可行的制度和举措监察会议定策的履行过程，防止只开会
而不论成效的偏向，以保证会议的有效性。

3、权衡会议质量的会前基本标准有哪些？P147
（ l）会前：
会议能否确有召开的客观必需性；会议目的和会议民风能否正直；会议机遇能否已经成熟；会议的议题能否明确，会前的交流能否到位．各项准备工作能否已经准备充足，包含软件和硬件。

（ 2）会中：
会议规模和规格能否适当，绝不行小会大开或大会小开，任意升格或降格；会议节奏能否紧凑，要尽可能化繁为简，绝不短会长开；会议能否守规守纪，全部应井井有条地进行，主持人和与会者能否掌握了科学的方式方法。

（3）会后：
评论会议的正面实质效益，包含社会效益、经济效益和学术效益．
4、简述会务管理的要求。

P156
（l）会务的含义：
指有关会议议程安排的事务，有关某些集体组织或会议的事务。

会务工作包含秘书工作和行政事务工作两部分，重要会议还包含安全捍卫工作等。

（2）会务管理的含义：
指有关会议议程安排事务的计划、组织、控制等工作。

（3）常有的会务管理：
主要有针对代表会议、全局性会议、专题会议、办公会议、会谈会议、学术议论会议、新闻公布会议、听证会议、仪式典礼会议、培训会议、网络会议等会议的会务管理。