市民中心会议室管理制度

市民中心会议室管理制度
第一章 总则
一、为了加强市民中心会议室的管理，确保会议的效率和质量，根据市政府相关文件精神，特制定本制度。

二、本制度适用于市民中心所有会议室的预订、使用、管理及维护工作。

三、会议室的管理遵循“统一领导、分级管理、统筹安排、资源共享”的原则，确保会议室资源得到合理、高效的利用。

四、市民中心各部门应严格遵守本制度，共同维护会议室秩序，确保会议的顺利进行。

五、会议室管理部门负责会议室的日常管理、维护和保洁工作，保证会议室设施设备完好，为会议提供良好的环境。

六、会议室使用实行预约制度，各部门应提前向会议室管理部门提出申请，经批准后方可使用。

七、本制度中所涉及到的会议类型包括：日常工作例会、专题研讨会、汇报会、培训会、座谈会等。

八、会议室使用遵循以下优先级原则：
1. 市政府及上级部门安排的会议；
2. 市民中心全体人员大会；
3. 中心各部门重要会议；
4. 其他临时性会议。

九、违反本制度规定，造成会议室设施损坏、秩序混乱等不良影响的，将追究
相关人员责任。

十、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，市民中心办公室有权予以解释和补充。

原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章 会议流程
一、会议筹备
1. 会议发起人需提前明确会议主题、目标、议程、参会人员、会议时间等，并向会议室管理部门提交会议申请。

2. 会议室管理部门收到申请后，根据会议室使用优先级原则进行统筹安排，并在1个工作日内回复申请部门。

3. 申请部门在获得会议室使用确认后，应提前通知参会人员，确保会议通知的及时性和准确性。

二、会议召开
1. 会议开始前，会议室管理部门应确保会议室环境整洁，设施设备正常运行。

2. 会议主持人需提前到场，检查会议资料、设备等准备工作，并引导参会人员就座。

3. 会议开始时，会议主持人应宣布会议主题、议程和会议纪律，确保会议有序进行。

4. 会议期间，参会人员应遵守会议纪律，积极参与讨论，禁止随意离场、喧哗等行为。

三、会议记录
1. 会议应指定专人负责记录会议内容，包括会议议题、讨论要点、结论和行动计划等。

2. 会议记录应真实、准确、完整，记录完毕后需经会议主持人审核确认。

3. 会议记录应在会议结束后1个工作日内整理完毕，并发送至参会人员及相关部门。

四、会议决策
1. 会议形成的决策需明确责任人、完成时限和验收标准。

2. 会议决策应按照市民中心决策程序予以执行，如有需要，可提请市政府及上级部门审批。

3. 决策执行过程中，责任人需定期向会议主持人汇报进展情况，确保决策落实。

五、会议总结
1. 会议结束后，会议主持人应组织对本次会议的效果进行评估，总结经验教训，为下次会议提供借鉴。

2. 会议室管理部门应收集会议反馈意见，及时改进会议室管理和服务工作。

六、会议资料的归档与保管
1. 会议结束后，会议资料应按照档案管理规定进行归档，确保资料的完整性、安全性。

2. 会议资料的保管期限根据档案管理规定执行，如有特殊要求，可适当调整。

3. 会议资料的查阅、借阅应遵循相关规定，确保资料的安全和保密。

第三章 会议纪要的跟踪落实
一、会议纪要的编制与发布
1. 会议纪要应由会议记录人负责编制，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论事项、决策结果等。

2. 会议纪要编制完毕后，应提交给会议主持人审核，确保纪要内容的准确性和完整性。

3. 审核通过的会议纪要应在会议结束后2个工作日内，通过电子邮件、内部通讯系统等方式发布给所有参会人员及相关部门。

二、会议纪要的执行与跟踪
1. 会议纪要中明确的行动计划和决策，相关部门和责任人应严格按照要求和时限执行。

2. 会议纪要的执行情况应作为日常工作的一部分，由责任人和相关部门定期汇报进展。

3. 会议室管理部门应对会议纪要的执行情况进行跟踪，确保各项决策落到实处。

三、会议纪要的反馈与评估
1. 责任人和相关部门在执行会议纪要过程中，如遇到问题或困难，应及时反馈给会议主持人，寻求解决方案。

2. 会议主持人应定期组织会议纪要执行情况的评估，对执行不力的部门和个人进行督促和指导。

3. 评估结果应作为部门和个人绩效考核的依据之一，促进会议决策的落实。

四、会议纪要的更新与归档
1. 随着会议纪要执行情况的更新，会议记录人应及时对纪要内容进行修订，确保纪要的实时性和有效性。

2. 修订后的会议纪要应再次提交会议主持人审核，并重新发布给相关人员。

3. 会议纪要的最终版应在决策执行完毕后，按照档案管理规定进行归档，以备
日后查询和审计。

五、会议纪要的公开与透明
1. 会议纪要的内容应根据市民中心的信息公开政策，适度向内部员工公开，提高决策的透明度。

2. 对于涉及敏感信息或需保密的内容，应严格按照保密规定执行，确保信息安全。

3. 公开的会议纪要应通过适当的渠道和方式进行，便于员工了解会议决策和执行情况。

第四章 会议室管理规定
一、会议室预订
1. 会议室预订采用预约制度，各部门需提前向会议室管理部门提交书面申请，包括会议主题、时间、参会人数等信息。

2. 会议室管理部门根据预订申请及会议室使用优先级原则，合理安排会议室，并在1个工作日内回复申请部门。

3. 申请部门在获得会议室预订确认后，如需取消或更改预订，应至少提前1个工作日通知会议室管理部门。

二、会议室使用
1. 会议室使用应严格按照预订时间进行，不得提前占用或延迟归还。

2. 会议期间，参会人员应爱护会议室设施设备，遵守会议纪律，保持会议室整洁。

3. 严禁在会议室吸烟、进食，禁止携带易燃、易爆、有毒等危险物品进入会议室。

三、会议室设施设备管理
1. 会议室管理部门负责定期检查和维护会议室设施设备，确保其正常运行。

2. 会议室内应配备必要的会议设施，如投影仪、音响设备、白板等，并定期进行保养。

3. 使用会议室设施设备时，应遵循操作规程，如有故障或损坏，应及时报告会议室管理部门。

四、会议室环境卫生
1. 会议室管理部门负责会议室的日常保洁工作，确保会议室环境整洁、卫生。

2. 会议结束后，申请部门应负责清理会议室内垃圾，恢复桌椅摆放原状。

3. 会议室管理部门定期对会议室进行深度清洁和消毒，保证会议室空气质量。

五、会议室安全管理
1. 会议室管理部门应制定会议室安全管理制度，确保会议期间的消防安全、人员安全等。

2. 会议室内应配置消防设施，并定期检查，确保其正常使用。

3. 会议室使用期间，应确保紧急出口畅通，禁止堆放杂物。

六、会议室服务与反馈
1. 会议室管理部门应提供优质的服务，包括会议设施设备支持、会场布置等。

2. 申请部门有权对会议室的服务质量提出意见和建议，会议室管理部门应认真听取并及时改进。

3. 定期对会议室服务进行满意度调查，提高会议室管理水平和服务质量。

第五章 附则
一、本制度的解释权归市民中心办公室所有。

二、本制度自发布之日起实施，如有变更，市民中心办公室将及时通知各部门。

三、各部门应依据本制度制定相应的实施细则，并报市民中心办公室备案。

四、本制度与市政府及上级部门相关规定不一致的，以上级部门规定为准。

五、本制度的废止或修改，由市民中心办公室提出，报请市政府批准后实施。