吉利动力总成DDLZC4.1.1管理文件编写规定
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B 文件覆盖范围 文件覆盖范围是指文件适用的总公司、子公司等。 用数字和字母表示总公司、子公司名称。 公司文件适用/覆盖范围代码见下表 1《文件覆盖范围代码一览表》:
浙江吉利动力总成有限公司
管理文件编写规定
代码: 版本:
DDLZC4.1.1 拟制:
A/2
审核:
页次:
8/8
批准:
谢火琼 施小武 李程
C 子系统流水号(一级子系统代码 1~N) 依照公司管理体系框架图划分的三大系统模块(战略模块、运营模块、保障模块),对每一 模块中的一级子系统给予流水编码,一级子系统代码请参见下表 2《公司 BPI 管理一级子系 统代码表》。
表 2 公司 BPI 管理一级子系统代码表
模块
代码
一级子系统
模块
代码
一级子系统
B 系列类记录编码 系列类记录:指同一记录名称成系列的一套表格,系列类记录代码为:总代码 + “—” + 流水号(1、2、3、… ),其中总代码按 5.3.3 A 条款实施。 举例:《设计开发任务书》的总代码为 FDLZC10.1.1,发动机专用的《设计开发任务书》代 码为 FDLZC10.1.1-1/B2,变速器专用的代码为 FDLZC10.1.1-2/B2 … …
举例说明:《管理文件格式规定》编码为 DDLZC4.4.2 D DLZC 4 . 4 . 2
子系统三级文件 “管理文件格式规定” 流水代码 子系统二级文件“管理文件编写规定”流水代码 子系统“BPI 管理子系统”一级代码 动力总成:总公司代码 管理类文件
浙江吉利动力总成有限公司
管理文件编写规定
代码: 版本:
5.4 文件的版本管理规定:版本包括“版号 + 当次版号修改次数” 5.4.1 版号规定 A 版号用大写字母“A、B、C… … ”顺次表示。 B 版号变更管理 当文件体系、版式、格式、文件名称等发生重大修改时变更版号,说明如下(以字母“a、 b、c、d”代替文件名称): 1) 文件名称不变,版号规定: 当将 A0 版本《a》文件发生重大的变化时,则修改后的文件版次变更为 B0 版本 《a》文件,同时将 A0 版本《a》文件变更的过去相关履历在其 CPC 协同管理/ 质量管理/《DLZC 体系文件发行、更改、作废申请单》导出的形式和文件封面 中简要的记录清楚。 2) 文件名称变更后版号规定(一): 当《b》文件完全取代 A0 版本《a》文件内容时,《b》文件版本应接着《a》文 件版本编,即编为 B0;同时将 B0 版本《b》文件变更的过去相关履历在其 CPC 的《DLZC 体系文件发行、更改、作废申请单》和文件封面中简要地记录清楚。 3) 文件名称变更后版号规定(二): 当《d》文件由 A0 版本《a》文件、B0 版本《b》文件、A1 版本《c》文件… … 等部分内容组合而成,但主要是以《a》文件内容为主时,《d》文件版本应接着 《a》文件版本编,即编为 B0 版,同时将《d》文件变更的过去相关履历在其
变速器技 术质量部
2100TQ
2100SS
机加 车间 2101MW 2103MW 2104MW 2105MW 2106MW 2107MW
采购部 2100PD
装配 车间 2101AS 2103AS 2104AS 2105AS 2106AS 2107AS
市场 销售科 2100MS
2110RM 2110PL 2110EQ 2110PE
子系统四级文件(记录) 流水号(1、2、3、… ) 子系统三级文件(对二级文件补充细化的管理规定或流 程)流水号(1、2、3、… ) 子系统二级文件(综合管理规定或主流程) 流水号(1、2、3、… ) 子系统一级代码(1、2、3、… ) 文件使用范围-总公司/子公司 文件类别(D-管理类文件;F-表格记录)
16 产品防护交付管理子系统
7 暂空
17 暂空
8 暂空
18 暂空
9 暂空
19 暂空
QC080000 有害物质过程控制管 20
理子系统
30 企业文化管理子系统
环安管理子系统 21
(ISO14001 及 OHSAS18001)
31 人力资源管理子系统
保障模块 (流水编码
20~N)
22 SA8000 社会责任管理子系统 23 暂空 24 暂空 25 暂空
5.4.3 文件版本变更必须将整份文件(包括生成记录)受控发行,不得仅作单页的版本变更作业;
5.4.4 记录变更管理: A 记录表单的变更申请管理:由提出申请者在其 CPC 的《DLZC 体系文件发行、更改、作废申 请单》将需要变更的记录同时转交质量部体系科会签是否实施变更; B 当批准变更时,单号编写、记录会签、审批参照 CPC 的《DLZC 体系文件发行、更改、作废 申请单》执行; C 变更记录的审批权限为部门负责人,必要时可跨级别审批; D 记录表单的发行及回收管理:由文控根据审批的《DLZC 体系文件发行、更改、作废申请 单》进行表单的受控、发行及作废版本记录的回收、销毁作业; E 受控的最新版本记录需按照《受控文件发放管理流程》受控发行; F 文控中心文控文员需将《DLZC 体系文件发行、更改、作废申请单》与该记录所属的文件正 本档一并保存; G 最新的受控记录表单需登记于《受控文件记录总览表》; H 文控中心需及时的变更维护《受控文件记录总览表》及记录的电子档,将作废版本记录的电 子档删除以防误用。
管理文件编写规定
代码: 版本:
DDLZC4.1.1 拟制:
A/2
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页次:
8/8
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记录流水号 记录所从属管理规定文件由 5.3.1~5.3.2 得出的代码 文件类别代码 -- 表单记录
谢火琼 施小武 李程
说明: 记录代码随所属管理规定或流程代码进行编码。首位字母为记录的代码“F”,末位数字为 流水号,末位数字前为记录所属文件的代码。另在代码后面加上记录的版本号“/版本 号”。举例:《设计开发任务书》是所属文件《设计开发管理流程》的第一份记录/表格, 此记录版本为“B2”,文件《设计开发管理流程》的代码是 DDLZC10.1,则该文件生成第 一份记录《设计开发任务书》的代码为“FDLZC10.1.1/B2”。
32 行政管理子系统 保障模块
33 财务管理子系统 (流水编码 30~
34 信息管理子系统 N)
35 暂空
26 暂空
36 暂空
27 暂空
37 暂空
28 暂空
38 暂空
29 暂空
…… ……
5.3.4 记录代码 A 记录代码样式如下: F X~X00.0.… …
.0 /Xn 记录版本
浙江吉利动力总成有限公司
动力总成有限公 司职能部门 代码 2100
经营 管理部 2100RM
总经办
科室
分厂 代码 宁波发动机一厂 宁波发动机二厂 临海发动机厂 济南发动机厂 慈溪发动机厂 湘潭发动机厂 济南变速器厂 湘潭自动变速器 厂 济宁自动变速器 厂 重庆自动变速器 厂 路桥发动机厂 慈溪变速器厂 其他:
范围 代码 2101 2103 2104 2105 2106 2107 2108
2101PL 2103PL 2104PL 2105PL 2106PL 2107PL 2108PL
2101EQ 2103EQ 2104EQ 2105EQ 2106EQ 2107EQ 2108EQ
2101PE 2103PE 2104PE 2105PE 2106PE 2107PE 2108PE
2109RM 2109PL 2109EQ 2109PE
5.2.3 流程/规定 指的某个子系统所识别的管理流程或规定:其一般包含或引用相关的流程、规定。 A 流程性的管理文件名称描述称“XX 流程”:有明显的工作步骤和角色分工,如:客户投诉处 理流程 B 非流程性的管理文件名称描述称“XX 程序”:没有明显的工作步骤,规定的内容一般在某范围 内通用。 举例:绩效管理程序、管理文件编写规定。
5.3.1 手册编码规定 A 手册的编码样式如下: X X~X X X
谢火琼 施小武 李程
公司所发布的手册流水码(01~99) 文件使用范围-总公司/子公司 文件类别(M-手册 Manual 的第一个字母)
B 举例说明:总厂发布第一份手册---《质量手册》,则其文件代码为 MDLZC01。
5.3.2 管理文件及记录代码编码方法 A 管理文件的编码代码样式如下: X X~X XX . X . X . XX
3 定义 无。
谢火琼 施小武 李程
4 职责 4.1 管理文件编写人根据此规定编制文件。 4.2 各部门文员监督本部门管理文件编写执行情况。 4.3 总经办监督全公司执行情况,确保管理文件编写规范。
5 工作内容 5.1 文件名称规范 名词或(名词+动词) + 文件类别,如:客诉处理流程、质量手册等。 5.2 管理文件类别 按层级从高到低、涉及范围从大到小分为“手册”、“子系统关系图”、“流程/规定”、指导书/标准。 5.2.1 手册 综合描述管理体系的文件,一般包含或引用方针、目标、制度流程等。 描述规范:XX 手册。 举例:公司经营管理手册、BPI 管理手册、质量手册、环安手册、社会责任手册、员工手册等。 5.2.2 子系统关系图 识别某个子系统的流程或规定及其相互关系,一般以“XX 子系统流程关系图”表示。
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管理文件编写规定
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1 目的 规定管理文件的名称规范、编码方法、文件的结构和格式,确保管理文件编制规范。
2 适用范围 本规定适用于动力总成有限公司及下属公司所有管理文件的编制。 动力总成有限公司简称“动力总成”
1 暂空
10 新产品项目管理子系统
2 战略规划管理子系统
11 产品订单执行管理子系统
3 经营投资管理子系统
12 客户管理子系统
战略模块 (流水编码 1~
9)
4 BPI 管理子系统 5 持续改进管理子系统 6 暂空
13 供应商管理子系统 运营模块
14 产品制造管理子系统 (流水编码 10~
15 产品监测管理子系统 19)
DDLZC4.1.1 拟制:
A/2
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8/8
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谢火琼 施小武 李程
5.3.3 各项说明如下: A 文件类别分为两类:管理类文件和表格记录,分别用 1 位大写字母表示。 管理类文件 用“D”表示(英文“Document”的首位拼音字母),包括子系统、各种规定(制度 规章)、流程等。是员工工作的依据。 表格记录。用“F”表示(英文“Form”的首位拼音字母)。 包括计划书、报告、表格等。作为员工作业记录使用,依照表单保存期限保存表单记 录,过期后可申请销毁。
5.2.4 指导书/标准 A 对于某项工作的具体、细化的作业指导说明或作业标准,一般只涉及单个角色,如:矩阵式流 程图制作指导书。
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管理文件编写规定
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B 指导书/标准文件的格式按照实际状况编写,此不作严格的限制。 5.3 编码规定:
2111RM
2112RM 2113RM
2111PL
2112PL 2113PL
2111EQ
2112EQ 2113EQ
2111PE
2112PE 2113PE
2112MW
2112AS
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2109
2110
2111
2112 2113
生产 物流部 2100PL
2100GM
表 1 文件覆盖范围代码一览表
发动机
发动机
工艺
技术部
质量部
装备部
2100ET 2100EQ 2100PE
人力 资源部
2100HR
售后 服务部
管理科
生产 物流科
技术质量科
设备科
2101RM 2103RM 2104RM 2105RM 2106RM 2107RM 2108RM
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管理文件编写规定
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DDLZC4.1.1 拟制:
A/2
审核:
页次:Biblioteka 8/8批准:谢火琼 施小武 李程
5.4.2
CPC 的《DLZC 体系文件发行、更改、作废申请单》导出的形式和文件封面中简 要的记录清楚。 举例:
将原文件 B0 版 DDLZC4.1.2《流程管理主流程》和 B0 版 DDLZC4.1.2.4 《流程审计流程》两份文件合并,以 B0 版 DDLZC4.1.2《流程管理主流 程》为主要文件,则文件变更为 C0 版 DDLZC4.2《BPI 管理流程》。 4) 文件名称变更后版号规定(三): 当 A0 版《a》文件分散到 文件《c》、《b》、《d》三份文件时,《c》、 《b》、《d》文件的版本参照以上第 5.4.1 B 3)条款“文件名称变更后版号规 定(二)”编制。 当文件的一个版号修改次数到第 10 次,版号需变更为下一个版号,详细说明见 5.4.2 款。 修改次数规定使用阿拉伯数字“0、1、2、3、4、5、6、7、8、9 ”表示,首次发行的文件版本为 “A0”, A0 版文件第 1 次小范围修改后发行的版本为“A1”,一个版号的最多修改次数为 9 次,即 A9 版文件修改后的版本变更为 B0 版,后续以此类推。
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C 子系统流水号(一级子系统代码 1~N) 依照公司管理体系框架图划分的三大系统模块(战略模块、运营模块、保障模块),对每一 模块中的一级子系统给予流水编码,一级子系统代码请参见下表 2《公司 BPI 管理一级子系 统代码表》。
表 2 公司 BPI 管理一级子系统代码表
模块
代码
一级子系统
模块
代码
一级子系统
B 系列类记录编码 系列类记录:指同一记录名称成系列的一套表格,系列类记录代码为:总代码 + “—” + 流水号(1、2、3、… ),其中总代码按 5.3.3 A 条款实施。 举例:《设计开发任务书》的总代码为 FDLZC10.1.1,发动机专用的《设计开发任务书》代 码为 FDLZC10.1.1-1/B2,变速器专用的代码为 FDLZC10.1.1-2/B2 … …
举例说明:《管理文件格式规定》编码为 DDLZC4.4.2 D DLZC 4 . 4 . 2
子系统三级文件 “管理文件格式规定” 流水代码 子系统二级文件“管理文件编写规定”流水代码 子系统“BPI 管理子系统”一级代码 动力总成:总公司代码 管理类文件
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管理文件编写规定
代码: 版本:
5.4 文件的版本管理规定:版本包括“版号 + 当次版号修改次数” 5.4.1 版号规定 A 版号用大写字母“A、B、C… … ”顺次表示。 B 版号变更管理 当文件体系、版式、格式、文件名称等发生重大修改时变更版号,说明如下(以字母“a、 b、c、d”代替文件名称): 1) 文件名称不变,版号规定: 当将 A0 版本《a》文件发生重大的变化时,则修改后的文件版次变更为 B0 版本 《a》文件,同时将 A0 版本《a》文件变更的过去相关履历在其 CPC 协同管理/ 质量管理/《DLZC 体系文件发行、更改、作废申请单》导出的形式和文件封面 中简要的记录清楚。 2) 文件名称变更后版号规定(一): 当《b》文件完全取代 A0 版本《a》文件内容时,《b》文件版本应接着《a》文 件版本编,即编为 B0;同时将 B0 版本《b》文件变更的过去相关履历在其 CPC 的《DLZC 体系文件发行、更改、作废申请单》和文件封面中简要地记录清楚。 3) 文件名称变更后版号规定(二): 当《d》文件由 A0 版本《a》文件、B0 版本《b》文件、A1 版本《c》文件… … 等部分内容组合而成,但主要是以《a》文件内容为主时,《d》文件版本应接着 《a》文件版本编,即编为 B0 版,同时将《d》文件变更的过去相关履历在其
变速器技 术质量部
2100TQ
2100SS
机加 车间 2101MW 2103MW 2104MW 2105MW 2106MW 2107MW
采购部 2100PD
装配 车间 2101AS 2103AS 2104AS 2105AS 2106AS 2107AS
市场 销售科 2100MS
2110RM 2110PL 2110EQ 2110PE
子系统四级文件(记录) 流水号(1、2、3、… ) 子系统三级文件(对二级文件补充细化的管理规定或流 程)流水号(1、2、3、… ) 子系统二级文件(综合管理规定或主流程) 流水号(1、2、3、… ) 子系统一级代码(1、2、3、… ) 文件使用范围-总公司/子公司 文件类别(D-管理类文件;F-表格记录)
16 产品防护交付管理子系统
7 暂空
17 暂空
8 暂空
18 暂空
9 暂空
19 暂空
QC080000 有害物质过程控制管 20
理子系统
30 企业文化管理子系统
环安管理子系统 21
(ISO14001 及 OHSAS18001)
31 人力资源管理子系统
保障模块 (流水编码
20~N)
22 SA8000 社会责任管理子系统 23 暂空 24 暂空 25 暂空
5.4.3 文件版本变更必须将整份文件(包括生成记录)受控发行,不得仅作单页的版本变更作业;
5.4.4 记录变更管理: A 记录表单的变更申请管理:由提出申请者在其 CPC 的《DLZC 体系文件发行、更改、作废申 请单》将需要变更的记录同时转交质量部体系科会签是否实施变更; B 当批准变更时,单号编写、记录会签、审批参照 CPC 的《DLZC 体系文件发行、更改、作废 申请单》执行; C 变更记录的审批权限为部门负责人,必要时可跨级别审批; D 记录表单的发行及回收管理:由文控根据审批的《DLZC 体系文件发行、更改、作废申请 单》进行表单的受控、发行及作废版本记录的回收、销毁作业; E 受控的最新版本记录需按照《受控文件发放管理流程》受控发行; F 文控中心文控文员需将《DLZC 体系文件发行、更改、作废申请单》与该记录所属的文件正 本档一并保存; G 最新的受控记录表单需登记于《受控文件记录总览表》; H 文控中心需及时的变更维护《受控文件记录总览表》及记录的电子档,将作废版本记录的电 子档删除以防误用。
管理文件编写规定
代码: 版本:
DDLZC4.1.1 拟制:
A/2
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记录流水号 记录所从属管理规定文件由 5.3.1~5.3.2 得出的代码 文件类别代码 -- 表单记录
谢火琼 施小武 李程
说明: 记录代码随所属管理规定或流程代码进行编码。首位字母为记录的代码“F”,末位数字为 流水号,末位数字前为记录所属文件的代码。另在代码后面加上记录的版本号“/版本 号”。举例:《设计开发任务书》是所属文件《设计开发管理流程》的第一份记录/表格, 此记录版本为“B2”,文件《设计开发管理流程》的代码是 DDLZC10.1,则该文件生成第 一份记录《设计开发任务书》的代码为“FDLZC10.1.1/B2”。
32 行政管理子系统 保障模块
33 财务管理子系统 (流水编码 30~
34 信息管理子系统 N)
35 暂空
26 暂空
36 暂空
27 暂空
37 暂空
28 暂空
38 暂空
29 暂空
…… ……
5.3.4 记录代码 A 记录代码样式如下: F X~X00.0.… …
.0 /Xn 记录版本
浙江吉利动力总成有限公司
动力总成有限公 司职能部门 代码 2100
经营 管理部 2100RM
总经办
科室
分厂 代码 宁波发动机一厂 宁波发动机二厂 临海发动机厂 济南发动机厂 慈溪发动机厂 湘潭发动机厂 济南变速器厂 湘潭自动变速器 厂 济宁自动变速器 厂 重庆自动变速器 厂 路桥发动机厂 慈溪变速器厂 其他:
范围 代码 2101 2103 2104 2105 2106 2107 2108
2101PL 2103PL 2104PL 2105PL 2106PL 2107PL 2108PL
2101EQ 2103EQ 2104EQ 2105EQ 2106EQ 2107EQ 2108EQ
2101PE 2103PE 2104PE 2105PE 2106PE 2107PE 2108PE
2109RM 2109PL 2109EQ 2109PE
5.2.3 流程/规定 指的某个子系统所识别的管理流程或规定:其一般包含或引用相关的流程、规定。 A 流程性的管理文件名称描述称“XX 流程”:有明显的工作步骤和角色分工,如:客户投诉处 理流程 B 非流程性的管理文件名称描述称“XX 程序”:没有明显的工作步骤,规定的内容一般在某范围 内通用。 举例:绩效管理程序、管理文件编写规定。
5.3.1 手册编码规定 A 手册的编码样式如下: X X~X X X
谢火琼 施小武 李程
公司所发布的手册流水码(01~99) 文件使用范围-总公司/子公司 文件类别(M-手册 Manual 的第一个字母)
B 举例说明:总厂发布第一份手册---《质量手册》,则其文件代码为 MDLZC01。
5.3.2 管理文件及记录代码编码方法 A 管理文件的编码代码样式如下: X X~X XX . X . X . XX
3 定义 无。
谢火琼 施小武 李程
4 职责 4.1 管理文件编写人根据此规定编制文件。 4.2 各部门文员监督本部门管理文件编写执行情况。 4.3 总经办监督全公司执行情况,确保管理文件编写规范。
5 工作内容 5.1 文件名称规范 名词或(名词+动词) + 文件类别,如:客诉处理流程、质量手册等。 5.2 管理文件类别 按层级从高到低、涉及范围从大到小分为“手册”、“子系统关系图”、“流程/规定”、指导书/标准。 5.2.1 手册 综合描述管理体系的文件,一般包含或引用方针、目标、制度流程等。 描述规范:XX 手册。 举例:公司经营管理手册、BPI 管理手册、质量手册、环安手册、社会责任手册、员工手册等。 5.2.2 子系统关系图 识别某个子系统的流程或规定及其相互关系,一般以“XX 子系统流程关系图”表示。
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代码: 版本:
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1 目的 规定管理文件的名称规范、编码方法、文件的结构和格式,确保管理文件编制规范。
2 适用范围 本规定适用于动力总成有限公司及下属公司所有管理文件的编制。 动力总成有限公司简称“动力总成”
1 暂空
10 新产品项目管理子系统
2 战略规划管理子系统
11 产品订单执行管理子系统
3 经营投资管理子系统
12 客户管理子系统
战略模块 (流水编码 1~
9)
4 BPI 管理子系统 5 持续改进管理子系统 6 暂空
13 供应商管理子系统 运营模块
14 产品制造管理子系统 (流水编码 10~
15 产品监测管理子系统 19)
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A/2
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8/8
批准:
谢火琼 施小武 李程
5.3.3 各项说明如下: A 文件类别分为两类:管理类文件和表格记录,分别用 1 位大写字母表示。 管理类文件 用“D”表示(英文“Document”的首位拼音字母),包括子系统、各种规定(制度 规章)、流程等。是员工工作的依据。 表格记录。用“F”表示(英文“Form”的首位拼音字母)。 包括计划书、报告、表格等。作为员工作业记录使用,依照表单保存期限保存表单记 录,过期后可申请销毁。
5.2.4 指导书/标准 A 对于某项工作的具体、细化的作业指导说明或作业标准,一般只涉及单个角色,如:矩阵式流 程图制作指导书。
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代码: 版本:
DDLZC4.1.1 拟制:
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B 指导书/标准文件的格式按照实际状况编写,此不作严格的限制。 5.3 编码规定:
2111RM
2112RM 2113RM
2111PL
2112PL 2113PL
2111EQ
2112EQ 2113EQ
2111PE
2112PE 2113PE
2112MW
2112AS
浙江吉利动力总成有限公司
管理文件编写规定
代码: 版本:
DDLZC4.1.1 拟制:
A/2
审核:
页次:
8/8
批准:
谢火琼 施小武 李程
2109
2110
2111
2112 2113
生产 物流部 2100PL
2100GM
表 1 文件覆盖范围代码一览表
发动机
发动机
工艺
技术部
质量部
装备部
2100ET 2100EQ 2100PE
人力 资源部
2100HR
售后 服务部
管理科
生产 物流科
技术质量科
设备科
2101RM 2103RM 2104RM 2105RM 2106RM 2107RM 2108RM
浙江吉利动力总成有限公司
管理文件编写规定
代码: 版本:
DDLZC4.1.1 拟制:
A/2
审核:
页次:Biblioteka 8/8批准:谢火琼 施小武 李程
5.4.2
CPC 的《DLZC 体系文件发行、更改、作废申请单》导出的形式和文件封面中简 要的记录清楚。 举例:
将原文件 B0 版 DDLZC4.1.2《流程管理主流程》和 B0 版 DDLZC4.1.2.4 《流程审计流程》两份文件合并,以 B0 版 DDLZC4.1.2《流程管理主流 程》为主要文件,则文件变更为 C0 版 DDLZC4.2《BPI 管理流程》。 4) 文件名称变更后版号规定(三): 当 A0 版《a》文件分散到 文件《c》、《b》、《d》三份文件时,《c》、 《b》、《d》文件的版本参照以上第 5.4.1 B 3)条款“文件名称变更后版号规 定(二)”编制。 当文件的一个版号修改次数到第 10 次,版号需变更为下一个版号,详细说明见 5.4.2 款。 修改次数规定使用阿拉伯数字“0、1、2、3、4、5、6、7、8、9 ”表示,首次发行的文件版本为 “A0”, A0 版文件第 1 次小范围修改后发行的版本为“A1”,一个版号的最多修改次数为 9 次,即 A9 版文件修改后的版本变更为 B0 版,后续以此类推。