智慧档案馆顶层设计基本思路探析

智慧档案馆顶层设计基本思路探析
莫家莉;史仕新;周小平
【摘要】顶层设计的全局性、长效性、发展性和前瞻性对智慧档案馆的有效建设和持续发展具有重要的引导和保障作用,然目前尚缺乏统一认识和整体性智慧档案馆顶层设计指导框架.文章拟借鉴顶层设计理论和方法,以智慧档案馆的内涵分析为切入点,在智慧档案馆发展理念重塑和建设目标明确的基础上,设计以文化价值体系为核心,技术体系为主体,管理体系、制度体系、安全体系、资源体系为支撑的智慧档案馆总体架构,并建议从统筹规划、分步实施、政府主导、社会协同等实施路径落实顶层设计.
【期刊名称】《档案与建设》
【年(卷),期】2016(000)009
【总页数】4页(P17-20)
【关键词】智慧档案馆;顶层设计;定位;总体架构;实施路径
【作者】莫家莉;史仕新;周小平
【作者单位】攀枝花学院,四川攀枝花,617000;攀枝花学院,四川攀枝花,617000;攀枝花学院,四川攀枝花,617000
【正文语种】中文
【中图分类】G270.7
智慧档案馆是以运用新一代信息技术为基本手段，以全面感知、智能协同和深度融合为运行基本方式，以提高档案管理和服务效益为基本目标，以实现档案事业可持
续发展和促进人的全面和谐发展为根本目标的档案信息化高级形态。

智慧档案馆的“智慧”是“智”（智能化）与“慧”（智慧化）的结合，其内涵包括两个方面：一是由“物”形成的智能系统。

智慧档案馆利用物联网技术实现了档案信息与档案实体的连接和融合，改变了档案工作中“人与人”“物与物”“人与物”间的交互方式，能对社会公众的档案需求做出快速、精确的响应，实现档案的“智能化”管理和服务。

二是以社会和智力资本为核心的“智慧”。

智慧档案馆通过信息网络技术实现了社会主体的互联互通，形成全新的社会网络体系。

公众在这种新型开放性创新空间中，通过参与式管理，实现交互、共享与合作，进而升华、凝练出实现档案事业可持续发展的集体智慧，同时，集体智慧按照档案科学发展要求对档案活动中的“人”进行指导和调节，进而真正实现档案的“智慧化”。

智慧档案馆顶层设计首先要明确其建设的核心价值追求，重塑发展理念，定位建设目标，解决“为什么建”的问题。

2.1 重塑发展理念
发展理念是智慧档案馆核心价值追求，是智慧档案馆愿景、组织使命、价值观的陈述。

“愿景”是人们对未来档案馆发展图景的期望，是指引智慧档案馆建设的根本前提，决定建设的目标定位，影响建设的战略规划和资源配置。

智慧档案馆“智”与“慧”内涵的整合，决定了其愿景内容的描述不仅应涉及智能技术构建和铺陈，还应给予档案文化、人力资源和公众信息素养培养以重视，只有这样才能真正汇聚人的智慧，赋予物以智能，并通过二者的互补互促、互存互动，实现档案发展新模式的创新和优化。

“使命”体现为智慧档案馆为促进社会、经济、文化等发展应承担的任务；“价值观”则是智慧档案馆的价值取向和价值追求，由智慧档案馆的服务目标决定，如档案信息资源的安全保管、长期有效、高效管理、便捷利用等。

2.2 明确建设目标
建设目标是对智慧档案馆发展理念的细化和展开，包含长远战略目标和具体工作目
标。

“战略目标”是对智慧档案馆在未来较长一段时间内预期达到水平的规定，其制定应结合智慧档案馆的历史使命，谋划信息化条件下最具竞争力的档案运作形态。

“工作目标”是对战略目标的进一步分解，指明建设工作的人员、时间、地点、任务和实现度，分为长中短期阶段目标。

智慧档案馆建设目标的定位要坚持“三结合”。

一是与智慧城市发展主题的结合。

目前智慧档案馆的建设是作为智慧城市的子系统随智慧城市的建设同步推进的，智慧档案馆建设应主动融合于智慧城市大系统中，促进档案系统的全面协调可持续发展。

二是与信息化基础条件的结合。

智慧档案馆对信息基础设施、产业支撑、人才资源、公众信息素养等有较高要求，现有“技术成熟度”是制约目标制定的重要因素。

三是与部门特色和优势的结合。

各档案馆发展水平的不同决定其在具体目标的定位上有所差异，智慧档案馆的目标定位应以档案馆的发展战略需求为导向，基于档案馆的资源禀赋、历史文化、地理区位等特色，合理设定。

总体架构设计确定智慧档案馆建设的主要内容和任务，解决“建什么”的问题。

智慧档案馆建设应在“共建共享、全面集成、整体架构、融合服务”原则指导下，以公众档案需求为导向，围绕智慧档案馆发展理念和目标定位，统筹考虑智慧档案馆本质和发展关键性资源要素，形成以文化价值体系为核心层，技术体系为主体层，制度体系、安全体系、管理体系、资源体系为支撑层的智慧档案馆总体架构（见图1）。

3.1 核心层设计
总体架构核心层由文化价值体系构成。

文化价值体系是总体架构的灵魂，具有强大的凝聚力、向心力和渗透力，是各子体系协同运作的文化价值基础。

构建以“创新、协同、开放、共享、绿色”为核心理念的文化价值体系［1］，就是以“创新”为发展动力，搭建档案信息创建、获取和分享的创新平台和应用平台，建立产学研结合的创新体系，营造利于创新涌现的制度环境；以“协同”为建设保
障，从全局战略层面统筹技术、资源、管理等子体系的包容性发展，建立横向协同纵向联动的机制，确保系统功能与目标一致；以“开放”“共享”为建设核心，以标准化建设作为推动应用集成、信息共享和业务协同的基础，建立利于信息共享和业务协同的立法保障和推进体制；以“绿色”发展为基础，构建智慧楼宇系统，实现安防系统、温湿度控制系统、消防系统、照明系统等的自动控制和调节。

3.2 总体架构主体层设计
总体架构主体层由技术体系构成。

技术体系作为文化价值体系的实践具体化，是智慧档案馆实现的关键，影响其他各子体系的优化设计。

构建基于物联网的智慧档案馆技术框架，自底向上分为“感、传、知、用”四层，即感知层、传输层、支撑层和应用层［2］。

感知层就是通过传感技术和多元传感设备，实现对档案实体、档案内容和档案管理现状的感知，形成即时收集各类档案信息的感知系统，构成智慧档案馆的“神经末梢”。

传输层就是依托电信网、互联网、广播电视网、移动互联网和政务网等多网融合，实现对多元数据一体化和规模化的传输，以及档案管理对象和机构、人员之间的泛在互联，构成智慧档案馆的“神经网络”。

支撑层着力构建数据资源中心及数据共享交换平台等基础性共用平台，实现对各子系统数据智能处理、分布式计算、信息发现等功能，构成智慧档案馆的“中枢系统”。

应用层是构建在公共信息平台上的各类应用服务系统，提供人性化档案服务、智能化管理和科学化决策。

3.3 总体架构保障层设计
总体架构保障层由管理体系、制度体系、安全体系和资源体系构成。

它们互联、互通和互动，为智慧档案馆技术体系的持续运作提供保障和支撑。

（1）管理体系设计
构建与档案信息化建设进程相适应的信息化管理体制机制。

在体制保障上，可借鉴CIO（Chief Information Officer）体制，构建由决策机构、协调机构、管理机构
和执行机构为“四层”，审计监察机构和决策咨询机构为“两翼”的“四层两翼”体制架构［3］。

建立科学化、规范化和一体化的智慧档案馆管理模式与机制，如跨部门和跨区域的合作模式、档案信息资源的整合开发利用机制、公共服务部门间的协同机制等。

构建组织领导体系，形成由领导机构为核心层、项目组为中间层、顾问咨询委员会和项目评估委员会为外围的多层组织领导架构。

（2）制度体系设计
构建由法律法规、标准规范、评价体系和相关政策等配套发展的制度体系。

建立完善的法律法规，将智慧档案馆建设涉及的内涵界定、建设制度、主客体行为、建设范围等基本内容纳入法律法规范围内，保证建设方向。

确立标准规范体系，形成与国家标准统一、兼容国际标准的智慧档案馆标准体系框架、数据标准、技术标准、应用标准、平台标准、运维标准和管理标准等。

构建科学合理的评价指标体系，测评目标实现度及产生的延伸效应，评估维度涉及公众满意度、信息化基础、公共效益和组织提升等。

推进配套政策建设进程，制定人才政策、产业政策、资金政策等。

（3）安全体系设计
构建以信息安全组织为核心、安全管理机制为保障、信息安全制度为指导、信息安全技术和信息安全产业为支撑的安全闭环式体系。

设置安全决策、管理、执行和监管的安全机构和岗位，建立规模适当、结构合理的安全管理和服务队伍。

强化安全管理，探索跨部门的安全协调工作机制，完善安全管理和控制流程，建立风险识别、控制和处置机制等。

加强安全软环境建设，贯彻落实国家信息安全等级保护制度，推进智慧档案馆安全技术指南、制度标准、政策法规等的建设进程。

加强安全道德规范建设，建立维护智慧档案馆的信任机制，约束多方行为主体的道德规范体系。

加强安全硬设施建设，提高核心技术、产品、平台、系统等的攻关和创新。

引导信息安全产业发展，优化智慧产业结构。

（4）资源体系设计
构建由人力资源、物力资源、财力资源、技术资源、信息资源等为基本要素的资源体系。

其中信息资源是智慧档案馆建设的战略核心要素，实现跨部门的信息共享是智慧档案馆建设实质性进展的关键。

智慧档案馆信息资源共享体系的建设，要设计合理的数据交换体系，“以各层级的信息共享交换平台为核心载体，制定数据格式标准，定义省—市—区—镇街—社区多级的数据流向，互联互通”［4］。

设计信息资源管理体系，定义信息生命周期各阶段负责人，解决“谁采集、何时采集、谁来维护”问题，落实“一数一源，一源多用”原则，实施前端信息集中化采集，避免重复采集。

设计信息资源开发利用体系，实施数据仓库工程，形成信息资源管理服务平台，通过建立完备的信息资源目录体系和丰富的数据接口，满足共享需求。

实施路径设计主要是明确智慧档案馆的实施步骤，解决“怎么建”的问题。

4.1 统筹规划，避免重复
设计过程按照“条块结合、纵向遵从、横向兼容”的原则，构建多规融合的智慧档案馆建设规划。

智慧档案馆是在智慧城市发展规划、信息化发展规划等多种规划指导，以及规划建设部门、信息化部门、档案行政管理部门等多部门领导下进行的建设，受条块管理体制的影响，设计过程面临不同来源规划设计思路和需求冲突的问题。

在现有管理体制和工作框架下，应厘清与各规划间的区别与联系，加强与智慧城市发展规划、信息化发展规划、档案行业规划等的衔接，统筹发展布局，形成多规融合的协同规划体系，避免“重复设计”。

同时，制定步调一致、统筹协调的智慧档案馆建设思路与路径。

贯彻集约、整合的发展理念，将智慧档案信息化建设置于统一的领导、统一的规划和统一的行动之下，实现基础设施的统筹建设并充分利用，信息资源的集约化采集和网络汇聚，信息资源库和共享交换平台的共建共享，提高社会资源利用率，避免“重复建设”。

4.2 分步实施，有序推进
建设过程按照“先易后难、先急后缓，重点突破”的原则，分步、分类、分阶段推
进。

“分层”即将顶层设计工作分为中央、省、市、区（县）多层次开展。

“分类”即顶层设计围绕城市经济建设、社会管理、公共服务等重点领域，结合部门特色优势和发展方向，从反映公众需要和关注热点的领域着手建设，坚持成熟一项建设一项，由重点领域档案建设逐步延伸到全领域建设。

“分阶段”即将顶层设计工作总目标分成若干阶段分步完成。

其中第一阶段为试点探索，经验积累阶段，即率先在建设条件好、示范作用大的重点区域和领域试点，探索智慧档案馆管理应用服务体系建设经验；第二阶段为扩大应用，深入完善阶段，即推广试点经验，增强试点辐射和带动作用，确保建设稳步推进；第三阶段为普及应用，全面推广阶段，即智慧档案馆建设实现整体推进，设计得到普及应用，顶层设计方法体系基本完善。

4.3 政府主导，社会协同
智慧档案馆建设需要多方合力推进。

政府作为建设主体，应承担起在统筹规划、政策环境、法规标准、应用示范、产业发展等方面的引导作用；协调社会各方利益和诉求，整合多方力量和资源，确保项目协同推进、有序展开。

同时，形成以需求为导向、政府为主导、档案部门为主体，社会组织和公众共同参与的推进体系，通过项目利益相关者之间签订风险共担和互相合作的管理协议为基础，建立项目合作伙伴之间的冲突协调机制、沟通机制和奖惩机制为保障［5］，推动参与主体合作，达到有效利用资源、再造功能整合，为社会公众提供无缝服务的目的。

*本文系四川省社会科学“十二五”规划2015年度项目“基于四川省智慧城市建
设背景下的智慧档案建设模式与机制设计研究”（SC15B031）阶段性成果。

【相关文献】
［1］莫家莉，史仕新，许杨.智慧档案馆顶层设计概念、原则和内容探析［J］.山西档案，2016（2）：61-63.
［2］Rudolf G，Fertner C.kramar H，et al.Smart cities-Ranking of European mediumsized
cities［R］.Vienna University of Technology，2007.
［3］于施洋，王璟璇.电子政务顶层设计：信息化条件下的政府业务规划［M］.北京：社会科学文献出版社，2014.
［4］徐昊，袁峰.智慧城市顶层设计的思路及其误区［J］.城市观察，2014（3）：141-148. ［5］盛峰，戚安邦，王进同.政府投资项目利益相关者博弈与合作伙伴关系管理模式研究［J］.生产力研究，2008（7）：86-88.
莫家莉，女，攀枝花学院档案馆副研究员，主要研究方向为档案信息资源管理。

史仕新，攀枝花学院经济与管理学院教授，主要研究方向为技术经济管理、公共管理。

周小平，女，攀枝花学院档案馆馆员，主要研究方向为档案信息开发与利用。