公司首营资料管理制度

第一章总则
第一条为加强公司首营资料的管理，确保资料的真实性、完整性和安全性，提高资料利用率，规范公司内部资料管理流程，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有首营资料的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等环节。

第三条公司首营资料包括但不限于以下内容：
（1）供应商资质证明文件；
（2）产品合格证明文件；
（3）合同、协议、订单等相关文件；
（4）质量检验报告；
（5）认证证书、荣誉证书等；
（6）其他与首营业务相关的资料。

第二章资料收集与整理
第四条首营资料收集：
（1）业务部门在首次与供应商合作时，负责收集相关首营资料；
（2）资料收集应完整、准确，确保资料的真实性。

第五条资料整理：
（1）业务部门将收集到的首营资料按照类别进行分类；
（2）对资料进行编号、登记，建立首营资料台账；
（3）对资料进行数字化处理，便于查阅和保存。

第三章资料归档与保管
第六条资料归档：
（1）业务部门将整理好的首营资料按照规定时间、类别归档；
（2）归档资料应分类存放，便于查阅。

第七条资料保管：
（1）首营资料应存放于安全、干燥、防潮、防虫蛀的场所；
（2）指定专人负责保管，确保资料安全；
（3）定期对资料进行清点、检查，确保资料完好。

第四章资料借阅与使用
第八条资料借阅：
（1）需查阅首营资料的人员，应填写借阅申请单；
（2）经批准后，方可借阅资料；
（3）借阅人应妥善保管资料，借阅结束后及时归还。

第九条资料使用：
（1）借阅资料时，应遵守相关规定，不得擅自复制、泄露资料内容；
（2）资料使用过程中，如发现资料有损坏、遗失等情况，应立即报告相关部门。

第五章资料销毁
第十条资料销毁：
（1）首营资料到期或无保存价值时，应进行销毁；
（2）销毁前，应经相关部门审批；
（3）销毁过程中，应确保资料内容不被泄露。

第六章奖惩
第十一条对严格遵守本制度，在首营资料管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。

第十二条对违反本制度，造成资料丢失、损坏、泄露等后果的个人或部门，给予批评教育，并视情节轻重给予相应处罚。

第七章附则
第十三条本制度由公司行政部负责解释。

第十四条本制度自发布之日起实施。