物资集中采购改革的实践与取得成效

物资集中采购改革的实践与取得成效
发表时间：2019-04-29T11:55:54.923Z 来源：《基层建设》2019年第6期作者：郑金蓬
[导读] 摘要：物资集中采购在降低成本、提高效率和完善服务等方面都具有一定的优势，成为企业现阶段采购工作中常用的模式。

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摘要：物资集中采购在降低成本、提高效率和完善服务等方面都具有一定的优势，成为企业现阶段采购工作中常用的模式。

当前很多企业正处于物资集中采购改革的关键阶段，通过综合采取上述措施，充分发挥物资集中采购优势，为企业平稳运营和提升企业经济效益奠定基础。

关键词：物资集中采购；管理机制；问题；改革成效
一、物资集中采购面临的问题
1.采购周期延长
物资集中采购后，在采购审批流程上，增加了局物资采供管理科和招标采购所两个部门的环节，且计划周期调整，使得采购周期延长不可避免。

如本地通用料物资原平均采购周期约为7天以内，在集中采购模式下增加到约17天。

部分供应商未及时在商务平台上响应报价、流标、供应商范围扩大、供应商选择的物流方式和发货组织时间等都对延长采购周期造成影响。

2.采购实物货不对板问题严重
一是站段在提报计划时易误套编码，由于现行物资目录存在一物多码或一码多物的情况，且厂家不同所用材料和加工工艺也不同，虽为同一个目录物资，但在使用寿命、匹配问题上存在较大差异；二是由于标书的描述不够详尽，供应商销售人员的专业水平参差不齐，导致供应不符合要求的物资，这种情况在车辆系统供应中普遍存在；三是人员专业知识储备不足，物资采购人员主要根据物资目录辨认物资产品，对产品实物性能、使用要求等不甚了解，成了制约采购正确物资的关键因素。

3.仓储条件不足
在企业全面推行物资集中采购后，一次性采购大批量物资、设备，也对企业仓储条件提出了更高的要求。

除了要扩大仓储容量外，像仓库运营效率、仓库环境管理等，也都面临着更大的压力。

但是在推行物资集中采购的初期，企业配套的仓储条件并未相应的得到提升，暴露出很多问题。

例如，仓库存储空间不足，导致部分物资只能放置在临时搭建的敞篷内。

在阳光直晒、空气潮湿的环境下，物资的性能、质量也会受到影响。

另外，在简陋的仓储条件下，也不利于实现对各类物资的精细化管理，物资供不应求、影响正常生产的情况也时有发生。

4.单一来源、配套产品、动车配件等物资采购困难
物资集中采购常采取招标或者网上竞价方式，部分供应商处于垄断地位，往往不响应路局招标或竞价，无法预知采购周期。

由于历史原因形成的单一来源物资，在采购上存在被动，如铁科院的防滑器等部件，厂家要求先预付料款才安排生产，导致采购部门和使用站段都无法掌控物资的到达时间，严重影响车辆段的生产安排和车辆检修工作。

变配电、远动系统配件等从原生产厂家直接采购的物资，若进行网上竞价，由于是低价中标，最终采购到的物资也不一定符合现场使用要求。

再者动车配件的供应商数量较少。

经调查发现主机厂与各个配件厂商有内部协议，配件生产厂不愿直接与铁路局发生业务往来，这就使拓展采购渠道造成了困难，进一步制约配件的采购。

5.采购环节的控制有待规范
实行集中采购以来，从采购过程来看存在重视比价原则的执行，轻视其他环节的控制，突出表现在对采购物资技术指标、验收、售后服务、备品备件供应等没有约定或约定不完整，供应商采取低价中标，然后通过降低产品质量或增加后期服务价格来弥补损失，最终增加了路局综合成本。

二、物资集中采购改革实践
1.明确各个部门管理责任
在物资集中采购中，各个部门都要落实责任，加强管理，确保物资集中采购能够按部就班地进行。

例如，决策层主要由企业高层领导组成，制定物资集中采购计划，确定物资采购范围等；管理层主要由各个部门的负责人组成，包括财务部门、采购部门、后勤部门等等，根据决策层制定的物资集中采购计划，完成采购任务；操作层主要由采购部门、仓管部门组成，负责做好物资管理工作。

在这种分工明确的物资集中采购模式下，确保了物资集中采购的规范化和透明化。

2.建立健全采购管理机制
在实行物资集中采购后，还需要配套的健全管理机制，重点要做好两方面的制度建设工作。

其一，对以往的采购管理机制进行补充完善，例如以往企业关于物资采购的制度有《物资采购中心职责》《物资采购管理工作实施细则》等。

在推行物资集中采购之后，这些制度中的部分内容已经不再适用，需要通过修改、补充的方式，保证这些制度对集中采购模式仍然发挥指导作用；其二，完备采购目录，对于那些易消耗的物资，应当列入采购目录，今后采购时不需要重复审批，保证采购工作的高效率进行。

3.完善物资集中采购的配套设施
在物资集中采购模式下，不仅要关注物资供给效率和物资本身质量，还要重视经济效益。

因此，除了要加强物资集中采购的制度建设外，配套的组织机构也要尽快建立起来。

主要包括以下几个方面：首先，要切实提高采购人员的素质，物资集中采购对采购队伍综合素质提出了更高要求。

例如，采购人员要把控物资质量，要抵御金钱诱惑等。

一支高素质的采购队伍，是确保物资集中采购工作顺利开展的关键。

其次，要拓展采购渠道，实施“线上+线下”相结合的采购模式，在网络上发布采购信息、完成订单交易，线下直接完成物资配送，不断提高采购工作满意度。

4.探索管理新途径，向创新要效益
41合理设定委托采购。

认真分析物资管理信息系统的相关数据，与路局物管处沟通协商，拟定小批量零星物资委托采购目录，研究把2015 年度采购金额 5 000 元以下的部分物资列入委托采购目录范围，委托使用单位采购，能有效地减少小批量零星物资采购环节和供应周期，更切合生产实际，提高供应效率。

4.2提升服务水平及效益。

积极开展走访调研，在计划上报和采购过程中及时与使用单位和供货商双向沟通，确保计划信息正确，采购优质的产品。

对供应困难的动车组配件、柴油、专项整治路料等重点物资，与用料单位建立未到料预告机制；开辟物资应急采购渠道，加
快采购流程的审批和实施，保证临时计划和抢险抢修物资供应；主动加强与商家协调，派员追踪重点、难点货源发送，努力提高服务效益。

4.3挖掘库容及网络系统潜能。

积极建议站段根据生产需要和自有库存条件制定符合自身实际的物资储存计划，科学合理利用库容。

该段对现有仓库的储存情况合理进行整合，拟腾出仓库借给南宁车辆段备料使用，解决其仓储不足困难。

努力升级局域网性能，减少硬件不足对工作的影响，对信息系统进行深入利用和二次开发，提高数据处理分析统计速度和工作效率。

三、物资集中采购改革的成效
1.采购效率明显提升
随着物资集中采购制度逐渐推广开来，以及采购管理经验的丰富，企业采购效率得到了稳步提升，采购成本也呈现出下降趋势。

目前企业形成了一套完善的物资集中采购制度，例如，先由生产部门根据生产计划，上报下个月各类物资的需求量。

管理部门核实后，将采购报表移交给企业财务部门，核算资金后由企业主管领导签字生效，划拨资产给采购部门，完成集中采购任务。

在这一管理制度下，各个部门分工明确，整个流程执行顺畅，并且方便对各个节点进行监督管理，既可以提升采购效率，又能够杜绝各个采购环节中出现腐败问题，切实维护了企业的经济效益。

2.物资质量稳步提高
以往企业物资采购中，经常会出现某一批物资中残次品较多的情况，不仅给企业带来了损失，而且一旦这些残次品投入使用，将会对产品质量和企业形象造成影响。

但是在全面推行物资集中采购制度后，采购部门执行了更加严格的物资质量检查制度。

如，企业创新性地推出“三把关”制度。

参考文献：
[1]汤全荣，王永志，单光明.山东海化集团物资采购管理集中整合的探索与实践[J].国际石油经济，2016，24（2）：97-101.
[2]昝荣师，綦惟恒，贾秩镔，etal.浅论大型能源集团物资集中采购供应管理体系的构建[J].企业管理，2016（S2）：249-250.。