高职院校文秘专业毕业生核心竞争力研究——基于小微企业与事业单位的分析

2024年第1一、引言
当前，一部分企事业单位文秘人员的入职门槛较低，会计、人力资源、市场营销、法律、计算机等非文秘专业的高职毕业生，入职后经过短期培训也能基本胜任文秘工作。

这说明高职文秘专业毕业生的可替代性高。

杨剑宇教授认为，一个专业的核心竞争力，是指该专业所培养的学生拥有该专业所特有的技能，其他专业培养的学生难以替代和模仿，比如医学专业毕业的学生能治病救人，其他专业毕业的学生则没有这样的技能，因此治病救人就是医学生的核心竞争力。

［1］一个专业的核心竞争力必须经过较长时间的培训或学习才能获得。

那么，文秘专业毕业生的核心竞争力是什么？无文秘专业背景的求职者经过短期学习培训，能够基本掌握哪些文秘技能，无法熟练掌握哪些文秘技能？此外，高职文秘专业毕业生的就业去向，主要集中在小微企业和事业单位，这两类组织对文秘专业毕业生核心竞争力的看法是否相同？回答上述问题，需要清晰界定不同用人单位对文秘人员的技能需求。

二、文献回顾
对小微企业和事业单位的文秘人员不能一概而论。

首次对文秘人员分类的是段前文等人，他们将秘书分为政务秘书
和企业秘书［2］，但未对这两类秘书的核心竞争力进行比较。

此后，张文杰将党政机关秘书分为政务秘书和事务秘书。

［3］石卿媛从服务对象、工作内容、性质、从业者素质等方面研究了国内政府机关秘书与企业秘书的差异及规律，认为事业单位文秘属于政府机关秘书范畴，企业文秘包括外商投资企业、国有企业、集体企业、有限责任公司、股份制公司、小微企业、中外合资企业等企业的秘书［4］。

尽管高职院校文秘专业毕业生的就业去向主要集中在小微企业和事业单位，但这两类组织文秘人员的核心竞争力究竟是什么，相关研究较少且研究较为笼统。

蔡茂从学科融合的角度出发，认为秘书学专业学生的核心竞争力体现在四个方面：成熟稳定的心理与性格、敬业谦逊的职业品质、干练融通的文秘素质、善于学习的前瞻视野。

［5］杨剑宇认为秘书学专业的核心竞争力是指能够辅助上司实施领导和管理的能力，由显性能力和隐性能力构成。

显性能力是传统意义上文秘人员的“三办”能力———办文、办会、办事；隐性能力则包括营造人和环境、把握政策、总揽全局、辅助上司进行决策和组织指挥的能力。

［6］黄雄杰认为秘书学专业学生核心竞争力是能说会
写、善于交际的综合能力。

［7］
谭一平等认为秘书学专业学生的核心能力分为有形核心能力和无形核心能力，并且只有无形核心能力（情商）才能在职场上形成核心竞争力。

［8］从已有研究成果来看，学界对文秘专业学生核心竞争力的研究较少，尚未达成共识，并且大多研究成果距今已超过5年。

总之，聚焦小微企业和事业单位的文秘专业毕业生核心竞争力相关研究还有很大探索空间。

在研究对象方面，已有研究主要关注中大型企业，缺少事业单位和小微企业的相关研究；在研究方法方面，大部分研究结论建立在定性研究的基础上，定量研究较为匮乏。

因此，有必要通过定量研究分析高职文秘专业毕业生入职事业单位和小微企业的核心竞争力。

三、变量设计与数据来源首先，通过文献研究和分析国内外职业院校文秘专业的课程设置，确定当前文秘专业毕业生应具备的基本职业能力。

比如，广东农工商职业技术学院的现代文秘专业设置了会议速录、秘书口才与人际沟通、秘书写作、办公设备与档案管理、公共关系实务等核心课程。

国外秘书在发展初期，设置的培训课程主要包括打字、速录、记账、文书写作、邮递实务、档案管理、话务工
高职院校文秘专业毕业生核心竞争力研究
———基于小微企业与事业单位的分析
□傅妙婵
叶小娃
7
2024年第1
表1样本基本情况
变量题项样本数（份）百分比年龄
24岁及以下6934%
25—35岁11456.2%
36—45岁10 4.9%
46岁及以上10 4.9%工作时间
1年及以下10853.2%
1—3年5326.1%
3年及以上4220.7%组织类型
事业单位13667%
小微企业6733%
作、接待［9］，以及办公设备、商务礼仪与职业形象等［10］，后来逐渐增加了信息收集与应用、邮件处理、会务安排、公务旅行安排、人际沟通、制定与实施工作计划、人力资源管理等课程［11］。

根据各高职院校文秘专业的课程设置和当前社会对文秘人员的新要求，我们认为文秘职业技能包括办公软件使用、前台事务处理、领导日程安排、商务出差安排、办公设备操作与维护、文书写作、办公室环境与安全、档案文件管理、公共关系维护、商务接待、会议组织、速录速记、信息收集与数据分析、危机管理、交际与口才、政策与法律常识、人事管理常识等17项。

我们将这17项技能作为研究对象，每项技能设计1道问题，采用李克特量表衡量每项技能在工作中的需求程度，去掉中间“无意见”选项，形成“不需要”“比较少需要”“比较多需要”“非常需要”四等量表，用以测量受访者的态度。

为确定文秘专业毕业生的核心竞争力，本研究为每项技能提供“1个月内”“1—3个月”“3—6个月”“半年以上”4个习得时长选项，最终确定了40道题。

发放问卷的主要渠道是“问卷星”平台，调查时间是2022年8月20日至11月20日，共收回430份问卷。

为保证问卷质量，首先将答题时间低于60秒的问卷剔除，共得到409份问卷；其次将问卷主体部分全部选择同一个选项的问卷剔除，共得到398份问卷；由于本研究的调查对象为小微企业和事业单位的文秘人员，因此，最后根据“你所处的组织类型”筛选目标问卷，只将选择了“300人以下的企业”［根据《统计上大中小微
型企业划分办法（2017）》（国
统字〔2017〕213号）文件规
定：小型企业的从业人员规模
在20—300之间，微型企业的
从业人员规模在20人以下］
或“事业单位”的203份问卷
留下，最终研究样本量为
203。

样本基本情况见表1。

四、统计与分析
（一）事业单位与小微企
业对文秘专业毕业生的技能需
求
从表2可以看出，两类组
织都认为在工作中用的比较多
的有17项技能，其中超过8
成的受访者认为办公软件使
用、前台事务处理、领导日程
安排、办公设备使用与维护、
公文写作、档案文件管理、会
议组织、信息收集与分析、交
际与口才这9项技能在工作中
“比较多需要”或“非常需
要”，并且众数是“非常需
要”。

超过8成的受访者认为
办公室环境与安全、公共关系
维护、商务接待这3项技能
“比较多需要”或“非常需
要”。

超过7成的受访者认为
商务出差安排、危机管理、人
事管理常识“比较多需要”或
“非常需要”。

为了解不同类型组织对文
秘专业毕业生职业技能的需求
是否存在差异，本研究将小微
企业与事业单位分别编号为1
和0，借助独立样本T进行数
据分析，结果如表3所示。

首先，由均值比较发现，
小微企业对文秘人员各项技能
的需要程度从大到小排序，前
10名是：政策与法律常识、
办公软件使用、办公设备使用
与维护、前台事务处理、档案
文件管理、交际与口才、领导
日程安排、办公室环境与安
全、公共关系维护（与商务接
待并列）。

同理，事业单位需
求排序前10名是：办公软件
使用、公文写作、办公设备使
用与维护（与交际与口才并
列）、领导日程安排、前台事
务处理、会议组织、档案文件
管理、信息收集与分析、公共
关系维护。

其次，两类组织对不同技
能的需要程度存在显著差异。

在商务出差安排方面，小微企
业与事业单位的需求在0.05
显著性水平下呈现差异。

进一
步比较均值发现，与小微企业
相比，事业单位更看重文秘专
业毕业生的商务出差安排能
力、会议组织能力、速记速录
能力。

但在0.05显著性水平
下，小微企业比事业单位更看
重文秘专业毕业生的政策和法
律常识。

在危机管理方面，两
类组织的需求在0.01显著性
8
2024年第1表3独立样本T 检验分析结果
表2文秘技能需求程度描述性统计结果
（“需要”的百分比是“比较多需要”和“非常需要”的百分比之和，“不需要”的百分比是“比较少需要”和“不需要”的百分比之和）水平下呈现差异，进一步比较均值发现，与小微企业相比，事业单位更看重危机处理能力。

两类组织对公文写作的需求差异较大，事业单位对文秘人员的公文写作要求更高。

（二）事业单位与小微企业对文秘专业毕业生核心竞争力的认知
表4显示了事业单位受访者与小微企业受访者对熟练掌握17项文秘技能所需时间的判断。

总的来说，超过5成的受访者认为，没有哪一项技能可以在1个月内学习掌握。

3至4成的受访者认为，公文写作、公共关系维护、速记速录、商务接待、交际与口才、危机管理、政策与法律常识、人事管理常识这8项技能需要半年以上才能熟练掌握。

领导日程安排、商务出差安排、会议组织、信息收集与分析这4项技能，大多数受访者认为花费1—3个月可熟练掌握。

使用独立样本T 检验分析事业单位受访者与小微企业受访者对文秘专业毕业生核心竞争力的看法是否存在差异，结果如表5所示。

第一，比较均值可以得出，小微企业的受访者认为，熟练掌握这17项技能所需时
间由长到短排序，前10名是：速录速记、危机管理（与政策和法律常识、交际与口才并
变量办公软件使用前台事务处理领导日程安排商务出差安排办公
设备使用
与维
护
公文写作办公室环境与
安全
档案文件管理公共关系维护
商务接待会议组织速录速记信息
收集与分析
危机管理
交际与口才
政策与法律常识
人事管理常识
需要（%）96.587.686.3
70
89.788.780.887.284.285.781.277.383.877.488.776.877.3
不需要（%） 3.5
12.313.828.110.411.319.211.915.814.315.322.616.322.611.423.222.7
众数
非常需要非常需要非常需要非常需要非常需要非常需要
比较多
非常需要
比较多
比较多
非常需要非常需要非常需要
比较多
非常需要
比较多
比较多
变量分组均值t 值Sig.（双侧）办公软件使用
小微企业 3.6-1.641
.103
事业单位 3.74前台事务处理小微企业 3.27-1.219.224
事业单位 3.4小微企业 3.19领导日程安排-1.925.056
事业单位 3.41商务出差安排小微企业 2.88-2.187.030*
事业单位 3.18小微企业 3.46小微企业 3.16办公设备使用与维护.391.696
事业单位 3.42公文写作小微企业 3.12-3.924.000***
事业单位 3.52办公室环境与
安全.541.589
事业单位 3.10小微企业 3.24档案文件管理
-1.113.267
事业单位 3.36小微企业 3.13公共关系维护-1.115.266
事业单位 3.26商务接待小微企业 3.13-0.913.362
事业单位
3.24
9
2024年第1表4熟练掌握各项文秘技能所需时间描述性分析变量1个月内（%）1—3个月（%）3—6个月（%）半年以上（%）办公软件使用3037.417.714.8前台事务处理42.436.914.8 5.9领导日程安排22.242.421.713.8商务出差安排24.136.927.111.8办公设备使用与维护
3436.519.79.9公文写作14.83126.128.1办公室环境与安全45.826.118.79.4档案文件管理30.033.525.111.3公共关系维护14.826.129.130商务接待18.229.628.124.1会议组织14.83530.519.7速录速记13.8353120.2信息收集与分析16.3333119.7危机管理12.826.132.528.6交际与口才14.324.628.632.5政策与法律常识10.830.53127.6人事管理常识
12.3
30
30.5
27.1
变量分组均值t 值Sig.（双侧）会议组织
小微企业 3.09-2.543
.012*
事业单位 3.38速录速记小微企业 2.90-2.559.011*
事业单位 3.23小微企业 3.10交际与口才小微企业 3.22-1.762.080
事业单位 3.42小微企业 3.91政策与法律常识-2.071.040*
事业单位 3.15人事管理常识小微企业 2.93-1.938.056
事业单位
3.15
信息收集与分析-1.702.090
事业单位 3.3危机管理小微企业 2.88-2.622.009**
事业单位 3.2（*表示显著性水平0.05下呈现差异，**表示显著性水平0.01下呈现差异，***表示显著性水平0.001下呈现差异）
列）、公共关系维护（与人事
管理常识并列）、会议组织、商务接待、信息收集与分析、公文写作。

同理，事业单位前10名是：交际与口才、公文写作、公共关系维护（与危机管理并列）、政策与法律常识、商务接待、人事管理常识、会议组织、信息收集与分析、速录速记。

第二，两类组织对熟练掌握不同技能所需时间的判断存在显著差异。

与小微企业相比，事业单位的受访者认为熟练掌握每项技能所需时间更长。

与小微企业相比，事业单位的受访者认为需要花费更长时间才能熟练掌握商务出差安排、公共关系实务、商务接待、危机管理、交际与口才、政策与法律常识、人事管理常识、领导日程安排、公文写作等知识和技能。

五、发现与结论
小微企业和事业单位是高职院校文秘专业毕业生的主要去向，这两类组织对文秘人员的工作技能有着敏锐的感知和明确的需求。

综合上述数据分析结果，可得出以下结论。

第一，本文所研究的办公软件使用等17项技能，均是小微企业和事业单位文秘人员需要的职业技能。

但通过独立样本T 检验发现，与小微企业相比，事业单位更看重文秘人员公文写作、危机管理、商务出差安排、会议组织、速录速记能力这5项技能，而小微企业比事业单位更需要文秘人员具备政策与法律常识。

第二，大多数文秘职业技能需要1个月以上才能熟练掌握。

与小微企业相比，事业单位文秘人员熟练掌握领导日程安排、商务出差安排、公文写作、公共关系维护、商务接待、危机管理、交际与口才、政策与法律常识、人事管理常
续表
10
2024年第1（*表示显著性水平0.05下呈现差异，**表示显著性水平0.01下呈现差异，***表示显著性水平0.001下呈现差异）
表5独立样本T 检验分析结果
变量分组均值t 值Sig.（双侧）事业单位 2.08公文写作小微企业 2.24-4.377.000***事业单位 2.89办公室环境与安全小微企业 1.87-.524.601事业单位 1.94档案文件管理小微企业 2.03-1.534.127事业单位 2.25公共关系维护小微企业 2.48-2.583.011*事业单位 2.88商务接待小微企业 2.36-2.150.033*事业单位 2.69会议组织小微企业 2.42-1.382.168事业单位 2.62速录速记小微企业 2.55-.250.803事业单位 2.59信息收集与
分析小微企业 2.39-1.566.119事业单位 2.62危机管理小微企业 2.54-2.325.021*事业单位 2.88交际与口才小微企业 2.54-2.463.015*事业单位 2.92政策与法律
常识小微企业 2.54-2.232.027*事业单位 2.86人事管理常识
小微企业 2.48-2.506
.013*
事业单位
2.85
办公设备使用
与维护小微企业2-.56.576办公软件使用小微企业 2.03-1.494.137事业单位 2.24前台事务处理小微企业 1.69-1.766.079事业单位 1.92领导日程安排小微企业2-2.988.003**事业单位 2.4商务出差安排小微企业 2.03-2.576.011*事业单位 2.38识等9项技能所需时间更长。

第三，小微企业文秘人员的核心竞争力是政策与法律常识、交际与口才、商务接待、公共关系维护这4项技能，事业单位文秘人员的核心竞争力是交际与口才、公文写作、会议组织、信息收集与分析、公共关系维护这5项技能。

两类组织的文秘人员均将公共关系维护、交际与口才视为核心竞争力。

总之，事业单位和小微企业对文秘人员核心竞争力的认知存在一定差异，各高职院校可以结合自身的职业面向，适当调整文秘专业人才培养方案。

若职业面向主要是小微企业文秘人员，建议着重培养学生的人际交往能力和公共关系维护能力，并加强企业常用法律实务训练；若职业面向是事业单位一线岗位文秘人员，则要注重培养学生的办文、办会、办事基本功，以及人际交往能力和信息化素养。

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【基金项目：广州城市职业学院2022年青年教科研项目“高职院校文秘专业毕业生核心竞争力研究———以
小微企业及事业单位为例”（编号
2022JKY05021）】
（作者单位：广州城市职业学院）
11。