配件申购管理制度

配件申购管理制度
第一章总则
第一条为规范公司内部配件申购管理，保障公司正常运转和经营活动的顺利进行，特制定
本制度。

第二条本制度适用于公司内部所有部门和员工，在进行配件申购及管理过程中遵循执行。

第三条公司内部配件包括但不限于：办公用品、设备配件、机械设备零部件、消耗品等。

第四条配件申购管理原则：采取合理的申购流程，执行前置审批机制，完善的备案登记制度，规范的使用管理和后续跟踪。

第五条公司将采用内部审批流程，依法合规使其公平透明化，做到合理有效。

第二章申购流程
第六条部门申购人员发现公司需要配件时，应当先进行详细的需求调查研究，并且编制申
购计划，明确配件的名称、规格、数量、用途、预计金额等。

第七条申购人员应当根据申购计划，填写《配件申购单》，并按要求附上必要的附件材料，如试用报告、价格比较表等。

申购单填写应当真实准确，不得虚报或谎报。

第八条申购单应当在申购人员和直接上级的签字确认后，提交至财务部门进行初审。

财务
部门会计经理应当在两个工作日内审核申购单的合法性和规范性，如发现问题应该及时向
申购人员提出意见，申购人员必须做出解释或者修改。

第九条经过财务初审的申购单，应当报请公司领导或者相关主管部门进行审批，公司领导
或者主管部门应在三个工作日内给予审批意见，并签字确认。

第十条申购单审批通过后，应当由财务部门将已审批通过的申购单及时归档备案，并通知
申购人员进行下一步操作。

第三章采购管理
第十一条申购管理人员在拿到已审批通过的申购单后，应当及时与供应商进行联系，洽谈
价格和交货期等具体事宜，最终确定采购合同。

第十二条申购人员应根据审批通过的申购单，严格按照合同约定的价款、数量、质量和交
货期限，采购所需的配件。

第十三条配件采购应当保持合理、节俭，提倡公正、公平的原则。

第十四条在配件采购过程中，如果出现价格变动、数量变动等情况，申购管理人员应当及
时向审批部门报告，重新审批，经过重新审批通过后方可进行采购。

第十五条申购人员应当在采购过程中，与供应商保持密切联系，及时了解采购配件的生产、运输情况，遇到问题应当及时协调解决。

第四章使用管理
第十六条装配申购的配件应当按照合同规定的用途进行使用，不得私自挪作他用。

第十七条使用部门应当对已购配件进行认真细致的验收，做到质量符合要求，数量无误差
后方可进行使用。

第十八条使用部门应在使用前对配件进行登记，并进行标识，确保配件的使用、管理、保
养等工作得到规范化。

第十九条配件的使用单位应当建立完善的配件档案管理制度，配备专门人员做好档案资料
的归档管理工作，确保资料真实准确。

第二十条对于已使用的配件，使用单位应当建立相应的维修、保养、报废等管理制度，及
时对配件进行检测和维护，保证配件的正常使用寿命。

第五章监督检查
第二十一条公司领导应当加强对配件申购和管理工作的监督检查，确保制度的有效实施。

第二十二条公司内部设立一定的监督检查机制，申购工作委托专门的内审部门进行审核，
对存在的问题及时提出整改意见，确保配件申购和管理工作规范顺畅进行。

第六章管理制度完善
第二十三条公司应当根据实际情况不断完善配件申购管理制度，针对存在的问题加强管理
和整改。

第二十四条公司应当定期对配件申购管理制度进行评估，及时修订和完善，使其适应公司
发展和改进。

第二十五条公司应当采用内部培训等形式，加强员工的配件管理知识培训，提升员工的管
理水平。