第八章 材料采购与应付帐款子系统

第八章采购、应付账款与存货子系统教学目的与要求：采购与应付账款与存货子系统是会计信息系统中相当复杂而又重要的子系统，它完成对企业采购存货、储存存货、应付账款等经济活动的核算和管理。

目前我国市场经济还不够发达，企业为了生产或销售，一般都需要采购大量的存货并储存存货，存货在企业的整个资产中所占的比重很大，采购和存货核算与管理的好与坏，对企业的经营活动有着十分重大的影响。

在会计实务中，采购、应付账款与存货子系统既可以作为一个子系统运行，也可以将其划分为既相互联系又可独立运行的三个子系统，即采购子系统、应付账款子系统和存货子系统。

本章主要讲解采购、应付账款与存货子系统的输入、输出以及处理过程设计内容。

通过本章的学习，要求学生了解此系统的分析与设计思路，了解系统的文件结构和模块结构，并掌握系统实施时的初使设计及已有软件的使用与操作。

第一节采购、应付账款与存货子系统概述一、采购、应付账款与存货系统的特点采购、应付账款与存货子系统是会计信息系统中较为复杂的子系统，它具有以下特点。

（一）数据存储量大一般工业企业中存货的品种规格繁多，有的多达几万种，对每个具体的品种都要进行详细全面的反映，同时每种材料的核算既要反映其数量指标，又要反映其价值指标；既要反映动态的状况，又要反映静态的信息。

因此，采购、应付账款与存货子系统中需要存储和处理的数据量极大，几乎可以说该子系统是会计信息系统数据量最大的子系统。

（二）数据变化频繁要保证生产的顺利进行，必须经常进行存货的采购活动，而且生产过程存货的收发领用也相当频繁。

因此，采购、应付账款与存货子系统的数据输入频率和处理频率都相当高，数据变化相当频繁。

（三）核算内容广泛采购、应付账款与存货子系统的核算内容较多，既要反映采购业务、应付账款与现金支付，又要反映存货的收发结存、在途和暂估情况；既要反映各种原材料、燃料，还要考虑对包装物、低值易耗品等的特殊处理。

因此，采购。

应付账款与存货子系统核算内容极为广泛。

（四）核算方法复杂存货核算的方法较多，可以按实际成本组织核算，也可按计划成本组织核算。

按实际成本核算的方法中，有先进先出法、后进先出法、加权平均法、移动平均法、个别计价法等。

按计划成本组织的核算中，还要进行成本差异的计算和分配。

在存货账面价值与实际价值相差较大时，又可以采用成本与市价孰低法按存货项目、存货类别、全部存货对期末存货成本进行调整。

这使得该子系统核算方法的复杂程度远远超过了工资核算、固定资产核算等子系统。

（五）与其他子系统有较多的数据传递关系采购、应付账款与存货子系统与原料需求计划系统（Material Requirements Planning——MRP Systerms ）有密切的联系，MRP系统计算生产计划所需的原材料数量，然后自动产生一份采购原材料的采购单传入采购、应付账款与存货子系统。

采购、应付账款与存货子系统与会计信息系统中其他子系统也有密切的联系，该子系统将各种凭单按会计上要求进行统计汇总后，供账务处理和成本子系统使用。

（六）管理要求高采购、应付账款与存货子系统不仅要正确地反映采购存货、储存存货。

付款等经济活动，而且还要为企业各业务部门及时准确地提供各种信息，如超储与储量不足信息、应付账款偿还信息、购买什么存货、什么时间购买、买多少、选择哪个供应商等。

二、采购、应付账款与存货子系统的设计目标采购、应付账款与存货子系统的上述特点，一方面加大了系统设计的难度，同时也为使用计算机进行采购、应付账款和存货的核算与管理提供了广阔的应用前景。

采购、应付账款与存货系统的设计目标包括以下几个方面。

（一）采购核算与管理及时、准确地完成订货和采购的数据处理与管理，反映和监督采购合同的制定和执行情况，合理选择供应商，正确计算存货采购成本，加强存货采购经济活动的核算与管理。

（二）应付账款的核算与管理完成从收到供应商的发票至处理付款为止的数据处理过程，反映和监督存货采购交易过程资金的支出和应付情况，跟踪应付账款的到期日，及时提供债务总额和现金需要量，加强对应付账款的核算和管理。

（三）存货核算与管理在保证生产或销售需要的前提下，尽量降低库存，及时反馈各种存货的需求情况；正确地反映存货入库、出库情况，及时反映其增减变化，保护材料物资的安全完整；正确地计算出存货期末的数量、价值，及时提供存货的储备资金占用情况，既保证生产需求，又减少资金积压；反映和监督各生产单位材料的耗用，正确计算产品的材料费用，考核各部门材料消耗情况，促进企业节约材料开支，降低产品成本。

（四）提供各种管理信息提供各种管理信息功能是指系统应及时、准确地为企业各部门和管理者提供采购、应付账款与存货的各种核算和管理信息，并通过网络将各种信息传递到其他子系统。

第二节采购、应付账款与存货子系统的处理流程为了设计计算机条件下采购、应付账款与存货子系统，设计人员必须首先了解、分析并描述手工条件下采购、应付账款与存货子系统的数据处理过程，然后在充分发挥计算机优势的情况下，根据计算机数据处理的特点及企业采购、应付账款与存货核算和管理的要求，在手工数据处理流程的基础上，建立计算机采购、应付账款与存货子系统数据处理流程。

一、手工采购、应付账款与存货子系统数据处理流程对于一个典型的制造业企业来说，采购、应付账款与存货子系统手工数据处理流程如图8-l图8-1 手工采购与存货子系统数据流图（一）采购当企业需要采购存货时，请购者编制购买存货的请购单，并送到采购部门；采购部门收到请购单，由专职人员负责这项采购，选择供应商，编制采购单，并将采购单提供到财会部门、验收部门以及供货商等。

（二）验收当存货送到验收部门（仓库）时，承办人首先在采购单档案中找出采购单，进行核对，编制验收报告后，办理入库手续，开具入库单，根据入库单登记库存账，并将验收报告送到财会部门。

（三）处理采购发票当财会部门收到供应商寄来的发票和其他单据时，将其与存货验收入库报告、采购单进行核对，计算存货成本（此过程又称之为采购结算）；编制记账凭证。

借：材料或材料采购等应交税金——应交增值税（进项税额）贷：应付账款或银行存款登记账簿，更新应付账款、材料等账户。

（四）付款在付款到期时，财会部门签发支票付款，并编制记账凭证：借：应付账款贷：银行存款某些供应商对于快速还款提供折扣。

例如，一般的折扣政策为2／10，n／30，意思是购买者在发票寄出10天内付款可以享受发票金额2％的折扣，如果不享受折扣须在30天之内支付全部款项。

当企业决定要享受这种折扣，则以特殊的账户记录折扣的金额，并编制记账凭证：借：应付账款贷：银行存款购货折扣登记账簿，更新应付账款等账户。

（五）存货核算存货核算包括对原材料、包装物、低值易耗品、自制半成品、产成品的核算。

当存货到达企业并办理入库手续后，除了库房要登记库存账外，财会部门也要根据各种凭单（如入库单、发票等）登记存货明细账，反映存货增加等经济业务；当各部门领用存货时（如生产车间领用材料用于生产、销售部门领用产品用于销售），财会部门又要根据各种凭单（如出库单等），登记存货明细账，反映存货减少等经济业务；定期编制记账凭证传递到账务处理子系统，登记总账。

此外，还要及时为管理部门提供各种存货报告，如存货状态报告、再订点报告、实际存货报告等。

由于存货种类繁多，数量大，收发业务频繁，存货成本计算比较复杂，为了满足不同企业对核算和管理上的需要，企业存货可以按实际成本计价，也可按计划成本计价。

按实际成本计价时，存货成本可以按照加权平均、移动加权平均、先进先出、后进先出和个别计价等方法进行计算。

下面以材料存货为例（其他存货的核算方法和数据处理过程与材料基本相似），详细讨论存货核算数据处理过程。

1．按计划成本计价的核算方法。

计划成本计价核算方法一般设立“材料采购”、“材料成本差异”、“原材料”三个科目，分别反映材料采购的实际成本与在途情况、材料成本差异以及材料收发结存情况。

（1）入库核算。

材料验收入库后，按材料计划成本，从“材料采购”科目的贷方转出，记入“原材料”科目的借方。

月末根据“材料采购”和“原材料”科目计算材料采购的节约额或超支额，转入“材料成本差异”科目借方（表示材料实际成本大于计划成本的超支成本差异）或贷方（表示材料实际成本小于计划成本的节约成本差异）。

月末还要计算出材料成本差异率以便计算发出材料应负担的差异额。

结转后材料采购科目如有借方余额，表示在途材料占用的资金。

%100⨯++=本月收入材料计划成本月初结余材料计划成本异本月收入材料的成本差月初结余材料成本差异材料成本差异分配率 为详细反映各类材料的采购和入库情况，可按材料的类别、品种设立材料采购明细账、材料成本差异明细账，按材料的品种规格设立一套既反映数量，又反映金额的材料明细账。

按计划成本进行材料验收入库和结转材料成本差异的账务处理：验收入库：借：原材料 计划成本（计划单价×数量）贷：材料采购 计划成本（计划单价×数量）结转材料成本差异：借：材料采购（实际成本低于计划成本……节约） 差异额贷：材料成本差异 差异额或借：材料成本差异（实际成本高于计划成本……超支） 差异额贷：材料采购 差异额（2）出库核算。

当发生材料领用时，根据出库单、发料汇总表等按计划成本贷记“原材料”等科目，月末根据材料成本差异明细账的内容，计算发出材料应负担的材料成本差异额，将本月发出材料由计划成本调整为实际成本，并根据各部门、各产品的材料领用情况，编制材料费用分配表。

发出材料应负担的材料成本差异额＝发出材料计划成本×材料成本差异率按计划成本领用材料和分配本期发出材料应负担的材料成本差异的账务处理：部门领用材料：借：生产成本 计划成本制造费用 计划成本管理费用 计划成本产品销售费用 计划成本贷：原材料 计划成本本期发出材料应负担的材料成本差异：借：生产成本 分配的差异额制造费用 分配的差异额管理费用 分配的差异额产品销售费用 分配的差异额贷：材料成本差异 耗用材料差异额（节约额用红字、超支用蓝字）2．按实际成本计价的核算方法。

按实际成本进行材料核算时，设“原材料”科目、“在途材料”科目。

如有在途材料，则通过“在途材料”科目进行反映。

（1）入库核算。

当材料入库时从“在途材料”科目的贷方转入“原材料”等科目的借方。

（2）出库核算。

对各类库存材料的领用按材料的实际成本借记“生产成本”、“制造费用”、“管理费用”、“产品销售费用”等科目，贷记“原材料”等科目。

值得注意的是，由于不同批别购入的材料，其价格有一定波动，这给领用材料实际成本的确定带来一定困难，一般可采用“先进先出法”、“后进先出法”、“加权平均法”、“移动加权平均法”、“个别计价法”等计价方法确定领用材料的实际成本。