建立受控文件档案管理制度

一、制度背景
为了确保企业文件档案的完整性、安全性、准确性和可用性，规范文件档案的管理流程，提高文件档案的使用效率，特制定本受控文件档案管理制度。

二、制度目的
1. 确保企业文件档案的完整性，防止文件丢失、损坏或篡改。

2. 提高文件档案的使用效率，便于查找和利用。

3. 保障企业内部信息的安全性，防止机密信息泄露。

4. 规范文件档案的管理流程，实现文件档案管理的标准化、制度化、规范化。

三、制度适用范围
本制度适用于企业内部所有文件档案的管理，包括纸质文件、电子文件、声像文件等。

四、管理制度内容
1. 文件档案的收集与归档
（1）各部门应按照职责分工，负责本部门文件档案的收集与整理。

（2）收集的文件档案应确保齐全、完整，包括正文、附件、签发文件等。

（3）文件档案的收集与整理应遵循统一分类、统一编号、统一保管的原则。

2. 文件档案的鉴定与保管
（1）档案管理员应定期对文件档案进行鉴定，确定文件档案的保存价值。

（2）对具有保存价值的文件档案，应按照规定的保管期限进行分类存放。

（3）文件档案的保管应遵循“防潮、防霉、防虫、防火、防盗”的原则。

3. 文件档案的查阅与借阅
（1）查阅文件档案应提前向档案管理员申请，并填写查阅登记表。

（2）查阅者应遵守档案查阅规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。

（3）借阅文件档案应填写借阅登记表，并按时归还。

4. 文件档案的销毁与销毁审批
（1）档案管理员应定期对无保存价值的文件档案进行销毁。

（2）销毁文件档案前，应向企业领导汇报，并经批准后方可销毁。

（3）销毁文件档案时，应采取安全、环保的方式，确保信息安全。

5. 文件档案的管理人员职责
（1）档案管理员应具备一定的专业知识，熟悉档案管理工作。

（2）档案管理员应严格执行档案管理制度，确保文件档案的完整、安全、准确。

（3）档案管理员应定期对文件档案进行清点、整理，确保档案室整洁有序。

五、制度实施与监督
1. 企业领导应高度重视文件档案管理工作，定期检查制度执行情况。

2. 各部门应积极配合档案管理员开展文件档案管理工作。

3. 档案管理员应定期对制度执行情况进行自查，发现问题及时整改。

4. 企业应设立文件档案管理监督小组，对文件档案管理工作进行监督。

六、附则
本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由企业领导根据实际情况予以补充和调整。