试论供电企业科技档案管理及其利用问题 袁蓓娟

试论供电企业科技档案管理及其利用问题袁蓓娟
摘要：科技档案是企业的重要资源之一，充分利用其价值可以起到指导企业日
常运营的重要意义，从而提升供电企业的核心竞争力。

在供电企业中，科技档案
的类型一般都是施工和送电的情况概述和相关数据，如果对这些信息加以总结和
提炼，可以从中归纳出合适的工作流程，从而提高员工的工作质量，降低施工风险，甚至可以起到技术创新的作用。

因此，供电企业在运营过程中需要总结档案
的相关特征，充分发挥科技档案的现实价值，利用其总结得失，指导工作。

同企
业还要注意档案的信息安全问题，在开发和保密之间形成平衡。

关键词：供电企业、科技档案、管理和利用、档案特征
一．供电企业科技档案的主要特点
供电企业科技档案的内容比较繁复，因此在合理使用科技档案创造价值之前，我们需要先了解其一般特征，进而更有针对性地挖掘其内在价值。

一般来说，供
电企业的科技档案主要具有专业性、系统性和实时性三个特征。

（一）专业性
电力行业是对专业性要求较高的行业，因此供电企业的档案也需要工作人员
具有较高的技术水平才能有效阅读。

档案主要记录的是供电企业生产、建设和运
营环节的各项数据和技术参数，与一般的科技档案具有较大的区别。

（二）系统性
供电企业的科技档案记录的是整个企业开展工作的流程，上到整体结构下到
每个设备的技术参数，形成了一个复杂的系统。

因此，各个科技档案之间往往存
在一定的逻辑管理，不同科技档案之间互相构成上下流程的关系。

除此之外，由
于科技档案的记录较为全面，因此其也兼具了多样性的特征。

档案的记录内容不
仅仅局限于重要数据和技术参数上，也涉及企业在运营过程中进行的人员调动、
建筑设计、设备采购等方面。

这些信息互相贯通，形成了一个完整的系统，详细
地记录了供电企业在业务开展过程中的每一个动作。

（三）实时性
供电企业的科技档案除了记载固定时间节点时设备的各项参数以外，往往还
会对设备进行一段时间的追踪观察，记录其动态的数据变化。

因此，供电企业的
科技档案在一定时段内还具有实时性的特征。

这些动态的数据不仅反映了设备的
运转情况，也为日后对设备进行维修和养护提供了保障。

二．供电企业科技档案的利用思路
（一）利用信息化技术进行管理
供电企业科技档案的管理较为复杂繁多，传统企业利用纸质资料的方式对档
案进行管理和保存，给企业的相关工作人员带来了许多难题，同时也不利于档案
的价值开发。

针对这种情况，供电企业可以引入信息化技术对科技档案的管理系
统进行升级，将纸质资料转化为加密过后的电子数据，将物理的资料储存室转化
为电子数据库。

这种举措不仅为企业电子档案的管理节省了人力和物力，也可以
更有效地向全体员工有选择地开放一部分档案，推动档案的价值利用。

通过信息
化技术，供电企业在科技档案的管理上可以从传统地统计与保存转化为更加高效
地总结和利用，创造了价值。

（二）在保密和利用之间形成平衡
电力行业涉及到国计民生，是国家的命脉行业。

因此，国家针对供电企业部
分科技档案制定了保密规定，禁止其随意泄露。

除此之外，许多科技档案也涉及
到供电企业自身运营的重要信息，和企业的可持续发展有着重要的联系。

鉴于此，企业在对科技档案进行开发和利用时也要注意其安全性，在保密和利用这两者之
间形成平衡。

具体来说，企业可以参考以下的解决思路：
1.建立严格的借阅登记制度
科技档案事关重大，因此企业的档案管理部门应该制定严格的借阅登记制度，对前来借阅相关档案的人进行身份认定和登记，对不同的人员和不同的需求设定
不同的归还时限。

除此之外，档案的外借也要设定一定的循环期，防止出现同一
档案长期处于外借状态的情况。

2.档案分类分级管理
科技档案根据其内容的不同可以进行一定的分类，企业的档案管理部门应该
根据这些分类和档案所涉信息的重要程度设定不同的保密级别，对不同保密级别
的档案实施不同的管理和借阅制度。

保密等级较低的档案可以外借的条件就较低，保密级别较高的档案借阅的条件就较高，或者只允许在档案馆内阅读。

通过分类
和分级管理可以对档案整体进行有层次地管理，从而兼顾了档案的安全和利用两
个因素。

3.建立电子数据库的保护措施
在将科技档案进行数字化后，电子数据的保护就成了企业需要关注的重点。

不同于纸质档案，电子档案泄露的风险更高，因此企业需要建立专门的电子数据
库保护措施，并且定期组织检查和修补工作。

电子技术一方面优化了企业科技档
案的管理效率，一方面也带来了更高的安全隐患。

网络安全和数据库安全是供电
企业科技档案管理过程中需要重点关注的方面。

参考文献：
[1]马依莎.浅析科技档案管理信息化建设[J].人力资源管理，2018（06）：316.
[2]王群.科技档案数字化技术在电力系统中的应用[J].办公室业务，206（16）：180.
[3]陈世琴.探析企业科技档案的收集与整理[J].办公室业务，2015（08）：73.
[4]何翠平.浅析供电企业科技档案管理与利用[J].赤子（上中旬），2015（07）：151.
[5]孙忠卿.供电企业科技档案管理流程新探[J].中国电力教育，2014（15）：210-211.
[6]张静怡.信息化背景下供电企业档案管理改革研究[D].云南大学，2013.
[7]单丽静.浅谈如何做好供电企业科技档案的利用工作[J].兰台世界，2012
（S4）：37-38.
[8]刘福红.科技档案管理信息化建设刍议[J].中国电力教育，2012（03）：132-133.
[9]王朝晖.CRM环境下供电企业数字化档案项目方案研究[D].华北电力大学
（北京），2008.
[10]杨焕存.基层供电企业如何提高科技档案的收集质量[J].青海电力，2007
（S1）：68-70.。