浅析人工智能技术在档案管理中的应用

浅析人工智能技术在档案管理中的应用
摘要：在档案管理信息化改革背景下，人工智能技术被应用于档案管理中。

借助人工智能技术，电子档案管理过程中可以对相关资源内容进行智能识别、智能分类检索以及智能安全管理，有助于档案管理工作效率的提升。

具体档案管理工作中应形成人工智能思维、加强数据管理、开发平台功能、实施个性管理，从而真正发挥人工智能技术的作用。

关键词：档案；管理；人工智能技术
随着社会科技的发展，人工智能技术正在渗透应用于各行各业，电子档案管理与纸质档案管理并行的过程中，有必要进一步开发应用人工智能技术，实现多元化、个性化、自动化管理，对电子档案数据信息做好分类管理，从而提升电子档案管理效率，以适应现代社会的迅猛发展。

一、档案管理中人工智能技术的应用方面
（一）智能识别技术
在档案管理中，人工智能技术可以用于自动识别档案资源和数据信息，档案管理中，文字、数字、图片、影像等内容丰富，应用人工智能技术，可以预先设定好识别要求，利用识别系统功能来实时收集相关信息，比如设置关键词、甚至是图片信息元素等来进行自动识别和收集，新收集的信息可由档案管理人员进行最终筛选和审核。

（二）智能分类检索
在档案管理中，人工智能技术还可以完成智能分类检索，比如可以提前设定好档案信息的分类要求，借助人工智能管理系统，可以对全部的档案进行重新分类，这样，档案管理人员只需要对分类后的档案情况进行审核管理即可，大大减少了人工的耗费。

另外，基于智能分类功能，还可以实现智能检索，管理人员想
要提取档案信息时，只需要输入关键词，就可以找出想要的档案，在进行检索时，还可以采用语音智能检索的功能。

（三）智能安全管理
在档案管理中，人工智能技术的应用可以实现档案的安全管理。

在加强档案
保密工作中，人工智能技术可以用于对档案管理生物信息的自动识别，比如利用
指纹、虹膜识别系统来进行登录管理，这比单纯利用数字字母密码来进行管理要
安全的多。

而且，对于档案室的管理也可以同步采用智能门禁，自动对管理人员
进行甄别，同时可以设定档案管理人员的操作权限，记录档案管理人员的操作过程。

如果出现违规操作则会被记录在案，如果出现档案安全风险则可以自动报警。

二、人工智能技术在档案管理中的应用价值
（一）统一管理，减少人为差错
人工智能技术应用于档案管理工作中有助于实现各类电子档案的统一管理，
其可以自动化地管理和划分所有的档案，按照不同的要求进行分类管理，由此可
以减少人为原因造成的管理差错，还可以对档案进行统一备份，尽可能保障电子
档案信息的安全。

（二）信息共享，提高交换效率
人工智能技术应用于档案管理工作中还可以实现信息共享，在局域网、广域
网中可以智能进行档案信息的递交、加密和解密转换，这样一来，既保障了档案
信息的安全，又提高了档案交换效率。

这在人事调动过程中可以得到很好的应用，当人事电子档案进行调档时，就可以避免被无关人员看到具体信息，只需要进行
调档操作，就可以自动完成中间流程。

（三）自我学习，提高管理效率
人工智能技术具有自我学习的功能，其可以结合档案管理工作的发展需求，
不断提高智能化档案管理的功能，让各项功能更加细化，更能够仿照人的思维来
进行档案管理，优化管理语言，实施高级推理，促使档案管理工作更加合情合理，进一步提升管理效率。

二、人工智能技术在档案管理中的应用策略
（一）形成人工智能思维，不断改进技术
当前，在档案管理工作中，人工智能化的档案管理模式更为适应于人事档案
管理、行业档案数据管理、学历教育管理等方面，这些档案数据信息量庞大，单
纯依靠人力管理已经不能达到社会发展的新要求，为此，相关部门管理人员要形
成人工智能思维，认识到人工智能技术的优势和应用趋势，向西方发达国家学习
人工智能技术应用于档案管理工作的经验，投入必要的资金成本，建设完成人工
智能档案管理系统，并结合本单位或者本行业的档案管理需求，不断改进人工智
能档案管理技术，优化智能管理性能。

（二）加强档案数据管理，开展信息统计
在档案管理工作中，有必要利用人工智能技术来加强档案数据管理，并实现
智能化的数据信息统计。

人工智能技术可以用来进行数据统计，其只需要设定好
信息统计方面的程序或者指令，就可以自动收集、筛选信息，实时展示数据统计
结果，还可以用柱状图、折线图等方式来展示。

比如，人才就业情况统计，就可
以借助人力资源管理部门人才档案的转出情况来进行统计。

（三）开发档案平台功能，实施个性管理
基于人工智能技术，还可以进一步开发档案平台功能，满足用户的个性化需求，实施个性管理。

档案智能平台的功能是预先设定好的，但是，一般此类平台
都具有功能开发端口，可以结合相关单位的实际情况来开发新功能，从而不断利
用人工智能技术解决档案管理问题，提供个性化档案管理服务。

三、总结
综上所述，在新时代背景下，档案管理工作必然走向智能化管理模式，人工
智能技术正逐步应用于档案管理中，其可以有效解决人工档案管理存在的效率低
下问题，并增强档案管理的安全性，提高档案管理效益，充分发挥出档案管理在各行各业中的重要意义。

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作者简介：肖军梅（1976.10—），女，汉族，湖南衡阳，湖南省衡阳市人力资源考试院，本科，讲师，主要从事人力资源管理及档案管理等工作。