公司后勤接待管理制度

公司后勤接待管理制度
公司后勤接待管理制度1
一、总则
〔一〕为使公司接待工作有所遵循，特制定本制度。

〔二〕本制度适用于公司基地接待工作。

外驻机构及总部接待工作另作规定。

〔三〕行政办公室负责制度解释。

二、接待事务分类
Ａ类：贵宾接待。

指公司领导重要客人公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的接待。

Ｂ类：业务接待。

指营销客户的接待。

c类：一般接待。

指一般来客的接待。

三、接待场所管理
〔一〕公司基地设三个接待处所：文化苑用于贵宾接待，商务室用于业务接待，休闲厅用于一般接待。

〔二〕其它场所除总经理室外一律不得用做接待场所，待客必需在指定处进行。

四、接待职责分工
〔一〕接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现“先卖企业后卖产品”营销策略目标，具有非常重要的.意义。

各相关部门及人员必需高度重视且规范操行。

〔二〕接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观
介绍及款待服务等。

分工如下：
1.接待中心：供应一般接待良好环境的保障及备品预备，协理贵宾室、商务室定时进行“一般”清扫工作。

2.警卫值班：供应平安保障及来客导入。

3.总台文员：供应信息沟通保障及调度掌握和来客记录，支配来客食宿。

4.经办部门：负责接待洽谈并伴随始终。

5.秘书：管理贵宾室、商务室、负责款待服务并伴随洽谈及参观介绍
〔三〕办公室主任对接待工作负有全面责任。

五、接待方式
〔一〕贵宾接待：秘书迎接来客于文化苑入座，公司领导陪客接待，以咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果方式款待，如须就餐由公司领导或指定专人伴随支配于公司或酒店就餐，必要时支配北京市里酒店就餐。

〔二〕业务接待：营销部门主办人员迎接客户于商务室洽谈，文秘员伴随并服务，以烟茶、饮料、糖果方式款待。

原则上支配工作餐，由秘书服务、营销经办人伴随。

如须支配外出就餐，由营销部长或指派人员伴随。

〔三〕一般接待：业务部门接待并服务，以一般香烟、白开水方式款待，由部门指定人员伴随于餐厅就餐。

六、接待规章
〔一〕接待一般程序
警卫值班询清来由后指导路线并通报总台
总台文员礼貌询问后让座于休闲厅并通报接待部门及服务人员
接待经办人员请来客到特地接待室
接待洽谈，总台支配食宿
相关人员礼貌送客
〔二〕接待礼仪要点
1.接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。

2.总台文员于接待进行时，须亲密凝视接待动态，做好掌握指挥工作，保证规范进行。

3.接待过程中迂有来客提出办理限制事宜，须婉言解释。

〔三〕接待用品预备
1.通用备品：烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。

2.特别备品：文化苑速溶咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等；商务室夏季饮料及糖果。

3.备品选购：依物资管理制度进行，秘书办理选购。

〔四〕环境标准
1.物品摆放整齐，且外表无灰尘；
2.地面洁净无脏物，空气流通清爽；
3.室温适度，灯光合适，电视调好；
4.备品齐全。

〔五〕参观规定
1.确定参观须请示办公室主任批准。

2.参观介绍以秘书为主，接待部门协作。

3.非经总值班批准不准入室参观和拍照生产场所。

4.参观进行时，原则上介绍者在先、接待经办在后。

5.参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈。

如有必要可礼貌示意。

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一、总则
第一条为进一步提高公司的接待管理水平，促进接待工作的规范化，更好地反映我公司精神面貌，增进各级领导和兄弟单位的支持和合作，到达增进友情、沟通信息、有效改善企业外部环境，树立良好企业形象的目的，特制定本管理方法。

二、接待工作的主要任务
其次条支配上级部门、兄弟单位、友邻部门和基层单位领导来公司人员的吃、住、行。

第三条支配重要来宾的检查、考察、调研等活动。

第四条帮助办理公司大型会议的会务工作。

第五条帮助开展公共关系工作，协调好公司的外部环境。

三、接待工作的基本原则
第六条坚持为提高企业进展和经济效益服务的原则，强化公
关意识，增添接待工作深度，宣扬企业形象，提高公司声誉，并广泛猎取信息。

第七条接待工作要坚持规范化、标准化，符合礼仪要求，按制度和程序办事，克服随便性;既要严格执行党和国家有关廉政建设的规定，又要增加兄弟单位之间的感情，同时也要完成领导交办的工作任务。

第八条接待支配应依据来宾的身份和任务，支配不同领导的接待，确定相应人员的伴随;既要热忱周到、也要讲节省，量力而出，反对铺张铺张。

第九条坚持办公室归口管理与对口部门接待相结合的原则。

办公室负责接待工作的统一管理，办理重要接待事务;对涉及较强业务性的接待事务，应由有关项目部牵头对口接待，办公室协作。

第十条接待工作中应自尊自重，本着敬重来宾的原则，搞好服务，不允许发生有损我所形象的大事。

四、接待工作的的程序与规定：
第十一条日常接待工作的规范：
1、接打电话时，要使用文明语言如"您好"、"请问贵姓"、 "您找哪位"、"请稍候"、"感谢"等等之类的礼貌用语。

2、在打电话前要预备好记录用纸、笔或其它所需要的文件、资料，不能等电话接通后，去找所需要的东西而对方拿着听筒等候。

3、当客人来访时，应热忱迎接，主动引客人到办公室或接待室交谈。

忌让客人长期等候无人过问。

如本人有事离开办公室时，应
将办公桌上的文件、资料安放好，以免泄密或丢失。

4、宴请客人时，应依据宴请的性质和规模不同，分为工作餐、聚餐、宴会;依据来宾的身份，确定不同的人坐陪。

第十二条一般性接待工作的程序：
1、接待前的预备工作
1)、对来宾的基本状况做到心中有数。

2)、制定和落实接待打算。

3)、做好接待前的详情工作。

2、接待中的服务工作
1)、支配专人迎接来宾。

2)、妥当支配来宾的生活。

3)、商订活动日程。

4)、支配公司领导探望来宾。

5)、细心组织好活动。

6)、支配宴请和扫瞄。

7)、为客人订购返程车船或飞机票。

3、接待后的工作
1)恳切地一直宾征求接待工作的看法，并询问有什么需要接待人员办理的事情。

2)把已经订好的返程车(船、飞机)票送到客人手中，并商议离开款待所或宾馆的详细时间。

3)支配送客车辆，如有必要还应支配公司领导为客人送行。

五、接待工作的有关要求
每十三条依据领导意图及客人的需求，把握接待工作的规律，做到目标明确，思路清楚，打算周密，主次分明，机动敏捷，以高度的事业心和责任感，发扬严细作风，扎实做好工作。

每十四条严格执行规定和标准，坚持请示报告制度，在授权范围以外个人不得擅自作任何确定和承诺。

未经同意私自支配的宴请等接待费用，一律不予签字报销。

每十五条着装干净大方，举止谈吐文明礼貌，服务热忱、周到、耐烦，保持良好的精神风貌，从各方面表达恩湃公司的良好形象。

每十六条办公室接待管理人员要不断加强学习和培训，熟识接待服务管理学问，把握公共礼仪规范，了解公司的基本状况以及本省的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般学问，并具备必需的应变力量和语言表达力量。

六、附则
第十七条本管理方法经总经理办公会商量通过，自公布之日起开头实施。

第十八条本方法由办公室负责解释。

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〔一〕兹为促进公共关系扩大宣扬效果兼顾公司机密特订定本方法。

〔二〕参观种类：
1、定时参观：先以公文或电话预先商定参观时间与范围。

〔1〕团体参观：机关学校或社会团体商定来厂参观者。

〔2〕贵宾参观：政府首长社会名流以及国内外各大企业负责人经公司允准来厂参观者。

〔3〕一般参观：一般客户或业务有关人员来厂参观者。

2、临时参观：因业务需要临时确定来厂参观者。

〔三〕接待方式：
1、团体参观：凡参观人数能在会客室容纳者，均以烟茶款待，否则一律免于款待，至于伴随人员由管理部协调有关单位确定。

2、贵宾参观：按公司通知以咖啡、西点、冷饮、烟茶或其他方式款待的，并由公司高级人员伴随或由有关单位简报。

3、一般参观：以烟茶款待的，由管理部或有关部门派员伴随。

4、临时参观：同一般参观。

〔四〕参观规章：
1、贵宾参观及团体参观：由公司核准并于参观前三日将参观通知单填送各工地管理部门，以凭办理接待，如事出至急先以电话通知后补通知单。

2、一般参观：由各部经理核准，并于参观前一日将参观通知单填送工地，以利接待，但参观涉及两个部以上者，应比照团体参观办理。

3、临时参观：由各部经〔副〕理核定，并于参观前一小时以电话通知各工地管理部办理接待，如参观涉及两个部以上者，应商请管理部协调办理之。

4、未经核准的参观人员，一律拒绝参观，擅自率领参观人员参观者，得按泄露商业机密论。

5、参观人员除特准者外，一律婉拒拍照，并由伴随参观人员委婉说明。

〔五〕本方法如有未尽事宜得随时检讨修正。

〔六〕本方法呈报公司核准后公布施行。