涉密会议管理制度通用版

涉密会议管理制度通用版
第一章 总则
涉密会议管理制度通用版旨在确保会议的顺利进行，保护涉密信息的安全，提高决策效率，加强组织协调。

以下总则对会议管理的基本原则、适用范围、责任主体等内容进行规定。

一、基本原则
1. 严格遵守国家有关保密法律、法规和公司内部规章制度，确保涉密信息安全。

2. 会议组织应遵循高效、务实、节俭的原则，提高会议质量。

3. 会议参与者应自觉维护会议秩序，尊重他人意见，积极参与讨论。

4. 会议内容应真实、准确、完整，不得有任何虚假、误导性陈述。

二、适用范围
本制度适用于公司内部各类涉密会议，包括但不限于：
1. 经营管理会议；
2. 项目协调会议；
3. 技术研讨会议；
4. 安全生产会议；
5. 其他涉及公司机密、商业秘密、个人隐私的会议。

三、责任主体
1. 会议组织者：负责会议的筹备、组织和实施，确保会议内容符合保密要求，对会议的顺利进行和信息安全负责。

2. 会议参与者：遵守会议纪律，保守会议内容，积极参与讨论，对会议决策的实施负责。

3. 会议室管理员：负责会议室的日常管理、设施维护、安全保障，确保会议室的正常使用。

四、会议分类
根据会议涉密程度，将会议分为以下三类：
1. 高密级会议：涉及公司核心商业秘密、关键技术等敏感信息，参会人员需具备相应保密资格。

2. 中密级会议：涉及公司一般商业秘密、内部管理信息等，参会人员需具备一定保密意识。

3. 低密级会议：涉及公司内部公开信息，对参会人员的保密要求相对较低。

五、会议通知
1. 会议组织者应在会议前向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程、参会人员等内容。

2. 会议通知应注明会议密级，要求参会人员妥善保管会议资料，不得擅自泄露。

3. 会议组织者应根据会议性质和内容，合理控制参会人员范围，确保信息安全。

六、会议管理制度的修订
本制度根据公司业务发展和保密要求的变化，适时进行修订。

修订后的制度经公司领导审批后，予以公布实施。

原有制度同时废止。

本制度的解释权归公司行政管理部门所有。

如有疑问，请向公司行政管理部门
咨询。

参会人员应严格遵守本制度，共同维护会议秩序和信息安全。

第二章 会议流程
为确保会议的顺利进行，提高会议效率，本章对会议的筹备、召开、进行和总结等环节进行详细规定。

一、会议筹备
1. 会议主题确定：会议组织者应根据公司业务发展需求、存在的问题或面临的挑战，明确会议主题，确保会议目标清晰。

2. 议程安排：会议组织者应制定详细的会议议程，包括会议主题、讨论议题、预计时长等，并在会议通知中明确告知参会人员。

3. 参会人员确定：根据会议主题和议程，会议组织者应合理确定参会人员范围，确保涉及到的部门、岗位和相关人员参加。

4. 会议资料准备：会议组织者负责准备会议所需的资料，包括会议背景资料、议题相关资料等，并在会议前发送给参会人员。

5. 通知与提醒：会议组织者应在会议前通过邮件、电话等方式，通知参会人员会议相关信息，并在会议前一天进行提醒。

二、会议召开
1. 会议签到：会议室管理员负责参会人员的签到工作，确保会议的出席情况。

2. 会议开幕：会议组织者或主持人宣布会议开始，简要介绍会议主题、议程和预期目标。

3. 议题讨论：根据会议议程，逐个讨论议题。

会议组织者应确保每个议题都有充分的时间进行讨论。

4. 记录与表决：会议记录者应详细记录会议内容，包括讨论观点、决策结果
等。

对于需要表决的事项，应进行明确表决，确保决策的民主性和合法性。

三、会议进行
1. 会议主持人负责维持会议秩序，引导讨论，确保会议按照议程进行。

2. 参会人员应积极参与讨论，充分发表意见，尊重他人观点。

3. 会议主持人应关注会议进度，合理调整议题讨论时间，确保会议高效进行。

4. 会议期间，参会人员应将手机调至静音或振动状态，避免影响会议秩序。

四、会议总结
1. 会议主持人应在会议结束时，对会议讨论的议题进行简要总结，明确决策结果和后续工作安排。

2. 会议纪要：会议记录者应在会议结束后，根据会议内容整理会议纪要，包括会议主题、讨论议题、决策结果等。

3. 会议纪要的发放与确认：会议纪要应在会议结束后尽快发送给参会人员，参会人员应在规定时间内确认会议纪要内容，如有异议，应及时提出。

4. 会议评估：会议组织者应定期对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，不断优化会议流程，提高会议质量。

第三章 会议纪要的跟踪落实
为确保会议决策的有效实施，本章对会议纪要的整理、发放、执行跟踪和反馈等环节进行详细规定。

一、会议纪要的整理与审批
1. 会议记录者应在会议结束后及时整理会议纪要，确保纪要内容准确、完整、清晰。

2. 会议纪要应包括以下内容：会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议
题、主要观点、决策结果、责任人和完成时限等。

3. 会议纪要整理完毕后，应提交给会议组织者或相关负责人审批，确保纪要内容的准确性和可执行性。

二、会议纪要的发放与传阅
1. 审批通过的会议纪要应以书面形式发放给参会人员，确保相关人员了解会议决策内容。

2. 会议纪要可通过公司内部邮件系统、OA系统等途径进行传阅，确保纪要的及时传达。

3. 会议组织者应关注会议纪要的传阅情况，确保相关人员阅读并了解纪要内容。

三、会议决策的执行跟踪
1. 会议组织者应指定专人负责跟踪会议决策的执行情况，确保决策落实到位。

2. 跟踪人员应定期与责任人沟通，了解决策执行进度，及时发现问题，并提供必要的支持和协助。

3. 对于执行过程中出现的问题，跟踪人员应及时报告给会议组织者，以便采取相应措施予以解决。

四、会议决策的反馈与评估
1. 会议组织者应定期收集会议决策的执行反馈，评估决策实施效果，为后续决策提供参考。

2. 反馈内容包括但不限于：决策执行进度、存在的问题、改进措施、责任人的意见和建议等。

3. 会议组织者应根据反馈情况，调整和完善决策，以提高决策质量和实施效
果。

五、会议纪要的归档与查阅
1. 会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，以备查阅。

2. 公司员工可根据工作需要，申请查阅相关会议纪要，了解会议决策内容。

3. 会议纪要的查阅应遵循公司保密规定，确保信息安全。

第四章 会议室管理规定
为确保会议室的高效使用和良好秩序，本章对会议室的管理、预订、使用和维护等环节进行详细规定。

一、会议室预订
1. 会议室预订采用预约制度，由会议室管理员负责统一管理。

2. 预订者需提前向会议室管理员提交会议室预订申请，包括会议时间、参会人数、所需设备等。

3. 会议室管理员根据预订申请，合理安排会议室使用，确保会议需求得到满足。

4. 预订者应在会议结束后及时归还会议室，如有特殊情况需提前告知会议室管理员。

二、会议室使用规范
1. 参会人员应遵守会议室纪律，按时进入会议室，保持手机静音或振动状态，以免影响会议进行。

2. 会议期间，参会人员应爱护会议室设施，不得随意搬动或损坏设备。

3. 会议结束后，参会人员应将座椅归位，清理垃圾，保持会议室整洁。

4. 严禁在会议室吸烟、进食，确保会议室环境卫生。

三、会议室设备管理
1. 会议室管理员负责定期检查会议室设备，确保设备正常运行。

2. 如遇设备故障，会议室管理员应及时联系维修人员进行维修，以免影响会议进行。

3. 会议室设备使用前，会议室管理员应向使用人员介绍设备操作方法，确保使用人员能够熟练操作。

4. 使用人员应遵循设备操作规范，发现异常情况及时报告会议室管理员。

四、会议室维护与保洁
1. 会议室管理员负责定期对会议室进行清洁和保养，确保会议室环境整洁。

2. 会议室清洁工作包括但不限于：地面、墙面、窗帘、空调、照明等设施的清洁。

3. 会议室管理员应定期检查会议室设施，如发现损坏或老化现象，应及时报修或更换。

4. 会议室应保持通风良好，确保空气质量，为参会人员提供舒适的环境。

五、会议室安全管理
1. 会议室管理员负责会议室的安全管理，确保会议期间人员和信息安全。

2. 会议室应配置适当数量的消防设施，并定期检查，确保其正常使用。

3. 会议室管理员应加强对会议内容的保密管理，防止信息泄露。

4. 会议期间，会议室管理员应密切关注会议室内外情况，确保会议安全顺利进行。

第五章 附则
本章对会议管理制度中未尽事宜进行补充规定。

一、制度修订
本制度根据公司业务发展和实际需要，适时进行修订。

修订后的制度经公司领导审批后，予以公布实施。

二、制度解释
本制度的最终解释权归公司行政管理部门所有。

如有疑问，请向公司行政管理部门咨询。

三、制度施行
本制度自公布之日起施行，公司全体员工应严格遵守，共同维护会议秩序和信息安全。

四、特殊事项处理
对于本制度未涉及的特殊事项，可根据实际情况报请公司领导审批，按照公司相关规定执行。