档案建立与管理

档案建立与管理
管理处档案资料管理制度
物业管理档案是指物业管理单位在物业管理活动中收集和产生的，为物业管理工作提供依据和参考的，各种应予归档保存的文字、图形、实物等文件材料。

物业管理档案的内容
物业管理档案管理内容包括建筑物档案、访客档案、管理工作档案。

1、建筑物档案：做好建筑物原始档案材料、维护、改造施工记录材料；如竣工验收资料，房屋的单体竣工图，各类管线图、装修管理档案等。

2、甲方员工档案：包括访客登记材料、甲方员工产权材料；
3、管理运作档案：包括管理法规材料、管理及租赁合约材料、服务记录材料、治安情况记录材料、会访记录材料等；如各类巡视记录、运行档案、满意度调查记录、投拆与回访记录、园区文化活动、宣传记录、财务会计资料等。

物业管理档案的建立
物业管理档案是工程的重要资产；是历史的原始的真实记录；是物业管理服务的重要依据。

建立物业档案，产物业管理单位实现物业规范化和现代化管理的手段，是提高综合管理能力的基础。

1、建立档案管理制度
按照社会档案行政管理的要求和公司ISO体系文体标准，建立规范的档案管理制度。

档案的管理制度是档案管理工作的准则和依据，物业档案管理制度主要有：对机构部门管理人员职责的规定；对管理工作程序的规定；对档案相关责任部门的规定；对档案材料的移交、分类、著录、保管利用、鉴定的制度和标准；对违反制度的处罚规定等。

根据档案资料初建的情况，拟首先制定如下制度：《物业档案管理制度》《档案查询利用制度》、《库房管理制度》《档案移交验收制度》、《档案内容及分类分密级标准》《档案文件借阅规定》
2、确定档案的内容
物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、甲方员工档案、管理动作、大厦志史档案。

根据要求以下仅就建筑物档案、管理工作档案的管理具体说明。

①建筑物档案
②建筑物原始档案
建筑物原始档案是指物业管理单位在接管物业管理时，从发展商手中接收的在工程建设施工过程中形成的工程档案。

物业管理单位接受的工程档案，其内容应包括档案行政管理部门对工程档案规定的全部内容及移交手续文件；一般具有下列内容：建设综合文件材料和工程施工文件材料。

③建筑物维护、改造档案
建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体（或称物业公共设施及公共部分）进行维护、改造的有关资料：
a．维护改造申请表及批准文件
b．维护改造工程施工许可证
c．维护改造方案
d．维护改造工程合同
e．维护改造工程预算书及批准文件
f．维护改造工程施工技术文件（按城建档案管理部门制定的相关规
定执行）
g．维护改造工程验收说明书
h．维护改造工程结算（核算）表
i．各设备及工程使用维护说明书
j．各设备及工程使用许可证（政府规定需要申办的应全部具有）k．维护改造工程施工设计图及竣工图
④用户装修、改造工程档案
用户装修改造档案是指户对自己拥有产权或经甲方员工授楷或经甲方员工授楷的房屋权的房屋子进行装修、改造工程所产生的文件和
图纸材料，一般内容如下：
a．装修、改造申请表及审查意见
b．装修设计图
c．装修改造过程中的管理、监理资料
d．完工后的验收意见
⑤管理工作档案
管理工作档案是指物业管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收
集归档保存的文件材料，主要为：
a.政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等
b.制订的各种管理规定、公约
c.公司ISO体系文件
d财务资料
e.工作计划、方针、目标记录
f.各项管理工作日志
g.纠正和预防措施方案
h.质量/环境/安全控制记录
i.设备设施保养规程，巡查、维修、养护记录
j.满意度调查记录、回访记录日志及回访登记表
k.投诉及投诉处理记录
l.其他需要收集归档的工作记录、服务记录
3、档案的收集、接收、整理和移交是档案管理工作的基础。

物业管理档案员应从项目接管开始便收集应归档的各类文件资料并进行验收、整理、组织移交等工作，确保档案材料完整、真实、规范和及时归档。

档案的收集、接收工作应严格按照归档内容的规定进行，对于缺项少件要有明确的记录，并提出追缴和补制的要求。

对所收集、接收的档案要严格核实材料的真实性，原始性；对于档案中规定为复印件的材料接受时应严格与原始材料核对，核实后的材料应有明确的注明。

根据档案材料来源渠道众多的情况，按各职能部门的职责公工负责收集、接收。

各部门收集来的档案应及时送交档案室（根据不同情况制定各种资料送交的时间，但每周应确定一天为各部门与档案室移交档案的时间）。

对于收集、接收上来的档案，档案室应进行验定、签收并进行整理、分类、编目及著录。

其用纸（或载体）、用墨、记录书写的字体和符号均应符合国家及徐州市档案行政管理部门制定的规定和标准。

物业档案资料管理
档案的分类、编目及著录
档案室在收到管理处各管理职能部门收集、移交来的档案后，应按国家、地
方档案行政管理部门和公司规范规定进行整理，并统一分类、编目、著录。

档案的整理装订
档案的整理装修应按国家和徐州市档案管理部门制定的统一规范的装具和方式进行。

管理条件：
对于库房公司按十年、管理处按五年计算的余量库存空间和档案储藏箱柜，库存内温度不超过20℃，温度不超过50%，密闭防光、防鼠防虫，严禁烟火，配气体或干粉灭火设备。

办公条件，适量的存储和查阅空间，符合规定的整理装订设备、工具和装具。

管理人员要求，高中文化程度、经过档案管理专业培训。

1、文档管理人员专职负责管理处所有文件（通知、命令、公函、总结报告、通报、会议纪要）及资料（技术图纸、说明书、手册、个人简历、员工档案市府法规、车辆档案、住户档案等）的存档、收集和保管。

2、任何人员借阅上述文件资料，须登记日期、用途、经手人及归还日期。

3、属秘密文件的要妥善保管，不准散播其内容，不准给未经领导批准的人员翻阅，不准复印，不准带离办公室。

4、职员、员工个人档案材料属秘密材料，他人无权翻阅，文档管
理人员也不准将这些资料擅自给他人过目。

5、文件资料要合理归档，归档要注意整齐，归档前要先把资料分类，无论是按照字母顺序还是内容、时间等形式分类，其目的都是为了查找迅速方便，因此都必须在档案夹里清楚的标明。

6、要经常进行清理归档，以免资料堆积混乱，对过期的文件资料，要及时清理，无保存必要的材料，经领导批准可做销毁处理。

档案管理制度流程示意图
收集：1、工程技术、维修、改造资料；
2、业主资料、证件、装修资料；
3、历次管理活动的书画、音像记录。

整理分类：1、产权材料；
2、技术资料；
3、使用人资料，包括登记表、租房合同、证件、装修审批表；
4、管理工作资料记录；
5、管理处文件、通知、资料、历次活动记录；
6、管理规章及内部管理制度；
7、财务帐表及其各类费用分摊方案。

归档：根据档案条例分类保存、输入计算机管理。

利用：按规定借阅、利用。