分公司管理-物流公司分支机构管理办法-2012

XXXX物流有限公司（总公司）
分支机构管理办法
一、人事管理制度
(一)人员管理
1．分支机构员工由总公司定岗定编，统一招聘任用，人事部按岗位定薪。

2．分支机构财务、销售人员由总公司财务、销售部门直接领导，并派驻分支机构，编制在总公司。

其它部门人员实行双重管理，双重考核；业务上由总公司相关部门实行垂直领导、考核，行政上由分支机构管理、考核。

3．员工入职时由总公司人事部签订《入职通知书》，填写TPS人事登记表、交身份证复印件及学历证明。

4．试用期满后，由本人填写转正申请表，经分支机构实习指导人填写
实习鉴定，分支机构负责人签批意见后报总公司人事部，转正批复后由总公司人事部通知。

5．转正后由总公司统一签订劳动合同。

6．分支机构临时人员的招聘由分支机构提出用人名额，经总公司人事部批准后，自行招聘，录用后报总公司备案，薪酬由总公司统一制定。

7．员工绩效考核和年终考核由总公司业务主管部门、人事部、分支机构负责人共同考核。

(二)社保管理
分支机构员工的社保原则上在当地办理。

1．员工社保由各分支机构出纳负责，员工转正后操作社保和公积金；
2．每一位员工的社保基数、住房公积金基数由总公司人事部根据各地情况制定；
3．每年基数核定时应报总公司人事部核定；
4．分支机构社保由出纳在每月3日前向总公司人事部报上月分支机构社保明细表（由总公司人事部制定）；
5．由个人自行交纳社保的，经总公司人事部报总经理批准后按会计年度进行报销。

(三)考勤管理
1．请假：员工各类请假2天以内经分支机构负责人批准后邮件抄报总公司人事部，2天以上由分支机构负责人提前报总经理批准；各分支机构负责人请假报总公司总经理批准；分支机构员工请假由分支机构负责人以邮件形式传递请假申请和批复；
2．无请假上报，经公司查询员工未上岗的，给予当事人旷工处理。

旷工处理办法按总公司《人事制度》执行；
3．分支机构考勤由分支机构行政人员负责记录，分支机构负责人对员工的考勤进行监督、审核。

每月1日考勤人将上月考勤报分支机构负责人审核后，邮件上报总公司人事部。

（考勤表由总公司人事部制定）
(四)加班管理
1．加班申请: 各分支机构员工加班，根据工作性质区别对待，员工因其工作岗位的原因（如库管员、提货员、司机等），原则上不考虑加班费；
2．除上述岗位，分支机构员工在工作日内每天工作超过10小时，尽量考虑倒休，如确实不能倒休，每月上报总公司人事部批准，给予20元/天的加班餐费补助。

工作超过10小时的，安排倒休按小时计算；
3．分支机构员工实行六天工作制，周日加班，给予倒休，确实不能倒休的，上报总公司人事部批准，按总公司《人事制度》执行。

二、行政管理制度
分支机构固定资产、低值易耗品及日常办公用品、IT设备等统一实行预算制管理。

1．日常办公费用：每年年初由分支机构向公司行政部申报年度办公费用预算，经公司财务部核准后在预算内使用，每月5日前将上月已支出费用报销凭证寄总公司财务部统一报销，总公司财务部每半年根据业务量实际情况调整预算；
2．固定资产：每年年初由分支机构向总公司行政部提请固定资产购置申请，经总公司财务部批准后在预算内购置，预算外需求实行单独申请单独报批；
3．IT设备：由总公司信息管理部和行政部共同审核，财务部审批后，由总公司信息管理部统一购买或授权购买；
4．开办费：分支机构开办时按所需物品列明清单、数量、价格报总公司行政部审核、财务部审批，按最终审批金额给付开办费预付款，所需物品购置完后一个月内报销，报销时按预算项目整理齐备发票，一次性填写“费用报销单”，将发票和预算审批表附后，在实际发生额一栏填写实际发生额，当预算与实际项目不一致时，在说明栏里填写说明，一次性寄总公司财务部报销；
5．分支机构行政人员对分支机构固定资产进行管理，每年年底与总公司固定资产管理员进行帐物盘点、核对。

三、财务管理制度
（一）管理细则
为了规范对各分支机构的管理，根据公司现行的财务规章制度，各分支机构执行帐、款分别管理制度，并定期（每月10日前）向总部报帐（电子帐）。

具体要求如下：1．分支机构财务人员和业务由总公司财务部垂直领导，编制在总公司财务部；
2．分支机构会计人员：负责保管分支机构的各种证、照、合同等档案文件、人名章，财务会计档案文件（凭证、帐册、报表等）、支票、发票等；
3．分支机构出纳人员：负责登记现金日记帐、银行存款日记帐等基本帐务体系、帐簿工作（包括电子帐和手工帐），现金和银行存款的收付工作，每周一向总公司财务部报告上周现金流量表、银行存款余额表，同时抄报分支机构负责人；
4. 分支机构不得存放超过1000元的大额现金，如违反规定，出现问题由分支机构出纳承担全部赔偿责任；
5．分支机构会计每月汇总报送总公司财务部的报表包括：费用月报，由会计汇总填制；业务量工作月报和业务成本月报，由分支机构会计汇总并经分支机构负责人签字后上报公司财务部；
6.分支机构对供应商的付款制度: 参照《TPS付款制度》。

（二）差旅费报销制度
分支机构员工出差界定：与总公司签订劳动合同或入职协议的分支机构员工，以劳动合同或入职协议约定的工作地点为其工作岗位所在地，离开该所在地为出差。

1.临时出差：
各办事处的员工在省内出差或借调到其他分支机构的出差费用为限额内实报实销，标准如下：
（1）出差到一类地区（广州、深圳、珠海、上海、杭州、苏州、秦皇岛）320元/天，另加30元/天补助；出差到二类及二类以下地区230元/天，另加20元/天补助；
（2）出差当日返回按上述标准的50%执行，如：广州160元/天，另加15元/天补助；
（3）到北京出差的人员20元/天（提供发票），另加30元/天的补助；
（4）到北京培训的人员20元/天补助。

2．长驻出差（出差30天以上，含30天）
员工的长驻补贴分为四部分，除北京、广州、上海、济南（公司提供宿舍）外，出差到其他地区的员工超过30天（含30天），公司执行定额包干办法。

具体标准如下：（1）公司的补贴1075元（每天50元，每月21.5工作日）；
（2）手机电话费 250元/月；
（3）交通费补贴250元/月；
（4）住房补贴：
一类地区标准：1350元/月（深圳、广州、珠海、杭州）
二类地区标准：1200元/月（顺德、大连）
三类地区标准：900元/月（秦皇岛、青岛、成都、黄山、武汉、天津、郑州、昆明、南京），（苏州、无锡、常州地区750元/月）
四类地区标准：600元/月（河北、山东、安徽、内蒙、东北三省、西南三省、河南）以上补贴的报销要求提供相应额度内的发票（出差地住宿费、车费、餐费、水电费、电话费、办公费等合法票据）进行报销。

长驻出差期间的午餐补助200元由人事部另行统计发放。

（三）分支机构的费用管理制度：
1．日常费用的备用金管理制度
备用金使用情况由分支机构出纳每周报总公司，内容包括现金流量表和银行存款余额表。

各办事处备用金数额如下：
广州 20000元
成都 15000元
南京 10000元
南京仓库 10000元
河北 10000元
日常费用报销程序：各分支机构的日常费用报销由经办人粘贴填写单据，交分支机构的会计统一汇总初审，分支机构的负责人确认签字，定期申报（每月5日以前报上月费用）至总公司财务部出纳，按《TPS费用报销流程》执行。

不接受报销人员分批、零散、越级报销。

2．业务操作费用管理制度
分支机构根据业务操作的实际需要编制项目操作费用预算，项目开始前报批，总公司相关部门负责人审批后由财务部按比例拨付项目操作费用，以保证项目的正常开展。

业务操作费用报销程序：按《TPS付款流程》执行。

3．报销要求
各分支机构在报销时需由会计填写报销汇总表，会计人员核查各报销单后的原始单据是否粘贴齐整（如出现脱落、缺失、涂改、用其他票据顶替等违反财务制度规定时，财务部有权退回）。

各报销凭单应内容详实、字迹清楚、金额正确、无涂改、手续齐备（有报销人、分支机构会计、分支机构负责人、部门主管领导签字）。

四、分支机构自营仓库装卸费用管理制度
1．收入：由总公司财务部统一制定卸货入库单一式三联，仓库管理员如实认真填写，分别留存仓库、送货司机、总公司财务部，所收费用每月5日前经项目经理审核后，按月上缴财务部，上缴方式由财务部制定；
2．装卸费的支付流程和管理按《TPS业务成本付款流程》执行。

五、分支机构业务管理制度
1. 项目管理部:
（1）分支机构项目操作在业务上由总公司项目管理部垂直管理；
（2）分支机构负责人管理分支机构的操作人员，编制在分支机构；
（3）分支机构涉及项目的付款，由省级项目经理将工作量提交分支机构负责人审核后，再提交总公司项目管理部复审，付款工作由总公司财务部计费中心完成；
（4）涉及项目操作临时费用，由省级项目经理原则上报总公司采购部确认，同时抄送分支机构负责人和总公司项目管理部；
（5）各省项目经理每周（周二前）/月（5日前）向分支机构负责人提交项目实施情况周报、月报，由分支机构负责人汇总（周三前/8日前）后提交总公司项目管理部及财务部计费中心；
（6）项目操作中遇紧急情况，省级以下项目经理可直接上报总公司项目管理部并抄报分支机构负责人；
（7）有关项目的其他管理参照总公司项目管理部相关规定执行。

2.采购部:
分支机构的采购业务由总公司采购部垂直管理，分支机构采购人员由分支机构负责管理，纳入分支机构编制，所有采购合同由总公司直接签署，签署后的合同原件留存总公司财务部，复印件留存总公司采购部。

分支机构采购人员应重点对一、二程供应商加强订单管理、仓储管理、运输管理、信息管理等。

分支机构采购人员应每月5日前将上月采购合同、仓储合同的到期情况、执行情况、新签署情况报总公司采购部、总经理、财务部。

有关采购的其他管理参照总公司采购部相关规定执行。

3. 市场销售部:
分支机构销售人员和业务由总公司市场销售部垂直管理，编制在总公司。

各地销售人员每月5日前定期向总公司市场销售部汇报上月项目进展情况，项目售前、售后服务情况每周一向市场销售部提交上周周报，并抄送总经理。

市场销售部及分支机构市场销售人员负责对外收款及催款。

4. 信息管理中心
分支机构IT技术人员、信息员的岗位职责由总公司信息管理中心制定；编制在分支机构。

分支机构IT技术人员、信息员在业务上由总公司信息管理中心统一管理；
分支机构IT技术人员、信息员的工作绩效由分支机构负责人与总公司信息管理中心、人力资源部共同考核；
分支机构计算机系统帐号、密码、权限分配由总公司信息管理中心直接管理，分支机构未经审批不得私自变更或设定；
分支机构业务系统的新建、变更、调整由总公司信息管理中心直接管理；其它管理依据《信息管理中心管理制度》、《网络管理制度》执行。

本管理办法的解释部门为总公司财务部。

本办法自2012年6月1日起实行。

2012年5月31日。