酒店物业公司OA操作注意事项及要求

酒店物业公司OA操作注意事项及要求
一、帐号管理
1、公司配置帐号的人员为公司全部管理人员。

2、分公司（项目）配置OA帐号的人员为：分公司负责人、项目负责人、内勤（只适用于未设服务中心的分公司，设有服务中心的分公司可考虑实际情况按需配置）、财务人员、酒店项目主管。

3、各分公司（项目）配置帐号的人员应妥善管理自己的帐号，每天上OA查看不少于3次。

二、流程选择
1、请示类流程：如在分管负责人权限内的，走“物业公司请示分管负责人流程（7月11日）试用”流程；如果超出分管负责人权限，需公司总经理审批的，走“企业内部请示”流程，并根据请示内容及属性，选择合适的分管负责人进行审核；超出总经理权限的请示流程，如属于行政类，走“企业行政类请示总部”流程，不属于行政类的，走“企业延伸拓展线请示总部”流程。

2、采购类流程：所有超分公司（项目）负责人权限，但在分管负责人审批权限内的的采购审批一律走行政类“物业公司请示分管负责人流程”，附上《办公用品/设备采购申请表》；如超出分管负责人权限，需公司总经理审批的，走“企业办公设备请购流程”，如需报总部审批的，在流程中“是否报总部”那里选择“是”，不报则选择“否”。

3、印章使用流程：原则同上，如在分管负责人权限内的，走“物业公司分管负责人印章使用审批”流程，按合同和非合同进行流程区分；如超出分管负责人权限，需公司总经理审批的，走“企业印章使用审批”流程，按合同和非合同进行流程区分，并根据内容及属性，选择合适的分管负责人进行审核，需报总部审批的，在流程中“是否报总部”那里选择“是”，不报则选择“否”。

4、费用报销流程：原则同上，如在分管负责人权限内的，走“物业公司分管负责人费用报销流程”；如超出分管负责人权限，需公司总经理审批的，走“企业费用报销流程”，并根据内容及属性，选择合适的分管负责人进行审核，需报总部审批的，在流程中“是否报总部”那里选择“是”，不报则选择“否”。

5、企业付款流程：原则同上，如在分管负责人权限内的，走“物业公司分管负责人付款申请”流程；如果超出分管负责人权限，需公司总经理审批的，走“企业付款申请流程”，并根据内容及属性，选择合适的分管负责人进行审核，需报总部审批的，在流程中“是否报总部”那里选择“是”，不报则选择“否”。

6、留言流程：分公司负责人对于公司负责人直接交办的事宜回复或资料，可直接通过留言提交；月度报表，由分公司（项目）内勤发起留言提交至分公司负责人，经分公司负责人审核并签署意见（已审核，同意报公司）提交留言后，再由内勤转发至公司部门文员或专员。

成立区域分公司的留言发起人为服务中心主任。

三、注意事项
1、所有请示类、印章类的、付款类等如需上级领导审批的事宜（包括突发事件上报），一律不得走“留言”流程，以规范流程审批节点。

2、在分公司（项目）负责人权限内的事宜，一律使用纸质报批。

3、扫描件提交（如合同附件等）必须将扫描件拖进WORD文档后以文档形式提交，一份合同只能提交一个文档附件。

4、流程签批的规范用语必须有一定标准，经办人使用“请领导审批！”，审核人使用“已审核，请领导审批！”或“拟同意，请领导审批！”，另外有意见或建议的，可以增加意见建议内容；如还需上级领导批示的流程，一律不得以“同意”的字样签批，必须用“拟同意”。

5、各类流程必须明确标题，如：“XX分公司（项目）关于XX（事
宜）的请示”、“XX分公司（项目）关于XX（事宜）的用章申请”、“关于XX（事宜）的留言”、“关于XX（事宜）的通知”等。

6、流程中（签字栏除外）可直接添加附件的，无需再用新建文档操作，但不能直接添加附件的，必须新建文档，而不能在签字栏直接提交，签字栏的附件提交只用于补充说明。

7、各部门在审核或审批流程时，须对项目提报流程的正确性进行把关，并及时指正，如存在问题的，可作“退回”处理，但需注明退回理由。

8、走各类请示类流程时，分公司如未设服务中心的，则由内勤提交，设有服务中心的，由服务中心主任提交；流程结束时，最后需由提交人归档（提交），如退回流程则由提交人“强制归档”。

9、流程转发时，转发人需待被转发人确认提交后再提交，而不能在被转发人尚未批注前提交。

10、分公司报送至公司各部门的各类文件及报表由分公司内勤负责归口，交至分公司负责人审核后由内勤统一报送公司相关部门（成立区域分公司的则由服务中心主任负责归口和报送）。

11、涉及员工工资等机密性文件必须做好加密处理。