公司采购管理程序

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1.目的
选择合格的供方并对采购作业进行管理;确保采购的零件符合各部门规定要求..
2.范围
本程序适用于公司产品生产所需的辅助材料及包装材料、办公用品、设备备件采购管理..
3.职责
3.1综合管理科负责对物料的采购..
3.2制造技术科、设备管理科负责提供图纸及相关技术要求、质量保证条件
等..
3.3品质管理科负责对采购回的物料进行质量检验..
4.流程图
如附件第4页
5．采购分类
1根据采购时间我司采购分为：月度采购、临时采购
Ⅰ月度采购：月度采购是我司定期采购行为..每月15日;各部门负责把下月的生产、办公用物料以“月度采购计划表”的形式编制并报系统副总审核、总经理批准后交由综合管理科实行采购..
Ⅱ临时采购：临时采购是定期采购以外的采购行为..在生产经营过程中出现的不可预计的情况或计划漏项时所作的采购行为;需求部门以“甬微物品采购申请单”填写需求物品;报系统副总审核、总经理批准后交由综合管理科实行采购..
2根据实行采购行为的差异我司采购分为：定点采购、非定点采购..
Ⅰ定点采购：定点采购是指我司指定供应商采购的行为;指定供应商是我司通过考察符合我司要求的供应商;该类供应商都与我司签定物料供应合同..付款方式以月结并提供正式发票..
Ⅱ非定点采购：非定点采购是在生产经营过程中出现非正常和不可预计的情况而进行的临时采购行为;且该类采购是以现金结算为主;部分票据没有正式发票..
6.工作过程
1采购计划的制定
Ⅰ每月15日;各物料归口管理部门根据月度生产计划和其他部门提交的月度需求计划;计算和汇总所需的各类物料的数量..
Ⅱ各物料归口管理部门编制月度采购计划;生产管理科负责汇编生产用物料的月度采购计划;制造技术科负责汇编工装夹具、工艺消耗品的月度采购计划;品质管理科负责汇编检具的月度采购计划;设备管理科负责汇编设备及其配件的月度采购计划;综合管理科负责汇编办公用品及后勤类的月度采购计划..
Ⅲ月度采购计划经部门负责人审批并报系统副总审核、总经理批准后交综合管理科实行采购;采购管理员根据总经理批准后的月度采购计划使用T8系统进行采购单的作成;采购单作成后连同月度采购计划报总经理审批;总经理审批后采购管理员进行采购作业..财务部根据月度采购计划安排采购所需的资金..
2选择供方
Ⅰ供方的选择需从批准的合格供方名录中选择..
Ⅱ在选择新的供方时需按供应商管理程序进行供方基本资料登记;现场评审或样件确认..
3询价和比价
Ⅰ根据采购零件的品种、规格、标准、数量和交付期的不同;采购管理员填写询价单;原则上同一询价单应传真发给两到三个供方进行询价..
Ⅱ采购管理员根据过去采购的情况;市场变化情况;以及公司成本预算等情况;确定采购目标价格..
Ⅲ在得到供方的报价信息后;采购管理员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量/重量、技术标准、质量要求等方面的核对;以保证供方可以提供的物料符合实际采购要求;并对供方所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较;以便选择条件最优的供方..
Ⅳ在供方的报价条件不能满足要求时;采购管理员应与供方进行磋商;以使双方最终在全部条款上达成一致..
4采购订单的下发
Ⅰ在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后;采购管理员需填写正式的采购订货单;订单需要列明至少下列条款：
①供方资料：包括名称、地址、联系人、联系方式..
②采购的零件的详细描述：包括品名、型号/规格;使用标准的代号和版本
号..有超出标准的特殊要求需特别注明..
③订单所采购的数量/重量：单位包装数量/重量；包装件数..
④价格：单价;合同总额;订金或预付款..
⑤交付期；分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量..
⑥付款方式..
⑦标识：零件本身上或包装上的文字标记订单号、供应商、品号、品名、
规格、单位包装的数量/重量、批号..
⑧所需的质量证明资料检验单..
⑨质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法..
⑩送货单和销售发票的要求..
Ⅱ采购订货单经综合管理科负责人审核总经理批准后生效..采购订单一式两份;双方各保存一份..综合管理科负责采购订货单的存档..
Ⅲ因生产条件、市场需求变化需要更改订单时;采购管理员需与供方协商达成一致;并以重新签订订单形式进行订单更改控制..
5来料检验和入库
Ⅰ采购管理员根据合同有关交货时间条款;随时掌握了解供应商的进度;以便能按时交货..
Ⅱ仓库根据采购订货单和品质管理科进行接货和来货入厂检验的准备..
Ⅲ相关部门对来料进行检验;或根据供方交货时提供的质量证明资料;按其提供的出厂检测方式、方法的报告及相关数据进行检验..
Ⅳ品质管理科在入厂检验发现不合格品时;按供应商质量保证协议进行处理..
Ⅴ品质管理科将检验合格的零件;交仓库入库..
Ⅵ供方的考核：
采购管理员应参与供方的考核;具体按供应商管理程序进行..
7.相关文件
供应商管理程序
8.使用表单
1月度采购计划
2询价单
3采购订货单
流程图
权责部门/人使用表
单
各科室负
责人
系统副总
总经理
采购管理员
采购计
划
合格供方名。