EBS R12 总帐模块流程配置手册

EBS R12 总帐模块流程配置手册
EBS R12 总帐模块流程配置手册
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EBS R12 总帐模块
流程配置
目录
1 总帐设置前要做的步骤 3 1.1 定义总帐职责 3
1.2 定义用户 3
1.3 定义组织地点 3
1.4 定义Business Group、Legal Entity 3
2 正式设置步骤 3
2.1 定义科目表（Chart of Accounts，COA） 3
2.1.1 定义值集 3
2.1.2 定义科目表结构 3
2.1.3 导入/录入值 3
2.2 定义交叉验证规则 (可选，跳过此步骤) 3
2.3 定义科目表映射 (可选，跳过此步骤) 3
2.4 定义说明性弹性域 (可选，跳过此步骤) 3
2.5 定义会计期间 3
2.5.1 定义期间类型 3
2.5.2 定义会计日历 3
2.5.3 定义事务处理日历 (特定条件下必需，跳过此步骤) 3 2.6 定义币种相关 3
2.6.1 定义币种 3
2.6.2 定义币种汇率及汇率类型 (可选) 3
2.7 定义日记帐来源 3
2.8 定义日记帐类别 3
2.9 定义冲销方法 3
2.10 会计科目管理设置 3
2.10.1 定义法人实体 3
2.10.2 会计科目设置 3
2.10.3 会计选项设置 3
2.11 定义预置文件 3
2.12 打开会计期3
3 总帐设置测试 3
3.1 创建日记帐分录 3
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总帐设置前要做的步骤
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定义总帐职责
N：System Administrator: Security>Responsibility>Define
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定义用户
N：System Administrator: Security>User>Define
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定义组织地点
N：Global Super HRMS Manager: Work Structures>Location
定义组织地点。

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定义Business Group、Legal Entity
N：Global Super HRMS Manager: Work Structures>Organization>Description
这一步骤定义Business Group 及Legal Entity,首先在组织分类里选择“Business Group”,保存后点击“Other”,选择“Business Group Info.”,填写必需字段。

然后保存退出。

再次添加：“GRE/Legal Entity”。

保存，完成设置。

保存后如果查询不出你所定义的BG，请为职责指定：HR%安全性配置文件的值为你定义的BG名。

详细如下图所示：
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正式设置步骤
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定义科目表（Chart of Accounts，COA）
刚开始设置时，你可以对于科目表结构允许自动插入，在所有设置完成后再次禁用自动插入。

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定义值集
N：General Ledger: Setup>Financials>Flexfields>Validation>Sets
值集可以限制科目表各段的一些显示属性，例如：段值长度、值的对齐方式、安全性等，可以根据需要自己定义若干值集。

假设我们的COA为4段结构，列示如下：
序号
值集
说明
列表类型
安全类型
格式
类型
最大
尺寸
验证类型
1
公司
公司
List of Values 无安全性
Char
2
独立验证
2
部门
部门
List of Values 无安全性
Char
4
独立验证
3
会计科目
会计科目
List of Values 无安全性
Char
8
独立验证
4
产品
产品
List of Values
无安全性
Char
3
独立验证
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定义科目表结构
N：General Ledger: Setup>Financials>Flexfields>Key>Segments
查找出“Accounting Flexfield”键弹性域，添加自己的科目表结构，这里我创建的是：“ACCOUNTING_FLEXFIELD_CN”,注意下面的一些单选框，特别是：“Allow Dynamic Inserts”,如前所述，我们建议先把这个钩点上。

保存后可以
按“Segments”打开其它窗口。

这里的其它窗口主要包括三个窗口：段汇总――用以显示同一个帐户结构的各个段；
段――对帐户结构中的每一段的显示属性设置；
限定词――对帐户结构中的每一段的弹性域段属性设置。

对于帐户结构中的每一段，都需要打开这三个界面设定或者检查相关的设置是否正确，我这里就不详细说明，列表如下：
序号
段名
列名
值集
弹性域限定词
启用安全性
1
公司段
Segment1
公司
Balancing Segment
No
2
部门段
Segment2
部门
Cost Center Segment
No
3
会计科目段
Segment3
会计科目
Natural Account Segment No
4
产品段
Segment4
产品
No
随后冻结弹性域，进行编译。

系统会产生两个请求：其中有一个是“Program - Generate Ledger Flexfield”，这个请求会自动完成另一个重要弹性域的设置，下面会讲到。

需要注意以下几点：
弹性域限定词必需指定：natural account segment和balancing segment.其他的是可选的，例如你可以为部门段指定 cost center segment。

（如果有用到FA或者PA模块，Cost Center Segment 也是必须指定的）。

在这个版本中增加了一个限定词：Management Segment ，Oracle 解释说可以对数据进行安全性的保护。

这里还要注意一点，新版本的系统不仅提供了“Accounting Flexfield”键弹性域，而且相应的增加了一个“GL Ledger Flexfield”，以满足区别于旧的ERP体系结构（SOB-OU-ORG）的新的结构,幸运的，这个新增加的弹性域并不需要我们人工去设置，也不能够人工去修改这个弹性域的数据，而是在我们定义好“Accounting Flexfield”系统会自动创建同样结构的“GL Ledger Flexfield”段值.
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导入/录入值
N：General Ledger: Setup>Financials>Flexfields>Key>Values
为刚才定义的弹性域结构的每一段添加值,可以通过DATALOAD或者手工输入。

注意：
导入段值以后需要定义父值的范围；
对于科目段需要定义限定词；
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定义交叉验证规则 (可选，跳过此步骤)
N：General Ledger: Setup>Financials>Flexfields>Key>Rules
交叉验证规则是用来验证账户结构各段组合的正确性的，一般是配合在弹性域结构设置中“允许动态插入”时使用，以防止自动产生错误的组合，举个例子来说，财务费用一般是财务部门产生，如果定义了交叉验证规则去约束成本中心
及会计科目这两段的组合，在发生财务费用时，会限制部门仅可能选择财务部。

需要注意的是，交叉验证规则仅对未产生“组合”的各段起作用，同上例，如果我在启用交叉验证规则前已经存在财务费用与其他成本中心的组合，系统是允许用户操作的。

由于我们在上面步骤中没有启用交叉验证，所以这里是查询不到弹性域结构的，跳过。

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定义科目表映射 (可选，跳过此步骤)
N：General Ledger: Setup>Accounts>Chart of Accounts Mapping
这个在用到合并帐套（GCS）的时候才需要进行设置的一步骤，请查阅相关内容。

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定义说明性弹性域 (可选，跳过此步骤)
N：General Ledger: Setup>Financials>Flexfields>Descriptive>Segments
定义总帐的说明性弹性域，根据需要来进行配置。

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定义会计期间
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定义期间类型
N：General Ledger: Setup>Financials>Calendars>Types
使用标准的日历期间。

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定义会计日历
N：General Ledger: Setup>Financials>Calendars>Accounting 同样指定一个标准的12期间总帐日历，定义完成后会提交一个请求。

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定义事务处理日历 (特定条件下必需，跳过此步骤)
N：General Ledger: Setup>Financials>Calendars>Transaction
对于启用了平均余额处理的每个帐套，您必须为其分配一个用于控制事务处理过帐的事务处理日历。

在定义事务处理日历时，您可以选择将一周中的哪些天作为业务日。

您也可以通过维护事务处理日历来指定其它非业务日，如节假日。

没有启用平均余额，习惯性的跳过。

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定义币种相关
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定义币种
N：General Ledger: Setup>Currencies>Define
对于ISO组织指定的所有币种，系统里面已经预订，你所要做的只是“Enabled”你所需要的币种。

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定义币种汇率及汇率类型 (可选)
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定义汇率类型
N：General Ledger: Setup>Currencies>Rates>Types
在将外币日记帐金额折换为等值的本位币金额时，就会使用到汇率类型及汇率，系统自带了四种汇率类型，我们也可以增加自己需要的汇率类型。

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定义每日汇率
N：General Ledger: Setup>Currencies>Rates>Daily
总帐管理系统使用每日汇率执行外币日记帐折换成本位币，我们在定义每日汇率的时候需要输入相应的转换币种、汇率日期、汇率类型、汇率。

由于汇率每天波动，我们不可能每天去输入汇率（当然，通过小小的开发，是可以实现）所以我们一般是给一个固定的期限例如，01-Aug-2007到31-Aug-2007。

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定义历史汇率(可选)
N：General Ledger: Setup>Currencies>Rates> Historical
输入用于折算实际和预算帐户余额的历史汇率或金额。

您可以为任何启用的外币输入汇率。

此步骤跳过。

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定义日记帐来源
N：General Ledger: Setup>Journal>Sources
系统已经定义好一套日记帐来源，例如：应收、应付款、采购等，这里有两个选项需要注意一下：Freeze Journals和 Require Journal Apporval，这两个控制着来源于这些模块/系统的日记帐允许不允许修改及需要不需要审批，系统默认机制是：子模块传送过来的数据是允许修改的，也不需要审批。

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定义日记帐类别
N：General Ledger: Setup>Journal>Categories
同样的，系统已经默认了许多类别，你可以按需要自己定义新的日记帐类别。

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定义冲销方法
N：General Ledger: Setup>Journal>AotoReverse
对于在总帐管理系统中定义的每个日记帐类别，您可以选择日记帐冲销标准，以控制冲销日记帐的方式和时间。

您也可以选择启用自动冲销和自动过帐，以自动生成和过帐冲销。

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会计科目管理设置
N：General Ledger: Setup>Accounting Setup Manager>Accounting Setups
系统通过“会计科目设置管理器”页面提供了对法人实体（LE）、会计科目、主分类帐、从分类帐等的设置。

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定义法人实体
N：Legal Entities(标签)＞Create Legal Entity（按钮）
填写必输的字段，法定地址可以创建一个新的地址。

点击“Apply”按钮完成设置。

我们把刚才设定的搜索出来，页面显示如下：
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会计科目设置
N：Accounting Setups(标签)＞Create Accounting Setups（按钮）
点击“Next”，输入或者选择主分类帐的名字、COA、会计日历、币种、会计方法等，这些我们在之前已经定义好。

这里要注意一下的就是：“Subledger Accounting Method”。

有几个选项：“标准应计制”，“标准现金制”，“保留款应计”，“保留款现金”，“美国联邦”。

我们选择“标准应计制”或者“保留款应计”。

点击左下角的“Add Secondary Ledger”，同样的创建一个从分类帐。

从分类帐是主分类帐的可选、附加会计科目表示，它不同于以下一个或多个属性：科目表、会计日历、币种、子分类帐会计方法和（或）分类帐选项。

然后点击“Next”。

这里我们把从分类帐指定的币种为“CNY”。

“Data Conversion Level”(数据转换层),如果你COA、Calendar、Currency 都相同的时候，你只能够选择：Adjustments Only。

我们预览一下，然后点击“Finish”。

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会计选项设置
N：上图 Define Accounting Options（按钮）
接下来的工作就是把主分类帐及从分类帐的各步骤设置完成。

添加法人实体
这里首先我们把第2步定义的LE添加进来，点击“Add Legal Entity”,选择刚才设置的Legal Entity。

点击“Add Legal Entity”按钮，完成后按“Apply”退回刚才主画面。

主画面显示如下：
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设置主分类帐各会计属性
可以看到，倒数第二列的状态有几种不同的符号标识。

时间表示In Progress,方块表示从未设置过，钩表示已经完成设置。

所有的记录，包括主分类帐及从分类帐，所有的栏位都为钩才能够算是完成了设置。

我们下面就从 Ledger Options 开始逐一设置。

Primary Ledger:Ledger Options
点击右边的铅笔工具，根据需要更改相应的设置，First Ever Opened Period 可以更改为“Aug-07”，然后点击“Next”。

Retained Earnings Account 点击右边的放大镜，如下图，可以输入相应的段进行查询，然后点“Create”创建组合，或者直接从下面结果中选择：
结果如下图，根据需要设置其他属性，然后选择“Next”：
根据需要对相应字段进行设置，带*号的是必输入的字段。

设置好后选择下一步将是一个概览，在此跳过，然后点击“Finish”回到主页面：
这时候，状态已经改成“Complete”。

Primary Ledger:Reporting Currencies
我们点击右边的铅笔，这里我们不添加任何报告币种，于是直接把状态改成：“Complete”：
Primary Ledger:Balancing Segment Value Assigments
我们点击右边的铅笔，同样我们直接完成设置步骤：
Subledger Accounting Options状态已经是完成了，我们跳过。

Primary Ledger:Operation Units
我们点击右边的铅笔，在打开的页面选择：“Add Operating Unit”,
输入OU的名字及简称，然后选择本文一开始创建的BG及LE。

然后我们“Complete”这一步骤。

最后一步：
Primary Ledger:Sequencing
我们点击右边的铅笔，在打开的页面“Sequence Event-Sequence Entity”字段里面有一些序列，我们可以对每一种事件定义一种序列，我们这里举例以第三种事件—Post 去进行设置,系统会在过帐日记帐时产生一个序列编号。

首先在上图选择“Posting –Gl Journal Entry”,点击“Create”
点击右下角的“Assign Sequences”。

点击右边的“Create Sequence”按钮。

在下面的页面输入序列的名字、有效日期及初始号码，后点击“Apply”
系统提示保存成功，再次按下“Apply”。

创建成功后，会在页面中部显示所使用的序列信息，接下来我们可以定义所有的序列，当然如果觉得麻烦，可以直接把右下角的状态改成“Complete”,完成设置：
终于看到结果如下所示：
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设置从分类帐各会计属性
下面开始从分类帐的会计属性的设置。

Secondary Ledger:Ledger Options
点击右边的小铅笔，打开页面后一定要把First Ever Opened Period 改到最近的一个月。

接下来的几步与主分类帐的相同设置，这里仅给插图了。

Secondary Ledger:Primary to Secondary Ledger Mapping
由于我们的两个子分类帐的COA是相同的，所以我们不需要进行影射，添加上汇率类型后直接“Complete”。

Secondary Ledger:Reporting Currencies,Balancing Segment Values Assignments
不作任何更改的完成这两项。

Secondary Ledger:Sequencing
和主分类帐相似的进行设置，当然可以直接跳过，把状态改成“Complete”，然后应用保存。

好了，所有设置完成以后，页面如下，我们可以点击右上或者右下的“Complete”按钮了。

系统给我们一则警告信息，没关系，继续下去。

Yes,完成设置，这里系统会产生一个请求，登录系统看看请求是否正常完成。

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定义预置文件
N：System Administrator:Profile>System
为本文一开始建立的职责添加预置文件，以限定职责的数据安全性。

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打开会计期
N：General Ledger:Setup>Open/Close
打开第一期会计期，注意，主分类帐与从分类帐都要打开。

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总帐设置测试
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创建日记帐分录
N：General Ledger:Journals>Enter
录入一张日记帐凭证，接下来进行过帐并查看过帐结果，打开界面如果提示单据序列没有定义，那把预置文件“单据编号”先禁用掉先。

选择“New Journal”。

“Post”it.
将会提交三个请求：
看看POST产生的单据序列：查回从帐簿的日记帐。

注意原币金额及外币金额：我们过一下帐：
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