进货查验记录管理制度范文

进货查验记录管理制度范文
一、目的及立项背景
为加强企业进货查验记录管理，确保进货质量，提高管理效率和商品质量，制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于公司所有进货查验工作。

三、工作职责及流程
1.进货查验工作职责：
（1）质检部门负责进货查验工作的组织和实施。

（2）财务部门负责进货传票的审核和登记。

（3）仓储部门负责进货的接收和入库。

2.进货查验流程：
（1）供应商送货上门后，仓储部门接收货物，并进行数量核对和外观查验。

（2）如发现货物数量不符或有损坏情况，立即通知供应商并拍照留证。

（3）经过外观查验无异常情况后，将货物送至质检部门进行进一步的质量检测。

（4）质检部门根据产品的质量标准进行检验，并填写进货查验记录。

（5）质检部门将进货查验记录送交给财务部门进行审核和登记。

（6）财务部门审核无误后，将进货查验记录和进货传票进行比对，并登记入账。

（7）仓储部门将合格的货物入库，并将入库日期、数量、货物编号等信息记录。

（8）不合格的货物由质检部门和采购部门商议处理方式，如退货、更换等。

四、进货查验记录内容
1.记录基本信息：包括进货日期、供应商名称、进货传票信息和进货合同编号等。

2.货物外观查验：记录货物的外包装是否完好、无破损、无霉变、无渗漏等情况。

3.货物数量查验：记录货物实际数量与进货合同约定数量的核对情况。

4.质量检测结果：记录对货物进行的质量检测结果，包括合格和不合格的情况。

5.质检员签字：记录质检员对进货查验结果的确认，并签字确认。

6.备注说明：记录进货查验过程中的特殊情况和处理方式。

五、进货查验记录管理要求
1.进货查验记录应按时、按规定填写，并保留备查。

2.进货查验记录应按部门归档存取，方便日后查阅。

3.进货查验记录的真实性和完整性应得到保证，不得随意篡改或删除。

4.进货查验记录应定期进行复核，核对其与财务账簿的一致性。

5.进货查验记录应妥善保管，防止丢失或损坏。

六、违反制度的处理
对于违反进货查验记录管理制度的行为，将依据相关规定进行纪律处分。

如情节较重，涉及经济利益损失，将追究法律责任。

七、监督与改进
1.上级部门将对进货查验记录管理进行定期监督，检查工作效果。

2.对于制度效果不佳、问题频发的情况，将及时采取措施进行改进。

3.员工应积极配合和执行进货查验记录管理制度，并提出改进建议。