文件和记录编写培训

3.3 文件和记录的管理
3.3.1 现场文件和记录的保管本卷须知：
文件应存放/张贴在公众〔员工〕可获取 或看到的地方，保存整洁，不可乱涂乱画， 且班长应给班组成员培训；记录的填写、 修改、保存〔〕。
3.3.2 发放到各车间/部门办公室的文件的保 管的本卷须知：
收文部门/车间应按档案管理要求把文 件保管好，如至少有标签、目录，便于检 索。
e) 体系文件的所有规定应与公司的其他管理规定、技术标准、 标准相协调，并认真处理好各种过程的接口，防止不协调 或职责不清；
f〕文件和文件之间应相互协调，防止产生不一致的地方，从 整体上结构针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的 目的和范围，尽量不要表达不在该文件范围内的活动。
3.2.2 文件或记录更新的本卷须知：
四、7月份以来质量管理体系运 行检查的总结
以下步骤都由文件编写人员完成：
索取最新版本的文件或记录〔在此根底上进行更新， 从文控员处理索取.〕
在原文件上用不同颜色字体标出修改后的内容。如? 高压配电操作规程?、?氯氢处理工序作业指导 书?，并交所在部门主管审核。
文件经文件编写人员审核，校对无误后，填写“文 件更改审批单〞，例1、例2。
把修改后的文件与审批单一同交给文控员校对、打 印、会签后，发放。
用于追溯、证明以及为采取纠正或预防措施提供依 据。
三、文件和记录控制程序
3.1 文件和记录的编号规定 QM\QP\QW\QT(Q表示质量管理体系，M手
册、P程序、W支持性、T表格) EM\EP\EW\ET(E表示环境管理体系) QEM\QEP\QEW\QET(质量与环境合并的体
系文件)
3.2 文件和记录编写要求 3.2.1 新文件编写的本卷须知： 文件应说明文件编写的目的、范围、相应职责，及具体 工作程序等；
1.2 工作的依据 通过文件知道自已的工作权责和内容，明确自己的
工作范围，保持一致的和稳定的工作方式，以防 止由于口头交待、沟通工作的方式欠明确和清楚。
改善人际关系
用于工作的依据全部在书面上有明确的要 求，在执行上大大减少了口头式的命令和 沟通，同时减少了同事之间摩擦的时机。
对组织外部展示组织的能力
培训内容
文件的重要性
文件的分类
文件和记录控制程序 --文件和记录的编号 --文件和记录编写的要求 --文件和记录的管理(包括发放、培训、更
新等)
一、文件的重要性
1.1 满足标准要求
在ISO9001、ISO14001、OHSAS18000标准中明 确要求组织建立并保持文件化的管理体系，以 满足管理体系运行的需要。
对供方的要求形成清晰、明确的框架，并 向组织的顾客或其他相关方展示组织的能 力。
提升管理技术水平的根底
当所有的工作要求都文件化后，可在此根 底上通过日常工作不断提升管理和技术的
二、文件的分类
按文件之间的内在关系，可将管理体系文件分为四个 层次：
一阶文件：质量手册 描述组织质量管理体系的文件。 二阶文件：程序文件 为进行某项活动或过程所规定途径的文件。 三阶文件：作业文件〔标准、规定、制度等〕 描述具体的作业活动的文件。 四阶文件：表格、记录 说明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
b) 文件编写人员在编写文件时，对文件中涉及到的记录 表格的格式须结合文件要求进行设计，并将其附在文件 后面，以确保记录表格的内容与文件要求的一致性；如? 空压站作业指导书?
c) 文件起草部门，须在相应的位置注明生效日期、发放 部门及相应的份数；(封面)

d) 文件应保持清晰，语句应通顺,易于理解和参照执行,下级 文件应满足上级文件的要求；