基于会计信息化系统的“红字”分录应用【会计实务操作教程】

少有一个科目的贷方发生额为负数并使所有科目贷方发生额之合计为 零。可见，能为电算化会计系统所接受的会计分录只须满足“借贷必相 等”而无须强求“有借必有贷” 。 三、会计信息化系统的错账特点和“红字冲正法”的运用 财务软件的管理化趋势使得信息化会计系统的数据库文件及其所含字 段的数量，既要满足基本核算需要又要满足内部管理或其他方面的需 要。如凭证数据库文件所含的字段，既有为满足基本核算需要而设置的 凭证日期、凭证编号、摘要、会计科目和借方金额、贷方金额等字段， 又有为满足辅助核算、预算管理、银行对账等内部管理需要而增设的个 人往来、部门核算、项目核算、预算额度等字段。如果将构成数据库记 录的每一字段取值所占用的存储空间称为一个储存单元，数据库文件和 数据库文件字段的增加将导致存储单元成几何级数增加，而存储单元的 增加和数据输入的代码化必将增加错账发生的概率。虽然涉及内部管理 或其他方面的存储单元出错不影响构成法定会计档案的会计账簿、会计 报表的编制，但从保持数据库记录与所附单据的一致性考虑也应当予以 更正。 数据库记录的独立性决定了基于修正的借贷记账规则而编制一张“同 借”或“同贷”会计分录，其中“红字”记录用于对错误记录予以冲销 而“蓝字”记录用于反映正确的会计处理，就能对绝大数会计差错实现
以“蓝字”记入“红字”分录的相反方向）。典型实务是对工程结算的处
理，当会计主体在收到工程结算凭证并按扣除质保金的数额支付工程款 时，其一般会计处理是借记“在建工程” （蓝字），贷记“其他应付款— —质保金” （蓝字），“银行存款” （蓝字），但在“汇总记账凭证”账务

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也对传统会计理论下的复式记账规则提出了挑战。当记账凭证所涉及的
科目发生额均可记在借方并且至少有一个科目的借方发生额为负数从而 使所有科目的借方发生额之合计为零时，系统默认该记账凭证的贷方为 零；相反，当所涉及的科目均可记在贷方（系统默认借方为零）时，至
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留有痕迹的更正。另外，在某些情况下，这种方法还有助于规范会计处
理和加强会计档案管理。如对过期转账支票的更换，习惯作法是不做账 务处理但应撕下原记账凭证所附着的支票存根而代之以新开支票的存 根，并将作废支票与原存根粘贴在一起于期末装订于最后一本银行凭证
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处理程序下却要编制成借记“在建工程” （蓝字），“其他应付款——质 保金” （红字），贷记“银行存款” （蓝字）。这里“红字”分录的作用， 仅在于为满足汇总记账凭证的编制需要而改变科目的记载方向。 二、会计信息化数据处理特点和复式记账规则的修正 原始数据是以数据库记录的方式储存于各个数据库文件中，各类总 账、明细账、辅助账、汇总表、余额表以至于最终会计报表，均是对数 据库文件的筛选、汇总。从数据储存的角度看，手工条件下记账凭证的 凭证类别、凭证编号、凭证日期、摘要、借方金额、贷方金额等凭证要 素，在会计信息化系统中转化为凭证数据库文件的不同字段；而以纸张 为载体并应按照特定账务处理程序汇总的记账凭证，在会计信息化系统 中转化为凭证数据库文件中相互独立但又通过凭证编号关联的一条条数 据记录；而从数据处理的角度看，手工条件下从记账凭证到账簿记录再 到会计报表的数据处理流程，转化为依据设定条件直接或间接地对凭证 数据库记录的筛选、汇总。 数据库记录的独立性决定了信息化会计系统不仅可以接受“一借一 贷”式简单会计分录和“一借多贷” 、“一贷多借”式复合会计分录，即 使出现如“多借多贷”式复杂会计分录和“同借” 、“同贷”式会计分 录，只要满足“借贷相等”这一条件就不影响系统对数据的存储和加 工。这一技术特点不仅为“红字”分录的应用拓宽了空间，更重要的是
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基于会计信息化系统的“红字”分录应用【会计实务操作教程】 一、手工条件下“红宇”分录的应用 手工条件下，“红字”分录通常应用于错账更正。应用“红字”分录 所更正的错账，一般限于年度内发现的因会计科目填制错误或会计科目 使用正确但金额多计而导致的错账。对于前一种情形的错账，具体更正 方法是首先用“红字”填制一张与原分录相同的记账凭证，再用“蓝 字”填制一张正确的记账凭证（后文简称“红字冲销蓝字订正法” ）；而 对于后一种情形的错账，具体更正方法是只就多计的金额填制一张“红 字”记账凭证（后文简称“红字冲销法” ） 。 “红字”会计分录的作用， 是通过对错误账簿记录的抵减而达到错账更正的目的，只不过“红字冲 销蓝字订正法”下的“红字”是对错误记录的整体冲销而“红字冲销 法”下的“红字”仅限于对多计金额的冲销。 “红字”会计分录不仅广泛用于错账更正，在特定的账务处理程序下 还用于改变科目的记载方向。复式簿记系统将所有科目分为左右两个方 向、并针对科目性质赋予一方为增加时另一方必为减少的这种技术特 性，决定了通过“红字”金额可改变发生额的记载方向。如在“汇总记 账凭证”账务处理程序下，为满足汇总记账凭证的编制需要，实务中通 过编制“红字”分录将本应与“现金”或“银行存款”同一记账方向的 科目发生额转化为与其方向相反的对应科目发生额（但在登记入账时却
的后面。如在信息化条件下沿用这一处理方法，必将出现凭证数据库记 录与所附原始凭据不符，进而影响银行对账功能的实施。因为系统中存 储的是已作废的原支票号码，而作为实际付款标识的却是新开的支票号 码。但如果采用“红字冲正法”而编制贷记“银行存款，原支票号码” （红字），“银行存款／新支票号码” （蓝字）。并将作废支票和新开支票 存根作为纠错凭证的附件，不仅完整的数据记录能使错账更正过程清晰 明了、随证附件还可有效避免作废支票丢失。 会计是一门很基础的学科，无论你是企业老板还是投资者，无论你是 税务局还是银行，任何涉及到资金决策的部门都至少要懂得些会计知 识。而我们作为专业人员不仅仅是把会计当作“敲门砖”也就是说，不 仅仅是获得了资格或者能力就结束了，社会是不断向前进步的，具体到 我们的工作中也是会不断发展的，我们学到的东西不可能会一直有用， 对于已经舍弃的东西需要我们学习新的知识来替换它，这就是专业能力 的保持。因此，那些只把会计当门砖的人，到最后是很难在岗位上立足 的。话又说回来，会计实操经验也不是一天两天可以学到的，坚持一天 学一点，然后在学习的过程中找到自己的缺陷，你可以针对自己的习惯 来制定自己的学习方案，只有你自己才能知道自己的不足。最后希望同 学们都能够大量的储备知识和拥有更好更大的发展。